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Excel 基础应用小贴士

 四季平安符 2013-03-14
1、跨列居中
在Excel中应当尽量避免使用合并单元格,在使用函数、复制单元格时,合并单元格会成为一个很头痛的问题。
为了美观,有些人喜欢表头合并单元格并水平居中,其实可以用另外的方式达到相同的效果——跨列居中。

12.jpg


上面两种效果除了文字不同外,视觉上没有什么不同,但是合并单元格无法选中已经合并的单个单元格,跨列居中方式的则可以单独选中。
设置跨列合并步骤为:
先选中表头区域,单击鼠标右键→设置单元格格式→对齐→在水平对齐下拉列表中选择【跨列居中】
图片 1.jpg

2、缩小字体填充
工作表中有的单元格看似没什么问题,只是个日期而已,但是预览或打印后,发现打印出来却是:#########
怎么避免这个问题出现呢?其实很简单,只要稍微设置一下就OK了。
设置步骤为:
选中单元格或区域,单击鼠标右键→设置单元格格式→对齐→勾选【缩小字体填充】复选框。
图片 2.jpg

3、分散对齐
有些人在输入姓名时为了美观,习惯在2字姓名中间加入空格,这在使用函数时可能带来错误的结果。
有什么办法即美观又不会使函数出错吗?当然可以的。
设置步骤为:
选中单元格或区域,单击鼠标右键→设置单元格格式→对齐→在水平对齐下拉列表中选择【分散对齐(缩进)】
图片 3.jpg



4、填充
单元格对齐方式中的填充功能在实际应用中并不多见,如附件表格中的红色符号分隔各小段就是填充对齐效果,在一定程度上起到美化表格的作用。
设置步骤为:
选中单元格或区域,单击鼠标右键→设置单元格格式→对齐→在水平对齐下拉列表中选择【填充】
13.jpg


5、填充空白单元格
下表是某班级成绩表,这种姓名栏空缺的输入方式非常多见,用函数求某学生单学科成绩时出错(下面绿色区域),
用数据透视表分析成绩时,出现统计结果并非预期结果。
15.jpg


解决这个问题的方法是把空白单元格填充相应的姓名。通常的方法是选中一个姓名下拖,再重复下一个姓名,如果班级人数相当多的情况下,这种方法无疑是非常低效的。
下面来看一种比较快速的方法:
选中区域,按【F5】或【Ctrl+G】组合键调出定位对话框→单击【定位条件】→勾选【空值】→单击【确定】;
依次输入【=】(等号)【↑】(方向键),然后同时按【Ctrl+Enter】,完成填充。
定位空值.gif


根据需要可以把该区域复制后选择性粘贴为数值。
完成填充后的效果见下表,用函数求某学生单学科成绩或数据透视表分析成绩,都能得出正确的结果。
16.jpg



6、选择对象
在Excel中对象包括图片、自选图形、艺术字、SmartArt图形、图表、文本框、控件等。
选择多个对象的方法是:按住【Ctrl】或【Shift】键,用鼠标单击对象,该对象即被选中。
如果在工作表中有众多的对象(见下图),全部选中它们的方法是:
17.jpg


按【F5】或【Ctrl+G】组合键调出定位对话框→单击【定位条件】→勾选【对象】→单击【确定】。
按以上步骤即选中当前工作表中的所有对象,选中状态下按【Ctrl】单击某对象可取消选择该对象。

有些对象无法选中,比如ActiveX控件。下面的复选框、微调按钮、标签,单击都不能选中。
18.jpg


要想选中它们做相关的操作,必须切换到设计模式下。切换到设计模式的步骤如下:
Excel 2003:在工具栏单击鼠标右键→【控件工具箱】,单击控件工具箱上【设计模式】按钮。
2003.jpg


Excel 2007:需在【Excel选项】→【常用】选项卡中勾选【在功能区显示""开发工具""选项卡】,单击【开发工具】选项卡下的【设计模式】按钮即切换到设计模式。在设计模式下便能选中ActiveX控件。
2007.jpg




7、复制可见单元格
下表隐藏了李四的成绩,即【76:78】行,复制该区域后粘贴,隐藏的单元格也一起复制到目标区域。
19.jpg


只复制可见单元格的操作步骤为:
选中区域,按【F5】或【Ctrl+G】组合键调出定位对话框→单击【定位条件】→勾选【可见单元格】→单击【确定】,然后复制→粘贴,这样就不会复制隐藏的单元格区域。
21.jpg


选中区域后按快捷键【Alt+;】能够快速选中可见单元格区域。

8、复制跳过空单元格
下面两表是2个班级的成绩表,学科与得分表述有所不同。
22.jpg



要统一学科与得分的表述,操作步骤如下:
先建立一个规范名称的表格,不修改区域留空(见下表)→选中该表,复制
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选中【C86】单元格,选择性粘贴,勾选【跳过空单元格】
24.jpg



再选中下一个表格,按【F4】键重复执行粘贴操作。
21212.gif



完成后的效果见下图:
25.jpg


9、不打印错误
在Excel函数计算时,出现错误值的情况时有发生,可以套用其他函数避免出现错误值。
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但是面对已经做好的表格急需打印,又不想打印错误值,具体操作如下:
Excel 2003:依次单击【文件】→【页面设置】→【工作表】→【错误单元格打印为】后的下拉列表选择错误值显示的方式;
Excel 2007:依次单击【页面布局】选项卡→【页面设置】功能区右下角的扩展按钮→【工作表】→【错误单元格打印为】后的下拉列表选择显示的方式,如选择【<空白>】,则错误值打印后显示为空白。
4.jpg


打印后的效果如下:
27.jpg


10、每页打印标题行
有些工作表有几百行甚至更多行的数据,希望打印每页顶端的标题行,在页面设置里很轻松就能做到。
打开【页面设置】→【工作表】→鼠标定位到【顶端标题行】后的引用位置文本框→选择工作表上的行号→【确定】
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这样设置后,在每页的顶部实现顶端标题行的打印。
同样设置【左端标题列】,能实现在每页打印工作表左边列的标题。

11、单色打印
在工作表上为了能直观地显示数据,可以改变单元格区域的字体颜色或填充色。
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但是打印时又不希望出现这些颜色,在页面设置里也为我们提供了这种方便,具体操作如下:
打开【页面设置】→【工作表】→勾选【单色打印】前的复选框→【确定】

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设置【单色打印】后的打印效果如下图:
29.jpg
注意:设置字体颜色与填充色一致的方式隐藏数据的单元格(如附件中的【B51:B52,B54:B55】),看似没有数据,设置单色打印后同样会显示。
12、Excel中的双击功能
在Excel中双击鼠标有很多功能,以下列举几个非常实用的双击功能:

a、双击格式刷,可重复使用格式刷,按Esc或单击格式刷退出;
b、鼠标移动到活动单元格右下角呈黑十字状双击填充柄,将该单元格中的内容向下快速填充;
c、鼠标移动到选定单元格边框呈放射状箭头时双击,快速定位到当前区域的相应起始位置;
d、全选工作表,鼠标移动到行号或列标之间双击,快速设置行或列为最合适的行高或列宽;
e、鼠标移至水平滚动条右端成双向拖拉箭头状时双击,以活动单元格左边框为界域垂直拆分工作表;
f、鼠标移至垂直滚动条顶端成双向拖拉箭头状时双击,以活动单元格上边框为界域水平拆分工作表;
g、双击被拆分的工作表上的拆分条,撤消拆分效果;
h、Excel 2007双击选项卡标题,功能区在隐藏、显示之间切换。

13、发掘鼠标右键的功能

a、鼠标移动到活动单元格右下角呈黑十字状拖动填充柄,出现填充的选项菜单;
b、鼠标移动到活动单元格边框呈放射状箭头时右键拖动至目标区域,出现复制或移动的选项菜单;
c、按住鼠标右键拖动对象,出现复制或移动的选项菜单;
d、在状态栏单击鼠标右键,可以选择在状态栏显示的项目;
e、鼠标右键单击滚动条,根据出现的选项可快速导航至目标区域;
f、Excel 2007右键单击功能区上的命令将该命令添加到快速访问工具栏。

14、省力的重复操作——F4键
Excel公式编辑中按F4键切换引用位置的相对引用与绝对引用,在工作表中按F4键可重复执行上一步操作。
a、重复设置格式,所有【设置单元格格式】操作都可以按F4键重复设置;
b、删除或插入单元格区域,删除或插入整行或整列,按F4键重复上一步操作;
c、隐藏(或取消隐藏)行或列、调整行高或列宽,按F4键重复上一步操作;
d、复制→粘贴后,选中目标区域按F4键重复粘贴操作;
e、执行插入或删除分页符后,选定下一目标区域按F4键重复上一步操作;
f、对象的格式设置完成后,选定下一个对象按F4键,重复设置相同的格式;
g、插入自选图形后按F4键,在原自选图形上重复插入同一自选图形。


15、Excel 2007继续使用Excel 2003快捷键
Excel 2007在工具栏安排有了非常大的改变,很多Excel 2003的老用户经常找不到工具。
Excel 2007时仍可继续使用Excel 2003的快捷键。
Excel 2003中按住Alt键依次按菜单名称后的字母便是该工具的键盘快捷键,
例如【突出显示修订】的快捷键为:Alt+T+T+H。(见下图)

11.jpg
 


几乎所有的功能菜单都可以用键盘快捷键执行,要记住这么多快捷键非常困难,但是记住几个在Excel 2007中比较难找的功能快捷键将为你节省不少时间,比如:

记录单:Alt+D+O
数据透视表:Alt+D+P  (【多重合并计算数据区域】在2007中未找到,特此推荐)
加载宏:Alt+T+I
作为数据管理,合并单元格确实不是个好办法,用跨列距中不错!
谢谢楼主用心,看你占了两个位,到时候需要这个位时通知我,留给你::P


 

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