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马欣波 正式沟通英文名为formal communication/Communication Object Official，一般指在组织系统内，依据组织明文规定的原则进行的信息传递与交流。例如组织与组织之间的公函来往、组织内部的文件传达、召开会议、上下级之间的定期情报交换等。 非正式沟通是指办公室在正式沟通渠道之外进行的各种沟通活动，一般以办公室人员之间的交往为基础，通过各种各样的社会交往而产生。作用可以弥补正式沟通渠道的不足，传递正式沟通无法传递的信息，使办公室领导了解在正式场合无法获得的重要情况，了解办公室人员私下表达的真实看法，为决策提供参照；减轻正式沟通渠道的负荷量，促使正式沟通提高效率等等。 非正式沟通和正式沟通不同，因为它的沟通对象、时间及内容等各方面，都是未经计划和难以辨别的。已如上述，非正式组织是由于组织成员的感情和动机上的需要而形成的。其沟通途径是通过组织内的各种社会关系，这种社会关系超越了部门、单位以及层次。在相当程度内，非正式沟通的发展也是配合决策对于信息的需要的。这种途径较正式途径具有较大弹性，它可以是横向流向，或是斜角流向（Diagonalflow），一般也比较迅速。在许多情况下，来自非正式沟通的信息，反而获得接收者的重规。由于传递这种信息一般以口头方式，不留证据、不负责任，许多不愿通过正式沟通传递的信息，却可能在非正式沟通中透露。要层层传达，势必造成信息传递的速度较慢，由此会导致一个时间差，即人们需要适当的信息的时刻和信息最终到达时刻之间的时间差。而非正式的信息传播渠道，恰好可以弥补这一空缺，由于它是一种多方位的信息传递方式，即信息传递不仅可以是垂直的，还可以是横向的、斜向的甚至是跳跃的，信息通道全方位发散，使信息的传递更迅速。此外，这种信息由于是个人之间的私人交流，所以信息传递也不受时间限制，可以在24小时内全天进行有效传播，这无疑也加快了它的传递速度。其次，它还使信息的传递者具有更大的参与欲望。一般来说，在一项正式的信息发布之前，人们总是最先从其它非正式渠道获得一定的信息。尤其是当它与个人自身利益密切相关时，如公司将裁员、迁址、被兼并等消息，人们会更加关注事态的变化，期待着更进一步消息的传达，甚至是主动向上级部门询问消息的真实性、表达自己的想法，从而最终影响或改变决策。所以，通过非正式沟通渠道，人们会有更强的参与意识，而不是以往的(正式渠道)的被动接受命令或向上级报告工作结果。它使员工深刻地意识到自己是其中的一员，有权发表自己对问题的看法。第三，非正式的沟通也有助于增进组织内部人与人之间的关系。 除了道听途说 非正式沟通是以社会关系为基础，与组织内部的规章制度无关的沟通方式。它的沟通对象、时间以及内容等都是未经计划的，随机性较大。因为非正式组织是由组织成员的感情和动机上的需要而形成的，所以其沟通渠道是通过组织内的各种社会关系，这种社会关系超越了部门、单位及层级。非正式渠道不是由一定组织中的管理者建立的，因此，管理者对它较难加以控制。非正式沟通对正式组织具有重要的影响，它是形成良好组织氛围的必要条件，所以，管理者必须重视非正式沟通的作用。在很多情况下，来自非正式沟通的信息更易于接收者的重视。由于这种沟通一般是以口头方式进行，不留证据，不负责任，有许多在正式沟通中不便于传递的信息却可以在非正式沟通中透露。 非正式沟通往往来源于人们的闲聊，一般把闲聊时的信息称为传闻或小道消息。根据专家的研究，组织中有百分之八十的小道消息是正确的。尽管这样，组织也并不能过分地依赖这种非正式沟通途径，因为这种信息遭到歪曲或发生错误的可能性较大，而且往往无法考证，尤其是与员工个人问题紧密相连时(如晋升、待遇等)，常常会发生所谓的"谣言"，这种谣言的散布对组织往往会造成较大的麻烦。 非正式沟通具有如下几个特征: 1. 非正式沟通的信息往往不是完整的，有些是牵强附会的，因此无规律可循。 2. 非正式沟通主要是有关情感的问题，虽然有些与工作也有关，但常常会带上感情的色彩。 3. 非正式沟通的表现形式具有多变性和动态性，因此它传递的信息不但随个体的差异而变化，而且也会随环境的变化而变化。 4. 非正式沟通并不需要遵循组织结构原则，因此传递有时较快，而且一旦这种信息与其本人或亲朋好友有关，则传递得更快。 5. 非正式沟通大多数在无意中进行，其传递信息的内容也无限定，在任何时间和任何地点都可能发生。 非正式沟通的优点是沟通不拘形式，直接明了，传递速度快，容易及时了解正式沟通难以提供的内幕新闻。非正式沟通的缺点是难以控制，传递的信息不确切，容易失真，而且可能导致小集体的产生，影响组织的凝聚力和人心稳定。所以管理者应该予以充分注意，以杜绝起消极作用的小道信息，并利用非正式沟通为组织目标服务。 集群连锁（cluster-chain）。即在沟通过程中，可能有几个中心人物，由他转告若干人，而且有某种程度的弹性。密语连锁（gos—sipchain）。由一人告知所有其他人，犹如其独家新闻。 随机连锁（probabilitychain）。即碰到什么人就转告什么人，并无一定中心人物或选择性. 单线连锁。就是由一人转告另一人，他也只再转告一个人，这种情况最为少见。 |
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