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第五章 会计软件操作 |
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第一节 系统管理
本节要点
概述
启动和注册系统管理
增加操作员
建立账套
设置操作员权限
主要内容
一、概述
（一）系统管理的功能
1.账套管理
账套指的是一组相互关联的数据。
系统最多可以建立999套账。
账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。
2.年度账管理
每个账套中可以存放不同年度的会计数据。
例：ABC账套
年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。
3.操作员及其权限管理
设置操作员
操作员权限分配
（二）系统管理的操作流程
启动和注册系统管理→设置操作员→建立账套→设置操作员权限
二、启动和注册系统管理
注册系统管理的两种身份：系统管理员（Admin）和账套主管。
系统管理员（Admin）和账套主管的区别：
系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。
账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置等。
例：
ABC公司账套 马方
XYZ公司账套 赵会
1.启动系统管理
操作路径：开始→所有程序→用友通→Tong2005→系统管理
2.注册系统管理
[例] 以系统管理员（Admin）的身份注册系统管理。
操作路径：
（1）用友Tong2005〖系统管理〗”窗口中，执行“系统→注册”命令
（2）输入数据。操作员：admin；密码：（空）
（3）单击“确定”按钮，以系统管理员身份进入系统管理。
三、设置操作员
设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。
[例] 增加操作员。
编号：001 姓名：刘伟 口令：1
编号：002 姓名：王宁 口令：2
操作路径：
（1）执行“权限→操作员”命令，进入“操作员管理”窗口。窗口中显示系统预设的几位操作员：demo、SYSTEM和UFSOFT。
（2）单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加操作员”对话框。输入第一位操作员数据。
编号：001；姓名：刘伟；口令：1；确认口令：1。
（4）单击“增加”按钮，输入第二位操作员数据。
（5）单击“退出”按钮。
操作提示：
（1）操作员只能由系统管理员进行设置。
（2）操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。
（3）所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。
[例]对刚添加的操作员“刘伟”进行删除
操作步骤：
（1）选中要删除的操作员“刘伟”
（2）单击“修改”命令，对操作员进行修改，但编号不能修改，如果编号错误只能先退出，然后删除“刘伟”操作员，重新进行输入。
四、建立账套
账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等功能。
账套建立、账套引入和输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套主管进行。
建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套账簿文件。主要是进行账套参数设置。包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。账套参数应根据本单位的实际情况进行定义。
[例] 建立账套。
（1）账套信息
账套号：666
账套名称：北京启明科技公司
账套路径：（默认）
启用会计期：2005年01月
（2）单位信息
单位名称：北京启明科技公司
单位简称：启明科技
（3）核算类型
记账本位币：人民币（RMB）
企业类型：工业
行业性质：新会计制度科目
账套主管：刘伟
是否按行业预置科目：否
（4）基础信息
客户是否分类：否
供应商是否分类：否
存货是否分类：否
有无外币核算：有
（5）编码方案
科目编码级次：42222
其他科目编码级次采用默认值。
（6）系统启用
启用总账子系统
操作路径：
（1）执行“账套→建立”命令，打开“创建账套”对话框，系统中存在一默认账套“999”
（2）输入账套信息。账套号：666（必须为三位，唯一）；账套名称：北京启明科技公司；账套路径：（默认）；启用会计期：2005年01月（会计期间一般不作调整）
（3）单击“下一步”按钮，输入单位信息。单位名称：北京启明科技公司；单位简称：启明科技
（4）单击“下一步”，输入核算类型。本币代码：RMB；本币名称：人民币；企业类型：工业；行业性质：新会计制度科目；账套主管：[001]刘伟；不选择“按行业性质预置科目”。
（5）单击“下一步”，确定分类信息。不选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”复选框。单击选中“有无外币核算”复选框。
（6）单击“完成”按钮。系统弹出提示“可以创建账套了么？”
（7）单击“是”按扭，稍候，出现“分类编码方案”对话框。
确定编码方案：
为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业内的部门等进行编码。编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案, 这是一种分段组合编码, 每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段, 每段有几位。一级至最底层的段数称为级次, 每级（或每段）的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。
例：银行存款 1002
-工行存款 01
-中行存款 02
（8）单击“确认”按钮。数据精度定义：所有小数位数均设置为2位（默认）
（9）单击“确认”按钮，系统提示创建账套成功。
（10）单击“确定”按钮。系统提示“是否立即启用账套？”。
（11）单击“是”按钮。进行系统启用。选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框。选择日期“2005年1月1日”。
（12）单击“确定”按钮。系统提示“确实要启用当前系统吗？”
（13）单击“是”按钮。最后单击“退出”按钮。
注：重新启用相应的模块时，操作路径：
（1）执行“系统→注销”命令，注销完成后再以操作员“刘伟”的身份重新注册进入
（2）在“账套”菜单下执行“启用”命令，就可以进行操作了。如果当前操作员为admin，不能执行“启用”命令。
操作提示：
（1）设置账套信息
账套号：账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。
账套名称：必须输入。
账套路径：系统有默认路径，也可以修改。
启用会计期：启用会计期应在第一次初始设置时确定，一般情况下，软件默认为计算机系统的时间，请注意调整正确，设定后将不能更改。
会计期间：默认为日历时间。有些单位可以根据单位实际情况自行设定, 例如某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。
（2）设置单位信息
（3）确定核算类型
本位币代码：“人民币”的代码为RMB。
本位币名称：用户必须输入。
账套主管：用户必须选择输入。
企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务，如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。
行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。“新会计制度科目”将使用财政部最新规定的4位一级会计科目。
是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。
（4）确定分类信息
如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不对它们进行分类核算。如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。
（6）设置数据精度
数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。
（7）系统启用
在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。
五、设置操作员权限
操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。
只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。
操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。
[例] 设置操作员“王宁”具有“总账”、“UFO报表”的全部权限。
操作路径：
（1）执行“权限→权限”命令，进行“操作员权限”窗口。在这里点击“刘伟”时，我们可以看到刘伟的所有权限。
（2）选择“王宁”，“666账套”
（3）单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加权限”对话框。左边是权限的类别，右边是具体权限。分别选择并双击“总账”和“UFO报表”权限。
（4）单击“确定”按钮
（5）对权限的修改：选中操作员，单击“增加”按钮，对权限进行增加
（6）对权限的删除：选中操作员和需要删除的权限，单击“删除”按钮。
操作提示：
一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。
模拟练习
[例5-1]
判断：
账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理，以及该账套操作员权限的设置等。（ ）
答案：对
[例5-2]
判断：
一个账套可以设定多个账套主管。（ ）
答案：对
[例5-3]
单选：
建立账套时，需要以（ ）的身份注册系统管理。
A.admin
B.财务主管
C.账套主管
D.财务总监
答案：A
[例5-4]
多选：
下列属于系统管理员的操作权限是（ ）。
A.建立账套
B.分配操作员权限
C.设置账套主管
D.年度账结转
答案：ABC
第二节 系统初始化
本节要点
概述
设置基础档案
设置会计科目
设置凭证类别
输入期初余额
主要内容
一、概述
（一）系统初始化的功能
系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化知识培训工作的效果。
总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。
（二）系统初始化操作流程
设置基础档案→设置会计科目→设置凭证类别→录入期初余额
（三）启动并注册用友Tong2005。
[例] 以“刘伟”的身份注册进入Tong2005。
账套：666；会计年度：2005；操作日期：2005-01-01；用户名：001；密码：1。
操作路径：开始→所有程序→用友通→Tong2005
（1）输入并选择数据。账套“666北京启明科技公司”；会计年度“2005”；日期“2005-01-01”；用户名“[001]刘伟”；密码“1”。
（2）单击“确定”按钮，进入Tong2005。
二、设置基础档案
设置基础档案包括设置部门档案、设置职员档案、设置客户档案、设置供应商档案、设置外币及汇率、设置结算方式等。（如图）
这些档案信息将在设置会计科目、填制凭证等操作中将有选择地被引用。
1.设置部门档案
在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理, 从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。
[例] 设置部门档案。
部门编码：1 部门名称：综合部
操作步骤：
（1）执行“基础设置→机构设置→部门档案”命令，进入“部门档案”窗口。单击“增加”按钮。输入数据：部门编码“1”；部门名称“综合部”。
（3）单击“保存”按钮。
2.设置职员档案
职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。
[例] 设置职员档案。
职员编号：101 职员名称：李方 所属部门：综合部
操作路径：
执行“基础设置→机构设置→职员档案”命令，进入“职员档案”窗口。输入数据。职员编码：101；职员名称：李方；所属部门：综合部。
操作提示：
输入一个职员的档案信息之后，必须敲回车换行才能保存。
3.设置客户档案
如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。
[例] 设置客户档案。
| 客户编码 |
客户名称 |
客户简称 |
地址 |
邮政编码 |
| 001 |
北京育培中学 |
育培中学 |
北京市海淀区朝阳路1号 |
100011 | 操作路径：
（1）执行“基础设置→往来单位→客户档案”命令，进入“客户档案”窗口。单击选择“无分类”，单击“增加”按钮，输入“客户档案卡片”对话框。分别在“基本”、“联系”页签中输入如下数据。
客户编码：001；客户名称：北京育培中学；客户简称：育培中学；地址：北京市海淀区朝阳路1号；邮政编码：100011。
（2）单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。
提示：
必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。
4.设置供应商档案
企业如果需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，平时如有变动要及时在此进行调整。
[例] 设置供应商档案。
| 供应商编码 |
供应商名称 |
供应商简称 |
地址 |
邮编 |
| 001 |
北京华远有限公司 |
北京华远 |
北京市东城区迎宾路3号 |
100022 | 操作路径：
（1）执行“基础设置→往来单位→供应商档案”命令，进入“供应商档案”窗口。单击选择“无分类”，单击“增加”按钮，输入“供应商档案卡片”对话框。分别在“基本”、“联系”页签中输入如下数据。
客户编码：001；供应商名称：北京华远有限公司；供应商简称：北京华远；地址：北京市东城区迎宾路3号；邮政编码：100022。
（2）单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。
5.设置外币及汇率
汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率是由账簿初始化设置决定的。
[例] 设置外币及汇率。
币符：USD；币名：美元；固定汇率1:8.5。
操作路径：
（1）执行“基础设置→财务→外币种类”命令，打开“外币设置”窗口。输入数据：币符“USD”；币名“美元”。
（2）单击“确认”按钮。在“2005年1月的记账汇率”栏中输入8.5。
3）单击“确认”按钮。
6.设置结算方式
为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用来建立在经营活动中所涉及到的结算方式。
[例] 设置结算方式。
编码：1；名称：现金；票据管理：否。
操作路径：
（1）执行“基础设置→收付结算→结算方式”命令，进入“结算方式”窗口。单击“增加”按钮。输入数据：结算方式编码“1”；结算方式名称“现金”。
（2）单击“保存”按钮。
三、设置会计科目
设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。
1.建立会计科目
（1）会计科目编码
科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。其作用是：便于反映会计科目间的上下级逻辑关系；便于计算机识别和处理，将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总等；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。
设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目全编码。即：
本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码
由此可见，每级科目的全编码都包括上级科目的编码和本级科目编码，这样的编码能够很好地反映科目上下级之间的关系。
设置现金的科目编码：
（2）会计科目名称
会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目编码是计算机使用的科目代码，而科目汉字名称，则是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。因此在定义科目名称时，必须严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化和标准化。输入科目名称时应尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。
（3）科目类型
即按会计科目性质对会计科目进行划分。按照会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总的依据。财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为：“1=资产”，“2=负债”，“3=所有者权益”，“4=成本”，“5=损益”。因此在指定科目类型时必须将定义的类型与编码的第一位保持一致。
（4）账页格式
即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。
（5）辅助账设置
辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。
设置往来核算可以按往来目录进行分类和汇总，即下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总；设置部门核算可以按部门进行分类和汇总；设置项目核算不仅可方便地实现对部分成本费用和收入按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快速方便的辅助手段。
例：应收账款会计科目
应收账款在手工核算方式下是按照不同的客户设置明细科目。
应收账款A公司、B公司、C公司，企业的客户不固定。应收账款下的明细科目总是在变化，在软件当中同样可以进行设置，但是这样设置给管理带来很大的不方便。在软件当中客户档案的信息在基础档案设置的时候已经输入了，通过某一个操作将应收账款和所建立的客户档案信息建立起一种联系。建立联系的方法是将应收账款设置为客户往来辅助核算。
例：
个人往来：其他应收款
客户往来：应收账款
供应商往来：应付账款
部门核算：管理费用
项目核算：生产成本、在建工程等
设置外币核算可以按外币种类进行分类和汇总；设置数量核算可以按指定的计量单位进行分类和汇总；设置银行账和日记账可以实现出纳管理。
例：
外币核算：银行存款-中行存款
数量核算：原材料库存商品
因此，对有辅助核算要求的科目设置相应的辅助核算标记，在数据输入时，系统根据辅助账标记的不同，需要输入不同的附加内容。
辅助账标记要求设在最底层的科目上。辅助账一经定义并使用，不要随意进行修改，以免造成账簿数据的混乱。
[例]增加会计科目。
| 科目编码 |
科目名称 |
科目类型 |
科目性质 |
辅助核算 |
| 1001 |
现金 |
资产 |
借方 |
日记账 |
| 1002 |
银行存款 |
资产 |
借方 |
|
| 100201 |
工行存款 |
资产 |
借方 |
日记账银行账 |
| 100202 |
中行存款 |
资产 |
借方 |
日记账银行账外币美元 |
| 1131 |
应收账款 |
资产 |
借方 |
客户往来 |
操作路径：基础设置→财务→会计科目
操作提示：
·增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。
·科目一经使用，就不能再增设下级科目。只能增加同级科目。
·由于建立会计科目的内容较多，很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响，因此在建立会计科目时，要小心并反复检查。
2.修改和删除会计科目
如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除”功能完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。
修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。
修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额（改为0），才能修改或删除该科目。
科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。
3.指定会计科目
指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。
在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。
[例]指定“现金”和“银行存款”会计科目。
操作路径：编辑→指定科目
四、设置凭证类别
系统提供五种常用分类方式供用户选择：
（1）记账凭证；
（2）收款凭证、付款凭证、转账凭证；
（3）现金凭证、银行凭证、转账凭证；
（4）现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；
（5）自定义凭证类别。
凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。
某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型：
（1）借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。
（2）贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。
（3）凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目，至少一方有发生额。
（4）凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目均无发生额。
（5）无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。
限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可以参照输入，但不能重复录入。
在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置；已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；如果限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。
[例]设置凭证类别。
| 凭证类别 |
限制类型 |
限制科目 |
| 收款凭证 |
借方必有 |
1001，100201，100202 |
| 付款凭证 |
贷方必有 |
1001，100201，100202 |
| 转账凭证 |
凭证必无 |
1001，100201，100202 |
操作步骤：设置→凭证类别
五、输入期初余额
在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及1-3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额；若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。
期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。
期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。
1.总账期初余额录入
对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初余额。
[例]总账期初余额录入。
| 科目编码 |
科目名称 |
期初余额 |
| 1001 |
现金 |
3000 |
| 1002 |
银行存款 |
80000 |
| 100201 |
工行存款 |
60000 |
| 100202 |
中行存款 |
20000 |
操作步骤：总账→设置→期初余额
2.辅助科目期初余额录入
在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。
[例]辅助科目期初余额录入。
会计科目：1131应收账款余额：借40000元
| 日期 |
客户 |
摘要 |
方向 |
金额 |
| 2004-12-27 |
育培中学 |
销售商品 |
借 |
40000 | 操作步骤：总账→设置→期初余额
提示：
·当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。此操作在本软件中很多地方是适用的。
3.试算平衡
期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证；如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。
[例]试算平衡。
操作路径：在“期初余额输入”窗口，单击“试算”按钮
模拟练习
[例5-5]
判断：
删除会计科目应先删除上一级科目，然后再删除本级科目。（ ）
答案：错
[例5-6]
判断：
输入期初余额时，上级科目的余额和累计发生数据需要手工输入。（ ）
答案：错
[例5-7]
单选：
若会计科目的编码方案为3-2-2，则下列正确的编码为（ ）。
A.1010101
B.102002
C.101101
D.102021
答案：A
[例5-8]
多选：
下列关于会计科目编码的描述，正确的是（ ）。
A.会计科目编码必须采用全编码
B.一级会计科目编码由财政部统一规定
C.设计会计科目编码应从明细科目开始
D.科目编码可以不用设定
答案：AB
六、账套数据的引入
第三节 日常业务处理
本节要点：
填制凭证
审核凭证
记账
账簿查询
主要内容：
在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常业务处理。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账。
日常账务处理的操作流程：
填制凭证→审核凭证→记账→凭证与账簿查询
一、填制凭证
填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。
1.增加凭证
记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则要求同时输入各种辅助核算的各项内容。
（1）凭证头内容
①凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。
②凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。系统也同时自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不只一页时，系统将自动在凭证号后面标上分单号，如：收-0001号0002/0003表示收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时设置凭证编号的方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。
[例]增加一张普通凭证。
1月2日，市场部购买了600元的办公用品，以现金支付。（附单据一张）
（付款凭证）摘要：购办公用品
借：营业费用（5501） 600
贷：现金（1001） 600
操作路径：总账→凭证→填制凭证
③制单日期。即填制凭证的日期。系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。
④附单据数。即所输入凭证的原始单据张数。
（2）凭证正文内容
①摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。
②科目。必须输入末级科目。输入时，可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码等。
③辅助信息。对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输入的辅助项进行修改，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，然后进行修改。
④金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字以负数形式输入。
[例]增加一张有辅助核算信息的凭证。
1月10日，市场部收到北京育培中学转来一张转账支票，金额40000元，用以偿还前欠货款。
（收款凭证）摘要：收到货款
借：银行存款/工行存款（100201） 40000
贷：应收账款（1131） 40000
操作提示：
·采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期。
·凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
·正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
·科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。
·金额不能为“零”，红字以“－”号表示。
·可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
·不能确定的辅助核算信息可不输入。
2.修改凭证
在“填制凭证”窗口中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。
3.删除凭证
（1）作废/恢复凭证
（2）整理凭证
4.查询凭证
总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。用户不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。 [例]查询未记账的付款凭证。
操作路径：凭证→查询凭证
二、审核凭证
审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。
只有具有审核权的人才能进行审核操作。
会计制度规定，审核与制单不能为同一人。
凭证审核需先重新注册更换操作员。
[例]更换操作员。
以“刘伟”的身份重新注册Tong2005。
操作路径：文件→重新注册
[例]审核凭证。
操作路径：凭证→审核凭证
成批审核：
操作提示：
·审核人必须具有审核权。
·作废凭证不能被审核，也不能被标错。
·审核人和制单人不能是同一个人；凭证一经审核，不能被修改、删除；只有取消审核签字后才可以修改或删除；已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。
三、记账
在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。
记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。
记账操作每月可多次进行。
[例]记账。
操作路径：凭证→记账
操作提示：
·第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。
·上月未记账，本月不能记账。
·未审核凭证不能记账。
·作废凭证不需审核可直接记账。
·记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。
四、账簿查询
企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成正式的会计账簿。账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询和输出。
1.基本会计核算账簿管理
基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。
（1）总账的查询及打印
总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且可以查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额等。
（2）明细账的查询及打印
明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。
（3）日记账的查询及打印
日记账的查询及打印主要用于现金和银行存款日记账的查询和打印。
[例]现金日记账的查询。
操作路径：现金→现金管理→日记账→现金日记账
2.各种辅助核算账簿管理
辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。
[例]部门总账的查询。
操作路径：总账→辅助账查询→部门总账→部门三栏总账
模拟练习
[例5-9]
判断：
会计制度规定，审核与制单不能为同一人。【 】
答案：对
[例5-10]
判断：
填制凭证时，金额不能为“零”，红字以“－”号表示。【 】
答案：对
[例5-11]
单选：
填制凭证时，输入的会计科目编码应当是【 】科目编码。
A.一级
B.二级
C.总账
D.末级
答案：D
[例5-12]
多选：
下列关于凭证审核和记账操作，说法正确的是【 】。
A.凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。
B.凭证只能逐张审核，不能成批审核
C.记账操作每月可多次进行
D.上月未记账，本月同样可以记账。
答案：AC
第四节 谀┐?br>
本节要点
银行对账
结账
主要内容
一、银行对账
银行对账是企业出纳人员最基本的工作之一。为了能够准确掌握银行存款的实际余额，了解实际可以动用货币的资金数额，防止记账发生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。
银行对账是货币资金管理的主要内容。在计算机总账系统中，银行对账的科目在科目设置时应定义为“银行账”辅助账类的科目性质。
1.输入银行对账期初数据
许多企业在使用总账系统时，通常先不使用银行对账模块，比如某企业1999年1月开始使用总账系统，而银行对账功能是在5月才开始使用，那么银行对账就应该有一个启用日期，该启用日期应当是使用银行对账功能前最后一次手工对账的截止日期。用户应在此录入最后一次对账企业方与银行方的调整前余额，以及启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达项。
[例]输入银行对账期初数据。
启明公司银行账的启用日期为2005/01/01，工行人民币户企业日记账的调整前余额为82000元，银行对账单的调整前余额为85000元，未达账项一笔，系银行已收而企业未收款3000元。
操作路径：现金→现金管理→银行账→银行对账期初
操作提示：
·第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账功能之后不再使用。
·在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会出现启用日期后的期初数不再能参与对账的问题。
2.输入银行对账单
要实现计算机自动对账操作，在每月月末对账前，须将银行开出的银行对账单输入计算机。本功能用于平时录入银行对账单。在指定账户（银行科目）后，可录入本账户下的银行对账单。
[例]输入银行对账单数据。下表是01月份的银行对账单
| 日期 |
结算方式 |
借方金额 |
贷方金额 |
| 2004.01.04 |
2 |
|
8000 |
| 2004.01.06 |
|
|
60000 |
| 2004.01.10 |
2 |
40000 |
|
操作路径：现金→现金管理→银行账→银行对账单
3.银行对账
银行对账可以采用自动对账与手工对账相结合的方式。
自动对账即由计算机根据对账依据将银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对和勾销。
对账依据通常是“结算方式+结算号+方向+金额”或“方向+金额”。
手工对账是对自动对账的补充。采用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有核对出来，而被视为未达账项，为了保证对账更彻底和正确，可通过手工对账进行调整勾销。
下面四种情况中，只有第一种情况能自动核销已对账的记录，后三种情况均需通过手工对账来强制核销。
（1）对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中的一条记录完全相同。
（2）对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中的多条记录完全相同。
（3）对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中的一条记录完全相同。
（4）对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中的多条记录完全相同。
[例]进行银行对账。
操作路径：现金→现金管理→银行账→银行对账
操作提示：
·对账条件中的方向、金额相同是必选条件，对账截止日期可输入可不输。
·对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的“两清”栏打上圆圈标志。
·在自动对账不能完全对上的情况下，可采用手工对账。在自动对账窗口，对于一些应勾对而未勾对上的账项，可分别双击“两清”栏，直接进行手工调整。
4.余额调节表的查询输出
在对银行账进行两清勾对后，计算机自动整理汇总未达账和已达账，生成“银行存款余额调节表”，以检查对账是否正确。
[例]查询银行存款余额调节表。
操作路径：现金→现金管理→银行账→余额调节表查询
二、结账
结账实际上就是指计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。
在电算化方式下，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次
在结账之前要作下列检查：
（1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。
（2）月末结转必须全部生成并已记账，否则本月不能结账。
（3）检查上月是否已结账，如果上月未结账，则本月不能结账。
（4）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统的数据是否已经一致，如果不一致，则不能结账。
（5）检查损益类账户是否已经全部结转完毕，否则本月不能结账。
（6）如果与其他子系统联合使用，则检查其他子系统是否已结账，如果没有，则本月不能结账。结账前要进行数据备份，结账后不得再录入本月凭证，并终止各账户的记账工作；计算本月各账户发生额合计和本月账户期末余额，并将余额结转至下月月初。
[例]结账。
操作步骤：总账→期末→结账
提示：
·结账只能由有结账权限的人进行。
·本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。
·结账必须按月连续进行，上月未结账，则本月不能结账。
·若总账与明细账对账不符，则不能结账。
·若与其他系统联合使用，而其他子系统未全部结账时，本月不能结账。
·结账前，系统要进行数据备份。
模拟练习
[例5-13]
判断：
结账实际上就是指计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。【 】
答案：对
[例5-14]
判断：
银行对账只可以采用自动对账的方式。【 】
答案：错
[例5-15]
单选：
结账操作每月可进行【 】次。
A.一次
B.二次
C.三次
D.多次
答案：A
[例5-16]
多选：
结账前要进行的检查包括【 】。
A.检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账
B.月末结转必须全部生成并已记账，否则本月不能结账
C.检查上月是否已结账，如果上月未结账，则本月不能结
D.核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统的数据是否已经一致，如果不一致，则不能结账
答案：ABCD
第五节 编制会计报表
计算机编制报表和手工编制报表的区别：手工编制报表是通过翻阅相应的账薄把相应的数据填到报表中；利用会计报表软件来生成报表数据优势就体现在，凡是有数据的地方都可以通过设置公式的方式让计算机自动到账薄相应的地方把数据取出填入。
本节要点
1.概述
2.启动UFO表
3.报表格式定义
4.报表公式定义
5.报表数据生成
主要内容
一、概述
1.UFO报表的功能概述
（1）文件管理功能
（2）格式设计功能
（3）公式设计功能
（4）数据处理功能
（5）图表功能
2.UFO报表的相关概念
（1）格式状态和数据状态
UFO将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。
①格式状态。在报表格式状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字也可进行报表公式的设计，如单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
②数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。
（2）单元
单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如：C8表示第3列第8行交汇的那个单元。UFO的单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。
①数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。
②字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。
③表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。
3.组合单元
组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同（即表样、数值、字符等），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。
4.区域
区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如：A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。
5.表页
一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示，如果当前表为第2页，则可以表示为@2。
6.关键字
关键字是可以确定报表中数据不同的项目。
关键字是一种特殊的单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。如：一个资产负债表的表文件可存放一年12个月的资产负债表（甚至多年的多张表），要对某一张表页的数据进行定位，就要设置一些定位标志，在UFO中被称为关键字。
UFO共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，UFO还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可在业务函数中代表取数日期。
关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
7.函数
企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。UFO报表系统中，取数是通过函数实现的。
（1）自总账取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：
函数名（“科目编码”，会计期间，[“方向”]，[账套号]，[会计年度]，[编码1]，[编码2]）
①科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来。
②会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是具体表示年、季、月的数字。
③方向即“借”或“贷”，可以省略。
④账套号为数字，缺省时默认为999账套。
⑤会计年度即数据取数的年度，可以省略。
⑥编码1与编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。
账务取数函数主要有：
总账函数金额式 数量式 外币式
期初额函数：QC（ ） sQC（ ） wQC（ ）
期末额函数：QM（ ） sQM（ ） wQM（ ）
发生额函数：FS（ ） sFS（ ） wFS（ ）
累计发生额函数：LFS（ ） sLFS（ ） wLFS（ ）
条件发生额函数：TFS（ ） sTFS（ ） wTFS（ ）
对方科目发生额函数：DFS（ ） sDFS（ ） wDFS（ ）
净额函数：JE（ ） sJE（ ） wJE（ ）
汇率函数：HL（ ）
（2）自本表本表页取数的函数。主要有以下几个：
数据合计：PTOTAL（ ）
平均值：PAVG（ ）
最大值：PMAX（ ）
最小值：PMIN（ ）
（3）自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字，作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用SELECT（ ）函数从本表其他表页取数。
例1，C1单元取自上个月的C2单元的数据：C1=SELECT（C2，月@=月+1）。
例2，C1单元取自第二张表页的C2单元数据可表示为：C1=C2@2。
（4）自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用“报表[.REP]”->单元的格式指定要取数的某张报表的单元。
二、启动UFO表
1.启动UFO表
2.账套初始
三、报表格式定义
报表格式定义主要包括设计报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、定义单元属性等。通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。
报表格式设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性、设置关键字等。
报表定义需要在“格式”状态下进行。
1.设置报表尺寸
设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。
[例]设置报表尺寸（11行4列）。
操作路径：格式→表尺寸
2.定义组合单元
有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。
[例]定义组合单元。
操作步骤路径：格式→组合单元
3.画表格线
报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。
[例]画表格线。
操作路径：格式→区域画线
4.输入报表项目
报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。
[例]输入报表项目。
资产负债表（简易）
编制单位： 启明科技单位：元
| 资产 |
期末数 |
负债及所有者权益 |
期末数 |
| 货币资金 |
|
短期借款 |
|
| 应收账款 |
|
应付账款 |
|
| 其他应收款 |
|
应交税金 |
|
| 库存商品 |
|
负债合计 |
|
| 固定资产 |
|
实收资本 |
|
| 减：累计折旧 |
|
未分利润 |
|
| 固定资产净值 |
|
所有者权益合计 |
|
| 合计 |
|
合计 |
|
操作路径：
5.定义报表行高和列宽
如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的高度或列的宽度。
[例]定义所有行高和列宽。（行高：7；列宽：30）
操作路径：格式→行高（列宽）
操作提示：
·行高、列宽的单位为毫米。
6.设置单元风格
单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。
[例]设置单元风格。标题文字：黑体、14号、居中。
操作路径：格式→单元属性
7.设置关键字
关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。
[例]设置关键字（年、月、日）。
操作路径：数据→关键字→设置
8.调整关键字位置
如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。
[例]调整关键字位置。
操作路径：数据→关键字→偏移
操作提示：
·关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数表示向右移。在调整时，可以通过输入正或负的数值进行调整。
·关键字偏移量单位为象素。
四、报表公式定义
在UFO表中，由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式。报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。
计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。所以必须定义计算公式。
审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。
舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成以“万元”为单位的报表数据时，表中的平衡关系仍然成立。舍位平衡公式不是必须定义的。
报表公式的定义方法有直接输入法和引导输入法。
[例]设置报表计算公式。应收账款期末数=QM（“1001”,月）+QM（“1002”,月）。
操作路径：数据→编辑公式→单元公式
操作提示：
·单元公式中涉及到的符号均为英文半角字符。
·单击“fx”按钮或双击某公式单元或按“=”键，都可打开“定义公式”对话框。
[例]保存报表格式。
操作路径：文件→保存
操作提示：
·报表格式设置完以后，切记要及时将这张报表的格式保存下来，以便随时调用。
·“.REP”为用友报表文件的专用扩展名。
五、报表数据处理
报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等。处理时，计算机将根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。
报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此，在数据处理时还涉及到表页的操作，如增加、删除、插入、追加表页等。
报表数据处理工作必须在“数据”状态下进行。
1.录入关键字
关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表与表间的取数提供依据。
[例]录入关键字（2005年1月31日）。
操作路径：数据→关键字→录入
2.整表重算
当完成报表的格式设计并完成账套初始和关键字的录入之后便可以计算指定账套和指定报表时间的报表数据了。计算报表数据是在数据处理状态下进行的，既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。
[例]整表重算。
操作路径：数据→表页重算
模拟练习
[例5-17]
判断：
用友报表系统中，设置关键字是在格式状态下进行的。（ ）
答案：对
[例5-18]
判断：
用友报表系统中，审核公式是用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。（ ）
答案：对
[例5-19]
单选：
用友报表系统中，公式QM（“101”，月）的含义是（ ）。
A.取101科目的本月期初余额
B.取101科目的本月期末余额
C.取101账套的本月期初余额
D.取101账套的本月期末余额
答案：B
[例5-20]
多选：
用友报表系统中，报表公式定义包括（ ）。
A.计算公式
B.审核公式
C.舍位平衡公式
D.校验公式
答案：ABC
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