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光盘载体档案封面标注格式
1．依据GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档、与档案管理要求》的有关规定，根据重庆实际制订本标准格式。
2．本标准格式适用于重庆市各级综合档案馆、机关档案室以光盘为载体的档案资料的保管存储，其它档案馆、室可以参照执行。
3．封面格式
每套封面分正面和背面（含盘脊）。封面采用0.13MM厚的彩版纸制作。
正面尺寸规格采用121mm*121mm。见图一。
背面尺寸格式采用118mm*151mm，要留有7mm的折叠纸舌。见图二。
4．封面标注项目
4．1正面主要填写档案信息，包括全宗名称、光盘内容、时间、保管期限、件数、档号；
背面主要填写背景信息，包括光盘种类、文件类型、责任者、出版者、出版号、制作标准、制作时间、制作软件、制作设备、复制单位和复制时间；
盘脊主要填写套别和档号。
4．1．1全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
4．1．2光盘内容：准确概括本光盘存储的电子文件的主要内容。
4．1．3时间：光盘上电子文件形成的起止年月日，只有一个电子文件，填起始日期。
4．1．4保管期限：电子文件归档时划定的保管期限。
4．1．5件数：光盘中保存的电子文件个数，一个文件即一件。
4．1．6档号：标注档号由全宗号、目录号、光盘号组成。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：全宗内所属目录的编号，在同一全宗内不允许出现重复的目录号，目录号可以为空。
光盘号：全宗或目录内光盘的顺序编号，在同一个目录内不允许出现重复的光盘号。
4．1．7光盘种类：填写光盘载体的类型。如：CD-R、CD-ROM、CD-RW等。
4．1．8文件类型：用英文字母代表电子文件的类型，文本文件用T，图像文件用I，图形文件用G，影像文件用V，声音文件用A，多媒体文件用M，计算机程序用P，数据文件用D。同一光盘含有多种类型文件依次填写。
4．1．9责任者：光盘文件制发的组织或个人，即电子文件的发文机关或署名者。
4．1．10出版者：正式发行光盘的出版者。
4．1．11出版号：正式发行光盘的国际标准音像制品编号（ISRC）或国际标准书号（ISBN）。
4．1．12制作标准：制作光盘文件采用的ISO标准。如：VCD（VCD1.0、VCD2.0）采用白皮书标准；CD采用红皮书标准；用CD-R光盘刻录各种电子文件采用ISO9660/Joliet等。
4．1．13制作时间：制作光盘文件时的时间。
4．1．14制作软件：制作光盘文件采用的软件，包括操作系统和刻录软件等。操作系统如WINXP、WIN2000、WIN98等；刻录软件如：WINONCD、EASY CD CREATOR、DIRECT CD等。
4．1．15制作设备：制作光盘文件的设备，包括计算机类型、刻录设备等。
4．1．16复制单位：复制光盘的责任单位。
4．1．17复制时间：复制光盘的时间。
4．1．18盘脊项目包括：套别和档号。套别填写A、B或C，其中A表示封存，B表示利用，C表示异地保存。档号的填写用文书档案档号的填写标准填写。
4．1．19如果遇到特殊电子文件需要注明，可在背景信息后边的空栏内填写。
5．填写要求
填写光盘封面一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整，可用打印机打印。
附图：
图一
 图二  |
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