时间管理之“紧急、重要”

前段时间看到一篇时间管理“四象限法”的文章

把事情按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。这个概念，对我的启发很大，因此生活和工作中都尝试着按照这个方法去分配时间和精力。但是，碰到了一些困惑。
1、有些事情，介于重要与不重要之间，不易区分
2、一天之内如何分配时间，哪段时间适合做重要的事情，哪段时间适合紧急的事情
3、“紧急但不重要”的事情，一般采用“授权”的方式；但是对于个人时间管理而言，如何“授权”
4、“重要但不紧急”的事情，其目标一般比较模糊，没有量化指标；实施的时候会感到比较“茫然”

 

针对上面几个困惑，我有一些体会

对于困惑一

把“四象限”扩展为“九象限”，重要与紧急的程度都分为1、2、3三个级别，1最弱，3最强；做如下划

紧急3：马上要做的事情，或当天必须完成的事情（如开会、处理电话或问题）

紧急2：一周内要完成的事情

紧急1：有一周以上的处理时间

重要3：我着力推行的事情；事情中，必不可少的一环，可能是瓶颈的问题

重要2：我支持的事情；事情中，需要我解决的问题，但不一定是瓶颈

重要1：我不关心的事情，很容易解决的问题

“九象限”处理方式：

重要3、紧急3：这类事情很少（比如高考前夕，招投标前夕），一定是尽量投入时间，把所有能调用的时间都用起来。重要的事情到了这步，必须保持冷静，梳理各个环节的工作，强化各种常规和应急方案。

重要3、紧急2：尽量投入大块、整段的时间，整理前面的成果，根据目标，弥补缺失，完善工作

重要3、紧急1：这类事情比较多，尽量留出整段的时间，明确阶段目标。要注意，安排合适的时间和地点，尽量排除外界影响，在这段时间内，高效处理。

重要2、紧急3：最好立即处理，短时间内找到处理方法；具体细节实施，可以找人去做，或者合作（注意，对方一定要能很快理解我的意图）

重要2、紧急2：安排合适的时间处理，在自己解决重点环节之后，如果有资源可以找人扫清剩余工作；如果只有自己一个人，可以再确定时间，集中精力解决

重要2、紧急1：由于这类事情不是自己主推的，处理的时候可以多跟主持者沟通，找到问题关键节点，同时寻求更多资源。

重要1、紧急3：事情耗时少，根据具体情况参与；事情耗时长，及时与相关负责人沟通，或者直接不去，事后再沟通

重要1、紧急2：提前沟通，尽量不去做；必须做的，一周内集中一段时间处理

重要1、紧急1：这种事情，就不用考虑

对于困惑二：
这个困惑还没找到具体时间分配，原则上如下两点
1、精力充沛、外界干扰少、并且有1个小时左右整块时间，这样的情况下，适合做相对重要的事情
2、精力较差、干扰较多的情况下，处理一些事务性工作（写写日志或周报）
针对自己的情况，可以做如下尝试
早上，刚去的时候，用半个小时，处理完邮件（主要的报告，找人讨论问题，催人解决问题）。
之后，沟通一下各方面的进展情况，归类各个事情的重要、紧急程度

最后，根据重要、紧急程度，处理事情
这一点，还是很难做到，经常是被紧急的事情打乱

对于困惑三
无权可授，推而不动；最后，时间还是耗在“紧急但不重要”的事情上了
最近，两件事让我感觉，推而不动。一件是测试，自己不在场，测试进度很慢，碰到问题就卡住动不了；另一件是自测环境，遇到问题，花很长时间沟通都不一定能够解决；最后，自己就陷进去了。。。
个人觉得
第一，先解决合作者的主观意愿问题，挖掘合作者的需求，或者寻求高层资源的帮助；
第二，对于会频繁沟通，很容易出错的问题，还是好好整理一份简明扼要的文档
第三，如果问题还没解决，细化处理步骤，以邮件、文档的形式，告知大家
第四，这点很重要，需求高层的各种支持（资源上的，态度上的等等）

 

对于困惑四
这类问题，我觉得应该把大的重要的目标细化分解
比如打算做好一个专题培训，我想需要分为如下步骤
1、征集这个专题的培训，采取访谈的形式，找对这个方面比较熟悉的人，了解需求
2、挖掘这些需求背后的实质问题，实际上，大家是想做个什么事
3、根据专题需求，列出细分点，分别大量查找资料，阅读大量资料（这个不能偷懒）

 

 

 

 

 

未完待续。。。。