一、“数字”标签 [纸上谈兵] ①根据单元格中实际输入的数据,先选定相应的数据类型(如“数值”等);②再配合数据类型,进一步设置数据的具体格式;③设置前的情况;④设置后的情形。 [实战演习] 身份证号码轻松输入 大家知道,在Excel默认情况下,当单元格中输入的数字位数超过11位(不含11位)时,系统将以“科学记数”格式显示输入的数字;当输入的数字位数超过15位(不含15位)时,系统将15位以后的数字全部显示为“0”。这样一来,如果我们要输入身份证号码(15位或18位),身份证号码就不能正确显示出来了。此时,我们就请“数字”标签出山,来解决这一“难题”。 1.完整显示出身份证号码 选中需要输入身份证号码的单元格(区域),打开“单元格格式”对话框,进入“数字”标签,在“分类”下面选中“文本”选项,确定退出,再输入身份证号码即可。 [小技巧] 在输入身份证号码时,在号码前面加上一个英文状态下的单引号“'”,即可让身份证号码完全显示出来(不要担心,确认后,该单引号是不会显示出来的)。 2.让格式自动添加固定的数字 大家知道,身份证号码的前6位,是省、市、区(县)的代号(如“340505”等),如果持证人是同一区(县)的,输入这样的的身份证号码,可以让“数字”标签帮你减轻输入的工作量:选中需要输入身份证号码的单元格(区域),打开“单元格格式”对话框,进入“数字”标签,在“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右侧“类型”下面的方框中输入:"340505"@,确定退出。以后,输入身份证号码7位及以后的数字(如“198903040611”),系统会自动在前面加上相应的代码,形成完整的身份证号码(如“340505198903040611”)。 二、“对齐”标签 这个标签控制数据的3个属性——对齐方式、显示方向、控制文本(参见图2~4)。 [纸上谈兵] 1.①设置数据左右对齐方式(默认为靠左);②设置数据上下对齐方式(2000默认为“靠下”,XP默认为“居中”;③设置数据的缩进(也就是通常所说的退格);④设置前;⑤设置后(图2)。 2.①将数据设置成竖排格式;②③均用于设置数据的倾斜方向,可以通过拖动②区中指针设置,也可以直接在③区中输入具体数据设置;④设置前;⑤设置后(图3)。 3.①选中此选项后,当单元格中的文本一行容纳不下时,系统会自动将文本转行排列;②选中此选项后,当单元格中容纳不下数据时,系统会自动将数据缩小排列(上一项选中后,此项不能无效);③选中此选项后,可以将选中的多个单元格合并成一个单元格;④设置前情况;⑤设置后情形(图4)。 [实战演习] 让姓名排列的整整齐齐 时下,员工的姓名,以3个字和2个字的居多,也是4个字或更多字的。可以用“分散对齐”或“缩小字体填充”来让它们排列整齐。 1.同时选中输入3个字和2个字姓名的单元格区域(需要用Shift和Ctrl帮忙选择),打开“单元格格式”对话框,进入“对齐”标签,按“水平对齐”右侧的下拉按钮,选中“分散对齐”选项,确定退出。 2.同时选中输入4个字和更多字姓名的单元格区域,打开“单元格格式”对话框,进入“对齐”标签,选中“缩小字体填充”选项,确定退出。 [特别提醒] 遗憾的是,上述两项功能不能同时使用,希望微软能在下一个版本中加以改进。 三、“字体”标签(图5) [纸上谈兵] ①拉动滚动条,设置字体;②设置字型;③拉动滚动条,设置字号;④点击下拉按钮,设置下划线;⑤点击下拉按钮,设置字符颜色;⑥设置上、下标、删除线等特殊格式;⑦预览设置效果;⑧上标设置前;⑨上标设置后。 [实战演习] 让标题更具魅力 利用“字体”标签,可以一次性完成表格标题的个性化设置。选中标题所在的单元格(通常是合并居中后的一个单元格),打开“单元格格式”对话框,进入“字体”标签,设置字体为“华文新魏”,字形为“加粗”,字号为“22”号,下划线为“双下划线”,颜色为“蓝色”等,设置完成后,确定退出,一个漂亮的标题就呈现在你的眼前了(图6) |
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