| 四川省国土资源执法监察案件文书归档立卷办法 |
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第一条 为了加强对国土资源执法监察案件档案的科学管理和有效利用，更好地做好国土资源执法监察工作，推进依法行政，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合案件查处工作实际，特制定本办法。 第二条 国土资源执法监察案件文书，是国土资源管理工作中的重要法律文书之一，它所形成的案件档案，是国土资源管理机关行政执法活动的真实记录，也是国土资源行政执法机关全部档案的重要组成部分。国土资源执法监察的案件查处工作必须严格按照行政执法工作的客观规律和文书立卷要求，做好立卷归档工作。 第三条 国土资源执法监察案件卷宗按年度、一案一号的原则单独立卷，一个案件从立案、结案到归档及所有文书都使用立案时编定的案号。根据不同情况可以分为主卷、副卷。案件调查报告、重大案件集体讨论记录、内部会审表等可以装入副卷。 第四条 国土资源执法监察案件文书，必须用手笔、钢笔书记、签发或打印，要求一式几份的，可复印。要在案件结案后一个月内由案件经办人员负责整理归档立卷。立卷前由案件主要承办人负责卷宗质量的检查。 第五条 国土资源管理行政机关在形成案件后，办案人员应立即开始收集有关案件的各种行政执法文书，着手案件立卷工作。归档的案件文书材料，必须是真实、准确、法律手续完备的原件。在案件办结后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补正，剔除与本案无关的或重份材料，在一个月内完成归档立卷工作。 第六条 卷内案件文书材料，一般只保存一份（有领导批示的除外），重份的文书材料一律剔除。照片要写好文字说明，随纸质文件一起立卷。 第七条 国土资源执法监察案件文书材料排列总的要求是按照案件查处程序的客观进程，以及形成文书时间的自然顺序进行排列。其一般排列顺序为： 一、卷宗封面； 二、卷内文件目录； 三、行政处罚决定书； 四、立案的相关资料： （1）举报材料（及其他案件来源） （2）案件初查材料（初步调查报告等） （3）立案审批表； 五、立案调查取证的相关资料： （1）案件承办人指定书； （2）责令停止违法行为通知书； （3）调查笔录； （4）现场勘验记录、勘察图件及相关资料； （5）证人证言、书证物证、鉴定报告及鉴定结论； （6）证据材料等； （7）详细调查报告及处理建议； 六、行政处罚的相关资料： （1）案件会审记录； （2）行政处罚会表； （3）行政处罚事先告知书；行政处罚听证告知书、送达回证； （4）当事人陈述申辩笔录； （5）行政处罚听证通知书； （6）听证委托书； （7）行政处罚听证笔录； （8）听证报告； （9）行政处罚决定书签批稿、送达回证； 七、执行的相关资料： （1）罚款票据粘贴页（回单）； （2）延期交纳罚款审批表； （3）申请法院强制执行相关材料； 八、结案报告； 九、案件移送报告； 第八条 一个案件的文书材料经过系统排列后，要逐张编页号，两面有文字的两面都编号。卷宗封面、卷内文件目录、卷底不编页码。页码一律使用阿拉伯数字，用铅笔书写在右上角。 第九条 要认真登记好卷内文件目录。卷宗内每份案件文书材料登记一个顺序号。卷内文件目录应按卷宗内案件文书材料排列顺序逐份登记，标明所在“页号”一栏，只有最后一份文件填起止号，其余各份文件只填起始号。 第十条 卷宗封面所列的各个项目，需用毛笔、铅笔逐项填写齐全，书写要工整，其中，封面的第一行，填写行政执法机关的全称；“自—年—月至—年—月”栏，填写立案日期和正式结案日期；“归档号”栏，填写执法机构给本卷宗的归档时保管序号。 第十一条 装订前要做好案件文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，要加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要撕掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。 第十二条 卷宗须使用档案馆监制的档案用纸，卷宗装订按档案馆卷宗装订要求进行装订。 第十三条 卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象。卷宗归档立卷前由案件主要承办人负责卷宗质量检查，并签字。凡不符合规定要求的，由原办案人负责重新整理。 第十四条 归档的录音带、录像带等声相档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、归档号、承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档，或与卷宗（文字材料）统一排列编号存放（特殊的也可以单独存放）。凡是能够附卷保存的，应装订入卷。 第十五条 案件文书材料装订成册并编制封面后，应装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒的外形尺寸310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。 第十六条 卷宗检查合格后，由办案机构指定专人临时保管。临时保管期间，要按办案人上交卷宗的顺序编归档号，进行登记造册。年末由保管人员统一向国土资源管理机关的档案部门移交，与本机关文书档案统一排列，集中保管。移交时要办理交接手续。如果方便，执法机构也可以不设临时保管，由办案人随时立卷，直接向本机关档案部门移交归档。 第十七条 已归档的案件卷宗，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，必须征得原办案人同意，并经行政机关负责人批准，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。 第十八条 卷宗保管期为15年；50年；重大国土资源执法监察案件卷宗保管期为永久。 第十九条 借阅、调阅国土资源执法监察案件卷宗，应由办案机构负责人批准，并在案卷保管的档案管理部门履行借阅登记手续。 |
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