SAP 应付帐款会计核算

R/3 财务会计模块应付帐款会计核算保存和管理所有供应商的会计数据， 此外， 它还 是采购系统的一个完整组成部分， 定单、 发货及发票按供应商保存，有助于对供应商 的评估， R/3 财务会计模块根据业务自动记帐。 提供现金管理和预测功能的同时， 也提 供定单和发票的价值，使你能做出最好的流动规划。

业务过程可以为发票管理的目的而灵活地描述。 用户可以将资料还不完全或者尚未指 定科目的发票暂时录入， 当公司需要时就作全部的进一步处理，发票自动转交给执行相 应功能 (如完成或发出凭证) 的员工。

支付程序管理应付款， 同时不断关注现金折扣的最大化， 它也支持所有通常的国内和 国际支付模式。 支付业务已部分地或全部地计算机化。

应付帐款会计核算实时地同总分类帐集成。 所有对供应商帐户的记帐也将同时被记入 总分类帐。 交易更新各个总帐科目 (如应付款及定金 )。 灵活的科目分析功能和到期日预 测为用户提供了单个供应商科目现状的概览。

在信函方面， 系统允许用户将余额确认书、 利息结算及其它通知等按不同的公司个别 处理。

在应付帐款会计核算中为业务制证时， 系统使用了余额确认、日记帐余额审计线索和 其它评估方法。 对于截止日分析， 系统将：

·        重新评估价外币项目

·        决定有借项余额的那些供应商

·        就其剩余项目项算出的余额列成清单

应付帐款会计核算按照相应的会计原则负有保护公司机密的责任。 它也被用作采购最 优化的信息来源。 除止之外， 该系统与现金管理和预测系统的直接连接是流动规划的一个有价值的工具。

 

1.1供应商主记录

1.1.1供应商主记录的作用

供应商主记录包含公司与客户商的业务关系所需要的全部数据。 这些 数据控制着记帐 业务也控制着记帐数据的处理。 会计部门和采购部门都需使用这个主记录。供应商主记 录在系统中是集中存储的。 这就保证了数据了一致性、 实时性和无冗余。 供应商记录提 供：

·        某些供应商全部数据的概况

·        灵活的数据获取

·        用于控制支付业务并表现业务过程的基准数据 (初始发票记帐 )

此外供应商主记录的灵活设计能很好地适应以下的特殊需要：

1.1.1.1描述一次性交易

对于只偶然发生业务的供应商， 可使用一次性帐户。 这使用户能用最少的资源来管理 这些供应商。 这种一次性帐户只包含最必要的控制信息 (如统驭科目 )。 地址和银行数据 是在发票或贷项凭证记帐时提供的。 供应商专有的数据从发票或贷项凭证本身取得。因 此， 一个一次性供应商主记录能用于一个以上的供应商。

1.1.1.2总部及分支机构科目

供应商主记录也用来说明供应商各分类支机构的不同分工。对于有若干各有其自主销 售权限的分支机构的供应商， 会计和进帐功能可以在中央合并起来。

通过将分支机构科目和总部科目连接起来， 则每次记帐

到分支机构科目时都自动地记帐到总部。 分支机构号存储在凭证中。 使用户既能集中地又能局部地完成分析和保存信 函。

1.1.1.3代理受款人

用户可以在供应商记录为代理受款人指定一个账号。支付就按指定的地址进行， 或者 按这个供应商科目的银行细节来进行。

1.1.1.4分公司

在为集团公司的合并进行销帐时， 分公司的任何贷项金额都必须考虑到。 同时， 在供 应商主记录中用户必须输入唯一的公司编号，记帐时， 这个编号合并到凭证中， 并且可 用于合并的目的。

供应商主记录是管理与供应商的业务联系的一种灵活的方法， 供应商主记录的灵活设 计能很好地适应特殊需要 (如一次性交易 )。

1.1.2结构

每一个主记录都包含三类数据。 它帮助用户说明特定操作中的不同组织结构：

·        一般数据：

对每个公司代码及公司采购部门都同样适用的数据

·        公司代码数据

反映公司与供应商间特殊安排的数据

·        采购部门数据：

随一个公司的采购部门的不同而不同的数据。

一般数据包括地址和电信数据 (电话、 传真及电传的资料 )、 供应商的一般资料 (集团 公司、 行业分支 )， 也包括银行详情。

公司代码数据包括公司关于支付业务。 催款程序和信函资料等规定。 这一数据包括达 成协议的支付条款和支付方法 (用支票、 电汇、 或者汇票 )、 此外， 通过统驭科目就建 立起与总帐的连接。这个总分类帐科目中的交易数字在记帐到供应商科目时就会自动更 新。

采购部门数据包括查询、 定单、 及发票核查等资料。 只有当使用 SAP 系统的采购功能时用户才会需要这些数据。 这些数据可以在用户需要的任何时候加入或修改。 关于这 个功能的详细资料请见有关物料管理系统模块的手册。

在已经集成了 SAP 财务会计和物料管理模块的系统中， 用户可以单独建立供应商主记录， 也可建立联合的供应商主记录。 它们可以如下进行：

·        在公司代码层次上分别完成

·        在采购区域层次上分别完成

·        同时在公司代码和采购区域的层次上集中地完成。

按照用户的组织结构， 这个特点使用户能集中保存供应商的数据。 用户可以允许采购 部门和会计部门都处理一般性的供应商数据，但各部门分别处理各自的数据。

供应商主数据的格式有助于保证采购和会计部门所使用的供应商数据是一致的并且无冗余。

1.1.3处理主记录

为了处理供应商主记录， 系统提供了创建、 更改、 和显示功能。 用 户可以根据员工 的职责处理这些功能的授权， 结果是，一组指定的员工将只能显示数据， 另一组则允许 创建和更改数据。

每一个主记录都赋给一个科目组。 科目组按下列条件将供应商分：

·        按编号指定的类型：

每一个主记录都由系统或用户赋给一个唯一的编号 (分别是内部的或外部的编号)。 当编号是承接目前外部编号指定特别合适。 无论用哪一种方法系统都保证每个科目 编号只被指定一次。

·        按用户界面的布置

当处理主记录时用户可决定哪些资料必须或者可以，被输入。 不必需的资料可以从 用户界面中压缩。 当用户建一个新的供应商主记录时， 用户只需要输入公司需用于 处理交易的那些资料。

1.1.3.1数据输入

R/3 财务会计模块有许多功能帮助数据冗余。 数据输入功能帮助用户既快又容易创建 一个新的主记录， 一种容易使用的寻查功能为用户提供已有科目的概况。系统的自动检 查保证采购部门和会计只创建一个主记录。

拷贝功能允许用户将主记录数据并入一个新的主记录中。 用户也可把一组主记录从一 个公司代码拷贝入另一个公司代码。

1.1.3.2更改数据

用户决定哪些字段可以在以后更改。 例如， 授权被用来防止统驭科目受到偶然性的更改。 用户随时都可以直入用户想更改的区域。 系统会记 下所有作过的更改， 所以用户任 何时候都能看到更改过程的一个概况。

1.1.3.3显示数据

显示功能也使用户能够只进入那些用户感兴趣的区域。用户可从显示转入更改功能， 也可以调出另一个主记录来显示或更改。

可客户化的用户界允许用户快速需容易地处理和管理主数据。

供应商主记录有什么功能？

保存在供应商主记录中的数据构成应付帐款会计核算系统的基础。此外， 供应商主记 录还是 R/3 系统的采购功能和会计功能之间的联系。 它的特殊性质允许用户描述特定的 会计相互关系。

1.2应付帐款会计核算系统中的会计业务

1.2.1发票和贷项凭证

1.2.1.1发票接收： 采购

对于已经集成了采购和财务会计模块的 SAP 系统， 或以用一个特殊功能， 用物料管理 的发票审核功能， 用户可能输入收到的发票。 这个功能可以为定单加上参考信息并发送数据。

1.2.1.2发票接收： 财务会计项目

在未集成采购和财务会计模块的系统中， 收到的发票是在财务会计系统中处理的， 为 每个凭证输入一个标题和几个行项目。 其它行项目如进项税记帐等则由系统自动补充。在为凭证记帐前， 用户可以调出这些 行项目并改正它们。

1.2.1.3发票接收： 扫描输入的凭证

利用存档连接 (ArchiveLink) 接口， 发票能直接扫描输入系统中。发票可转交给有关 的会计人员进行审核。

1.2.1.4发票接收： EDI (电子数据接口 )

收到的发票也可以用电子数据接口 (EDI )转入财务会计系统。 数据转换成 SAP 的凭证 格式传给财务会计系统。 如果在这个过程中产生了任何误差， 就会自动通知一个相关的 会计人员。 误差信息提供来源的一个详细清单。这个会计人员可以沿一个分支直入相应 的区域 (如原始 EDI 凭证、 发票输入 )以改正这个误差。

除上述的会计凭证之外， 系统还准备了其他凭证，如周期性凭证及样 本凭证等。

1.2.1.5周期性录入

对于一些以固定的时间间隔发生金额相同的会计业务 (如租金发票)， 系统允许用户创 建周期性录入凭证。 这种凭证在创建时并没有会计效用。 它们只是在执行时才记入会计 系统中。 周期性录入凭证包含记帐所需要的全部信息。这些信息包括一些指明期限和产 生记帐的支付间隔的数据。 相应的记帐由系统自动产生。

1.2.1.6样本凭证

样本凭证用于不同时间进行的记帐或者用于每次均不相同的记帐。 这种凭证在凭证输 入时被用作一种模板。 需要改正的只是金额和目期。信息包含于样本凭证作为模板， 来 代替样本。

1.2.1.7输入帮助

系统有若干功能帮助用户输入发票和贷项凭证， 并保证高效的凭证输入。 这些帮助包 括：

·        以先前的操作为基础确定缺省值，例如， 从科目主记录或用户主记录中设定。

·        保留那些经过若干次输入过程仍然保持不变的数据

·        简单发票及贷项凭证的快速输入

·        对科目和成本中的灵活寻查功能

·        客户化的处理选项

1.2.1.8科目分配模型

科目分配模型这一功能使用户能够快速安全地输入发票和贷项凭证。 这适用于用户不 得不完成大量相同的科目指定的情况  (如在若干公司代码、 科目或者成本中心之间分配金额 )。 科目分配模型是一种凭证输入的模型， 并包含任意数量的总分类帐科目项目。 与样本凭证不同， 科目分配模型中包含的总分类帐科目项目不必是完整的。在凭证输入 时， 数据可以按要求更改、 补充、 或者删除。 用户只需要输入总金额。 系统就将在模 型包含的不同行项目之间按比例分配这个总金额。

1.2.1.9核对总额和复检

系统立即检查所有的输入， 并且发现误差就建议改正。 内置的控制功能防止用户偶然 将发票输入两次。 系统也在不同层次核对总额。以确保发票的输入是完整和无误差的。

1.2.1.10编辑不完整的凭证

如果输入过程被阻碍， 系统允许用户在随时将凭证保存起来， 用户可以在用户中断的 地方继续编辑该凭证。

系统提供一种预制凭证输入功能供用户使用。 这种情况的一个例子就是缺少科目归属 的发票或者需要审查的发票。

1.2.1.11预制凭证输入

预制凭证输入功能允许用户在任何阶段中断凭证输入， 并将数据作为 一种暂存凭证保 存起来。 创建预制凭证并不更新交易数字，因为此时会计业务尚未完成。 但是， 可以显 示统计数据。 用户也可以使用包含在预制凭证中的数据来作最新的分析。 例如， 用户可 以把与预制凭证相联系的金额用于预付销售税返还的目的。预制凭证和支付请求结合起 来也用 于保证及时支付发票以免损失现金折扣。

在预制凭证输入之前可以产生多种不同方案， 它们牵涉到不同的人。

例如， 一项凭证可以由一个会计人员暂时输入， 然后转交给成本中心的负责部门， 以 便支付。 凭证返回给该会计人员去完成。然后该凭证再提交给负责部门发出全部金额。 此时凭证才发出并被记帐。

 

“处理收到发票”的过程在 SAP 工作流程术语中定义， 它包括以下要 素：

·        触发事件：

EDI 发票、 扫描的、 凭证人工帐证单输入

·        输入的会计格式：

预制凭证输入， 带支付冻结樗的记帐

·        负责的企业部门

·        负责员工的工作地点

·        授权路径

系统允许用户描述这些工作流程或类似的工作流程。 系统备有工作流程方案供用户使 用。 用户也可以定义用户自己的工作流程， 为参与工作过程的人员及决策者制作工作流程， 以及制作公司的工作流程。

1.2.1.12多公司的未清项目

通过允许多公司记帐 (如收回物料)，系统可支持集中的未清项目。 对不同公司代码的 货物或服务引起的发票， 发票项目被输入到保留有该未清项目的公司代码。 总分类帐科 目在不同的公司代码间分配。 输入过程与在公司代码中输入凭证时所用的过程相同。

为每个公司代码输入的项目不必余额都是零。 但是所有项目的总余额则必须是零。 当 交易被记帐时， 系统自动为公司代码之间产生的应付款和应收款创建行项目。它也为每 个有关公司代码生成一个单独的凭证。 同凭证编号一起， 所有凭证还都被设定一个联合 交易编号。 这个编号用于随时描述总体交易。

1.2.1.13货币

用户可以用所需要的任何一种货币输入凭证。 每个公司代码都被指定一种本位币。 用 户可以指定多达两种的附加本位币。 这些“并行的“货币也按与本位币相似的方式被处理和更新。

系统以凭证货币、 本位币和并行货币来保存凭证金额。 系统会将凭证从本位币换算成 凭证货币。 它使用汇率表中的汇率或用户在记帐时入的汇率。另一种办法是， 系统可以 设定为只允许用凭证货币， 或者允许本位币和凭证货币都用， 来输入一定的金额。

系统会进行一般性检查， 看以本位币计的和以凭证货币计的凭证余额是否都为零。 由于货币换算引起的任何舍入差值均自动校正。

1.2.1.14净值记帐

“净值记帐“的意思是， 输入供应商发票时现金折扣考虑进去。 系统自动地从费用科 目或物料科目中减去现金折扣的金额。 它也生成一个附加的行项目以表明现金折扣。对 于用支付程序支付的发票， 系统为已记帐发票的现金折扣记帐按它使用净额记帐和支付 时有效的现金折扣率对帐。  最初计算的现金折扣和实际所用的现金折扣之间的任何差值 被记帐到一个分开的费用科目中。

这个过程能正确评估已有的流动资产和固定资产， 以及相应的费用。 这个过程避免了 以后必须重新记帐的现金折扣金额。

对凭证输入而言， 总额记帐与净值记帐之间并无不同。 只是对于用总额记帐记帐的发 票， 用户可以在凭证或支付建议中对现金折扣期限作后续的更改。在这两种情况下用户 输入的都是总价值。 系统修正这些行项目并自动记帐到清帐科目。

这两种过程在系统中可以并行地使用。

有许多功能能简化收到的发票输入 R/3 的应付帐款会计核算。 系统能够自动处理收到 的发票。 单个公司层次上的多种会计业务都可以同预制凭证的输入联系起来说明。

1.2.2贷项凭证

到期时， 贷项凭证记帐到系统中后就通过支付程序自动冲销。支付程序按相应的发票 自动冲销与发票相关的贷项凭证。 在贷项凭证不能被冲销的情况下， 可以用催款程序要 求供应商完成支付。

1.2.3支付

支付程序按输入系统中的定金请求创建供应商定金。 这些请求包含定金所需的全部信 息。 这些请求中也包含一个到期日， 在这个日期之前必须付出定金。定金请求作为一个 凭证存储起来。 这个凭证并不更新科目余额。 用户可以在任何时候显示单个请求、 对指 定供应商的所有请求、 或者全部已输入的请求。

1.2.3.1定金

定金本身是自动生成的。 在输入发票的时候， 系统指出已支付的所有定金。 在收到的 发票已被记帐之后， 已交的任何定金都按发票全部或部分冲销。支付程序最后管理的是 发票金额减去任何贷项定金。

定金无论是以总值交付 (包括销售税) 或是以净值交付 (不包括销售税) 都反映在供应商 帐户或总分类帐科目中、 在这两种情况下，资产负债表正确地反映了净值。

1.2.3.2支付

自动支付业务管理显示了 SAP 的应付帐款会计核算系统的最大优点。 系统也支持人工的支付结算， 如供应商的借项凭证程序。 这个过程在应收帐款会计核算的一章中说明。

自动支付过程分三步进行：

·        创建支付建议

·        编辑支付建议

·        支付凭证记帐、生成支付表格和数据媒体

1.2.3.3支付程序流程

支付程序最初是生成一个支付建议清单。 这个清单是基于凭证中的数据、 供应商主记 录、 特殊表格、 以及用户的选择条件。 支付建议可以编辑。支付也可以被直接引发。 对于大宗支付业务， 若干个会计人员可为支付建议同时工作。 他们可以作下列更改：

·        将建议的支付程序或者银行换成另一个

·        为需付款的项目更改现金折扣期限

·        冻结某些支付项目或者将其它项目并入支付中

支付程序利用基于修改过的建议的相应记帐来生成支付。 应付款被结清并连接到该项 支付上。 打印出表格并且可以生成数据媒体。系统记录下支付的过程， 使用户在任何时 候都可以检查并监控交易。

1.2.3.4支付程序的控制策略

已到支付期限的项目由支付条款和现金折扣的基础金额决定， 它们是当发票输入系统 时存储的。 SAP R/3 系统辨别多层次的支付条款。 包括多达两种的现金折扣和一个净值 支付截止日。 用户可以将支付条款作为一个组截止期输入 (如14天内3％折扣)， 也可将它 作为一个组日期输入， 如下月15日以前。

在不损失任何适用的现金折扣的条件下， 系统一般总是尽可能迟地支付。 它计算项目 的到期日， 保证得到最高的现金折扣。 系统也允许利用系统设置来将控制策略灵活地客户化， 以支持用户的公司在支付业务方面的特殊需要。

在某些国家 (如法国) 支付一般是在收到发票后立即以汇票进行。这就是说汇票的到期 日和净发票金额的到期日是相同的。 在这种情况下， 支付程序用汇票支付所有在特定时 间范围内 (如30－40天)到期的发票。

1.2.3.5支付方式

系统支持所有常用支付办法， 包括支票、 电汇、 汇票、 邮政支票、 以及多种各国特 有的方法：

·        支票/汇票程序 (德国 )

·        POR程序 (瑞士 )

·        LCA和LCC (法国 )

·        RicevufaBancarja(意大利 )

对每一个国家可以选择多种不同方法。

用户可以为每个供应商输入多达十种的不同支付方法。 到期项目可以大量一并处理， 也可以个别处理， 每个项目按其支付凭证来处理。

1.2.3.6银行选择

在选择了支付方法之后， 支付程序就决定支付应送达的银行。

每个供应商的各种银行详情和公司代码的开户银行在这个选择过程中都起作用。支付 程序决定：

·        适于支付的开户银行

·        最理想的供应商银行 (在电汇的情况下 )

系统基于一种优先权控制决定开户银行。 这种控制会考虑到每次向银行存入的金额。

开户银行的选择是基于受款人的业务地点 (按邮政编码)， 或者与供应商的银行详情无 关。 这个功能允许用户从利息的观点来优化支付过程。此外， 用户也可以指定将在供应 商主记录中或在凭证中使用的银行。

1.2.3.7支付格式与数据媒介

作为支付过程的最后一步， 系统打印出相应的表格或者生成一个数据媒体交换用的支 付表格。 此外,SAP script (SAP文字处理) 功能允许用户根据需要生成新的表格或者修改已有的表格。

系统为数据媒体交换生成一个包含所有支付信息的文件，这些信息符合所涉及国家的 银行规则。 数据可以转移到微机中， 并保存在盘上。

1.2.3.8数据媒体管理

数据媒体管理功能支持对支付业务中产生的那些数据媒体的管理。用户可以对每一个 数据媒体制作一个最重要数据的概况， 它包括：

·        支付过程标识符

·        开户银行

·        结算中心

·        计算的金额

用户也可以显示包含在数据媒体中的凭证， 并将它的内容输出到屏幕上或打印机中。

1.2.3.9支票管理

当不用支付凭证编号而开出支票时， 支票管理功能提供有效的支持。这发生于以下的 情况中：

·        管理预先编号的支票：

在美国、 英国、 法国、 加拿大、 澳大利亚， 银行提供已编号的 支票。

·        管理必须按银行编号或者必须按公司的要求编号的支票。如果支付凭证的编号太 长就会发生这种情况。 为了避免在若干年后发生支票编号的重复， 管理支票编号 也是必须的。

由银行或由打印机发出的支票被分成组， 每组被给予一个编号范围。 打印程序决定下 一个可用的支票编号， 并将支票编号与支付凭证编号的分配与存储起来。这个程序自动 更新支票编号的状态。 如果银行用电子方法 (利用磁盘或文件) 提供了作废支票的信息，信息就自动转入 SAP 系统。 如果银行提供了已作废支票的复制件， 用户就能利用 “已人 工兑现的支票”这一功能输入系统中。

从发出支票科目记帐到银行科目是自动发生的。 支票兑现的日期存储在支票登记文件 中。 已被兑现的或无效的支票可以归档。 用户仍然能够显示已归档的支票。

用户可使用支付凭证或支票的编号在任何时候调用支票以及有关的支付凭证信息， 用 户也可用其它条件如受款人、开票日期、等来寻查支票。

为了生成一个银行清单来检查收到的支票， 用户可创建一个文件， 将每一个开户银行 的所有支票列成清单。 类似地， 用户也可以创建一个包含存储干系统中的全部支票信息的支票息登记表。

支付程序的其它功能包括：

·        给代理受款人的支付

·        包含一个以上公司代码的支付

·        与客户销帐

1.2.3.10代理受款人

系统也允许用户向代理受款人支付。 用户可以如下建立代理受款人：

·        为所有支付建立：

在这种情况下， 用户应将代理受款人的账号输入供应商主记录的一般数据中。

·        为指定公司代码的所有支付建立：

将适当的说明输入该公司代码专有的主记录数据中。

·        为特殊发票的支付建立：

输入凭证的用户必须输入必要的信息。 用户也可对已记帐的凭证作后续的更改。系统必须明确地允许将一个代理受款人输入到供应商主记录中。

1.2.3.11牵涉多个公司代码的支付业务

SAP系统也支持牵涉多个公司代码的支付业务。 用户可将公司合并成组， 并为每组指 定一个控制公司代码。 所涉及的公司代码的所有到期项目一道处理，完成单次支付。 对 每一次支付， 系统产生几项凭证：

·        在控制公司代码中产生一个支付

·        为每一个完成支付的公司代码产生一个清帐凭证

系统自动为代码之间的应付付款和应收款产生记帐。

1.2.3.12同客户销帐

如果供应商也是一个客户， 则系统允许人工地或自动地冲销其借项和贷项， 这样做时 用户必须在两个主记录中输入相应的科目编号，用户也必须明确授权在公司代码的主记 录数据中冲销。 这就允许用户决定， 是否要为公司代码单独地冲销。

1.2.3.13支付接收

用户也可以自动地处理支付接收。 系统支持各种借项凭证程序， 也支持某些国家中常 用的汇票程序， 如汇票请求、银行本票等。虽然这些程序主要是用于 R/3 的应收帐款会 计核算中， 它们也能用于 R/3 的应付帐 款会计核算中。 在要求有托收授权的地方， 主记 录指出托收授权可适用的银行。

1.2.3.14货币

未清项的支付总是使用凭证用的货币来进行。 有专门的支付程序用于支付外币凭证。选作支付用的银行帐户与货币无关。 因此， 用户可用适当的外币帐户来完成外币支付。 从接收发票到付款的期间产生的汇率差值可以自动记帐。

1.2.3.15财务日历

财务日历允许用户在财务会计系统中安排周期性重复的工作， 如支付业务。 用户也可 以把它们交给负责的员工便于及时处理。 该员工就将在规定的时间接到通知。

这个功能给被授权的员工一个有关支付过程现状的概况。 该功能也允许这些员工追随 并检查过去完成的支付过程。

自动化的支付业务在最佳时刻支付未结的和到期的应付款，并将各个公司定义的支付 条件考虑进去。 系统利用一般的支付程序将支付条件考虑进去。 系统利用一般的支付程 序， 如支票、 电汇、 汇票等，支持有现金折扣的和没有现金折扣的支付。它也支持特 定国家特有的支付方法， 如表格、 数据媒体交换。

1.2.4特殊交易

对于应付帐款业务， 会计业务如发票、 贷项凭证和向供应商科目的支付的记帐， 也导 致相与之联系的总分类帐科目同时发生变化。这个总分类帐科目被称为统驭科目并被输 入到供应商的主记录中。

对于许多特殊的会计业务， 系统更新一个替代的总分类帐科目， 以下情况就是如此：

·        已交的定金

·        应付票据的责任

这些特殊业务在 R/3 系统中用一个特殊的总分类帐标记指出。 若干特殊的总分类帐业务可输入系统中， 一些例子包括：

·        定金请求

·        冲销定金

·        应付票据

用户可以用供应商的剩余项目一起处理特殊的总分类帐业务， 也可以单独处理它们。 每个用户都能够容易地将特殊业务加进系统中。

系统有合适的功能以处理 R/3 财务会计应付帐款会计核算中的特殊会计业务 (定金、 汇 票、 担保 )。 这些功能保证了资产负债表的准确性。

在 R/3 财务会计应付帐款会计核算中会计业务是如何体现的？

系统为输入非自动处理的会计业务提供了最佳支持， 这使用户能够既快速又没有差错 地管理每天的业务。

 

1.3凭证和帐户的处理

1.3.1凭证和帐户的显示

系统的功能允许用户显示：

·        凭证

·        牵涉多重公司代码的交易

·        科目余额

·        指定供应商的个别行项目

用户可以用凭证号码和公司代码显示个别凭证。 R/3 系统也有容易使用的寻查功能，使用户能够快速地得到所需的凭证。

用户也可以通过处理代码显示牵涉多公司代码的交易。 对于该交易中所涉及的所有凭 证， 这个号码都是相同的。 有一个概况能显示相关的凭证和行项目。在这个阶段用户也 可以使用显示全部凭证的功能。

1.3.1.1科目余额

科目余额表示出每一指定期间交易数字的概况， 它分成借项和贷项。 用户可以容易地 看到各期间的营业额， 也可以看到整个会计年度的特殊营业额 (定金、 汇票等)。 用户可 以立即进入屏幕上所显示的项目。

1.3.1.2行项目

用户可以按用户喜欢或要求的方式设置行项目的显示。这使用户可以按照一定的标准 将项目范围限制到一个更易管理的数量。

用户可以显示个别项目或者显示总计。 例如， 用户可以对每一个业务范围总计所有项 目。 进而将它们按期间和凭证类型分解。 用户可以定义任何总计变式。这些变式也结合 进显示之中。

用户也可以按用户的需要格式化项目清单。 如果用户定义了不同的显示变式。 显示项 目时用户就可以在它们之间交替选择。 用户也可以按用户选择的条件 (金额、 货币、 记 帐日期 )来分类项目清单。 此外， 系统还备有对查功能，它使用户能够显示清单的某些 部分。 利用这些功能， 用户可以显示：

·        一个记帐期间的所有项目

·        指定货币的所有项目

·        某一金额以上的所有项目

用户也可以显示一个以上公司代码的行项目。 当支付涉及多个公司代码时这个选项就 特别有用， 如果几个供应商属于一个合并的集团公司，用户可以显示所有相关供应的未 清项目的一个概况。 如果供应商也是一个客户， 则合并显示使用户能将借项项目和贷项 项目都表现出来。

以下功能保证用户能够对特定的供应商科目跟踪全部的会计业务：

·        行项目显示

·        显示牵涉多重公司代码的交易

·        包括了用户控制的先择、合计和分类的行项目显示

·        对合并的集团公司显示所有项目

·        科目余额显示，其中有余额、 供项及贷项合计、 以及营业额合计

1.3.2凭证的更改

系统有若干支持更改已输入凭证的功能。 用户可以按下列方式更改：

·        通过调出个别凭证

·        通过编辑多业务的凭证

·        通过请求指定供应商全部项目的清单，从该清单中更改选中的凭证

·        通过请求指定供应商全部项目的清单，成批更改特定字段

这些功能同显示功能一样易于使用。 已经更新过科目余额的某些数据以后不能更改， 这包括账号、 金额、 和控制记录。 对于财务会计模块与其它部件集成的系统，则还有不 能更改的其它字段。 例如， 如果系统使用这个成本中心会计模块， 用户不能对凭证的 成本中心作后续更改。

用户可以决定大多数字段在什么条件下， 可以被更改。 例如用户可以指定： 只要不曾 支付则支付期限就可以更改。 用户也可以指定：只有当凭证记帐期间仍未截止时， 某些 特定的科目指定才能被更改。

所有凭证更改都列成清单并且能够以清单的形式显示。

用户可以更改个别凭证或者更改若干凭证，作为用户可以指定可更改的条件， 系统将 记录所有的更改。

R/3 财务会计提供何种凭证及科目编辑功能？

R/3 财务会计模块灵活的显示及更改功能允许用户在任何时候查看指定供应商的帐户余额。 从而能长期注意其发展。

1.4信函

系统提供多种方式来分析供应商帐户。 例如， 用户可以产生下列类型的信函：

·        信件形式的对帐单和未清项清单

·        一般信件

·        帐户确认书

·        凭证摘要

·        利息结算单

系统允许用户在特定时段， 或对于特定情况， 自动产生信函。 所有信函都是以用户 的业务伙伴的语言生成的。

1.4.1.1对帐单和未清项目清单

供应商对帐单用于对帐， 或者用来获得业务伙伴的信息。 对帐单指出起始余额、 选定 时段内的所有项目、 以及最终余额。

未清项目清单是对帐单的特殊形式。 它也可以为对帐或信息的目的送交业务伙伴。 有 些时候未清项目清单也用作催款单。 这个清单指出指定结帐日期之前的所有未清项目。

这两种清单都包含：

·        凭证号码或参考号码

·        凭证的日期和类型

·        每个项目的货币和金额

·        到结算日每个项目的余额

如果适用， 科目余额也包括清帐凭证号码。 致总部的信件将其分支机构的地址列在信 的末尾。

R/3 系统使用表格作为信件的模板。 因此， 用户的信件可以包含附加的信息， 如每个 项目延迟的天数和结算日期等。

1.4.1.2一般信件

个别信件允许用户在产生信函时输入个别的文本。 这个文本将分开保存。系统自动决 定供应商的资料， 如地址。 用户输入信件就如同输入文本一样。

1.4.1.3标准信件功能

标准信件功能使用预先定义的文本。 用户只需要对其正在处理供应商提出标准信件 请求。 系统自动决定供应商资料， 如地址。 当会计人员变动时就可以发送一封标准信件给供应商。

1.4.1.4凭证摘要

凭证摘要功能允许用户就某一特定行项目 (如贷项凭证 )通知供应商。 用户可以设定哪 些行项目可以在系统中选掼。

1.4.1.5帐户确认书

帐户确认书要求多种选择。 作为第一步， 用户总是决定哪些供应商有最高的余额，并 为这些供应商户产生帐户确认书。 然后用户可以用各种选择条件从剩余的帐户中选出数 量有代表性的帐户。 用户也可以随机选 择生成替代的帐户确认书.

1.4.1.6内部凭证

内部凭证使用户将已输入系统的凭证完整地输出。 当用户没有原始凭证时，或者需要 内部流通的凭证时， 都可以使用内部凭证。

R/3 财务会计模块提供何种用户专用的信函功能？

对记帐业务之外发生的所有重要事实用户都可以产生书面记录， 并把它们包括在用户 寄出的信函中。

 

1.4.2报表

虽然用户可以进行多种在线评估， 但即使在 R/3 财务会计系统中用户也会需要制作某 些报表复制件。 也许由于待分析的数据数量巨大。 有时用户也会需要将复制件打印出来或者将某些报表制成缩微胶片。

制作报表的能力一般是这样来设定： 使用户可以在线运行所有报表。 用户将输出送入 屏幕或者打印机。 如果用户将输出送入打印机，用户可将清单保存在一个暂存文件中，  并商定以后是否要输出，和向哪里输 出。

1.4.3主记录清单

系统提供若干主记录信息评估和选择条件， 这包括按邮政编码和按统驭科目评估。 用 户可以指定该清单中打印的字段数目。 例如，用户可以生成一个仅包含供应商地址信息 的清单， 第二个清单可能有银行信息， 第三个清单可包含供应商主记录中的所有字段。 在调出报表时， 用户也可以在一定程度上影响将清单分类的方式。

1.4.4供应商分析

系统备有一些为供应商项目提供的报表。 例如， 用户可以选定的一个结帐日期写出一份未清项目的清单， 当然这些项目在系统中可以查到。 还有包括了未清项清单的分析， 它们允许用户定义制作报表的范围。

1.4.5科目

由于内存紧张， 用户不能将所有项目在结清之后在系统中无限期地保留。为了提供所 有项目的情况， 而又不必将档案数据也包括进去， 系统 将这些项目从凭证中分开存储， 这些记录只包含那些在供应商行中的信息， 此外， 这些记录经过分类，将已清项目放在 每个科目的起始。 结帐业务按结帐日期和结帐凭证号码分类， 所以用户总是能追随结帐 业务， 在结帐日期仍保持未清的那些项目列于每个科目的最后。 这些记录为每个帐户和统驭科目产生对帐总额。 这使用户能与会计系统的其它部分对 帐。

R/3 财务会计的报表编制功能是如何构建的？

系统为用户提供多种方式分析供应商数据。 这些分析对管理供应商信息很有助益。 用 户也可以将这些分析打印出来。