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作者：卢昱莹  时间老是不够用，事情永远做不完！明明报告的截止日期在N个月前就知道，却总是拖到最后一天才熬夜拼命？在不经意间，我们或许已陷入「笨」（做事没方法）、「懒」（拖拖拉拉）、「慢」（时间管理出问题）的陷阱当中。本文教你打击这3个敌人，做起事来更顺手。 打笨：找出逻辑工作法 1.设定一人会议：大脑需要至少15分钟不被打扰的时间，才能进入深思状态，但我们常被不定时插入的事情所干扰，象是电子邮件、电话等等。建议预约一个只有你一个人参加的会议，把计算机搬到会议室中工作，并关闭收信通知、拔掉网络线，让自己静下心来思考。记得先把需要的资料准备好，避免再次连在线网。 2.用「确认清单」制造创意：创意是现代工作人最需要的能力之一，但创意并不是灵光一闪，而是可以运用方法「挤」出来的。 除了和同事脑力激荡，还可利用「确认清单」（checklist），亦即按照确认清单的指示，依序回答有效产出创意的一连串问题，强迫创意产生。 3.切割会议目的：把会议区分为决策会议、报告会议、创意会议、确认会议，再根据目的选择应出席人选。如果能在开会前就先分发相关资料，让出席者事先阅读，能确保会议有较好的质量。主持人要引导出席者说出意见，沟通整理重要的参考意见，并适时指出对立意见的症结点，最后再确认结论。 4.写报告要有「3主干」：写报告是每个上班族都会碰到的工作项目，但报告要写得简洁易懂，才能为自己加分，而非变成惹恼老板的导火线。 首先，要清楚知道报告目的，亦即让读的人在看过后可以得到结论，采取行动，做下决策。为了让报告呈现清晰架构，不妨先列举出10项想写在报告内的想法或事物，再判断彼此的关联性，最后浓缩成3部份，成为「主干」，每部份的细项就是「枝叶」。完成架构后再下笔，就算报告不是条列式，但也隐含了条列的逻辑构造。 5.建立脑中的逻辑树：合乎逻辑的说明想法，可以利用「逻辑树」作为辅助工具。所谓「逻辑树」是一种「不遗漏、不重复」地掌握说话内容，并利用树形图分解、整理的方法。在脑中一边想象逻辑树，一边进行说明，就可以提高听者的了解程度。 打懒：改掉拖延毛病 6.列出借口清单：追踪你的拖延借口一周，注意自己拖延想做或该做的事情时，所冒出的念头，并找出消除它的对应想法。这是了解自己，观察想法如何影响言行举止的好方法。每个人都有疲劳、厌倦或太忙碌的时候，但这不能长期拿来当做逃避的理由，不管是什么原因，你必须正视并赶走让你怠惰的念头。 7.订定明确行为目标：行为目标有几个特征：你和他人都看得见、明确具体的、可细分成小步骤、第一步可在5分钟内完成。目标要用「行为」来界定，例如「我要更新履历表，把它放上网络」或「我要和牙医约时间看牙」。用明确的用语，就会得到规划的线索，继而瞄准阶段性小目标，以达到最终目的。 8.「未计划表格」创造成就感：每周行事历上列出预定要做的事，可帮自己提前了解有多少时间已经排进事情，剩下的就是能用来达成其他目标的最多时间，也可帮助自己理解时间都用到哪。 藉由「未计划表格」（un-schedule），写下往后7天预定会做的所有活动，并把确切时间标注上去。这不是要求你写下该做什么，它只是显示你「有多少时间」可以利用。当目标完成，就用表格来记录进度，例如朝目标工作了半小时，就在表格上涂掉半格，把实际完成的事情记录下来，更容易有成就感。 9.营造愉快心情与环境：人之所以会拖延，常是因为对做事感到痛苦而拖拖拉拉。但若将重点摆在「行动」与「感受」的连结，透过营造一个让自己心情愉快的行动环境，就能促使自己去做。例如播放喜欢的音乐、到喜欢的咖啡厅、准备舒服的桌椅等等。 10.运用「有组织的拖延」：谁说拖延一定是坏事？你可以拖延得很有效率。史丹佛大学教授约翰?裴瑞（John Perry）称之为「有组织的拖延」（structured procrastination）。 如果要拖延的是有生产力的任务，建议把拖延的时间用在搞定不紧急却得做的事情上，象是整理书桌、写感谢函。虽然我们仍会感觉到罪恶，但起码完成了一些事。 打慢：掌握有限时间 11.拟定限度：为自己设定限度，例如一天只收2次信、一次只回覆5封信。设定限度可从目前生活习惯，比较你认为的理想状态来着手。比方说，想要将每日收信次数从15次减少到5次，下一步就是用一周来试验，看你选出的次数是否合适，如果不合适，就重复调整，直到找出最佳限度。 12.专注单工：一次只处理一件事情。每天早上第一件事，就是处理最重要的一项任务，亦即「最要务」。如果一个早上能完成2～3个最要务，之后完成的工作，就变成额外的收获了。 练习专注当下有几个方法，例如吃饭时乖乖吃饭，不要看书、看电视，只把重心放在咀嚼和品尝菜肴；此外，可藉由慢跑，将注意力放在步伐、呼吸与身体律动，强化专注力，不要去想与当下无关的事情。 13.清空收件匣：英特尔（Intel）曾做过内部调查，发现员工平均一周收到350封email，花在上面的时间相当多。其实，对待email信箱要像使用实体信箱一样──清空它！这可以训练自己当下就做出决定，是否需要保留这个讯息。 建议在收信程序中，设定「待办」、「参考」、「延后处理」3个资料夹，每次收信就决定该放进哪个资料夹。例如“CC”、“FYI”等类的信，就能收进参考资料夹中。 14.批次（batch）管理：为了提升计算机处理速度，管理员会将相同或类似的工作集中，让计算机一次处理，此举也能运用在工作上。我们可以用「行动」或「情境」来分类：前者将类似工作集合在一起，再找时间一次做完；后者则是把工作项目用档案夹标记为琐事、在办公室、在家处理等等，例如，「通勤中」资料夹就是适合通勤时间处理的工作。 15.掌握优先级：利用紧急／重要程度建立矩阵，「紧急度」以截止日期来分，「重要性」则以主管、公司整体、客户等角色判断。 一般来说，最优先处理与往后递延两个工作很好理解，但「紧急不重要」与「重要不紧急」的工作，则要以后者为先，虽然它看不到速效，但如果花时间调整，就会发现隶属于「紧急不重要」的事会愈来愈少。记得，要以「N字形」的处理顺序来把事做好。 |
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