WPS文字2007中级教程(已完成)贡献者:bntrees 日期:2008-03-02 阅读:149758
PDF版下载地址:http://bbs.wps.cn/viewthread.php?tid=21820140&page=1&extra=page%3D1,欢迎大家下载,并提出指导意见。 目录索引 第一节 起草一份公文 §2-1-1简单公文编辑 §2-1-2红头文件套打 §2-1-3传真电报编辑 §2-1-4领导修订文稿 §2-1-5版记下划线 第二节 办一张报纸 §2-2-1图文排版 §2-2-2文本框的链接 §2-2-3纵向文本 §2-2-4组合及转成PDF文档 第三节 出一张试卷 §2-3-1试卷头和密封线 §2-3-2页号的处理 §2-3-1页面设置及分栏(补充) §2-3-4语文试卷技巧(拼音、繁简转换、稿纸方式) §2-3-5数学试卷技巧(插入公式) §2-3-6试卷答案的隐藏与显示 §2-3-7电子试卷的制作 第四节 填一张贺卡(邮件合并) 第五节 编辑一本杂志 §2-5-1 个性化的页眉和页脚 §2-5-2 详解分隔符 §2-5-3 样式和格式 §2-5-4 生成目录 第六节 其他办公技巧 §2-6-1 印章的制作 §2-6-2 席位牌的制作 §2-6-3 信笺纸的制作 §2-6-4 插入水印和改变背景色 §2-6-5 插入背景音乐 第二章 WPS文字2007中级技巧
图2-01
图2-02 图2-03
图2-04 页面设置完成后应该插入页号了。为体现节约办公,目前大多数单位都要求文档双面打印,并且规范页号在页脚的外侧,也即逢奇数页在右侧,逢偶偶数页在左侧。这一点也很容易实现,从“插入”菜单中选择“页码”,并在“对齐方式”选项中选择“外侧”即可(如图2-05)。 图2-05
图2-06
图2-07 一键分享:
教程补充§2-1-2红头文件套打
上一小节我们讲了一般公文如果编辑,这一节我们讲一讲怎样设计红头文件。
目前有很多单位使用已经带有固定文字的文件纸张,然后在这种文件的相应的位置打印计算机所编辑好的文字,这就是平常所说的套打。如下图2-08、图2-09、图2-10。 图2-08 图2-09 图2-10 文字和格式先做出来,用户在打开套打模板的时候知道该在什么地方输入相应的内容,这样就需要用到文字隐藏、显示隐藏文字和套打隐藏文字这三个功能。最终效果就会像图1所示一样,用户知道该在什么地方输入相应的内容。 文字隐藏 下面我们来看看具体的操作: 首先按照前面章节所说把公文格式做好。 然后把红头部分“×××省环境保护局文件”全部选中,在选中部分单击鼠标右键,选择【字体】,选中【效果】中的【隐藏文字】的复选框,点击【确定】;如图2-11: 图2-11 显示隐藏文字 这时候会发现设置隐藏文字的内容看不见了,不用着急,我们单击【工具】菜单中的【选项】,选择【视图】选项卡中【隐藏文字】复选框,如图2-12。先不要点击【确定】,后面还有操作; 图2-12 套打隐藏文字 用户在设置文字隐藏后,这个隐藏文字的位置就会被没有隐藏的文字所替代,这样就会出现输入的内容可能覆盖到已有的文字上,为了避免这种情况的发生,我们需要再设置一步。仍然是【选项】对话框,选择【打印】选项卡,在【隐藏文字(I)】下拉菜单中选择【套打隐藏文字】即可,如图2-13。这时候点击【确定】; 图2-13 这样一个套打的文件模板就设置好了,如果是经常使用的文件,可以把这个文件保存为模板格式(*.wpt),以后每次使用只需要调用模板就可以了。 扫描红头文件法 其实,更多的时候,我们不一定还保存着红头文件的原始文档,我们手头有的,只是一张打印好的纸质的文件头。这样的话,前面的用隐藏文字来套打的方法就英雄无用武之地了。遇到这种情况,我们应该怎么办呢?如果你的办公室有扫描仪,那么恭喜你! 首先,用扫描仪将头红文件扫描成图片,用WPS文字新建一空白文档,将纸型设置成与文件头相一致。从【视图→页眉和页脚】中进入页眉编辑状态,通过【插入→图片→来自文件】,把扫描好的图片插入到空白文档中来,然后将其调整其大小和位置,使其与整个页面重合,退出页眉和页脚模板。此时,红头文件各个部分都已经在页面中标识清楚了,在需要的地方插入文本框,并将文本框的边框颜色设置为“无线条颜色”,将【内部边距】全部设置为“0”(图2-14、2-15)。 图2-14 图2-15 在文本框中输入需要的内容即可,密级、等级、发文字号都可以用这种办法准确定位。至于正文部分,则不必使用文本框,直接在适应的位置开始输入文字即可。注意:在正式打印之前,要记得进入页眉和页脚状态,删除其中的图片啊――有点卸磨杀驴啊。:lol 如果你没有扫描仪,也没有什么大不了的,可以采取估计的办法,在大概的位置上插入文本框,然后打印输出,与文件头相对照,根据位置的偏差情况再调整各个文本框的位置即可。 小技巧:如果需要对文本框的位置进行微调,只需用鼠标点击文本框的边框,使其处于激活状态(如图2-16),然后就可以用键盘上的方向键进行微调了。 图2-16 贡献者:bntrees - 2008-03-03 22:57:34
§2-1-3传真电报编辑
在日常办公中,传真电报也是最为常见的一种行文方式了。传真电报有自己独特的格式。如图2-17所示,就是一个比较典型的传真电报模板。
图2-17 我们来分析一下这个传真电报,报头文字没有难度,中间的报头部分也可以用表格轻松解决,正文部分更是不在话下。难点在于首页的页脚要显示承办单位、联系人、电话以及电报的总页数等信息,而从第2页开始则不显示这些信息,页脚中仅有一个页号就好了。其实,这也不难。跟我来: 从【插入】菜单选择【页码】,在页脚中插入页码,(注意:如果想在第2页(即除报头外的第1页)显得“-1-”,将“起始页号”设置为“0”即可。)。然后双击横标尺,打开“页面设置”对话框,在“版式”选项卡中勾选【首页不同】项(图2-18)。可以发现,首页的页脚处已经不再显示页号。 图2-18
贡献者:bntrees - 2008-03-05 20:30:56
§2-1-4领导修订文稿
现在的办公族真是有福了。写了稿子,送领导批阅后,可以直接在电脑上修改输出就好了。想当初,我刚刚到机关工作时,都是用钢笔誊写到稿纸上的,一篇几千字的稿件,即使领导只修改一两个字,也必须重新抄写一遍!
更有许多领导自己也会用电脑,修改下属的稿子时,直接拿电子文档来,自己就在电脑上修改了,秘书真是连打字都不用了。只是这样一来,也少了许多学习的机会,领导到底改了哪些地方,也很难查找了。不过,如果让领导开启“修订”模式,他在文稿上的每一处增删,都会清楚地标识出来(如图2-19)。 图2-19
图2-20 其实修订后的文稿如何显示,都是可以自行定制的。从【工具】菜单调出【选项】,在弹出的面板中切换到【修订】选项卡,你会发现这里可以设置的项目非常多样化,包括“插入内容”、“删除内容”格式和颜色,修订行的边框和颜色,批注、编号的颜色以及是否使用批注框、是否显示与文字的连线、是否显示作者缩写等等(如图2-21)。由于这些内容非常直观易懂,我就不多铝耍蠹易约好饕幌戮涂梢哉莆樟恕 图2-21 此外,当文档进入“修订”状态后,WPS文字会自动调出“审阅”工具栏(图2-22),如果没有自动调出,或者不小心关闭了,可以在工具栏空白处右击鼠标,选中“审阅”将其调出。在“审阅”工具栏上,从左到右功能键依次是显示状态按钮(前两个),定位按钮(第3、4个),“接受修订”按钮(第5个,包括“接受(当前)修订”和“接受所有修订”),拒绝修订按钮(第6个,包括“拒绝(当前)修订”和“拒绝所有修订”),插入批注(第7个),突出显示(第8个,可设置修订内容底纹颜色)和修订状态形状(用于切换修订状态和普通状态)。 图2-22
图2-23 第二,关于批注按钮。批注按钮在修订状态和非修订状态都可以使用,但如果是在修订状态使用,并且批注点与修订内容一致,则在完成修订(即选择了“接受”或“拒绝”)后,会自动消失,可以理解为“为修订所作的说明”,而在非修订状态下使用时,或者虽然在修订状态下,但批注在非修订内容处,则因为它本身与修订内容无关,即使执行了“全部接受”或“全部拒绝”也不会消失。但可以通过将显示模式设置为“最终状态”使其隐藏,而又可以设置为“显示标记的最终状态”使其显示出来,可以理解为“为文档内容所做的注释”。 第三,关于“突出显示”,该功能其实与修订功能关系不大,无论在修订状态还是普通状态,都可以用它为文档中的任何文字(不一定是插入或删除的部分哦)加上底纹来“突出显示”。不过奇怪的是,虽然效果几乎一样,但这个功能与通过【格式】菜单下的【边框和底纹】设置的底纹并非一回事。 好了,关于修订的那些事儿,我们就讲到这里吧。最后讲一个小技巧,如果你既想了解领导是如何“修改”你的材料的,而又不想让领导知道自己在使用“修订”功能,可以在领导修改你的文稿之前,开启修订状态,并将显示模式设置为“最终状态”(注意是在最左的下拉列表中选择,不要错选了“显示标记的最终状态”),并关闭“审阅”工具条。这样,系统会默默在后台记录修订的所有细节,但显示的,却与正常的修改没有任何区别。至于怎样才能在领导修改之前完成这些工作,就“八仙过海,各显神通”了。 贡献者:bntrees - 2008-03-08 17:11:34
§2-1-5版记与下划线
正式公文的最后都有一栏叫“版记”的内容。根据不同的领域,公文的“版记”部分也大不相同,但有一点是一致的,就是版记下要有一条横贯页面的直线(图2-24)
图2-24 这里的关键问题是每行文字下面的横线如何来画。方法是很多的,下面一一道来。 (一)下划线法 即用“格式”工具条上的“下划线”按钮添加,是最简便易行的办法,不过效果不太好。其一是对于没有文字的地方,不会出现横线,要让横线贯穿页面就必须用空格把整行补满;其二是下线划与文字的距离太近,几乎是贴着文字,看上去不够美观。 (二)“画”横线法 即在“绘图”工具栏上选择“直线”工具,按下SHIFT键,用鼠标在页面上“划”出一条直线。优点是操作比较简单,且不必添加多余的空格。但也有不足之处:在多行文字下“划”线时,多条横线可能会长短不一,当然,这个问题可以用复制粘贴的办法较好的解决;另一个问题是多条横线之间的间距不太好把握,把相邻横线的间距调整得完全一致要花费一些时间和精力。 (三)表格法 即选中需要划线的文字,从菜单中执行“表格→转换→文本转换为表格”,将其转换成一个N行1列的表格,然后再去掉最上边和两个侧边的边线(设置为“无边框”)即可。显示效果相当不错,操作也不算复杂。唯一的不足是,在转换成表格后,可能表格宽度会稍稍超出版心范围,需要手工调整一下。 (四)文字边框法 即选中该部分文字,从菜单中执行“格式→边框和底纹”,在“边框”选项卡中选择“自定义”,设置好横线的宽度(即粗细),按下中间和底部横线的按钮(如图2-25),确定即可。 图2-25 在所有方法中,大家可以根据自己的习惯来选择其中一种,我个人倾向于文字边框法,其显示效果最好,操作也并不是很复杂。 贡献者:bntrees - 2008-03-09 16:39:22 |
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