谁说汇报不可以赏心悦目
发布时间：2012-04-17 来源：Cfan 点击量： 937 我要评论
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最近经常有朋友问我如何写工作汇报，如何让工作汇报更好看，如何让领导多看两眼自己辛辛苦苦写出来的报告等等诸如此类的问题。于是，我觉得有必要单独开一个章节和大家聊聊关于工作报告设计与优化的话题，让大家以后无论是写Word报告还是PPT报告，都可以做到“赏心悦目”四个字。
策划《电脑爱好者》编辑部 监制 书童 撰稿 卓旌国际首席咨询师 包翔
首先我讲一件我亲身经历的事情。2007年我曾经为一家电信运营商做管理咨询项目，当我们参加完所有的招标会，过了两周之后对方告诉我们“中标了一半”的结果。我们当时非常诧异，咨询了那么多年，咨询了那么多单位，只听到过“中标”或“不中标”，从来没有听说过“中标了一半”的事情。客户方提出要我们项目组的项目经理与其他竞争对手公司的项目经理参加一次面试，面试成功才算真正中标。我们假想了很多客户可能问的刁钻问题去面试，哪里知道对方啥问题都没问就直截了当地给了我们一张A4纸，上面就印了一道当年的高考作文题，然后让我们结合这个高考题目写一份对这个项目的理解、实施思路和工作执行的商业报告。出门的时候听竞争对手的一位顾问轻轻骂了一句：“我靠，都是报告惹的祸。”由于我平时非常注重各种报告的素材积累，以及报告美化的技能，所以最终我当时作为项目经理在所有候选人中脱颖而出，拿到了这个百万级的管理咨询项目。现在看起来，不是报告惹的祸，而是报告给的幸福！
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话说2010年重庆市政府要求40个区县一把手汇报工作一律采用PPT，4分半钟汇报一年的工作亮色和来年工作憧憬。后来，众多好事者又专访区县一把手，谈谈PPT的制作过程中的艰辛，材料的筛选和拼凑安排等等，其言下之意，制作这样的PPT还是很费神费事的，有些领导甚至还加了几个通宵班才敲定。
为什么政府一改原有汇报形式要求用PPT汇报呢？仔细琢磨一下的话，答案显而易见，其实政府领导已经厌倦听“假空大话”式的Word长篇乏味的催眠型汇报，而是更希望看到简明扼要的悦读型汇报。
一、常犯的工作报告三大误区
结合我这些年的观察，我发现很多职场人士对于写演讲稿、工作计划、工作总结等工作报告存在三种比较常见的误区：
（一）误区一：“写好写坏一个样”
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我观察过很多朋友写工作汇报，最近还有好几个朋友让我给他们的工作报告出出主意，我觉得大家对工作报告从认识上可能还不是非常清晰，感觉这个事情是个累赘：一种人认为：“做好做坏就那样，再怎么写也没法改变现实”；第二种人认为：“即使写好了也不给我多加一分钱，随便写写就算了”；第三种人认为：“我千万要写差点，写好了以后都是我写”。坦率的说，在我十年的管理咨询实践中，我没有看见过一位有这样思想的人最终坐上领导位置的，哪怕是个小领导。所以，最后我总结出一条职场黄金定律：“写作是做事，做事就是做人”。
（二）误区二：“只要内容好，形式不关键”
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我想很多朋友都参加过“睡会”，大家一到会场等演讲人一开讲听了没多久就找个安稳的姿势一觉睡去，文人雅士们流点口水，彪悍无敌派则直接打起呼噜。你有没有想过这种会议的问题症结在哪？我总结了四个主要原因：一是会议和你本职工作关联不大；二是主管你的领导没有参会；三是台上讲的内容太无聊；四是报告压根没有任何美感可言。其实很多时候，睡会是这几种原因的综合产物。相反，你可以回想一下苹果公司Steve Jobs的每次演讲，他每次都穿几乎一样的黑色套衫和牛仔裤，他演讲的语音语调几乎也不曾改变，但是他的演讲穿透力极强，他的秘诀在哪里呢？除了演讲人出众的演讲才华和深厚的肚才之外，他的演讲报告非常简洁、美观。你可以想象一下，如果Jobs没有这种美轮美奂的幻灯片，他的演讲效果也肯定会大打折扣。所以，这其实给你我一个很重要的启示：报告内容很关键，但形式也很关键！
（三）误区三：“我没学过设计，能做成这样就不错了”
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有一次一位我培训的学员问我一个有意思的问题：“老师您觉得孩子和成年人最大的区别在哪里？”我回答道：“尝试！”成年人获取的知识和技能越多，他们对周遭的认知也会相对更周全，但自卫性的思考会越来越多，这直接导致了成年人遇到具有一定挑战性的事情是不像孩子那样敢于尝试。在我接触的很多接受PPT培训的学员大多数都说过这样一句话：“我没学过设计，能做成这样就不错了。”每次我都纠正他们说：“我和你一样也没学过设计，但我们有一件事可能不太一样，那就是你打开电视的时候，我打开了PowerPoint软件。”其实的确如此，我觉得设计没有那么多的高难度动作，关键是敢于尝试、勇于尝试，仅此而已。
二、工作报告优化的五大“魔法术”
接下来，我们将针对以上的一些误区进行“精准打击”，让大家在思想升级上，在整体布局上，在设计技巧上，都和大家分享一些我的个人见解和看法。其实，有些朋友在问：“你说的东西适合用PPT，我经常写的是Word，可能用不着。”错！错！错！无论是PPT，还是WORD，甚至Excel，汇报形式可以不一样，但是美化的思路和技巧都是一脉相承的，今天我讲的大多数情况下都是可以通用的一些工作报告视觉化的技能，我把今天教的内容叫做工作汇报的“魔法术”，其中包括五个部分：“思想”升级术、“封面”易容术、“表格”变身术、“图表”瘦身术、“内容”变革术。
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（一）“思想”升级术
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其实你写的任何汇报材料，尤其是给领导写的汇报材料体现的不仅仅是你的语文水平、美工水平等表面性的东西，更多体现的是你对领导意图的理解力、对工作本身的执行力、对时间进度的掌控力。因此，我很推诚置腹地和你说一句：“你的报告不是为领导而写，而是为你自己而写”，我也衷心希望大家首先要从思想上重视工作汇报，重视的不仅仅是汇报的内容，而且要重视报告的美观程度，让领导有种良好的体验，这才是真正的“职场体验经济学”。
1、写报告前一定要问清楚的五个问题
很多人接到要写工作报告的任务，头低着就退出了领导的办公室，然后阴沉着脸埋头苦干，辛辛苦苦写出来的一叠纸到头来很可能被领导“全盘否定”。这种“烈士型”写手我看的太多太多了，很多时候我会找机会和他聊聊，聊的内容很简单就五个问题：“这个报告谁去演讲？这个报告演讲给谁听？这个报告要汇报多久？最终哪天去做这汇报？希望突出哪些关键词？”
“这个报告谁去演讲？”代表了你写的报告的语气和格调，给局长写与给科长写的思路和视野完全不一样；
“这个报告演讲给谁听？”代表了与会者的级别高低，与会者级别越高，你写的报告所需投入的时间和精力就需要越多；
“这个报告要汇报多久？”代表了你写的工作报告的篇幅长度，正常朗读Word稿子的速度是120-150字/分钟，正常演讲PPT的速度是1-2分钟/张幻灯片；
“最终哪天去做这汇报？”代表了你现在还有多久可以准备写稿子以及美化稿子；
“希望突出哪些关键词？”代表了你写的核心思想应该围绕哪些内容展开。
2、天下文章一大抄，看你会抄不会抄
俗话说的好：“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”。我这里谈的思想升级不是让你抄文章，而是需要你从思想上必须注意平时各方面的素材的积累，千万别到要写的时候才手脚慌乱地到处找素材：
Word素材：你要注意积累工作报告可能用到的一些报告的通用格式或模板，我为大家总结了一些模板，大家可以去这里下载（http://dl./c04d1qvcbo）；
PPT素材：通常大家讲的素材分两种：模板素材、图片素材。（1）模板素材。我一直很奇怪，为什么有那么多人喜欢收集模板。因为一般公司都规定有自己的模板，所以根本没什么机会使用其他模板的，我建议不用下载那么多模板素材，要收集也是收集自己公司里的模板，确保有淡色底色和深色底色各一套模板即可。（2）图片素材。图片是PPT重要的组成部分，一般而言，我建议大家不要使用卡通人物的图片，而应该选择全真彩色图片。一般而言，你通常可以去下面几个网站搜索图片：微软官网office.microsoft.com/zh-cn/images/）、搜索引擎（image.google.com、bing.com/images、Flickr.com）、图片网站（昵图网、素材中国）等；（3）PPT教程。
Excel素材：大家可以去Excel Home（http://club./forum.php）和Excel吧（http://www./Bbs/）积累一些函数模型并讨论一下Excel的一些技巧。
（二）“封面”易容术
正所谓“良好的开端是成功的一半”，一份悦读型报告的基本要素之一就是专业、简洁、严谨的商务型封面。
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由于Word和PPT的阅读和演讲特点不同，两者的封面特点也是有差异的。总体上，封面都应该遵循“专业又不失内涵，稳重又不失活泼”的原则，Word的封面需要较为稳重的颜色，而PPT的封面可以选择相对亮丽一些的颜色。你可能要问：“我哪里去找模板呢？”
1、Word封面易容术
如果你要Word封面，你可以去微软素材官网（http://office.microsoft.com/en-us/?CTT=97），在搜索栏里面搜索“report”，然后再选择“Templates”，最后点击红色按键“Search”就可以了。
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细心的朋友肯定会发现为什么打开的是微软美国版网站，而不是微软中文站点。我要告诉你的是，美国版站点中的Word模板数量要大大多于中文版站点。所以呢，我们优先选择老美的网站。
由于这些下载下来的Word模板基本上都是可以编辑的，所以你可以直接用，在此我也不浪费口舌了，讲了那么多话，我也很口渴啊，我先喝口水先，嘻嘻~~~
2、PPT封面易容术
OK，我回来了。刚刚谈了Word模板，你肯定很想知道PPT模板，尤其是适合工作汇报的PPT模板去哪里下载。我今天也算是真情大放送吧，我已经为你准备了50个适合工作汇报使用的PPT模板，你可以去我的微博下载（weibo.com/1646148330/xEqtxtP57）。
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有些人下载下来之后会问一个问题：“封面我看得挺喜欢的，但是内容页的模板我不太喜欢，这个怎么办呢？”哈哈，我就知道你会问这个问题。我教你个改变模板的简单“四部曲”：
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（1）保存背景：你选择内容页PPT，如果你使用的是PowerPoint2003的话，请点击顶端任务栏中的“视图”中的“母版”，选择“幻灯片母版”，（如果你使用PowerPoint2007以上版本，直接选择“视图”标签，然后选择“幻灯片母版”）进入母版视图下，右键选择“保存背景”，选择文件夹保存图片；（2）去除背景：在母版视图下，右键“背景”，在弹出的对话框里选择纯白色背景，退出母版视图；（3）载入背景：再次进入母版视图，点击任务栏上的“插入”的“图片”，选择“来自文件”，选择前面保存的那张背景图片；（4）剪裁背景：选择背景图片后，点击图片工具栏里的“剪裁”功能（在PowerPoint2007以上版本里面，可以左键双击待修改的图片，然后选择“剪裁”功能）。
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（三）“表格”变身术
在设计领域有一句很经典的话：“文不如表，表不如图”。从总体思路上，大致有两种表格美化的思路，一种是“直接表格化”，另一种是“间接表格化”，前者比较直观，后者可能绕个弯。呵呵，可能你越听越玄乎了，如果你对这句话还没有特别感性认识的话，我接下来就用两个案例来向你诠释这句话的内涵，你可能就容易明白了。
1、直接表格化
我们首先看一个“直接表格化”思维的案例，这个案例是我以前给客户做个一页PPT，在这里除了可能涉及到客户商业机密的内容都做了替换处理之外，基本保留了当初的优化思路。
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改动前：我们可以看看上面这幅没有PPT原页面，其实这张PPT已经做得还不错了，至少不能说难看。它之所以“还不错”，那是基于三点：一是页面中有图片，而且能较好体现文字表现的主题；二是段落分隔较为清晰，几个板块的内容都较为清楚；三是层次清楚，有一级（主要优点），也有二级（简便高效管理等）。
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改动后：我们对PPT原稿做一些优化，你可以清晰发现巨大的变化：一是弱化无关信息。我们将“正当青春的学生……再无疆界”直接挪位到图片上，将空间腾出来给关键性信息；二是我们将较为重要的内容实施“表格化”操作。瞬间让整个页面的布局变得非常清晰；三是美化表格。无论是Word，还是PPT，甚至Excel，我们都可以对表格进行美化，一般表格美化的技巧有三个：（1）将表格的标题栏颜色加深，使整个表格的标题栏一目了然；（2）对表格绘制“斑马线”，一行隔一行设置颜色（一般用浅灰色），使每行都错落有致；（3）对表格的边框实施优化。你可以像案例中那样去掉纵向两边的边框，也可以保留边框，将边框设置为虚线，也可以将最外面的边框设置粗线而里面的边框设置为细线等等。
2、间接表格化
前面说的一种方法是将文字尽可能“合并同类项”，比较直接的一种表格化方式。接下来我要谈一下相对比较隐晦的表格化方式，我把它称为“间接表格化”。
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改动前：上面这页是一张较为普通的页面，很多文字，大致上也能看出来分了三个大的段落。大致上也凑合能看吧，呵呵。
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改动一：你知道原来的页面为什么难看吗？很重要一个原因就是只有文字没有图，那接下来我们就考虑插入图美化一下。（1）增加图片做美化。至于选什么图，这个图放什么位置，这就考验设计者自身的设计水平了；（2）用横线分割空间。为什么要这么做呢？各位朋友，你们自己想想看，琢磨一下；（3）给图片加个标注。加标注也是有讲究的，这个标注不是什么词都可以用，至少我是这么认为的。我开始起的三个词是“Different(不同)—Same（相同）—Decorate（修饰）”，后来我换成了“Different(不同)—Repeat（重复）—Decorate（修饰）”，为什么我要这么做？你可以好好琢磨一下。现在告诉你，上面这张页面就是一张表格，你信吗？你可能不太相信。我告诉你，你换个视角看，你会发现这张页面是个“三行两列”的表格。我通过插入图片，将页面进一步表格化，使得整体效果比前面好了很多。
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改动二：Lonely Fish不会满足于仅仅做个“较为美观”的页面，上面一个页面是想告诉大家，文字信息通过加入图片，可以重新布局为表格。现在我要告诉大家：文字不是仅仅是文字，如果使用的恰当，它完全可以具备和图片一样的功能（美化功能）。看上图，你可以看见一张“三行三列”的表格，而使用了艺术字体的数字将页面完全起到了美化的作用。
（四）“图表”瘦身术
作为管理咨询顾问，我可能比大多数人更理解图表的作用。在日常的工作报告中很多地方都需要用到图表，而且有了图表的报告通常让人觉得相对比较专业可靠。事实上，很多朋友不太知道如何使用图表，至少不太懂得“包装”图表。现在我重点谈几个图表设计的
1、简洁化原则
世界顶级视觉化大师Edward Tuft曾说过：“与数据无关的信息都不显示” 。他也由此提出了一个“数据笔墨（data ink）”的概念。所谓“数据笔墨”是指图表中不可去除的核心，是用来展示数据信息的非多余的部分。简而言之，数据笔墨就是图表中最内核的信息。
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在上图案例中，第一个图表就是我们经常看见的图表，或者说利用Office自带模板做出来的图表。看着样子也比较土吧？呵呵；第二张图表是我们在第一张图表基础上去除了灰色的背景和间隔线，并且将各个柱子的颜色也调整为了一种颜色；第三张图表是在第二张图表基础上将图表的整个边框去掉了，然后讲柱子的边框也去掉了；第四张图表则将纵向的坐标轴和横向的数值刻度也去掉了，同时将重点需要解读的柱子用对比色标注出来，同时标上数值（因为没有刻度了）。这样一张最简洁的图表就形成了，效果非但没有降低，而且表现力非常好。通过这个案例，告诉我们和图表无关的“肥肉”都是可以去掉的。
以后大家可以遵循如下原则为图表瘦身：（1）去除所有不必要的非数据元素，例如：去掉不必要的背景填充色、无意义的颜色变化、图表网格线；（2）弱化和统一剩下的非数据元素，例如：坐标轴、网格线、填充色、表格线都要使用淡色；（3）去除所有不必要的数据，例如：不在一幅图表中放置太多的数据系列，只抽取关键的数据。
2、平面化原则
图19
废话少说，翠花，先上图！各位看官，请看上图的第四季度的东部、西部和北部三个柱子，你觉得哪根柱子长？每次我外出培训，拿出这张图的时候，几乎90%以上的学员会举手说“一样长”。其实我很了解你们的心思，你们觉得“一样长”的答案更像答案，这就是典型的成年人思维，喜欢揣测出题人的意图。话说回来，把这套路用到一个职业管理咨询顾问身上，似乎有点……。公布谜底吧，请看下图：
图20
我不换数，只把3D图表变作平面图表之后，很显然你可以看出第四季度的三个柱子的长短了，三根柱子根本不是“一样长”的，而是北部的柱子最长。
这个例子其实很明确的告诉我们这样一个事实：以后在工作报告中，无论是Word还是PPT中，都不要用3D的图表，不管怎么样，都要用平面图表。切记啊切记，XDJM们。
3、解体化原则
我们在工作汇报中使用图表的时候，经常会使用一种带有表格的图表（如下图），很多接受我培训的学员一看到这种图就马上兴奋起来，纷纷向我抱怨或者控诉：“我们老板就喜欢这种图，我几乎每个月都要画很多这种图表”。说实话，我很反对这种图表，因为它违背了图表的本质——简洁并易读。
其实我这里必须提一个图表的关键原则——一切以领导旨意为准。我所有教授的内容都是客观、科学的原则，但给你发工资和奖金的人毕竟不是我，以后给你升职机会的也不是我，所以你必须兼顾领导的意志。你不一定可以一下子改变领导的想法，但你可以尝试着慢慢做些改变，这个月10张图表这样的，下个月搞个8张，再下个月减少到6张。
图21
从图表设计角度看，我们要强调“解体化原则”，就是表格和图表要解体，要分开。有了图表就不要再加表格，有了表格就不要加图表。即使没有带表格的图表，我们同样可以将图表表述得更加有说服力！你信不信？
图22
前一张带数据表格的图表仅仅是描述各个地市的客户保有率，仅仅是描述，而现在这张优化过的图表明显在表现力上比之前的要强有力的多，直接告诉阅读者“78.8%的分公司实现100%客户保有”，而不是给阅读者一堆数据，让他们自己去琢磨和领悟原始数据背后的含义。
记住：你画的图表一定要有分析，要让读者一眼看到你的论点！
（五）“内容”变革术
前面我说过“文不如表，表不如图”，前面也用案例讲解了“文不如表”，现在我来讲解一下“表不如图”，由于这块内容对个人的创意、设计等能力较高，所以我把这个内容放在最后。
1、表格变成图
图23
以上这是一张很多人在年底汇报时候可能会做的一张全年工作回顾简表。这张表格相对比较简单，但的确将很多信息作了很好的规整。但是这样的设计你不觉得很无聊吗？和同事的表格如出一辙。我们看看可以怎么设计呢？
图24
你不妨模仿“地铁运行图”，将工作和成绩分别设计成一条轨道线路，通过最底下的箭头，引导你从上往下浏览整个页面。在每个站点（其实就是你最近一年工作的里程碑）上将你最近一年的工作及成绩描述清楚。另外，将“站点名”提炼出一些主题词（规模、满意、清洁、新生）。
2、文字变成图
图25
改动前：典型的Word版PPT，标准的工作型PPT，字多无图无颜色。这种Word版PPT是很要不得的，因为PPT和Word其实分工比较明确，PPT负责提炼，Word负责详解。两种文件要配合着使用。像上图这样，把文字信息不分青红皂白往上一扔，基本上就是不打算让阅读者读下去了。当然，在某种情况下，这也是一种高深的厚黑学问，存心将一些信息弱化，让领导不注意。但很显然，这要求撰写报告的人的境界更高。
图26
改动后：你如果仔细看了改动前的文字，你可以读清楚，原文讲了三个议题：什么是员工满意度（WHAT）、为什么要做员工满意度（WHY）、如何做员工满意度（HOW）。去除那些虚话和套话，将讨论的话题一条条梳理出来，形成逻辑模型图，这就大大降低了页面的信息饱和量，使得可读性大大提升。
三、总结语
最后，衷心祝愿大家能在以后的工作报告中写出色彩，写出风采，写出精彩！如有问题，随时可以在我微博（weibo.com/lonelyfish1920）上私信我。谢谢！
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