国际货运代理操作手册 (1)
一, 询价 向船东提供目的港口(有的港口会有多个码头则一定要说明)、柜型、货物名称(普通、危险品、冻货、食品、特殊货物等等)以及询问运价所包含的内容(有无含ORC/BAF/DDC/THC/WAR/PSS等等)以及船期、航程和是否中转 二, 报价 了解运价在市场上有无优势以及客人对市场的了解程度)及舱位情况(特别是旺季),报价时首推公司优势航线;运费做PREPAID还是COLLECT(有些船东不接受COLLECT); 2). 内陆港口中转费要先落实好后再报价,特别是有些中转港的DTHC或其它费用需由SHIPPER支付的;美国及加拿大港口特别注意货名、货重及报价中有无含DDC/BAF/AMS等等;3). 公司有特价航线及主推航线时,要及时主动打电话给客户通知价格;发E-MAIL或传真报价不要注明船公司名称,只能用电话说明; 4). 如客户需要到付运费,要注意我司是否在目的港有代理,报价要含手续费; 5). 注意所报运价的构成(全包价还是ORC、BAF、报关、码头、拖车等费用分列开来)以及利润是否符合公司要求等 三. 接单、审单、写(业务)单及录电脑 1). 客户接受报价后无论使用客户委托单或我司委托单格式,都要注意审核:托运人、起运港、目的港、柜型、柜量、货名、毛重、体积、运价、运输条款、所配船东、提单类型、最后装船期限、客户特殊要求或注意事项等,还有是否有加盖公章或签名,新客户还要留下联系电话; 2). 有些特殊港口,如中东港口是否有船证要求,同时亦应询问客户是否要根据信用证初单,信用证有无特殊要求等,如有,要提前传真与船东确认; 3). 确认有否舱位,如暴舱要及时告知客户,并给客户其它航线建议; 4). 写单:即填写业务联系单,共三联,货主(四字简称)、应收应付金额、预(倒)付、代理使用等。填写业务单要求字迹清楚工整,运价填写准确,运费预 /到付清晰;如做到付哪些费用需预付,哪些需到付要清楚;利润是否合乎公司要求;如客户有特殊要求一定注明(并盖上醒目的“特别注意事项”章)提醒操作注意; 5). 登本:即把工作号及其它信息登记上大本,分广州出运和深圳出运;如果深圳出运还需写上相应的深圳单号(由深圳总部提供); 6). 录入电脑:即录客户托运单,如果是老客户,则一定用回原名,如果是新客户,增加时一定要填写完整资料,如公司名称、电话、传真、联系人、地址、所属部门(或业务员);录完保存后有一工作号自动跳出;如果是深圳出运在参考号一栏加上深圳单号(从大本上获取); 7). 交单:即交单给操作部并向其交待客户特别事项,必要时应跟踪操作是否已按特别要求做; 8). 录入计费及审核:即在操作完成后(柜子做完,报关也通过,操作部已录完订舱资料,提单类型也基本确定后),操作部将业务单中的第二联与第三联(即红联与蓝联)返回市场部,录入FMS中的计费,这一项一定要准确无误,因为涉及到应收应付对象、金额、币种等,一有差错就会影响到财务部付款;审核即审应付费用的海运费有无变动、船东有无更改、柜量(型)有无增减、操作途中产生的杂项费(查货、换证、植检等)有无向客户收回。 第二部分 操作订舱注意事项 一,订舱 1). 接到市场部转来的委托资料及业务联系单后必需先审核业务单与客户委托单要求是否 一致,资料是否齐全,订舱前务必仔细阅读客户的委托单,审核货物是否危险品,重量及尺码是否适用客户要求的柜型,特别注意客户的特殊要求(如船证、信用证、船期、 启运码头、免舱期或装载要求等),如果是特殊货物应先向客户查询清楚货物的特性(如 超重货、食品,冷藏货,危险品等),致电船公司落实货物托运可否接受,如可行,则 填写订舱委托书向船公司订舱,并要注明有关特别事项,如船公司不接受,则注明原因退回市场部; 2). 注意船公司是否接受货代单或做电放等,所使用的代理是否经代理操作确认;所有业务单必须有市场部人员签字才有效,否则不给以订舱;对于急单,如果直接电告操作部订舱,须经市场部人员确认允许,但应尽快补上业务单; 3). 黄埔地区的订舱原则是在一个工作日内应及时向船公司索要订舱确认书或放柜纸,如遇船公司舱位紧张应及时反馈给市场部,以便与客人协商改作其他安排;深圳地区的订舱应考虑到船公司的开舱日期以及客人拟定的拖柜时间来催促深圳公司向船公司索要放 柜纸,如遇舱位紧张的情况尽快反馈给市场部作新的安排; 4). 在收到船公司的放柜纸后,应将放柜纸上所预定的船公司、柜型、柜量、目的地、船期等资料与客人的原始订舱单一一核对,在确认完全准确后方可进行后续操作,如发现放柜纸资料有误,则应马上以书面形式通知船公司更改并要求其提供新的放柜纸,直至完全正确为止;若向同行订舱,S/O传给客人时注意抹掉同行的电话及传真,以免泄漏; 5). 客户的任何要求及保证,应有书面文字及盖章,以免日后争议无凭据 二,货物进场 1. 客户自拖自报 A). 从深圳出运的自拖自报客户,我司应将放柜纸及时传给客人,并电话落实客户已收到,明确告知客户船公司的开舱,截重,截放行条时间及要求;并落实客人的做柜时间以及做柜的情况,必须落实重柜已经回场以及已经放行,并将相应的柜号通知深圳的操作部。如遇客人取消订舱的,务必尽快将消息通知深圳操作部,以便确保舱位充分利用; B). 从黄埔地区出运的自拖自报客户,我司应将放柜纸及时传给客人,并电话落实客户已收到,明确告知客户黄埔地区的驳船船期,要求客人尽快提供货物的中文货名、柜号,以及分柜的装货情况(毛重,件数),并将该资料提供给船公司,以便向船公司索要黄埔的头程船名、航次、相关的船舶编码、以及运输方式(国际中转、国内中转、来往港澳、小型船舶运输)、截单时间和地点等并将相关资料尽快告知客户,以便客户自行安排报关。跟紧客户自行报关的情况,落实客户的货物已放行并能顺利装船;如遇到驳船名更改的情况,必须及时书面通知客户更改,并电话落实客户已收到通知,同时根据实际情况向责任方收回改船名费用。 2. 我司代拖车 ------包拖 A). 代拖车必须选择与我司签约的车队,如果有特别原因使用其它车队的,应向操作部经理说明并得到同意才可使用,并由操作部联系安排,公司统一支付运费; ). 首先要落实船公司的开舱及截重日期的要求,将具体情况告知客户;要求客户传委托拖车的要求单(一般包含在客户的订舱单中),明确拖柜的具体地点、时间、联系人、电话和是否需要提货单,是否转关等资料,如与船公司的规定时间有冲突应尽快通知客人,以便客人做出适当的调整; C). 填写拖车作业委托书,注意是否转关还是一般贸易,并标明客人的要求,将船公司的放柜纸以及拖车作业委托书传给拖车行,并电话落实车行已收妥。重要的注意事项必须逐一解释清楚,以便车队能顺利执行;在转关的情况下,要明确告知车队封关地点,以便车队根据当地海关要求派车; D). 装柜当天应将车队提供的柜号、车牌号、司机的联系方式通知客人,以便客人了解代拖车的实际进行情况。监督车队的拖装情况,有问题要尽快处理,落实货柜已安全返回指定的码头。将重柜进场纸提供给负责报关的有关单位。(蛇口出口的货物仅提供重柜进场纸的复印件,盐田出口的货物必须提供重柜进场纸的正本,黄埔出口的货物仅需提供正确的柜号)。 3. 码头内装 A). 如果客人要求我司安排代装箱的,应该在订舱时声明,要在订舱之前与客人落实出运码头,以便安排客人的货物进入相应的仓库装箱。订舱同期应该与客人落实送货时间、货名、数量、重量等,如有可能可要求客人提供货物的装箱单资料。另外应将进仓的地图及时传给客人,并电话落实客户已知悉仓库的联系方式,客户送货的单号。另外,如客人对装柜有特殊要求要客人传书面确认。尤其所装货物超过一个货柜的,一定要客户传装柜要求,对装箱数量,型号,先装,后装,货物可否挤压的均需明确; B). 在拿到船公司的放柜纸后,根据船公司的开仓以及截仓时间,将放柜纸连同装箱要求,装箱委托书,货物明细资料,货物入仓号等一并传真给仓库,应电话联系仓库讲解装箱的要求,确认仓库明了各项要求并执行。在装箱过程中应与仓库保持联系,如有问题应尽快联系, C). 装箱完毕后,应尽快核对由此产生的相关费用,若有额外费用应尽快告知客户确认和落实相关的费用。应尽快告知客户柜号,货柜还场以后,重柜进场纸应参照我司代拖车的第D项进行操作; E). 装箱的实际件数要告知相应的文件,文件要严格按照此数量签发提单给客户。 三,报关工作 1). 如有订舱客户委托我司代报关的,应在接受订舱单后将《海关报关要求》的通知传给客户,并电话告知客户按通知上面的要求来准备报关资料; 2). 当客户将报关资料送至我司或送至我司指定的报关行,应先审核报关资料是否齐全,如有任何错漏应及时通知客户更换,并予以落实,以免延误。审核完毕应将报关资料交给报关行; 3). 传报关委托书给报关行,落实报关行已经清楚报关的各项要求及相关的船名、航次、柜号、单号、截收放行条时间等,并保持与报关行联络,以确认报关过程顺利进行,如遇特殊问题应尽快联系客户,以便妥善解决。 4). 报关放行后应确认放行条已经交到指定的船公司或者船公司代理,并将报关放行的结果通知客户。 5). 报关完毕后,操作人员应填好业务联系单,核对好相关资料,并将资料输入FMS系统,将单证交给文件,并告知文件在核对提单时应注意的具体事项。如遇对单过程中客人有特殊要求,操作人员要协助文件解决。 注意事项以及要点 为保证贵司货物顺利通关,望各客户注意以下事项: 注意事项: 第三部分 文件对单审单注意事项一,对单程序 1). 与客户对毛单应在船开前完成。如客户在船开当天甚至船开后几天才补料,应不再和客户来回对毛单,而是先将补料传给船东,同时抄送一份给客户。当然,出华展单的情况除外。且只有出华展单的情况才可以用我华展单的格式单与客户对毛单,否则一律用PML-1(核对)此格式传给客户核对2). 特别是配“广州中海”走集司的货物,一定要在头程截关当天补料3). 对单过程记得标注详细时间,要详细到几号几时几分(如02/7-12:30),方便审核客户的对单速度及提供的单证的准确性4). 对单过程中严禁机械地将船东B/L来回传送,而是要发挥对毛单的作用,先自行核对修改,待基本与毛单一致后再传给客户做最后确认。客户的确认件还要再检查一次是否有疏漏之处; 出口货运代理业务流程 出口货运代理业务流程如图2 -2 所示。 (一) 接受委托 1.揽货人员或客户服务人员在对客户报价时,必须核实相关运价、运输条款、船期,在确定有能力接受委托的情况下,如实告知客户完成此次委托所需时间和船期,并按公司对外报价表向客户报价,如所报价格低于本公司公布运价,则按公司《运价管理规定》执行。 2.当客户接受报价并下委托时, 揽货人员或客户服务人员有责任向客户提供该公司的空白集装箱货物托运单,也可接收客户自己的托运单;但此类托运单应包括该公司托运单的主要条款,如托运单上无运价,则需将有关书面报价附于其后(对合约客户、公司的老客户已在电话中确认的运价可不在托运单上显示)。同时要求客户在托运单上签字、盖章(境外客户、托运私人物品的非贸易订舱者签字即可),如客户不能及时提供内容详细的托运单,则必须在装船前补齐,否则由此产生的费用由客户负责。 3.接受客户的委托后,揽货人员应详细填写业务联系单。揽货人员在通知客户服务人员订舱的同时,把业务联系单和上述客户订舱资料交给客户服务人员。 4.对不符合本控制程序的订舱委托,客户服务人员可以拒绝接受订舱,并有义务向部门经理汇报。 (二) 操作 1.一旦接受客户订舱,应尽快安排向船公司订舱及安排拖车、报关事宜(客户自拖、自报除外),并从拖车公司那里获取箱号、封条号; 2.尽快按委托书要求制单,并传真给客户确认。如有需要,还应将目的港代理打印在提单上,并在货物装船前完成单证校对工作; 3.认真填写操作过程记录,对需换单转船、电放的委托应有记录,并提供给相关部门; 4.客户服务人员将计费人员已签字盖章的收费单交给客户(或揽货人员);揽货人员有责任及时向客户催收运费或按合同(或协议) 规定,定期向客户催收运费; 5.客户服务人员应及时通知报关行等分承包方,退回有关资料, 如出口退税核销单、报关手册等,这些资料需退还给客户,揽货人员有责任对客户服务人员给以提醒; 6.当客户或揽货人员询问二程船信息时,客户服务人员应给予提供。 (三) 提单签发 提单签发人员必须核实货物已装船离港,验证运费收取满足合同(协议) 中运费支付条款后,才能签发此次委托所对应的提单,具体操作按提单签发管理规定进行。 第二节 进口货运代理业务流程 进口货运代理业务分为船舶到港前的准备工作和船舶到港后的准备工作,然后是审查提单等有关单证,签发提货单给收货人提货,最后,还要做好每一航次船的文件归档工作。 进口货运代理业务程序如图2 -3 所示。 (一) 船舶到港前的资料准备及电脑初步录入工作 1.建立航次档案。船舶到港前,收到船公司或其代理的传真舱单/放货特别指示(如有) 等有关资料,建立相应的船舶航次档案。 2.初步审核相关资料。初步审核传真舱单,主要根据海关要求审核舱单上每票货的中文货名、收货人、质量、件数等。 3.预报船舶动态。船舶到港前10 天、7 天、5 天、3 天、1 天,向进口舱单的收货人或通知人发“船期预报”,并向收货人确认舱单内容是否正确,补充中文货名等(集装箱班轮除外)。 4.电脑预录入。根据客户确认舱单传真件后, 在业务电脑系统上输入舱单的各项内容,输入时注意提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号(如有)、件数、毛重、体积、箱号等的准确性。 5.往来函电处理。对于船舶到港前收到的船公司或其代理有关修改进口舱单的函电指示,在电脑系统上作相应更改,并尽快通知外勤业务员在给口岸单位的舱单上做相应的修改。 6.扣货通知的处理。 (1) 收到扣货通知后,应在台账和该票二程提单正反面盖“暂不放货” 专用章和登记时间,并通知货主货已到,但暂不放货; (2) 接到放货通知后,立即在台账和提单正反面加盖“可以放货” 专用章并登记时间、签名,同时通知货主办理提货; (3) 放货通知和其他进口资料一并归档。 7.进口舱单制作或收集。 (1) 对于散杂货船进口,如无随船正本舱单,根据委托方的要求,代理应严格按照委托方或船长所提供的资料制作进口舱单,并要求其确认; (2) 对于班轮,要求班轮公司提供符合要求的进口舱单,多家班轮公司共用舱位的情形下,应将多家班轮公司的进口舱单收集齐全; (3) 将制作或收集齐全的进口舱单,在船舶到港前交给外勤人员签收; (4) 对所有预抵船舶,按船舶航次、到港时间进行初步归档,并作适当标识。 (二) 船舶到港后的资料核对及提货单准备工作 1.进口舱单、提单等资料的接收。 (1) 船舶到港后,从船务部外勤处接收进口舱单、提单等有关进口单证、资料等,并在单证交接本上签收; (2) 如有需本公司转交货主的随船文件,应妥善保管并在舱单相应的提单下注明,以便货主提货时交货主。 2.正本舱单的审核。根据收到的进口正本舱单,仔细核对已录入电脑的舱单资料,主要核对总票数、提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号(如有)、件数、毛重、体积、箱号等,如发现不符合, 应以进口正本舱单为准进行修改,有疑问时,与船公司落实不符之处。 3.制作进口提货单。 (1) 打印进口提货单和条形码,将打印的提货单和舱单、随船提单进行核对; (2) 如发现提单和舱单不符需及时和船公司或其代理联系; (3) 如船公司电函确认为其舱单内容有误,原则上不允许直接修改进口舱单,进口业务员应将其书面更正指示保存在船公司更改通知文件夹中,作为以后货主来办理舱单更改手续时向海关提供的凭证; (4) 船公司或其代理确认其提单内容有误,也应将其书面更改指示附在此票货的进口提单后面,以便在签发提货单时告知货主。 4.进口电子舱单发送海关。根据已审核无误的进口舱单于当日传输到海关电脑系统,并在海关电脑资料(舱单) 传送登记本上登记,注明海关舱单航次号、发送人和发送时间。 5.分船名航次打印进口登记台账,并按船公司分类归档,以方便客户办理进口提货手续。 (三) 通知收货人办理提货手续 1.发到货通知。 (1) 在收到进口正本舱单的当天,根据进口提货登记台账以电话或传真的形式发出到货通知,并在台账通知方式一栏中注明通知方式、日期、对方通知人; (2) 若无法按舱单等单证内容与通知方或收货人取得联系,或舱单中未注明联系电话时,应及时向船公司或其代理查询,得到答复后根据所提供的联系资料发出到货通知; (3) 对按港口规定需限时提取的危险品或其他特种货,应及时以书面或电话方式通知货主严格按要求提货,确保装卸作业正常进行。 2.货物催提通知。对货物到港后5 日内仍无人来办理提货手续的收货人,需再次发出到货通知,在进口单证台账中作好第二次催提记录,视情况报船公司或其代理,以便其通过发货人督促收货人及早提货。 (四) 审单及签发提货单 1.提单审核。如正本提单由提货人出具, 需对提货人所出具的提单进行审核,内容包括: (1) 确认船公司对该票货物是否有扣货指示,如有,则及时协助收货人与船公司联系协助解决放货问题; (2) 与舱单中该票货的有关内容是否一致; (3) 提单是否为船公司正本海运提单,如船公司或其代理提供的有关单证资料中有签发提单复印传真件的,要将收货人出示的正本提单与提单复印传真件核对,以确认其真实性; (4) 对于指示提单需审核背书是否连贯、完整; (5) 海运费等费用是否到付,如是,则根据船公司的指示收取运费或其他费用; (6) 对于记名提单,由该收货人加盖公章背书、签名并填写身份证号码,第一次提货需留身份证复印件;如收货人公司的公章不便外带,需有用其他印章代替公章背书的授权委托书,并用授权的其他印章背书; (7) 对于指示提单(“CONSIGNEE” 一栏为TOORDER),需有发货人和收货人同时背书; (8)如“CONSIGNEE”一栏为“TO ORDER OF XXX”则须有XXX的背书,最后提货人的公章背书须和本公司签发的提货单收货人一致。 2.正本提单的回收。要求提货人在正本提单背面加盖公章或该公司的授权章(需有授权证明书在本公司备案)、提货人签名、注明身份证号码及提货日期。分以下几种情况,收回正本提单,并在收回的正本提单上签字或盖核销章: (1) 一般情况下收回三份正本中的一份即可,在特殊情况下按船公司要求收回全套正本提单,才可签发提货单; (2) 对于改港货物,必须收回全套正本海运提单; (3) 对于转船货物,能否接受收货人出具的全程海运提单,需依据舱单上注明或船东书面提示。 3.签发提货单。 (1) 确认提单及背书完全无误后,在提货单上加盖提货单签发章,经办人和审核人审核提货单有关内容,并在相应栏内签字; (2) 指示提单的提货单上,必须标上实际收货人的单位全称; (3) 提货单留底联上,要求实际收货人签字、盖章。 4.无单放货。对所有需要无单放货的提单在无单放货登记本上登记船名、航次、提单号、货名、货量、进口日期,由部门经理签字后,方可放货给收货人。无单放货有以下两种情况: (1) 电报放货。船公司或委托方有明确书面指示已收回全套正本提单,可以放货给进口收货人,并有船公司授权之有关员工的签字和盖章,可直接放货给收货人。 (2) 保函放货。是否接受保函,原则上要由船公司确定。在接到收货人的保函后,传真给委托方签字确认后,方可放货给收货人。保函放货必须填写无单放货审批表,由部门经理或总经理审核后方可签发提货单交指定收货人。 5.归档。待该航次所有进口货签发提货单完毕后, 将进口业务的有关单证,包括正本进口舱单、提货单留底联、有效背书的正本提单、头程正本提单(如有) 等,连同与该票货有关的往来电函等一并归人航次档案,并在档案封面上登记有关的归档资料名 称,一般情况下文档保存期为3 年。 |
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来自: 联合参谋学院 > 《国际经济与贸易、航运》