|
文化产业项目动作流程特点及阶段划分
作者：邱菀华 联盟会员： 转载 发布时间：2006-5-24 点击：2379 【大 中 小】
1、文化产业项目动作特点
根据国际上的研究， 在人均GDP跨越1000美元时，精神消费类支出开始大大上升。我国目前人均GDP在1 000多美元，北京已接近3 000美元，人们对文化、教育和娱乐的消费需求开始逐渐增长，国外一些地区的文化产业已经成为该区或城城市的支柱产业。但是文化产业这个概念出现以来，其涵盖范围的界定有着各种各样的版本。本文主要针对的是文化活动． 比如MCSE(Meetings、Incentives，Conventions，Exhibitions)，即会议，促进，集会和展览等活动。
在文化活动项目的运作过程中，综合性的大型活动越来越多，单纯的庆典或者展览越来越少，人们在发起一项活动的时候耍考虑诸多的因素，包括社会环境、法律法规、观众参与程度、收益状况等。现在政府也开始把文化活动作为其经济发展、国家建设、目的地营销等战略的一部分。有的城市以活动带动旅游，形成了长期稳定的城镇发展模式。企业也逐渐从单纯的平面媒体广告转向综合性活动营销。而从事文化产业的企业，包括国有、R营、合资和外资公司，在文化事业向文化产业的转变过程中，也逐渐与国际接轨，借鉴同外经验，注重策划和可行性研究，开始目标市场的细分，招商融资工作的投入，加大了市场竞争能力。
现代文化产业的活动项目也有可行性研究，策划设计、实施举办等过程，但是同时具有与以往项目及其他行业的显著不同的特点”
(1)项日发起的复杂性与综合性。一个文化项目的产生，从简单的创意到立项审批，涉及到方方面面的知识，一次活动要想获得成功，不但要在相应的领域具有较高的艺术水准，而且需要考虑到目标受众的需求、赞助企业的需求、国家的法规政策及导向，以及本企业的优劣势等。它不像建筑项目，需求特别明显，较易识别，一个文化活动项日的项日目标确定可能要经过几个回合才能最终确定下来，需要经过一定的调研，经过各个利益相关方的目标整合才可以明确。特别在我国，文化需求的增长在与日俱增，瞬息万变，而又缺乏市场运作经验的积累，相关的数据和统计信息比较匮乏，项目发起的难度就相应增加。同时在文化活动走向市场化运作的同时，需要考虑更多的市场因素，比起别的行业产品来说，对产品的独特性要求更高。这就要求项目策划和审批的决策者具有综合的素质。
(2)项目策划的艺术性和技术性。一般而言，文化活动项目的策划从项目发起就开始了，在国外，一般艺术类项目的发起是策展人负责制，他们同时负责项目的具体策划。对于综合性的文化活动，比如演出、展览等大型活动，其策划人员和项日的发起人可能不同，但一般要求项目发起人要具备一定的项目策划能力。相对于交通项目其技术性多半包含在设计中，而文化项目的技术含量就体现在策划中，他应该懂得与策划内容相关的技术支持，比如现有的电于设备水平、运输技术等。在策划项目的同时，就要考虑到市场结合点，做到艺术和市场的结合
(3)项日实施结果的不可修改性和风险性。—般文化活动项目已经确定，日程确定之后，一旦举办或者开展，其结果就具有不可修改性。比如一个展览、一台演出，即使不是现场直播，可是对于直接现场的观众来说，其结果具有不可修改性。特别是有的大型活动不可能有预演，不像IT项目中软件开发，可以一次一次地模拟运行检验，所以其风险性比较大，一个蔬忽可能就会造成不可弥补的损失，所以对于文化活动项目而言，其策划和控制尤为重要，它作为项目一次性的特征更为明显。
(4)项目举办具有严格的审批程序。文化活动项目都有严格的审批程序，不但其活动名称、场所、渠道需要审批，甚至具体的内容都要进行有关的审批或备案，有的项目还需要交通、消防、公安、环卫等部门的协助。在涉外项目中，其审批程序更为严格，所以在文化活动项闩运作过程中，审批是一项目很重要的工作。
2．文化产业项目运作阶段划分
文化产业项目运作也可以分为论证、规划、实施控制和收尾四个阶段，前面提到在项目发起时就包含了一定的策划成分，所以大的阶段也可以分为策划、实施和收尾三个阶段。但是在企业具体运作过程中，又可以根据企业的运作特点进行更详细的划分，一般可以分为项日发起，可行性研究、项目策划、项目规划、项目实施与控制和项目收尾六个阶段。
在项目发起阶段，可以由策划人员、市场人员发起，通常依据客户的直接需求或者分析得到的间接需求发起项日，一般是比较有前景的项目设想，这项工作一般是由部门内完成。在提出项目设想之后，就要进行一定的调研和可行性研究，也是项目的初期策划阶段。在这个阶段，要通过分析国内外市场大环境、项目的艺术要求、拥有的资源平台，初步明确项日战略目标，选定主要的客户群，对项目的损益进行概算或者估算，主要进行定性分析。通过可行性研究之后，形成项目建议书．此时可以申请公司立项，同时申请专有的项目启动资金。如果获得审批通过，就要进行项目策划，项目策划不但要保证活动项目的文化艺术性，而且要在策划方案中体现目标市场营销、 项目赞助的基本亮点。使活动项目真正从市场中来，到市场中去，通盘考虑，甚至要描出媒体的宣传推广要求。
在项目策划之后，就是项目规划了，两者的典型区别在于项目策划是比较专业的艺术类，比如“达利互动屉”，要由专业的策划人贝进行展览风格设计、展览内容以及展览形式设计，此外，还应明确项目起源和宗旨，展览的时间、地点、规模和观众定位、市场调查和预测、展览经费预算及相关的外延活动设汁。而项日规划是项日实施部门针对项日滚划，进行项目实施规划，比如组建项目团队，完成进度、资源和质量规划，就如何保证实施策划的内容进行规划，更多的倾向于管理与运作知识。
项目实施控制就是按照项日规划，一步步把项目策划的内容变为现实。很重要的就是两项工作：一是项目的推广工作，通过媒体或者市场营销，完成项目的门票、赞助和招商工作；二是进行活动项目的实施操作，必要时通过变更程序处理出现的问题。
项目收尾阶段是很重要的一个阶段，即项目按计划实施完了直至所有善后千作的完成。它对于资源的积累和经验的积累都具有非常重要的意义。
3。文化活动项目流程图
项日管理有一套完整的理论框架，但应用在文化活动项目管理中，特别是在企业的具体实施操作中，如何在流程管理上体现项日管理的思想，是我们的一个研究课题，在与企业的深入接触中，我们制定了此流程，流程图如1所示。
1．项目策划阶段
项目策划的目标：形成完整的策划方案，可以提交实施部门立刻实施。在文化项目中从提出设想、预先研究、酝酿，到该项目正式列入可行性研究和审批程序前的阶段，称作项目策划。项目策划的前期阶段是项日孵化阶段．包括需求分析．形成的阶段性成果为项目建蚁书。
项目策划的工作程序如下：
(1)研究市场需求，包括市场信息和客户信息
1)捕捉收集国内外同行、文化机构信息。
2)收集相关的传媒、娱乐、历史、艺术、考古、体育等专家或明星的
信息。
3)收集私人收藏家及个人文化经营者的信息资料。
4)跟踪，收集政府有关文化产业的政策及相关的文化信息。
5)关注国内外文化市场动态，并收集有关艺术馆经营的信息资料。
(2)寻找并提出项日建议
1)分析信息和文化市场需求，提出有意义的文化项目策划案。
2)承接政府、主管上级，以及相关政府机构、集团、中心的提议、命
令和委托的相关项目。
3)承接合作单位或意向合作单位的文化项目提议。
(3)部门内部立项，形成滚幼小组。
(4)调研、咨询、讨论，完善项目策划的思路。
(5)撰写项目建议书，并提交完整的策划文案作为项目建议书的附件。
2．项目施实阶段
项日实施的目标：计划、组织和控制项日的下作内容、时间进度、人力和财力。
(1)筹备阶段
1)组织专家进行讨论、分析、测评、认定；针对分析论证结果，对项
目建议书作必要的修改；撰写可行性分析报告。
2)申报政府批文的揖写，包括活动的背景起因、意义、时间、内容、
地点、组织方式、总体规模和风格，经费预算及资金来源等其他应该包含的
内容；随时注意行文去向，追踪政府批文，注意与主管领导沟通批文的进展
程度，争取回复意见的时效性和获准几率。
3)立项决策是根据可行性论证中形成的专家、投资与财务及法律等三
方面的意见召开会议，对项目作出以下决策：投资决定、投资预算、合作方
式、项目实施的组织结构。
4)组建项目管理机构，指定项目小组成员和主管领导。
5)理解项目定义，制定粗略工作计划，项目经理填写“项目定义报
告”除工作细分结构之外的部分，报主管领导批准。
(2)实施阶段(填写项目定义报告)
1)制定实施计划是预测未来、确认任务、估计可能碰到的问题，井提
出完成任务和解决问题的有效方案、措施与手段，以及所必需的各种活动和
工作成果的过程。项目经理需要制定详细的工作计划，包括工作细分结构
表、项目时间进程表、风险评价表等，同时要制定变更管理的相关程序。
2)项目经理对项日计划的完整性、合理性、可行性进行核对，签署计
划，让项目干系人在项目计划上签字，承担责任。然后对全体项日人员做实
施动员。
3)项目小组共同开始实施项目的管理，项目经理要注意人员与资源的
计划与协调，建立有效的沟通与管理渠道。
4)依据项目计划控制项目的实施，根据需要对项日计划作适当调整。
对于正式展出或演出前的演练．特别是对重大活动或应客户要求进行彩排演
练，注意相关费用是否在预算之列；搜集客户、观众、主管领导提出的修改
意见，对方案进行适当调整，注意在对客户或领导答复和承诺修改方案时，
相关费用和时间是否允许；得到客户或领导对最终方案的书面确认或会议口
头确认。
5)项目全面实施要注意现场维护的管理，比如正式展出、演出或开幕
现场的维护，发生风险时按照风险管理计划处理。
3．项目收尾阶段
项目的收尾阶段指项目按计划实施完丁直至所有善后工作的完成。
收尾阶段的工作包括项目收尾和含交付品项目的交接，形成的阶段性成
果为项目总结报告、项目团队成员绩效评估书、项目后评价报告。
项目收尾的工作程序如下：
1)项目验收，对完成的工作成果或项目活动结果重新审查。
2)整理最终交付品。
3)总结评价，并撰写报告。
4)整理相关文档，并归整管理。
5)填写项目团队成员的绩效考评报告。
项目交接的工作内容包括：提交最终交付品和进行项目后评估，并撰写
报告。
|
