计划评审技术保障ERP项目进度步步为"赢"

  在ERP项目管理中，常用甘特图来编制项目计划进而控制项目进度，甘特图可以直观明了地看到项目进展，但是不能估算出合理的工期和在预计工期里完成的概率。对于复杂而庞大的信息工程项目来说，项目工期的计算需要更加精确的技术来支撑，计划评审技术作为一种比较科学的进度控制技术，可以帮助ERP项目合理估算工期并能准确控制项目进度。

计划评审技术是用网络图、表格或者矩阵来表示各项具体工作的先后顺序和相互关系的一种方法。它以时间为中心，找出从开工到完工所需要时间的最长路线，并围绕关键路线对系统进行统筹规划、合理安排以及对各项工作的完成进度进行严密的控制，以达到用最少的时间和资源完成系统预定目标的一种计划与控制方法。在ERP项目实施中，其通常的执行步骤有以下几步。

一、 绘制ERP项目网络图

首先将项目工作进行分解，做出项目的WBS(Work Breakdown Structure：工作分解结构)，然后根据工作分解结构做出项目的工作清单，工作清单中应当有一些文字说明，以便使项目组成员能够清楚该项工作的目的和输出结果。在此过程中应该注意的事项有：

1、 工作项要详细，这样估算的工期可以相对准确;

2、 根据工作项画出网络图，找到关键路径;

3、 画出关键路径图，关键路径就是项目实施方法的体现;

4、 时间估算，估算每项工作的工期，这是一个具有经验值的工作，需要项目经理或者专家顾问来进行。

二、 估算网络图计划时间

找出关键路径后，对于每阶段工作要根据经验值进行工期估算，通常在此运用三点估计法进行时间估算，具体的方法如下：

1、 将关键路径上的每项工作分别估算出它的乐观时间、最可能时间和悲观时间。这三种时间的估算需要尽可能贴近事实，所以需要项目经理根据项目特点和以往经验进行估算，需要反复估算几次以便达到更好的效果。

2、 依据计划评审技术公式计算各阶段工作的期望时间和标准差：

期望时间 =(乐观时间+4*最可能时间+悲观时间)/6

标准差 = (乐观时间 — 悲观时间)/6

3、 计算出项目期望实施时间以及项目期望实施时间标准差。其中，项目期望实施时间为各阶段工作期望时间之和，项目期望实施时间标准差由各阶段工作标准差之和开平方而得。

4、 根据公式计算正态分布标准差的数值。即如果按照各阶段最可能时间制定项目各阶段实施计划，那么项目按时完成的概率是多少? 先计算正态分布的标准差的数值。Z=(各阶段最可能时间之和 — 期望项目实施时间)/ 期望项目实施时间标准差。

5、 查表可得出相应的概率。查正态分布表得出相应的概率后，往往概率比较低，因此，如果按照最可能时间来制定项目计划，那么制定出来的计划很有可能无法按时完成。所以为了确保项目能够按时完成，先假定能够按时完成的概率是95%，然后查正态分布表得出相应的正态分布的标准差的数值，从而计算出 项目需要的工期。 若计算出项目需要的工期是一个小数，那么要取比这个小数大一天的整数。计算出项目的实施工期后， 项目按时完成的概率是超过95%的，可以判断项目能够按时完成。项目实施过程中有一定的难点和风险因素，有些项目需要额外增加工期，因此还需要优化项目计划。

三、 优化项目进度计划

1、 根据计算出的项目工期来优化项目进度计划。通过鱼刺图(又称因果图，是质量管理工具之一，主要是从人、机、料、法、环、测六方面对问题进行分析，并通过头脑风暴法找出问题的主要原因，每一种影响因素都会标注在图形中，所以在找出问题主要原因后，整个图形像一条鱼骨，所以称为鱼刺图。)分析影响项目进度的难点和风险后，可以将计算多出来的工期加入到难点工作中，从而优化项目计划，使项目进度尽量按照计划来实施，将风险尽量规避在可以预知的范围内，以便能够有效而快速地监控项目进度并进行成本控制。

2、 优化后的项目计划需要项目组与客户进行确认和沟通，与客户达成一致。因为ERP项目是一个合作性的工作，任何一方都无法单独完成，所以优化后的项目计划要想作为项目的进度控制依据，必须与客户达成共识，双方都能按照计划来执行，都能按照计划对项目进度严格把关，这样才能将项目计划的作用体现出来，才能将影响进度的风险因素提前控制在发生前。

四、 以某项目为例进行运用

1、 根据某项目整体实施计划将项目实施阶段分为以下几部分：

企业调研——系统发货安装——实施方案——上线方案——上线准备——项目上线——项目验收

2、 各阶段乐观时间、最可能时间和悲观时间(没有计算客户人日)估算如下：

实施阶段乐观时间最可能时间悲观时间

3、 依据计划评审技术公式计算各阶段工作期望时间和标准差

期望时间 = (乐观时间+4*最可能时间+悲观时间)/6

标准差 = (乐观时间 — 悲观时间)/6

项目实施阶段期望时间标准差

4、 按照公式，计算正态分布标准差的数值

Z=(各阶段最可能时间之和 — 期望项目实施时间)/ 期望项目实施时间标准差

=(393-395.5)/4.01=-0.62

5、 查正态分布表得出相应的概率

查正态分布表得出相应的概率是27.8%，显然如果按照各阶段最可能时间制订项目计划，则项目按时完成的概率很低。为了确保项目能够按时完成，先假定项目能够按时完成的概率是95%，查正态分布表得出相应的正态分布的标准差的数值是1.65。

计算得出，项目需要的时间=1.65*4.01+395.5=402.12，取整数为403人日。如果项目的实施时间是403人日，项目按时完成的概率超过95%，可以判断项目可以按时完成。根据鱼刺图分析的结果，上线准备是项目控制相对薄弱的环节，可以在上线准备阶段增加时间。因此，项目计划可以按照下表制定。

从上面的分析中可以总结出，在运用计划评审技术做计划时，要体现一个系统分析的思想。ERP项目实施是由很多项目工作按一定层次组成的复杂系统，其任务由甲乙双方共同承担，而且在甲方，很多工作是由多个部门共同承担完成的，因而各项控制活动只有组成一个既明确分工，又相互协调配合、紧密衔接的有机整体，才能体现出计划的条理性，才能达到既定的风险、进度、费用控制的目标。