如何开一个成功且有意义的会议？日经bp网站专栏作家高桥俊树认为，会议召集人若能在会议前，依照以下4项要点逐项准备，便能有效避免会议流于表面、变成枯燥且无谓的例行公事。
步骤一：决定具体的讨论主题
首先，决定开会的主题，愈具体越好。如果主题抽象、漫无边际的话，讨论时容易产生不相干的意见，偏离议题中心，难以统整出真正可用的想法。
步骤二：设定会议目标
决定好主题后，必须设定出会议预定达成的目标，例如：解决某个问题、完成一项提案等，避免模糊不清的目标设定。要注意的是，必须确认这个「目的」是否真的有必要开会，避免抱着：「总之先把大家集合起来再说」的想法，导致互相浪费时间。
步骤三：确认参加者人选及工作分配
对的会议参与者，才能真正有助于达成会议的目标，一定要慎选与会议主题确切相关的参加者，同时向他们传达明确的工作任务。如此一来，不仅可提升参与感，也不必在会议开始时，才临时决定每个人的职责，既可节省时间，也能避免匆促划分职责下引起纷争。
步骤四：准备会议流程表
会议的流程表应包含：会议主题、会议目的、会议目标、会议时间、参加人员、会议的细项及时间分配、参加人员的职责及会议前应准备事项、必要资料等。并注意会议的时间不可过于冗长，导致参加者的注意力无法集中。
此外，通知会议时，最好亲自将资料送到参加者手中，若使用邮件通知，对方可能因忙碌而忽略。
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