接上一篇科技博文，时间管理 —— GTD，本来是计划将iphone的 Todo这个应用当作 GTD 的一个使用例子放在一起写的，但是在写作中，发觉文章拉的太长了，自己看起来都不方便，于是将它一分为二，上篇讲 GTD ，下篇讲 Todo。
终于要让 Appigo 的 Todo 出场了，不容易啊，被封杀了一周了。
一、软件介绍
1、界面中部
先看看Todo的主页面，上面是系统预设的列表清单，包括：
“全部”——清单列出所有的待办事项
“关注”——可以根据你的设定筛选出目前该关注的事项
“带星号的”——如果有的任务排得很后，可以用添加星号的方式显示在醒目的位置
“收件箱”——暂时存储所有需要加工的杂事
下面部分是使用者自定义的列表清单，这是一个不错的设计，假设我们根据自己的实际情况定义了“乘地铁”“办公室”“电话”“家庭”这几个清单文件夹，我们可以想想看：
1.1 早晨乘地铁的时候打开随身携带的“乘地铁”文件夹，或许里面是当天的任务列表，也有可能是自己正在构思的小说大纲
1.2 到办公室之后将“乘地铁”文档放入包中，打开桌上的“办公室”文件夹，看看需要做哪些工作，需要阅读哪些与工作相关的资料
1.3 早晨10点的时候把“电话”文件夹打开，给里面记录的每一个回电话，沟通你已经做好充分准备的话题
1.4 下班回家后打开“家庭”文件夹，看看改修马桶了？还是该指定家庭理财计划了？
多么的游刃有余，多么享受的生活啊～～呵呵～～
2、如何自定义列表清单？
那么如何得到这样的清单系统呢？从我们的生活中有一些这样的分类方法，比如：
男人和女人和非男人女人：这三个类别基本上包含了所有的人类，未知的外星生物不算。。。。。
工作、生活、娱乐：我们的每天都离不开这三种类别
亲人、朋友、知己、认识、其他：如果想按照老师、同学、同事、网友、驴友。。。。这样的方式去划分的话会很累。
好在DavidAllen已经帮我们做好了这部分工作，他的划分方式应该是经过实践检验的，能充分表达他对GTD的经典理解的，但是他的清单系统仍然有个问题：对我们来说过于繁琐。
2.1 经典清单
DavidAllen经典的 GTD 清单，但它有个缺点就是太繁琐
“任务清单”—— 列出所有需要完成的任务标题，如周末野餐
“下一步清单” —— 马上可以执行的一个确切的行动，如明确参加野餐的人数
“等待清单”——需要等待其他人的配合的行动，如等待A君联络野餐使用的炉具
“将来也许清单”——时间跨度较长的一个念头，如找个时间去西藏，也可能最终不会执行
“悬而未决清单”——还处于思考阶段，无法确定何时处理的想法，如是否要更换一个博客地址
2.2 个性化清单
有的朋友会列出非常个性化的清单，比如说：
“公交车清单”--- 专门在公交车上阅读的清单
“女友清单” --- 答应女友要做的事情
“无聊时清单” --- 在无事可做是要做的事情
“厕所清单” --- 在如厕时阅读的清单
这种清单会有一个问题，在下面谈到“标签”的时候顺便会说。
2.3 我自己的自定义清单
其实，大部分的自定义清单都是可以整合到GTD的标准清单里的～只不过我们强调它的场合、对象、时间段，所以将它单独提取出来变成了一个“自定义清单”。我根据自己习惯，定义自用列表清单为
“个人”——属于本人的，如阅读，写作，体育锻炼
“家庭”——如每月电费，电话费缴交，每周卫生清洁
“工作”——所有工作相关的提醒
“购物”——平时我一般不用购物，所以有时候需要的时候经常会忘记，特设一个清单提醒自己
3、界面下部
界面在下方有5个快捷按钮，分别是“同步”“场合”“标签”“检视”“设置”，至此，有心的朋友可以看到 GTD 的几个要素已经齐备。有了随身保存杂事的“收件箱”，有设置关注条件的检视，有带场合和标签功能的整理功能。
“场合”--在任何清单中都可以套用场合来筛选待办事项，下面会介绍
“标签”--下面会详细介绍
“检视”--待办事项一多，寻找就狠方便，支持中文字随打即找！
“设置”--各种设定都在这边调整，下面会介绍
4、界面上部
进入到“全部”清单内，Todo会根据待办事项的到期日／优先级分类排序（预设值），分成今天、明天、下个星期、未来、已完成五个大类。左上方回到所有清单画面，右上方用来新增待办事项。
点选有闪电的＋号是快速新增，这是Todo只会在上方出现单行的输入列让你把杂事记录下来，在这个状态下，你不需要考虑那些杂事该怎样加工，不用管它该放哪个场合分类、到期日是什麼时候、重要性如何.... 你要做的就是清空头脑，将杂事放进 Todo中，等到我们有时间再来好好加工这些杂事就好，而Todo也真的很聪明的把快速新增的项目自动為你收进Todo中喔！
5、新增一个任务
最旁边的＋号是标準的新增任务，用这个方式新增任务Todo就会带出完整的新增画面。我们会用到与待办事项有关的栏位通通都放在这边了！
Todo 支持多行的待办事项标题，所以你可以把事项的大纲都写在这边而不用另外用到“便笺”栏位也OK。
这里还有另外一个 Todo 独家的特色是待办事项的种类，分为八种：
普通
项目（可建子任务，并可设置上下文、时间等，适用于需要在多个时间段完成多个任务的事情）
核对单（可建子任务，但仅可打勾，不可设置上下文、时间等，适用于购物提醒单等）。
呼叫联系人
用邮件发送联系人
用短信发送联系人
访问地点
访问网站
这后面五种类型更与 iPhone 紧密结合，以“呼叫联系人”这项来说，Todo 可以让你直接从通讯录中加入联络人的电话、新增联络人电话或是单纯键入电话号码，要拨号的时只要按一下事项标题前的橘色电话图示就会直接拨号啰！！
同理，“用邮件发送联系人”为你开启Email 、“访问地点”为你开启地图、“访问网站”为你开启，超方便的啦！
6、场合介绍
在上面介绍 GTD 的时候，已经详细介绍过了“场合”，这里再简单说一下，“场合”是某种可以批量完成某类任务的特定的场所，如“电脑”这个场合，当我坐在电脑前，我就是写博文，上网购物，可以搜索我需要的资料等，这些可以在我处于“电脑”场合的时候批量完成。
在 GTD 还有一个场合是inbox（收件箱），当我们的行动还没有分配场合时，就放在此处，有时间时再做清空inbox的工作。场合的设定，要根据个人的工作不同来调整，但是我建议每个人的场合不要太多，这样在分派场合给行动时才不会太复杂。批次处理属于GTD水平处理的范围。
下图是我自己的场合设定。
关于场合的设定技巧，台湾的twhsi的BLOG有篇博文有很好的阐述，鉴于处于大陆的朋友可能无法访问台湾的网页，摘抄出来如下：
1. 場合的設定
GTD中的場合，就是一般所說的工具及場地，有電腦的地方才能處理文書打字，有電話時才能打電話，當面溝通通常需要我們移動到特定地點，在吵雜的地點就未必是好好閱讀書本的環境。我們的下一步行動，若是依照場合來整理，就可以很有效率，依照場合處理，就是一種批次處理的概念。以我自己為例，我自己會設成以下的場合
a. 電話聯絡
有電話，手機才可以作的動作，我把打電話的清單都列在一起，有時間時，一次打完，這樣就可以節省大量時間
b. 電腦相關
安裝軟體，寫email，上網搜尋，電腦文書處理等，都需要手邊有台電腦才能執行，所以整合在一起，就可以批次處理
c. 閱讀及寫作
我自己很喜歡閱讀，也有一個部落格，長期寫時間管理及閱讀心得的文章，並針對財務、時間管理、自我成長三方面長期寫作，所以我會在iGTD排定寫文章的次序，這樣子隨時知道自己該讀的書，該收集的資料，有時間時則努力寫作（例如這篇文章: > ）
d. 規劃思考
在iGTD中每一個行動（task）都有一個地方可以寫備註（note），我常常會在此寫入對這個行動的想法。當有比較複雜的狀況，我就用心智圖等軟體，當我有些時間思考時，我就會拿出規劃思考場合清單，好好思考一下一些懸而未決的事情。
e. 當面聯絡
當面聯絡需要我們或別人在某個時間到達某個地點碰面，相當浪費時間，但另一方面來說，這也是解決問題品質最好的方法。當要和人碰面前，我也會在備註（note）寫下到達碰面地點的資料，加註要談的重點，讓雙方碰面的效益提昇。
f. 自己動手
其實執行GTD久的人，都會避免在瑣碎的事項上，親自動手，把寶貴的時間花在沒有意義的小事上，真的是太可惜了。
但是對於一些只有自己可以執行才可以的行動，我都會安排大塊時間，迅速完成，避免事情成為懸案。例如這篇文章，我預計寫四、五個小時刊出，所以我準備了三個時段，每次一到兩個小時，在干擾很少的時候，全力寫作，僅快完工。
g. waitting
有時有些行動已經授權他人處理，但是他人還沒有回報，我就會放在此處，以免場合檢視的項次太多了。
h. someday/maybe
有些事情，想做，卻不是現在一定要作（例如到南非衝浪、到阿根廷去看看以前在美國的同學），此時就可以把這些夢想放在此處，等有時間時，拿出來看看。或許就可以實現夢想了。
twhsi 建议的是a-f六项可以作场合
7、标签介绍
上文说到使用者自定义的很个性化的清单如下，
“公交车清单”--- 专门在公交车上阅读的清单
“女友清单” --- 答应女友要做的事情
“无聊时清单” --- 在无事可做是要做的事情
“厕所清单” --- 在如厕时阅读的清单
这里面存在两个问题：
1）.同时维护这么多的清单会造成效率低下
处理一个stuff你可能会产生犹豫：“看《三国志》的电子书这件事情好像既属于公交车清单，又属于无聊时清单，到底应该放到哪个清单里呢？”这就存在耦合问题。
2）.降低清单的可跟踪性
假如你选择了折中方案，将“看《三国志》的电子书”同时放入了两个清单，虽然解决了选择清单的问题，但是有没有想过，如果这件事情做完了，难道还要分别在两个清单里将他们分别划掉？？这样下去我们的清单系统就会一塌糊涂。
解决方案：进行“tag式清单录入”，并且利用Todo的过滤器功能设定关注内容进行检视工作。
什么是“tag式清单录入”呢？举个简单的例子就清楚了，还是拿上面“公交车清单”和“无聊时清单”来说事，在处理“看《三国志》的电子书”这个stuff的时候，我们可以将它分别放入“公交车清单”和“无聊时清单”，因为这件事情在“公交车”上和“无聊时”都可以做，所以这样的处理是合乎逻辑的。
ok，你现在非常的无聊，这时候你拿出 Todo，点击“无聊时清单”的过滤器，这时候会显示出你可以“看《三国志》的电子书”，同样，你在公交车上的时候也可以找到这件stuff，这样你公交车上就有事做了。
当这件事完成的时候，你从任何一个清单来看，他都是完成状态。
场合和标签有什么不同：
某一个任务的场合只能有一个，例如上面说的看《三国志》电子书，你只能设置场合为“公车”或者“外出办事”；
但某一个任务的标签可以是0到多个，同样例如看《三国志》，可设置标签为“阅读”和“无聊时”或者加上“古典”等你所喜欢的标签。
下图是我自己的标签设定：
8、设置介绍
如下图，设置里面可以设定任务清单的排序依据，可以锁定屏幕不旋转，可以设置同步信息。
值得一提的是，Todo 3.4.2版本已经增加了大众期待已久的提醒功能，当初我就是因为Todo没有提醒才将乐顺备忘录作为我的待办事项提醒工具的，这项提醒功能，我尚未试用，留待下次写。
Todo 支持 Remember the milk 于 Toodledo 这两家网上待办事项的网络服务的同步！！
因为Remember the milk （RTM）需要付钱才能用，所以我就用 Toodledo 做同步，Todo 与 Toodledo 到1.4版之后已经能完美的搭配起来了，目前我仅仅把与 Toodledo 的同步当做备份使用。不过 Toodledo 其实也有非常多的玩法，像是透过 twitter、firefox、Dashboard widget... 等都可以新增待办事项，无形中这也让 Todo 的新增事项也变得更多样化！
二、 Todo 使用示范
1、查看并分析“收件箱”的杂事，根据实际需要，根据杂事创建任务，并把任务归入适当的列表清单，加上场合、标签等属性。如果有必要，创建“核对单”，或者“项目”，并把相关的“任务”移过去整合。
如下如按左下角的“移动”按钮，然后选择相应的“核对单”或者“项目”整合。
2、适时查看“关注”和“带星号的”的任务，努力去完成它们。而当完成的时候，就标记“完成”。
3、中途遇到波折，随时修改更新任务，不要拖拉。
比如，当在超市没有买到称心的书桌，计划到网络上买，那就随手把购买书桌的场合从“外出办事”修改成“电脑”
4、 GTD 和 Todo 可以代替你的大脑去记忆东西，并安排恰当的场合让你更容易地批量去完成任务；但是要记住它只能解决行动过程中的种种可以被执行的问题，而不能代替你或者强制你按计划行动。所以最终的关键还是使用者本身的意志，但我相信，有了合适的工具，只要坚持，总可以有显著的效果的。
