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Word状态栏揭密 ----zhuan

 顽童阁姥 2013-06-21
 
 
----您是否认真研究过Word窗口下方窄窄的状态栏(如图1所示),其实您如果熟悉并了解状态栏里各部分的含义和功能,将会为您编辑文档带来很大的便利。下面,就让我们暂时把状态栏分为左、中、右3个部分,分别看看每个部分中提示的含义。

图1

图2----这部分显示有关文档的3个信息(如右图所示):

----首先是“页”。该项按您的设定(如果有)显示页码; 需要注意的是,这里显示的信息是文档中的页码域所反映的页码数值,即编辑者通过“插入页码”等方式插入的数值,而非文档实际页面的序数。

----第二项是“节”,显示窗口中显示的页的节号。

----第三项是“页码/页数”,即按文档中实际页数显示的页码和总页数。注意这里显示的页码才是实际序数的页面。

----在编辑长篇文档时,这3个信息对于用户非常实用,可以帮助用户迅速判断目前编辑页面在全文档所处的位置。例如一个典型的报告,会包括至少3个主要的部分:封面、目录和正文。按照排版规则,这3部分的页码会独立编制,其实现办法是使用分节符分隔这3个部分。假设封面和目录各占一个页面,正文共45个页面,那么,如我们正编辑正文第1页,就可以在状态栏的这一部分见到如下信息:“1页、3节、1/45”。

----另外,如果我们需要迅速定位页面、书签等信息,还可以用鼠标左键双击这一部分,即可打开“查找和替换”对话框,并自动进入“定位”选项卡(如图3所示)。使用“定位”功能,可以在长篇文档中方便地查找特定的页面、节、书签等对象。除了双击状态栏的这一部分之外,Word还允许我们使用F5键来打开同样的对话框。

图3

----Word状态栏的中间部分也有3个信息,显示的分别是位置、行和列数值(如图4所示)。“位置”表示的是从页面的顶部到插入点之间的距离; “行”表示的是插入点所在的文本图4行,而且这个行数是只当前页面的行数,而非插入点在整篇文档中所处的行数; “列”表示的则是以字符数目计量的,从左边界到插入点之间的距离。在显示列值的时候,Word会把单个汉字和单个英文字母视作同样的一个“字符”。比如在插入点左边有6个汉字,则列的值为7; 同样如果左边有6个英文字母(如单词worker),列的值仍为7。而且在计算列值的时候,空格和标点符号也计算在内。

----同样,双击这里也会打开“查找和替换”*“定位”对话框。

----查看此处的信息时需要注意的是,如果插入点不在窗口内,这里将不显示任何数据。

图5----这一部分的信息最为复杂,也是初学使用Word的用户最容易忽视且最感到迷惑的。我们就按照图5上的编号,依次来说明它们的作用。

----⒈录制

----点击这里将显示“宏”录制器的状态。

----我们在需要录制宏的时候,通常通过菜单激活宏录制器,步骤比较繁琐,需要选择“工具”*“宏”*“录制新宏”。而如果双击状态栏上的“录制”二字,即可打开或关闭宏录制器(如图6所示)。这样,录制和编辑宏,都会方便许多。一般状况下,“录制”显示为浅灰色,这表明录制器处于关闭状态。

图6

----⒉修订

----“修订”选项平时也显示为浅灰色,这表明文档未处于修订标记状态。而双击“修订”即可打开或关闭修订标记功能。修订是Word为提高文档编辑效率,尤其是工作组文档的编辑效率而设置的重要功能。它使得电子文档的审阅成为可能,如运用得当,我们就可以真正实现文稿编辑、审订的无纸化流程。

图7

图8

----一般用户如果没有注意到状态栏里的“修订”二字,且不了解其作用,只会通过选择“工具”*“修订”*“突出显示修订”打开相应的对话框,并单击“选项”按钮进一步打开修订选项对话框(如图7所示),这样的步骤很繁琐。使用状态栏上的“修订”可以简化这一操作。如仅仅需要激活修订功能,即在编辑文档的时候标记出修订的内容,可以用鼠标左键双击“修订”二字。而如需调整修订选项,或者审阅现有的修订等,则可以使用鼠标右键单击这2个字,此时可以得到如图8所示的快捷菜单,从中选择我们需要的功能,就可以快速进入下一步的编辑流程了。

----⒊扩展

----在Word中选择文本的时候,本来是想拖动鼠标到下一屏幕的某一地方,结果眼看着无数个页面飞速掠过,总是不能定位到您想要的位置。这时,您可以先双击“扩展”打开该模式,然后用光标移动键来选择文本。与双击“扩展”等值的按键是F8。或许您经历过这样的尴尬: 由于不小心按了F8,然后不论是用鼠标指到哪儿,还是按光标移动键,经过的文本都会呈选中的状态,像中了魔法一样。其实这就是因为打开了“扩展”功能。此时,您可以双击呈开启状态(黑色)的“扩展”二字,使之恢复到关闭状态(灰色)即可退出“扩展”功能。

----⒋改写

----用户对改写模式并不陌生。在默认情况下,改写模式处于关闭状态,此时“改写”二字显示为浅灰色。当我们双击“改写”或按动键盘上的Insert键时可打开该模式。这时候,如果在插入点键入字符,将会替换掉后面同等数量的字符。

----⒌语言选项

----正如微软所宣称的,Word 2000是一款真正的兼容全球多语种的文字处理系统。由于Microsoft Office 2000 程序使用 Unicode 文字编码标准。在同一篇文档中,用户可以使用80 多种语言编辑和查看文档,这大大方便了某些工作中经常使用多种语言的用户,比如跨国公司的员工、外语工作者等。不知您是否有这种担心:当文档中同时键入了英语、法语和德语等西方语言,Word如果继续使用其默认的拼写检查器检查文档,那岂不是充满了拼写错误?这个担心非常合理,但却不那么必要,因为Word 2000可以自动检测大多数的语言,并决定是否对其进行拼写检查,以及使用何种语言词典进行检查。当然,这种功能有时候也不是百分之百可靠,当Word无法正确识别您键入的语言时,可以选择特殊语言的文本,然后双击状态栏上的语言选项,并从列表中选择正确的语言就可以了(如图9所示)。

图9

----⒍拼写和语法检查的状态+后台打印状态

----在平时,这块区域用于显示拼写和语法检查的状态。如果Word正在查错的过程中,将在书上出现一支动画笔,如果没有找到任何错误,图标的书籍上将显示一个红色的对号,如果找到了错误,将显示错号(×),同时文档中出错的地方会被添加红色的波浪线。在有错误的情况下,双击这个图标即可修改错误。

图10----如果我们用鼠标右键单击这个图标,则可激活快捷菜单,里面有“隐藏拼写错误”和“选项”2个项目(如图10所示(右))。单击“选项”,我们可以进入“拼写和语法”对话框设定我们所需的拼写和语法检查特性(如图11(下)所示)。

图11

----当我们完成了文档的编辑进行打印时,这个区域又会被用来显示后台打印状态。当打印机图标出现时,说明Word 正在后台打印文档。打印机图标旁边会有不断变化的数字,显示了正在打印的页的页码。双击这里的打印机图标可取消打印任务。打印完成后,这个区域会重新显示拼写和语法检查状态。

----⒎保存状态

----这一区域一般为空白,位于拼写和语法检查状态区的右边,该区域在图5中没有标示出来。在编辑文档的过程中,如果我们按动了工具栏上的保存按钮或使用Ctrl+S组合键来保存文档,或者当Word依据自动保存的时间间隔来保存文档时,这一区域会出现一个闪动的磁盘图标,这说明Word 正在后台保存文档。

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