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工程物资采购管理程序
1. 目的
为加强公司的工程物资采购管理，明确公司内部工程物资管理机制，有效地发挥公司的集中订货优势，降低工程物资采购成本，保证工程物资采购优质、经济、及时。
2. 范围
适用于公司建设项目的一切工程物资采购活动。
3. 原则
3.1. 所有物资采购部门及其人员必须遵守职员手册有关规定，维护公司利益。
3.2. 在物资采购工作中，必须本着公正、公平、公开、廉洁奉公的办事原则。如有违者，一经查出严肃处理。
3.3. 职责分明，手续完备，建档备案。
4. 内容
4.1. 工程物资采购工作要求：
4.1.1 分类、分项建立合格供应商名录和甲供材料、设备信息库。
4.1.2 加强与供应商之间的信息交流，把握市场动态和建材行情。
4.1.3 控制和保障工程物资采购质量、进度和成本。
4.1.4 健全和完善合格供应商考核、评审制度。
4.1.5 根据集团（总部）公司《AAAA材料设备采购规定》，材料设备采购严格按照电子商务操作规定上网交易。
4.1.6 督促和指导供应商上网注册。
4.1.7 为相关部门提供良好服务。
4.2. 工程物资采购管理职能
工程部作为公司内部的工程物资采购业务执行部门，负责组织采购活动的实施，其职能为：
4.2.1 建立健全公司内部工程物资采购管理制度，编制统一的甲供材料设备管理控制表单，指导相关部门对制度的执行。
4.2.2 建立健全合格供应商及相关材料、设备信息库。编制和审查供应商入围资格，组织相关部门对供应商进行考察、市场调研和评估，负责对供应商的评选和控制。
4.2.3 编制物资采购工作计划和相关招标文件。
4.2.4 关注市场动态。加强与供应商之间的信息和业务交流。协调和跟踪供应商建材交易上网注册。
4.2.5 工程物资采购招投标上网交易。
4.2.6 组织年度合格供应商评审工作。
4.2.7 组织相关部门进行物资采购性能价格分析评比。
4.2.8 组织对供应商履约合同能力的考核和评估。
4.2.9 协调与设计部的工作关系，确保有关甲供材料（设备）设计图纸的准确、及时、完整、规范。
4.2.10 负责编制《甲供材料（设备）进场计划表》，作为物资采购招投标工作的依据。
4.2.11 负责协调与供应商之间的材料（设备）供求进度、工作配合和质量验证关系。
4.2.12 负责做好甲供材料（设备）的检验、验收、封样、储存、防护、标识和追溯（实物和单据上）。
4.2.13 超过原采购合同计划外申请增补用料，必须严格按照《甲供材料（设备）计划外增补审批表》执行。
4.2.14 负责编制《甲供材料（设备）采购当月完成情况报表》和《下月甲供材料（设备）采购计划报表》，并于每月月底上报办公室、财务部、成本部备案。
4.2.15 主办工程师负责编写《甲供材料（设备）管理工作日记》，详细记录每批材料（设备）进场时间、数量、质量状况及非合格品质量成因。做到有据可查，为工程项目可能发生的工期和经济索赔提供必要的参考依据。
4.2.16 主办工程师负责做好各类甲供材料（设备）台账记录，信息编码和档案管理。详细记录：合同类别、合同单位、订购材料（设备）名称、合同总价、工程量、增减工程量、增减账目、付款及结算审批申报时间、支票（现金）发出时间；以及供应商支票（现金）签收簿（包括合同名称、支票金额、发票或支票编号、签收人、签收日期）。
4.2.17 负责按照公司规章制度及流程申请办理对外付款。
4.2.18 负责整理审核“货物验收清单”、发票和其他单据，并按《______项目付款审批表》申请甲供材料（设备）付款。“付款审批表”主办人意见栏里必须有总监理工程师审核意见。主办工程师负责付款审批手续，准确、及时、完整、规范。
4.2.19 大宗材料（设备）采购（如工程桩、塑钢门窗），工程部根据合同约定，必要时可以指派相关专业技术人员和邀请监理单位进驻供应商厂区对订购材料生产、质量状况进行监督和跟踪，并负责收集相关资料，确保工程顺利进展。
4.2.20 工程物资采购“货物验收清单”必须由施工总承包单位、监理单位、建设单位验收负责人会签，并分别注明会签意见和会签日期。“货物验收清单”同时要求施工总承包单位加盖ⅩⅩⅩ项目部印章。
4.2.21 严格按照《供应商供货质量、进度考核表》考评供应商工作业绩，作为合格供应商评审和工程物资采购结算的依据。
4.2.22 新材料的应用，需按照《选用新材料设备评估意见表》报成本部和公司领导批准后执行。
4.2.23 项目结束后，工程部经理亲自组织甲供材料（设备）管理工作总结及经验教训交流。取长补短；查找不足成因；获取用户反馈意见；提出修改意见；评估经验教训；建立经验教训档案库， 为后续项目管理以资借鉴。
4.2.24 设计部从建筑设计角度考虑，提出物资采购在美观、选型、安全及使用功能等方面的要求，并提供其设计依据。成本部参加物资采购招标文件的编审及招投标全过程活动。从成本控制角度对物资采购价格进行分析和指导。并负责控制物资采购付款方式和付款进度，杜绝超付现象。
4.3. 物资采购管理工作程序
4.3.1 项目扩初设计阶段，工程部会同设计单位进行主要甲供材料（设备）的初步确定。扩初方案通过后，工程部以其作为该项目材料（设备）采购工作的依据，一周内编制《选型订购的甲供材料（设备）一览表》，报公司领导审批。
4.3.2 设计部依照《选型订购的甲供材料、设备一览表》，按计划提供甲供材料（设备）样图、材质、型号规格、色号色别、安全使用功能、材料表等设计依据，配合工程部甲供材料（设备）采购招投标工作。
4.3.3 工程部编制《甲供材料（设备）进场计划表》，组织材料设备招投标工作，并最终签署采购合同。
4.3.4 工程部负责履行采购合同。
4.3.5 工程部配合营销要求在售楼中心设立甲供材料（设备）部分产品展示台。
4.3.6 工程部建立材料（设备）样品展示房，并进行产品封样，封样必须加贴封条，封条须由供需双方盖章确认。
4.3.7 会同监理单位负责督促，并协调供应商分包（安装）工程必须按规定办理建设工程质监手续。严格申报工程隐敝验收，成品和半成品验收，申报质监站工程竣工验收。并负责工程竣工资料的验收和整理归档。如非质监站验收的分包（安装）工程也需工程部、监理单位、施工总承包单位、供应商会同办理工程中间验收、竣工验收证明，以此作为工程付款、结算的依据之一。
4.3.8 合同履行期间，工程部负责采购计划调整，协调与供应商之间的工作关系。
4.3.9 合同履行期间，工程部负责协调设计文件的补充和完善。
4.3.10 到货的随箱资料，如质量保证书（合格证）、备品备件、验货清单、原产地证书、检测报告、使用说明书等工程部应按分门别类存档。
4.3.11 对于需要提供保修服务的物资，由工程部将供应商的有关售后服务资料复印一份交物业管理部门，由物业管理部门与供应商对口联系维修业务。如发生困难或遇阻力时，由工程部协助办理。
4.3.12 操作流程表详见附件。
5. 支持表单
5.1 BBGC-C1 《合格材料设备供应商评审表》
5.2 BBGC-C2 《甲供材料设备供应质量、进度评估表》
5.3 BBGC-C3 《甲供材料设备进场计划表》
5.4 BBGC-C4 《甲供材料设备设计变更工作流程表》
5.5 BBGC-C5 《甲供材料计划外增补审批表》
5.6 BBGC-C6 《甲供材料设备采购月完成情况报表》
5.7 BBGC-C7 《选用新材料设备评估意见表》
5.8 BBGC-C8 《材料设备考察分析报告》
附 件(1)：
附件(2)：
公司材料设备采购领导小组职责及名单
1.目的
1.1. 建立有序的材料设备采购体系。
1.2. 规范材料设备采购操作程序。
1.3. 降低材料设备采购成本。
1.4. 保证AAAA项目所用材料设备的品质，提升AAAA住宅的品牌形象。
2.范围
适用于AAAA项目所有甲供、三方合同、甲方限价的材料设备。
3.领导小组的职责
3.1. 负责执行集团工程管理部建材采购中心制定的《材料设备采购管理规定》，执行职能部门为AAAA工程部和成本部。
3.2. 明确采购领导小组各成员的岗位职责。
3.3. 对材料设备采购工作进行决策。
4.领导小组人员组成及职能划分
4.1. 人员组成
4.1.1 集团规定领导小组人员组成：总经理、主管副总经理、分管工程领导、财务总监、营销总监、工程部经理、成本部经理、工程部招标工程师、成本部招标工程师。
4.1.2 AAAA领导小组组成：组长由张长征总经理兼任，副组长由经理担任，组员：营销总监周斌，工程部经理段军，成本管理部经理杜文平，设计部经理朱允刚，工程部曹友云工程师（材料），工程部李明煦工程师（设备），成本管理部张再明工程师
4.2. 职能划分
4.2.1 工程部负责处理日常工作及材料设备采购集中管理工作，设立招标职能岗位（兼），负责招标工作的具体操作。主要职能：全过程参与招标工作，主持大、小型招标的选择投标单位，编制招标文件、发标、评技术标，控制整个招标工作进度的工作，并负责招标资料的收集、整理、归档、保存。
4.2.2 成本管理部设立招标职能岗位（兼），负责招标工作的具体操作。主要职能：编制成本控制指标，接标，主持评标、定标；
4.2.3 具体职责如下：
4.2.3.1 组长张长征为材料设备采购分管领导，副组长主持领导小组日常工作。
4.2.3.2 组员周斌主要从营销角度考虑材料设备采购，参与决策；
4.2.3.3 组员段军领导工程部曹友云和李明煦，处理日常工作及材料设备采购集中 管理，主持大、小型招标的选择投标单位，编制招标文件、发标、评技术标，控制整个招标工作进度的工作；
4.2.3.4 组员杜文平领导成本管理部编制成本控制指标，接标，主持评标、定标；
4.2.3.5 组员朱允刚主要从设计角度考虑材料设备采购，参与决策；
4.2.3.6 组员工程部曹友云招标工程师，全过程参与招标工作，选择投标单位，编制招标文件、发标、评技术标，并负责招标资料的收集、整理、归档、保存 ；
4.2.3.7 组员工程部李明煦招标工程师，主要在机电设备招标中，全过程参与招标工作，选择投标单位，编制招标文件、发标、评技术标；
4.2.3.8 组员成本部张再明招标工程师，全过程参与招标工作，编制成本控制指标，接标，协助杜文平主持评标、定标。
5.材料设备采购规模划分
5.1 单次采购量大于15万元，为大型招标。
5.2 单次采购量不大于15万元，为小型招标。
6. 材料设备采购原则
6.1 资质审查原则：投标单位的选择必须在经考察合格后的供应商范围内选择。
6.2 全面招标原则：
6.2.1 一次采购量高于人民币五万元（含一万元）的材料设备的采购必须通过招投标的方式来确定供应商，但可沿袭以前招标的结果，经相关业务部门的审批后，可直接采用。
6.2.2 一次采购量低于人民币五万元以下的材料设备的采购，可由工程部专业人员、审计人员的询价比较，经工程部领导审批，抄送成本管理部备案后可直接选定供应商。
6.2.3 不得将同一性质的材料设备肢解，以规避招标。
6.2.4 公开透明原则：所有招标及采购合同均需在网上公布。
6.2.5 多权分立、集中管理原则：采购中各业务部门保持相应的独立性，发挥各自的职能作用，但整个过程的组织、管理由工程部集中负责。
7. 参考文件：AAAA企业股份有限公司《材料设备采购管理规定》
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