德国档案馆安全体系建设的启示

国之档案 2013-07-01

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德国档案馆安全体系建设带给我们的启示

文章作者：王勤

　　德国联邦政府设有联邦档案馆，各州、市、县也分别设有档案馆，这种体制从1866年普法战争后开始形成。德国各级政府非常重视档案馆安全体系建设，给笔者留下了深刻的印象和启示，值得借鉴。
　　德国档案馆馆库建设与档案装具。德国档案馆的安全硬件基本包括档案库房、档案装具两部分。以柏林市档案馆为例，柏林市档案馆建成于1911年，有很厚的墙，本身的温湿度就很好，只要添加少许设备，就能够达到档案永久保存的恒温恒湿的效果。总体布局是档案库房在中间，办公室在外围环绕，因此过道中有许多门。柏林市档案馆从建成至今没有进行过大修，仅仅对内部进行过改造，可见其建筑质量是非常好的。为预防火灾，柏林市档案馆在档案库房安装了自动喷淋系统。同时，该市的消防队都有本市档案馆的内部布局图，如遇紧急情况方便开展抢救。如果遇被水淋湿的档案，工作人员会把它们送到冷库中冷冻，基本是零下40度，然后再采取措施进行干燥去湿处理，恢复档案原貌。
　　在档案装具方面，德国档案馆普遍使用的是密集档案柜，这样可以节省库房空间。档案柜的钢材也很结实，对档案起到了一个很好的保护作用。进馆后的档案被去除金属物后，装入无酸纸盒中保存。德国档案按照一个保管单位（相当于我国的卷）进行检索。
　　德国档案馆员工的安全培训与专业档案修复。德国各个档案馆的正式工作人员大部分都毕业于马堡档案教育学院，他们在学习各项专业知识的同时，也接受了相应的安全培训。据毕业于马堡档案教育学院的海德堡市档案馆馆长布鲁姆博士介绍，他们各个档案馆之间有一个协定，相当于我国的应急预案。海德堡市档案馆与海德堡大学档案馆就有协议，遇到紧急情况，各档案馆的所有人员都去救援，不论是火灾还是水灾，他们按照应急预案一步一步操作，发生的费用大家平摊。救援后，由专门单位进行馆库维修和档案修复。应急预案中强调的是组织工作，应急措施制定得很详细，措施中每个人职责分工明确。
　　德国的档案修复是很专业的，如德国有一个跨三个州60个档案馆组成的档案人员协会，经常搞一些纸张抗老化的研究与探讨。在马堡档案学院也专门设置了档案修复的课程。在巴登—符腾堡州有一个专门对档案进行去酸防腐的公司，对于重要档案的保护，档案馆往往通过选择购买利用该公司的最新技术来实现。
　　德国档案馆的档案数字化加工与网络利用。联邦档案馆从档案接收、整理、提供利用开始逐步进行档案数字化加工工作，科布伦茨、柏林、弗赖堡三个分馆统一使用一个数据库。在柏林有170万条数据，科布伦茨有150万条数据，弗赖堡有45万条数据。按照目前的档案数字化加工能力，预计五年后将有1500万条数据。联邦档案馆使用的软件并不是简单购买的，是档案馆与有关公司共同开发制作的，档案软件还在不断研发升级。通过档案数字化数据共享，他们可以做到那份档案在哪个城市哪个档案馆架子上存放，不管档案在哪，电脑上都有一个登记显示。接收进馆档案后，他们把30年保密年限设置上，严格按规定30年以后开放。当然，私人移交的档案是双方约定的解密期。电子目录可以在档案馆阅览室任意浏览，由于技术和其他客观原因所限，联邦档案馆还不能满足利用者在家网上浏览档案。曼海姆市档案馆在网上开放了1.3万张图片和7000多份文件档案可以在互联网上搜索，虽然设有密码，只需申请即可。曼海姆市的档案只许看，不能放大和传播，因为页面下都标注了法律规定。德国档案馆的数据检索的层次是到达一个保管单位，他们认为对利用者来说，同专题在一起使用最方便。曼海姆市现存1900年以前家族卡片29万张全部实现了数字化，1900年—1985年200多万张户籍卡的数字化已完成了一半。按规定德国公民每个人在退休时候都要出示工作证明，以此来领取各项社保待遇，因此每个人都能充分感受到档案的重要性。档案数字化后方便了广大公众的利用，同时严格的法律规定以及完善的网络管理保证了数字化档案在使用中的安全。
　　德国档案馆安全保障工作给我们的启示。要健全国家综合档案馆档案安全保障体系，首先必须从法律上加大对档案安全事故的惩治力度，把安全保密作为高于一切、重于一切头等大事。在德国，联邦和州政府及其管理机构提供的档案，要求阅览只能阅览，同意复制才能复制。利用环境表面上看非常宽松，但是违反保密规定，特别是触及个人隐私权的时候，德国的档案法是严厉的，违法人可能面临罚款和起诉。
　　德国的经验告诉我们，档案安全保障体系首先应该是法律层面的，其次才是各单位的制度规定；坚固的库房和细致的修复技术是馆藏档案高枕无忧的保障；通过诸如马堡档案学院这样的机构培养各级档案馆工作人员的安全技能和安全意识，制定完善的应急预案保证档案在突发事件中得到保障是必不可少的。