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合同管理应引起足够重视
乳山市审计局 姜奎生 市场经济在某种意义上说是法制经济，也是契约经济。各单位之间的经济往来，主要是通过合同形式进行的，因此各单位必须重视合同及合同管理。合同管理是指各单位对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称，其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理涵盖由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止整个过程。合同管理是所有单位的一个重要组成部分，审计发现，目前不少单位合同管理现状不容乐观，合同管理不规范与不合理，许多单位还为此出现了经济纠纷，造成单位工作上的被动及经济上不必要的损失。 一、合同管理不规范、不合理主要表现及其危害性 （一）合同签订前考虑不周全。一是合同签订前未对合同的可行性进行预估。对合同签订后能否达到预期经济效益、可能承担的风险、合同履行过程中可能遇到的一些阻力没有充分的认识，导致合同履行后不久即不可持续，给单位造成了巨大的经济损失。二是在签订经济合同之前，未认真了解对方当事人的情况。包括对方单位是否具有法人资格、是否有经营权、是否有履约能力及其资信情况等，上述情况是使合同能否得到顺利履行的关键，所以对合作方的上述能力调查是防范风险的必要手段。个别单位轻信亲朋好友介绍来的客户，而疏于对其进行必要的实地调查，往往会给单位带来不必要的损失。 （二）经济合同形式不规范。审计发现，虽然经过多年的法制普及，但有些人仍不重视合同的作用，不少单位因思想上不重视或受知识水平的限制，所订立的合同形式五花八门，不用说有些仅靠写个便条，双方在条子上签名盖章了事，有些甚至无任何书面形式，合同双方直接口头议定即可，根据日常审计调查的情况，在一些事前认为不是很重要的交易及涉及面较窄、标的较小，或出于私利秘密承包的，则经常不签订书面合同，而是采用口头协商、直接敲定的形式，有时也辅以第三方见证等方法。这种不签订书面合同的口头协定，随着当事人的调动或离职，时间一长，其他人很难说清楚，很容易为日后纠纷埋下伏笔，且发生合同纠纷时难以取证，不易分清责任。 （三）合同内容不合理。一是合同文字不严谨。依法订立的有效合同应体现双方的真实意思，而这种体现只有靠准确明晰的合同文字，因此订立合同讲究咬文嚼字，而合同文字不严谨、模棱两可，容易发生岐义和误解，导致合同难以履行或引起争议；二是合同条款不全面。审计发现，合同条款不全面是不少单位签订合同时经常出现的现象，不是漏掉了权利和义务，就是漏掉了违约责任。例如有些合同只讲好话，不讲丑话，只讲正面的，不讲反面的，不懂得签订合同应当“先小人 （四）订立合同的过程与法律法规相抵触。审计中发现，部分单位合同签订的过程没有按照法律的程序执行，例如签订合同时不通过集体讨论协商、统一权衡后再进行决策，而由单位个别领导利用职权，直接与对方签订合同。 （五）合同执行随意性强，缺乏统筹管理。很多单位在签订合同时都很重视，但一旦合同签订后就被束之高阁，成为一纸空文，一方只收取管理费、租赁费、承包费等，不尽管理义务，或擅自撕毁合同、变更合同内容等。乙方则采取拖延、少交费用、改变项目性质或私自转包等方式应对。经济合同无人管理或管理松驰，造成不必要的纠纷。 二、解决合同管理中常见问题的主要对策 （一）思想上要高度重视。现实中很多人对合同与合同管理的关系缺乏足够的认识。合同管理是合同从洽谈、草拟到终止或解除全过程的管理，而合同只产生在合同管理的前期阶段，很多人往往在合同签订这一阶段高度重视，一旦合同签订了，合同就束之高阁了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，为此，只有思想上认识到了，才能为行动提供动力。 （二）加强与合同相关法律法规的学习。既然合同管理是各单位的一个重要组成部分，那么要想提高合同管理水平，只能通过学习的途径来取得，可通过自学、外出培训等手段提高合同管理水平。 （三）指定专人负责，全程复核管理。单位可指派专人负责合同管理，从合同的洽谈到终止或解除进行全过程跟踪管理，充分运用审查、监督、控制等合同管理的手段，杜绝合同管理中出现的各种漏洞，为单位的正常运转保驾护航。 （四）购置相关的合同管理软件。使用合同管理软件存在合同文件查找方便、合同编号管理简单且不易重复、安全管控严密、借阅审批方便、编审效率高、可易地审批、合同关键节点跟进及时等特点，目前市面上存有多种合同管理软件，对大中型企业来说配置合同管理软件可达到事半功倍的效果。 （五）借助外力进行管理。现实中大部分单位未单独指定合同管理人员，且大多数人对相关法律法规了解不够，为了减少上述合同管理中出现的问题，可聘请专业人士或法律顾问对合同从洽谈到解除等全过程进行管理，以减少日后不必要的纠纷。 2013.12.2 |
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