费用报销的舞弊防范与内部控制（《中国会计报》内控案例专栏系列）

费用报销的舞弊防范与内部控制

                          

马军生   杨芳

 

本文刊登于《中国会计报》2011年4月29日

 

一、案例简介：串通舞弊来报销，虚报费用二十多万

　　在职场小说《杜拉拉升职记》中，描写了一个非常典型的费用报销舞弊案例：销售部的大区经理岱西伙同部门行政助理伊萨贝拉，通过伪造签名、涂改报销单据等方式，虚报费用二十多万元，最后舞弊被发现曝光。

　　我们来看小说当中是如何描写这段情节的：

　　财务部送来上月的部门费用报告，王伟（注：销售总监，岱西的上级）特别留心地研究了岱西的费用，这一研究，在一个不起眼的地方让他看出问题来了，他发现了一笔他并没有签过字的费用在财务部得到了顺利报销。

     王伟的记性非常好，他确定自己并没有签过这张单子，而按公司的相关流程，财务部一定要看到他的签字才能给岱西的单子付钱，这里面一定出了问题!

     王伟马上给财务部的应付经理打电话询问，对方说单子上面肯定有他的签名，并答应把原始单据找出来给他看。

     王伟把伊萨贝拉叫进办公室，准备交待她去财务部取回那张单子，却忽然多了一个心眼，胡乱说了件其他的事情让她去办。

     等伊萨贝拉一出房间，王伟连忙答电话给应付的经理，说自己会亲自过去拿单子，让对方暂时不要告诉任何人这件事情。

     王伟把单子取回来，研究了一番，心里明白是有人仿造了他的签名。

     财务部马上拿出王伟签名的底单比对，确实仿造的很像，但是还是有区别的。这下财务部慌了，他们有责任和对所有报账上签名是否是总监们本人的签名。

     王伟安慰对方说：“财务部又不是银行管信用卡的，不关你们的事儿--麻烦你们把岱西升大区经理后，她所有的费用，逐笔列出来发给我一下。请注意保密。”

     应收应付经理知道出大事了，一个劲儿点头说：“我马上自己到系统里调记录，保证保好密。”

     王伟查了两天，发现大约十来笔合计二十万元左右的报销是有问题的，要么干脆是仿造他的签名；要么是在他签名后，再改动金额——DB是美国公司，报销单上的最终金额只填写阿拉伯数字即可，并不填写中文大写数字壹贰叁肆之类的，这就非常方面涂改，比如总监签名的时候报销的金额是2万1千多元，等他签字后，再改成2万9千多元。从涂改动作本身来看，不算困难。

     根据DB的流程，各项费用根据其金额大小，在直接主管和有相关签字权的老板们签字后，部门总监的助理会负责把所有的单据汇总做好费用登记，然后每月一至两次统一将单据送财务部审核支付。也就是说，理论上，岱西的费用应该是经伊萨贝拉的手送到财务部的。

     王伟和财务部查询后，证实每个月的单据确实都是由伊萨贝拉交给财务部的。由于有问题的次数不少，基本上，岱西不可能避开伊萨贝拉自己独立完成改单和冒签的动作，而且，每个月财务部做帐后，都会把费用清单发回给各部门，这时候伊萨贝拉需要协助王伟再核对一遍明细，如果发回来的数字和送出去之前登记的数字不符，不可能那么多次她都没有发现，所以应该是两人串通了。

     总监们一般每个月也就看看大致的数字，不会去核对细节，尤其像王伟这样的销售总监，手下哪个月不签出几百万元的费用，如果不是盯着看，他不太会发现岱西每个月那些零敲碎打的小几万元的猫腻来。王伟估计岱西和伊萨贝拉大约是赌他不会有那么好的记性和那么充沛的精力。

　　王伟和拉拉一分析，拉拉惊得目瞪口呆。她刚加入DB的时候，就是任职销售行政助理，登记费用、统一将原始报销单据送财务、每个月和财务部核对部门费用以协助大区经理监控预算，是她当时每月必做的功课--因为她非常清楚王伟说的是对的，伊萨贝拉和岱西串通做假了。

 

二、案例评析

从本案例当中的DB公司报销流程来看，相对还是比较完善的，费用报销要经过申请、复核、审批、支付、事后核对等流程，相关职责也进行了分离，但是由于串通舞弊，加上公司在报销时数字填写采用阿拉伯数字、使得数字涂改容易，以及财务在审核签名时不够仔细等因素，最终导致内控失效。

虽然小说是虚构的，但现实中利用费用报销进行舞弊的现象并不鲜见，费用报销过程中常见舞弊手段有：

1、虚报或高报费用：与费用相关的活动并未实际发生，凭空捏造费用项目，或虽然实际发生，但报销金额却高于实际金额，从而虚报或高报费用。

2、伪造或涂改原始单据，譬如假单据、阴阳发票、涂改数字等手段，达到多报费用目的。

3、重复报销：利用同一事项或单据重复报销，比如同一事项开两张发票，或报销过的单据抽出来再次报销。

4、模仿签名：模仿领导签字，蒙混过关。

5、未经审批或越权审批：有些企业由于授权审批不清，导致费用不当报销，未按规定审批。

6、串通舞弊：内部各职能部门的工作人员之间，企业内部与外部有关人员之间利用各自的“方便”条件，逾越企业规定，合伙舞弊。

7、监守自盗：利用企业职责分离方面漏洞，利用自己保管钱财或经手有关事项，而由没有相应有效监督，利用职务之便进行舞弊的行为。

8、混水摸鱼：利用公司账务核算混乱或管理漏洞，进行报销舞弊。

当然，费用报销舞弊往往是以上一个手段或多个手段共同使用的，而舞弊得逞也反映了企业内控在某一方面的缺陷，也是企业加强内控时需要注意的地方。

 

三、完善费用报销的内部控制

针对企业费用报销中常见问题，企业可从以下方面完善控制：

1、 完善审批流程，加强授权审批控制，措施包括：

（1）完善审核审批流程：根据常规授权和特别授权的规定，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任；

（2）编制常规授权的权限指引，规范特别授权的范围、权限、程序和责任，严格控制特别授权；

（3）企业各级管理人员是否在授权范围内行使职权和承担责任；

（4）对重大事项集体决策审批或者联签制度；

（5）以级别最高的人员来报销费用，规定任何级别人员都不能签批自己的费用，包括公司高层领导在内，如多人发生同一项业务活动时，必须以最高级别的人员来报销费用，防止高级别人员将费用交给下级报销，规避费用报销控制措施。

2、 建立书面的审批权限表：不少企业的审批权限散见于不同的管理制度，而且经常发生临时变更，甚至不同的制度之间对权限规定存在冲突，对某些权限规定不明，这些都会导致内控漏洞。建议企业应建立统一、明确的审批权限表，并定期维护更新，财务人员在审核付款时，也就比较清楚地知道费用是否经过适当审批。

3、 建立管理人员签字样本，防止伪造签字，并要求财务人员审核时认真比对签字，如本案例当中DB公司建立签字样本，但遗憾的是执行过程中财务人员疏于检查。

4、 对不相容职责分离：对报销经办人员、审核人员、批准人员、付款执行、审计检查等职责进行分离，从而起到防止或及时发现相关舞弊活动，例如案例中报销人将审批后的单据交给部门助理登记，由部门助理送交财务部，则可防止报销人员在报销过程中可能。

5、 凭证与表单的规范控制：通过统一的表单，防止报销人未经授权；对表单进行连续编号，防止伪造或乱用表单；规范表单的数字填写，要求填写大写数字，防止相关人员涂改或变造数字；要求报销时填写附件张数，防止私自增加票据；对已付款的表单，加盖“付讫”印章，防止重复支付；

6、 预算控制：通过事先预算，超过预算额度的业务活动需要特别审批。加强预算的管理作用，需要在费用报销审批环节就纳入预算的管理范围，预算内的费用或付款将被优先审批支付；超过预算的业务活动将被更严格地审批。另外，所有的预算对应到相关责任人员，并对预算进行监控，从而一定程度防止虚报或高报费用。

7、 事后控制和分析：每月将报销费用汇总分析，报告给主管领导，建立费用报销中的沟通机制，从而对一些虚报、高报、伪造签字或未经授权批准的费用，能够及时发现查处，对报销人来说，在知道公司存在这些控制措施后，也会有震慑作用；另外，建立对费用的监控、分析制度，通过费用分析，可及时发现费用的异常或不合理之处，也能起到发现报销舞弊、加强费用控制的效果。