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谈开发信标题及内容的撰写以提高回复率

 樱子天使 2012-02-10

谈开发信标题及内容的撰写以提高回复率

http://cnc.qzs.qq.com/ac/b.gif

一 开发信标题的撰写

    一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:“we are the manufacturer of lights”,又或者“need cooperation”,或者“Guangdong *** trading company ltd”,或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等,一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到N封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。

    举个例子吧,假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd,目前公司最大的客人是美国的Home Depot,尽管可能是通过贸易商做的,不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的ABC inc(这个名字是我编的),我从google上了解了一些这个公司的信息,知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯系列,希望能试着开发这个客人,我一般会这样写主题,

“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

    其中,ABC inc代表了客人的公司名,你在写给他的主题上首先加上他公司名,表示对他们公司的尊重;Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商,既表明了实力,也勾起他的兴趣;最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来,假设你找对了人,这个正是ABC公司太阳能灯的buyer,又或者是他的某一个主管,突然某一天收到这么一个主题的邮件,哇,home depot的供应商找上来了,太棒了,应该看看是不是有合作机会,是不是比原有供应商更好?他打开邮件的概率会非常非常大!再说了,这个主题设置的还有一个好处,就是客人即使暂时不回你邮件,只是放在收件箱里,但是将来某一天他突然想让你报报价,很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入home depot,保证一下子就找到。

    不推荐:

1Establishing Business Relations (十有八九会被退回)

2We are XXXX Chemical Co., Ltd. (在对方还不知道你们公司的时候,这样写无疑是要被打入垃圾邮件组)

3Chemical Raw Materials (只有产品名称,对方会感到莫明其妙)

推荐:

1Supplying High Quality Chemical Raw Materials (很普通,打开率50%

2Chemical Materilas from China (有产品,有国家)

3Chemical Raw Materials Supplier (有点贸易商的感觉)

4Serve High Quality Chemical Materials (感觉用servesupply稍好一点)

强烈推荐:

1Chemical Materials for XXXX Industry (有具体的应用领域)

2XXXX from China (写出具体的产品名称,前提是你要知道对方的行业以及需要什么产品)

3For/To XXXX (写出对方的名字或者公司名,阅读率应该算是最高的,但是发信速度也是最慢的)

4REChemicals (加上Re有一种回复的感觉)

5Re: Quotation about chemicals for XXX(有价格有产品有对方公司名称)

6Re: XXX inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.(有对方公司名称,有合作大买家,有自己公司名称,万无一失)

 

二 开发信内容的撰写

        很多外贸新手一开始接触的工作内容就是写大量的开发信,发大量的开发信。外贸新手虽然很努力,但更多时候这些信件是石沉大海。与此同时,收到信件的对方,之所以将信件弃之一边,是因为很多开发信不符合原则。

        
这里罗列一个德国客人给的建议:原文附上:

        Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) that's ok, order comes, ah~Have a nice day!N

        
总而言之,开发信尽量不要用粗体,大写,或者弄得五颜六色。除了一小部分标新立异的客人,大部分人是不会喜欢的。只要掌握3个要素,效果会比漫天乱发要好得多。

        1
)简洁。内容一定要简洁,尽量控制在3段以内,每段不超过两句话。

        2
)简单。用你能用的简单的单词,最好都是初高中的词汇,那就最理想了。让每个即使是非英语国家的客人都不会产生歧义。

        3
)准确。内容要到位,不说任何的废话,每句话切中要点,不要漫无边际。

        
很多sales朋友常常抱怨,开发信效果很差,100封里面好几十封退信,剩下的就是石沉大海,难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。

        
其实大家有没有想过,这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下,当你一天坐在电脑面前12个小时,从google和各种黄页搜索到客人信息,一封一封开发信发出去,晚上满脸疲惫的回家,等第二天满怀希望上班的时候,邮箱里爆满各种各样的退信,你是什么感受?     
    
        
这种情况时有发生,其中有一个不容忽视的情况是:很多老外也是做sales的,也会写开发信,为什么成交率比我们高很多?即使不说成交率,回复率也大大高过我们?    

        
很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的,一般都学过外贸函电这门课,老师们反复教你们怎么写商务信函,怎么回询盘等等,其实这些教材几乎都是学院派人士编的,不是老掉牙过时的东西,就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里,连外贸都没做过,你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓?真正的好的email,必须要模仿老外的行文方式,尤其是英语为母语的客人!即使你的邮件写得四平八稳,语法精到,整篇下来没有任何错误,在大学里可以拿满分作文了,可客人收到以后,还是怎么看怎么别扭。

        
我觉得,你给客人写邮件的时候,必须要忘记中国人的行文和思维方式,要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件,这样才能让客人把你当成同类。到那一天,你随便写一封邮件,当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手,你就出师了 

 

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