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电脑高手必备:Word使用技巧放送 [和讯博客]

2006-08-05  dazuo0312

Word使用技巧放送

1. 修复文件
     
遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗?其实,在Word中设计了一个修复程序,只不过它比较隐蔽,你没有注意罢了,巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击文件”→“打开,在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择从任意文件中恢复文本项(请将鼠标向下拖动,否则无法看到这个项目),再点击原先打不开的文件,耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中,这时候就麻烦你按一下存盘图标吧!

假设Microsoft Word2003安装在Windows XP中的C盘。依次进入下列文件夹C:/Documents and Settings/用户名/ApplicationData/Microsoft/Word,在Word文件夹下,我们会看到后缀名为.asd的文件,这个文件其实就是我们刚刚编辑过的未存储的文档。此时,只要将扩展名.asd更改为.doc,双击打开后即可继续编辑停电前的Word文档了。

2.快速还原图片文件
     
利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品,但是有时往往出于特殊需要(如出版、发行等),要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可,如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实,只要我们单击文件”→“另存为Web命令,Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”“image002.jpg”“image003.jpg”“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样),非常方便。

3.Word文件减肥
     
现在PC机上是Microsoft Windows的天下,软件也越做越大,连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字,动不动就几十k字节,文件一多,给我们交流、使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实,只要我们使用文件菜单下的另存为命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要另存为太麻烦的话,可以打开Word,单击工具菜单中的选项命令,再单击保存选项卡,在设置窗口中取消选择快速保存选项,以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现减肥操作一劳永逸。另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中嵌入TrueType字体后,还应选中只嵌入所用字符复选框,否则Word会把所用到的TrueType字体一同打包,使得文件增大。

4Word快速重输:
Word在打字过程中,如按下“Alt+Enter”键,将把已经打的字复制,再按,再复制。按“Ctrl+Y”也可。

5.实现Word个性模板
     
Word建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开页面设置对话框进行设置,同时,Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。
     ①
进入WordXP的模板文件夹,在Windows 9xWindows Me下为C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,而在Windows 2000Windows NT上为C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用WordXP打开它。
     ②
单击文件”→“页面设置,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值,如图5所示。笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米。
     ③
单击格式”→“段落,在段落设置对话框中选择缩进和间距标签,点击特殊格式下拉框,选择首行缩进,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。
     ④
单击文件”→“保存命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,笔者将它保存为normal1.dot文件。
     ⑤
再次进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dotnormal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择重命名,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。
     ⑥
上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的新建图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

6.一次保存多个文件

     WPS2000/Office中有一个保存所有文件命令,这个命令非常有用,只要执行该命令,即相当于将所有的文件进行存盘操作,免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实,我们也可以在Word中一次保存多个文件:只要在要保存文件时按下Shift 键就可以发现,原来的保存命令已经变成了全部保存命令了,此时单击这个命令相当于WPS2000中的保存所有文件命令,即一次性将所有打开的文件进行存盘。

7.合并Word文件
     
我们在使用Word制作文档时,经常要与别人合作,一般情况下,我们都是把别人的文件拷贝过来打印,这虽然方便,但是不利于文件的管理。试着单击插入菜单下的文件命令,在弹出的窗口中选择“Word文件,再找到同事的文件,点击插入钮。怎么样?同事的文件是不是已经历历在目了,而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化!

8.更改文件默认存盘格式
     
Word默认情况下,我们都将文件存为WordDOC格式,但是有时候我们出于特殊的需要,如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便,只要单击文件”→“另存为命令,然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击保存钮就行了。但是,每次这样做未免有些麻烦。其实,只要我们单击工具”→“选项,打开设置窗口,点击保存标签,在Word文件保存为下拉框中的“Word文件(*.doc改为自己想要的格式,以后每次存盘时,Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

9. Word认识WPS2000/WPS Office文件
      以后打开Word后,在打开对话框中的文件类型框中选择“WPS文件(*.wps列表项,选择需要编辑的WPS文件,点击打开后即可直接打开WPS Office文件了,当然也能够读取WPS97/2000文件了。

 

10、当用鼠标将图片拖曳到新位置时,它不受控制地跳到其他地方,

请问有什么好的解决办法?
答:用鼠标将该图片拖曳到目标位置附近,右击该图片,在弹出的快捷菜单中选中设置图片格式命令,在弹出的设置图片格式对话框中选中位置选项卡,精确设置该图片在页面上的水平和垂直位置即可。

 

11、在Word中不能将插入的公式对象放在准确的目标位置,而且它和正文间的间距总是太远,怎样才能调节?
答:右击插入的公式对象,在弹出的快捷菜单中选设置对yhkkrk象格式命令,在弹出的设置对象格式对话框中选环绕选项卡。在环绕方式栏中选四周型,在环绕位置栏中选中两边,在距正文栏中设置该公式对象与正文的上、下、左、右间距,一般均可设置为0”。然后,单击位置选项卡,在页面上的位置栏中精确设置该公式对象在页面中的水平和垂直位置。或者还可以先插入一个图文框,依照上述方法确定其准确位置后,再将公式对象置入图文框之中。

 

12、我在Word中创建的水印掩盖了主文档文字,请问怎样可以消除?
答:如果水印干扰了阅读页面中的文字,可增加用于创建水印的对象的亮度来解决。1.如果要增加文字的亮度,在格式菜单中选中字体命令,在字体选项卡中另选一种颜色(比如浅灰色)。2.若要增加用艺术字创建的特殊效果文字的亮度,在格式菜单中选中对象命令,在颜色和线条选项卡上将填充颜色改为更浅的灰色底纹。如果是用彩色打印机打印,那么就可以选择更浅的彩色底纹。3.如果要增加用绘图工具栏创建的图形对象,在格式菜单中选中自选图形命令,在颜色和线条选项卡上将填充色改为更浅的灰色底纹。4.如果要增加导入图形的亮度,在格式菜单中选中图片或对象命令。在颜色和线条选项卡上将填充色改为更浅的灰色底纹。如果是用彩色打印机打印,可选择更浅的彩色底纹。选择图片选项卡上图像控制项下颜色框中的水印选项,用很适合水印的预先设置好的亮度和对比度来设置图片的格式,或用亮度对比度游标来手工调整图形的亮度和对比度。如果这种方法无效,可用创建该图片的程序编辑图片。5.如果所导入的图片是一张扫描图片,可用“Microsoft 照片编辑器来裁剪该图片、为其添加特殊效果、调整其亮度、对比度和颜色。

 

13、在中文Word中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔,这个间隔一般有一个空格大小,但却无法删除掉,请问如何调整汉字与英文字母间的距离?
答:方法如下:A、按CTRLA选定全部文档; B、选择格式”/“段落”/“其他 C、在其他选项卡中取消字符间距设置框下面的中、英文间自动调整间距中文、数字间自动调整间距选项左边的复选框框

14、请问在Word中如何创建页眉和页脚?
答:在文档的编辑过程中,可以通过以下步骤创建页眉和页脚:(1)选择视图菜单中的页眉和页脚命令,屏幕显示页眉和页脚工具栏。(2)在工具栏单击切换页眉和页脚按钮,移到页眉或页脚区,可以分别进行如下的操作:在包围页眉或页脚的虚线框内键入文字;单击页码域按钮插入页码;单击日期按钮插入日期;单击时间按钮插入时间;单击关闭返回文档。

15、如何实现Word文档的自动保存?
答:在Word中为了不丢失所编辑的文档,可以使用自动保存功能,在指定的时间间隔自动保存文档,最后用保存命令来保存文档。其操作如下:(1)选择工具菜单中的选项命令;(2)选择保存选项;(3)在保存选项下面选中自动保存时间间隔复选框;(4)在分钟框中选择自动保存文档的时间间隔;(5)单击确定按钮。

 

16、在文档的打印预览时怎么编辑文本?
答:(1)在打印预览中显示要编辑的页面;(2)用鼠标左键单击要编辑的位置;(3)在打印预览工具栏上单击放大镜按钮,然后进行编辑

 

17Word文稿投稿时,总要重新输入自己的个人资料,如姓名、单位、邮编、地址等等,很是麻烦,不知道有没有更好的方法?
答:可以用Word的域功能来轻松地完成这种输入。方法如下:第一步,制作用户信息(1)在Word中点击工具/选项。(2)在选项窗口中选用户信息项,并把光标移到邮件地址框内。(3)在邮件地址中依次录入你的个人资料信息。(4)点击确定保存你的个人资料信息,并退出选项窗口。第二步,用域插入用户信息(1)当你用Word作完一篇文章后,将光标移到文章的最后,并回车另起一行。(2)点击插入/。(3)在的窗口中选用户信息/UserAddress”。(4)点击确定。当的窗口消失后,你会看到你的大名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了。如果你觉得你的用户信息排列得不够理想,可以再回到第一步去修改!

 

18Word中版权符号、商标符号的输入:
版权符号:“Alt+Ctrl+C”
商标符号:“Alt+Ctrl+R”

19Word着重号
在菜单栏工具”—“自定义”—“命令”—“类别中选择所有命令,再在右边命令中选择“DotAccent”,将他够至菜单栏即可。

20Word平方米“m2”的输入:
先输入m2,然后选中2,在菜单栏格式中选择字体,再勾上标即可。或者点击右键,选字体即可

21Word快速输入省略号

 “Ctrl+Alt+.”即得三点,再按一次又得三点。

22Word行距快调整:
“Ctrl+1”单倍行距;“Ctrl+2”2倍行距;“Ctrl+5”1.5倍行距;
“Ctrl+0”
段落前添加一行12的间距。

23Word轻松设置特大特小字:
反复使用快捷键“Ctrl+]”加大;“Ctrl+[”变小。

24Word快速更改英文大小写:
Shift,在全部大写、全部小写、首字大写之间切换。

25、删除行首行尾空格

由于网页排版中的低两格都是通过插入空格来实现的,所以我们从网上拷贝下来的文章段落在Word2000中进行段落重排时,由于我们已经设置了自动首行缩进两个汉字,再加上这两个全角空格,就成了段首四个汉字空格,手工进行删除实在是太麻烦,这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落,然后按下工具栏中的居中按钮,使段落的对齐方式为居中,这时行首行尾的空格就都被去掉了,最后再按左对齐按钮,使段落恢复原来的对齐方式。

26、给跨页的表格自动添加表头

如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行),在表格选单上单击标题行重复

27、去掉Word页眉下面的那条横线

去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。一是可以将横线颜色设置成白色;二是在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为;第三种方法是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将样式图标栏里面的页眉换成正文就行了。

28、按姓氏笔画排序

Word的表格功能中,为了适应中文习惯,新增了按姓氏笔画排序功能。具体使用方法是:选择需要排序的列,左击表格/排序选单项,再选择类型组合框中的笔画项,并选择递增递减,点击确定即可。你会看到,此时的表格已按姓氏笔画(而不是姓名笔画)的递增(或递减)排列好了。

29、在Word中标注汉语拼音

在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音,最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入,然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难。按如下步骤操作即可:先选择需标注拼音的文字,然后运行格式下拉菜单中的中文版式子菜单中的拼音指南命令,接着在各文字相对应的方框中输入拼音。最后单击确定按钮完成拼音的标注。

30、当在Word中阅读一篇较长的文章时,反复地翻页是一件很麻烦的事,有没有更简单的方法?
答:其实,解决之道非常简单:A、首先在Word中打开要阅读的文件,然后选择菜单工具// B、在弹出的对话框中,在宏的位置一栏中选择“Word命令,然后在宏名的列表框中选择“AutoScroll”并点击运行按钮。 C、现在,鼠标指针会自动跳到右边的滚动条上,鼠标指针在滚动条的上半部,则向上翻页,在下半部则向下翻页,放到中部则暂停翻页。鼠标越靠近两端,滚动的速度越快。要关闭自动翻页功能,只要随便点一下鼠标,鼠标指针就会自动回到原来的位置。 如果经常使用此功能,可以将它添加到工具栏中,方法是:选择工具/自定义,选择命令选项卡,在类别栏中选择所有命令,然后从命令框中将“AutoScroll”拖到工具栏上。此时工具栏上出现自动滚动(A,单击则可启动自动滚动功能了,不错吧。

31、使用格式刷

Word中,可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落,操作方法为:

1.选定要进行格式复制的文字,双击“格式刷”工具按钮,这时鼠标指针会变成格式刷形状;

2.将鼠标移至要改变格式的段落,单击鼠标左键,或者在文档中选定要改变格式的文字;

3.但每次刷完后,格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式,就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤:通过双击格式刷,可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷,按下ESC键或再次单击格式刷即可。

32、选定文字的技巧

1.用鼠标快速选定。双击鼠标左键,在Word 97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句,在Word 2000中可选定一个默认的词;三击鼠标左键,选定一段正文。

 

 

 

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