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ERP成功应用要素探析

 nbxming 2011-12-15
根据为广州Adar公司实施,并协助其应用ERP过程的经验,分析ERP上线后,企业在运营过程中遇到的若干问题,并给出相应的解决方案,探讨企业成功应用ERP的因素,避免ERP实施成功后而应用不成功的问题。

    ERP起源于制造业,是一种含有先进管理思想的软件。上世纪90年代末期ERP开始引入我国,20世纪初广泛应用于国内大中型制造业企业,后来更是在各行业企业中兴起一股ERP热潮。管理有两重属性,即自然属性和社会属性。从自然属性上来看,她同样应该适合国内企业,因为制造业的生产过程是不分国界的,中国作为“世界工厂”,如果ERP管理软件在国外会给制造业企业带来管理和效率上的提升,那么在中国也应该不会有水土不服的问题。然而,在ERP引入中国后的近二十年里,据统计只有30%的企业成功应用,其原因在于ERP还有另外一个社会属性,ERP成功的应用还与管理制度、企业文化、流程再造及管理创新等相关,而这些作为企业的“软”实力属性,才真正是ERP成功实施及应用的保障。

1 ERP应用与企业管理制度

    案例:广州Adar公司新产品研发生产流程包括产品立项、研发设计等流程,如图1所示。

 新品研发生产流程图

图1 新品研发生产流程图

    根据新产品研发生产流程,在样品制作及评审阶段结束后,进入小批机试制阶段,计划部将会在ERP系统中下达试制生产订单,生产部则根据计划部下达在ERP系统中的订单安排试制生产。公司遇到的问题是计划部经常无法在ERP系统中下达试制生产订单,原因是BOM维护人员还没有在ERP系统中创建好新产品的BOM(Bill of Material物料清单)。而造成BOM维护人员没有创建好BOM原因是新产品的某些新增零部件还没有物料主数据,无法建立BOM。继续向上追踪问题所在,结果多是主数据信息提供部门没有及时提供相关信息,BOM维护人员无法在系统中建立新品BOM。

    探讨分析:在本案例中,Adar公司新产品试制不能顺利进行,属于业务流程中新产品BOM创建流程的问题。在ERP系统中,新增产品BOM时,必须先增加该产品BOM所包含的物料信息,即物料主数据。物料主数据收集工作涉及到研发、采购等多部门,而Adar公司新增物料主数据申请流程中数据收集责任不够明确。根据ERP项目管理理论,ERP实施流程包括ERP实施项目准备、企业业务流程再造、系统实现、系统上线试运行和系统正式运行几个步骤。新品BOM的创建流程应该在企业业务流程再造阶段确定下来,而不是在系统正式上线运行发生此类事件后,再来查究原因,解决流程问题。那么Adar公司为何发生这样的事情呢?事实上,ERP项目实施因为各个食业千差万别,流程繁多,尤其是流程细节问题,难以在业务流程再造阶段确定所有流程细节,需要在后续的使用过程中不断调整、修正和补充。完善后Adar公司主数据申请流程方案中数据收集责任如表l所示。

表1 Adar公司主数据收集责任表
 Adar公司主数据收集责任表

    通过完善新增物料BOM流程中主数据收集责任问题,Adar公司再没有发生过类似事件了。

    管理思想:完善的企业管理制度和积极的企业文化是ERP应用的保障。ERP是先进企业管理思想的载体,企业应用ERP就是把先进的管理思想和业务模式固化到ERP系统中,然后应用到企业中。在企业应用ERP系统的初期,需要完善和规范的制度来保障ERP有效的应用,而在后期应用阶段,企业主要的业务流程和制度已经和ERP有效结合,细节业务流程的完善则需要企业文化来保障。因此Adar公司解决问题的根本之处是首先完善企业管理制度,然后进一步建立积极的企业文化,让员工积极主动的思考管理中遇到的难题,而小是相互推诿。

2 ERP应用与企业管理创新

    案例:Adar公司成品流水线上最后一道工艺——成品包装,因为缺少2个包装纸箱,导致部分成品无法包装入库。因计划员下发任务单时并没有发现纸箱缺料,查询ERP系统,发现2个成品包装纸箱不久前被研发部门样品制作领用。经过协调,研发部门归还2个纸箱以保证成品的包装入库,避免影响客户发货。

    探讨分析:本案例中事故原因经分析后发现纸箱被领走原因是在Adar公司纸箱是一般零部件,研发部门领用一般零部件,经研发部门主管审批即可凭领料单到仓库领取,只有产品关键零部件,需经生产部门主管审杏后才可以领料,以免影响生产计划。

    在本案例中,尽管研发部门归还2个纸箱后并没有影响客户发货,但影响了研发部门的样品制作。经过和公司管理层会诊探讨并结合ERP系统和业务流程,提出两种解决方案,一是将研发部门用于样品制作的物料单独采购入库,并与生产用料分开管理;另外一种方案是样品制作同样通过ERP系统的订单管理进行管理,走正规的订单管理流程。通过比较两种方案的优劣,我们选用第一种方案。第二种方案冈为“样品制作”阶段如果通过ERP系统订单管理进行统一管理,则对于有些不会进入后续阶段的样机同样需要维护很多基础数据,如销售视图、财务会计视图数据等,增加数据管理成本。

    在后续的使用过程中,发现启用ERP系统的“预留”机制对样品制作、维修等用料进行管理比单独采购管理更加有效,成本更小。办法是研发部门、售后部门对所需物料进行用料申请,ERP系统运行物料需求后统一采购入库,然后由物料计划部门对这些物料进行“预留”管理。经过流程优化后Adar公司再没有发生过此类缺料事件,达到预期效果。

    管理思想:通用ERP产品与企业个性化管理是普遍存在的矛盾,如果矛盾处理不好,ERP的成功应用可能功亏一篑,导致失败。根据SAP公司的统计,“通用ERP产品中标准化的流程只能满足客户60%的需求,其余40%的需求都是个性化的。”因此要求企业管理层必须清楚ERP实施应用不是相瓦模仿,以统一的模式应用,它允许企业发挥个性化管理,且能够使管理更为有效。变革是企业管理不变的真理,精细化管理和ERP结合能够更加高效发挥ERP的管理能力,细微之处的变通往往能够解决企业管理的顽疾之症。

3 ERP应用与BPR(Business Process Reengineering)

    案例:Adar公司ERP正式运行一年后,中转仓库出现60多万的库存无法过帐的情况。Adar公司作为集团公司的独立核算事业部,除了部分对外销售订单外,90%的产品是为集团公司配套生产的。Adar公司与集团公司的成品供应及财务结算流程如下:

    1)集团公司下达《采购订单》,Adar公司根据集团《采购订单》安排生产,完工后入成品库;

    2)成品库保管员根据采购订单交货日期,组织监督成品送货,ERP系统从成品库移至虚拟的中转仓库并打印《移库单》,由送货人员确认;

    3)送货人员追踪集团公司的《入库单》,成品保管员核对《移库单》及《入库单》后交Adar公司财务;

    4)财务根据《入库单》建立《销售订单》,从中转仓库过帐后开销售发票,形成应收帐款。

    理论上成品供应及财务结算流程是一个完善的业务流程,但在实际操作上:存在较大的难度及弊端,主要原因如下:

    1)集团公司每天的采购量较大,采购订单的种类和批次有100个以上,并且集团公司的采购订单有时需要变动调整,调整后保管员保管的采购订单往往不是最新版本的,从而导致采购订单与移库单不一致情况的发生。

    2)移库单与采购订单不一致,进而导致移库单与集网公司入库单难以对应;另外由于运输距离等因素,集团公司的入库单有时不能及时返回Adar公司,尤其出现不良品扣除及缺数的情况,对应难度更大。

    3)当成品仓库帐面数据不准时,保管员有时直接移库至中转库以求账面的一致。因为上述原因最终导致中转仓库库存积压,日积月累出现60多万的亏损,集团公司也提供不了更多的入库单给Adar公司过帐开票。

    探讨分析:分析Adar公司的业务流程中的各实体要素功能,总结如下:

表2 Adar公司的业务流程中的各实体要素功能
Adar公司的业务流程中的各实体要素功能

    根据上表各实体的功能,可以发现采购订单足公司生产、发货与入库中转库的依据,因此建立以集团公司采购订单为中心的管理体系,理所当然地成为解决Adar公司整个物流管理的解决方案,但是这种解决方案曲解了ERP核心管理思想,即销售订单驱动生产、销售订单驱动采购的管理思想,所以导致集团公司的购、退都不能通过ERP得到很好的跟踪,因此建立标准的销售订单管理功能足解决坏账的关键。

    完善后的成品供应及财务结算流程如下:

    1)根据集团公司采购订单,Adar公司销售部门建立相应销售订单(附采购汀单号),通过销售订单运行生产订单及采购订单;

    2)Adar公司生产完成后,物流部根据ERP系统中的《未清销售汀单清单》发货并出具交货单(附采购订单号),并跟踪集团公司入库单(附采购订单号);

    3)将对应的交货单、入库单交财务,财务维护结算价后开具发票,进入应收帐款。

    在通用ERP系统中,销售订单都具有很强的跟踪功能,如能够跟踪未清销售订单、财务未开票销售订单、退换货销售订单等信息。Adar公司启用标准的销售订单管理功能,取消中转库后,使中高层领导从关注生产订单完成情况,改变为关注销售订单交付情况,提高产品质量,避免退换货情况的发生,提高了公司的管理质量。

    管理思想:企业原流程如何和包含先进管理思想的ERP系统匹配以及ERP包含的先进管理思想在企业中如何应用都是企业成功应用ERP需要认真思考的问题。企业应用ERP系统后,业务处理能力、信息获取能力及决策分析能力都得到提升,原有的组织架构和流程必然有不适应的地方,BPR(Business Process Reengineering)是有效解决这些矛盾的管理思想;ERP包含很多已经证明是成功的管理思想和业务流程,不同公司使用时需要结合具体情况应用,但是企业必须是在充分了解ERP基础上来做个性化的应用,如果改变经过多数企业实践证明是成功的管理功能,这样只会限制FRP的应用,作茧自缚。

4 结束语

    ERP系统的使用,不足在成功实施后就可以一劳永逸给企业带来效益、效率的提升,而是需要在后续的使用过程中,不断地的优化完善。良好的制度、高效的流程和ERP的有效运用是保障公司高效率的关键,良好的制度靠有效的绩效考核,能够激发企业人员的工作热情;持续的流程再造是高效的流程和作业程序的有效手段;ERP是平台,是工具,三者有机结合才能够让平凡公司创造不平凡业绩。

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