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1. Paperwork，百度一下，有以下两个解释：1.日常文书工作；2. 规划作业，书面作业。在我的理解里，Paperwork就是为了手续、程序要做的文字工作。这里英文的说法颇为传神，Paperwork，如果直译的话，就是纸上功夫。 在任何办公体系内，都需要这些纸上功夫：报表、报告、方案、提案、计划、总结、合同、协议、通知、决议、规划、纲要、意向书、备忘录……现在号称电子化了，不见得都在纸面上，但本质未变，只是从手写变成了敲键盘。而以我对办公用纸的观察，电子化也并没有减少纸张的消耗，一是因为正式的文件以及归档还是需要纸质的；二，我猜想，在没有电子化的时代，一个公文转一圈也许要一周或一个月，现在可能一天甚至一个小时候就从上级到下级、下级到上级转了一圈，效率提高，当然文件数量也会增加。难怪一个管后勤的主任要抱怨纸张的消耗量巨大，一年多少多少万。 想起来说Paperwork，当然是因为在纸上花费了太多功夫，难免要借机吐槽。心理学家说负面情绪背后都有正向动机，我也就应用一下，把抱怨升华为可以有些建设性的文字，可供读者阅读，可供自己疏导情绪，收获稿费，也就此示范一下所谓的理性情绪疗法或者说情绪管理的运作过程。 2. 但凡有点职场经验的人都知道，纸上功夫和实际工作，不能完全画等号。能把文件做得漂亮，不等于把事情做得漂亮。若以哈佛大学霍华德.加德纳教授提出的多元智能来论，做Paperwork需要的是语言智能，在这方面确实是有天分的差别的。有的人就是能够揣摩各类文件所需格式、语气、措辞、文法，写出来的东西就是符合上级的、系统的要求，有的人，则可能费了半天功夫，好容易凑出来一堆文字，可没有说到点儿上。但是实际做事需要的可能是其他智能，比如人际智能，有的工作需要善于察言观色、善解人意、能和不同人打交道的人，但能说的未必能写；还比如逻辑－数学智能，有的工作需要非常严密、有条理的人，但正如数学拔尖的学生往往语文不好，这些人可能一写报告就头疼，就是写出来也是干巴巴的，寥寥数行，在审议、述职、评奖的时候毫不起眼。 写东西和做事情，不仅需要的是不同的智能，在时间上也有此消彼长的关系。纸上功夫，通常是为了应付上级的，而实际工作，则很可能是对下面的、或者是对那些看得见、看不见的客户的。上级看不到你对下、对外的表情，只能看见你纸上的文字。如果你正在忙着写这个月的报告，忽然有一个客户来投诉怎么办？是赶紧应付了事然后继续写完美的报告，还是耐心解决问题然后草草把报告收尾？在体系内，我们有太多的功夫花在纸上，而且有些有文字情结的领导可能特别在意Paperwork的完美程度，写完了计划改计划，写完了总结改总结，大家在写计划和总结中间抽空干点活儿，然后一年就到头了。 在某翻译网站给Paperwork举的例句中，是一串这样的句子，让人颇为感慨： “家庭医生都迫切希望为病人提供适当的服务，但他们若为日常抄抄写写的工作所束缚，便不能给病人必需的关心。 文书工作耗费了委员会许多时间。 我的秘书无力处理积压下来的文书作业。” Paperwork虽然麻烦，但在很多时候实在是不得以的，尤其是因为很多评价是基于Paperwork的。有一次开会，听某单位领导介绍工作经验，让我特别感动。他的单位有一个写作小组，专门应付上级要求的报告，以及各种评奖所需要准备的材料，以此来减轻单位内专业人员的负担。但如果有的评奖工作所需的工作量连写作小组都应付不了怎么办呢？这个领导说，那么这个奖励他宁可不要。 3. 当然，纸上的功夫很多时候也是需要的。比如在美国办事情，通常都会有特别清楚的办事指南，也许是一张折页，也许是一张说明，告诉你流程如何。流程可能也是官僚的流程，颇为麻烦，但至少清清楚楚。纸上说你两周能够完成所有程序，两周就一定能完成。在国内办事，可能就看不到这样的纸片。A单位让你去B单位，B单位让你去C单位，甚至一个单位不同的办事人员对程序也有不同的说法。当然现在我们的办事机构也进步了，也有这些该有的Paper了。 不仅服务机构需要这些纸张，体系内的上传下达还是需要相应的文档。文件本身是一种认知的辅助工具，描述清楚的文件、设计精良的表格能够有效地汇总大量的信息，供领导了解下面的情况，供下级领会上级的意图。所以在成熟的体系内部，一定有规范化的文档体系，不仅保证文件的标准化，也保证事情是在用标准的、高质量的方式在运行。认知心理学里面有一个概念叫做“认知负荷”，好的Paperwork能减轻认知负荷，让人更清楚；而坏的Paperwork则能够有效地把工作质量的真相隐藏在文字的迷宫里。 能够做出合乎要求的文件也是一种工作能力。如果一个机构，A部门的文件一个样，B部门的另一个样，甚至部门内不同人员写出来的东西都像个人博客一样风格不一，连文档的标准化都做不到，怎么能够指望做事能标准化呢？文字是思维的表达，能够把事情描述清楚，说明肯定是想清楚了；如果文字都捋不清楚，很难想像做事时能分出轻重缓急。所以文档的水平，在某种程度上还是能体现出工作水平的。 在和不同单位打交道时，有时候看看对方发来的文件的样式，就能够看出这个单位的工作水平，从电子邮件的标签、签名档，到文件、PPT的模板、格式，漂亮的文档就好像一个懂得表达、事理、分寸的人，让你愿意与之打交道。而糟糕的文档，则很可能预示未来的合作也是磕磕绊绊。 在做个人和团体辅导中，无论做生涯规划、还是做时间管理，都会让来访者或团体成员把想法变成文字。文字不仅是思维的载体，通过文字，还能把飘忽的想法固化，不仅固化，而且能够变成现实。语言和文字自身具有一种力量，很多事情，一旦说出来、写出来，就做出来了，就变成真的了。也许当你写预算、写计划的时候还觉得是天方夜谭，只是在应付，但一步一步，你眼看着这些文字变成了现实。所以当领导要求下属写计划、写方案的时候，就是要用文字的力量促使目标实现。 4. 对待Paperwork的态度和我们对待工作的态度是相关的。做Paperwork的时候，特别容易让人产生无意义感，因为文字中看不到实际的果效。我们当然都希望做有意思的事情，在重复、枯燥、乏味的工作中，最容易让人失去工作的耐心。可只要在职场之中，就免不了Paperwork的存在。只有坚信自己工作是有意义的，才能让一个人在应付各种Paperwork的时候还能保持良好的心态。 说来说去，我们都不希望有太多功夫花在纸上，但没有纸上的功夫，也不行。Paperwork，真是让我欢喜让我忧。 |
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