[转载]Excel基本操作（一）

Excel 基本操作（一）

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一、插入、复制、移动、重命名、删除工作表

1.插入新表：鼠标右键点击下面的工作表Sheet1,出现选单,左键点选单上的“插入”,出现插入工作表对话框,“确定”即可。

2.复制工作表Sheet1:鼠标左键点住Sheet1稍许,鼠标光标下出现一个书页图标，同时左上角出现黑色小三角形▼,保持左键，再按下Ctrl键，鼠标光标下的书页图标上多了一个“+”号，这时再向右拖动Sheet1，当黑色小三角形▼移动到Sheet1右边时，先松开左键,然后松开Ctrl键即可。复制的表名为Sheet1 (2)。

3.移动工作表Sheet1:如果要将Sheet1移动到Sheet2的右边或最后，只需鼠标左键点住1Sheet1，拖动到所需位置，完后保存。

4.重命名Sheet1：鼠标左键双击Sheet1，其颜色由白色变为黑色后，用键盘输入表名即可。

5.删除Sheet1：鼠标右键点击Sheet1，出现选单，左键点选单上的“删除”，出现对话框，点“删除”即可。

二、隐藏与取消隐藏

   有时需要将某些行列的敏感数据隐藏起来，防止泄露数据，有时需要打印的数据行列中间隔着一些不需要打印的数据行列，这时就要用到隐藏。方法如下：

    隐藏列：将光标移动到需要隐藏列的字母上，出现一个向下的黑色小箭头，点击鼠标左键，选中该列，若需连续隐藏几列，则按住鼠标向右或向左移动，将需要隐藏的这些列一次性选中。放开鼠标左键，将光标移动到工具栏的“格式”上，点左键，将光标移到下拉菜单中的“列”上，再将光标移到次级菜单的“隐藏”上，点击左键，即可。

    隐藏行：将光标移动到需要隐藏的行号上，出现一个向左的黑色小箭头，点击鼠标左键，选中该行，若需连续隐藏几行，则按住鼠标向下或向上移动，将需要隐藏的这些行一次性选中。放开鼠标左键，将光标移动到工具栏的“格式”上，点左键，将光标移到下拉菜单中的“行”上，再将光标移到次级菜单的“隐藏”上，点击左键，即可。

    隐藏工作表：将光标移动到全选工作表的位置，即列A左边，行1上边的灰色非编辑单元格，点鼠标左键，选中整个工作表。再将光标移动到工具栏的“格式”上，点左键，将光标移到下拉菜单中的“工作表”上，再将光标移到次级菜单的“隐藏”上，点击左键，即可。

    隐藏工作表窗口：将光标移动到工具栏的“窗口”上，点左键，再将光标移到下拉菜单中的“隐藏”上，点击左键，即可。

取消隐藏：将光标移动到全选工作表的位置，点鼠标左键，选中整个工作表。再依次用鼠标点选“格式”中的“行”“列”“工作表”三项，点“取消隐藏”，即可。

隐藏工作表中的0值：

(1)隐藏所有的0值：单击“工具/选项/视图”,找到"视图"对话框中的“窗口选项”，把“窗口选项”中“零值”左边复选框内的√去掉，单击“确定”即可。这样，当单元格内的数值为0时，显示为空白，而单击选定这个单元格时，公式编辑栏内会显示该单元格内的数值是0，双击该单元格时，单元格内及公式编辑栏内都会显示出0。转而选择其它单元格时，0又自动隐藏。要撤销隐藏时，重新把“窗口选项”中“零值”左边复选框内的√选上即可。

(2)有选择地隐藏0值：首先选中需要隐藏零值的单元格，然后单击鼠标右键，点击“设置单元格格式/自定义”，将“类型”下面格式编辑框内的“G/通用格式”改为“0;_0;;@”，单击“确定”即可。其显示与隐藏0值的情况同上。要将选定隐藏的0值重新正常显示，可将单元格数字格式重新改为常规格式，即可。如果0值不是用于计算，也可以改为文本格式，即可正常显示。

(3)只隐藏由函数运算返回的0值或错误的值：如A2单元格是序号，C2单元格是学生姓名张三，C2、D2、E2三个单元格内分别是语文、数学、英语的考试成绩，F2是计算三科平均分的函数fx=AVERAGE(C2:E2),G2中是计算三科成绩总分的函数fx=SUM(C2:E2)，如果张三因病未参加所有考试，总分为0，无法计算平均分。若要隐藏由函数fx=SUM(C2:E2)返回的0值，可以在G2单元格中使用IF条件函数fx=IF(SUM(C2:E2)=0,"",SUM(C2:E2)),意思是“如果总分为0，则显示为空白。同样，要隐藏由函数fx=AVERAGE(C2:E2)返回的错误值#DIV/0!，F2单元格中的函数改为fx=IF(ISERROR(AVERAGE(C2:E2)),"",AVERAGE(C2:E2))

(4)使用单元格的条件格式，将0值或错误值定义为白色或与页面背景相同的颜色予以隐藏。方法是：

对于上面所说的F2中返回的错误值，选中F2，点击工具栏的“格式/条件格式/条件/公式=ISERROR(F2)/格式/字体/颜色(白色)/确定/确定/即可。

对于上面所说的G2中返回的0值，选中G2，点击工具栏的“格式/条件格式/条件/单元格数值=0/格式/字体/颜色(白色)/确定/确定/即可。

对于其它函数(如查询和统计函数VLOOKUP等)返回的错误值，同样可以灵活运用条件/公式=ISERROR()来解决。

三、保护工作表与取消保护

    为了防止工作表的数据、某些单元格的数据不被他人随意修改，或隐藏单元格内的函数公式，使其不被泄露或改动，需要对工作表或某些单元格进行保护。

    excel默认工作表的所有单元格处于锁定状态和非隐藏状态，同时又默认工作表的所有单元格是可编辑的。因此，这里的锁定和隐藏只作为工作表设定为保护状态时使用的条件。即：“保护工作表”所保护的是所有默认处于锁定状态的单元格。当整个工作表或某些单元格取消了默认的锁定状态后，即使设定了“保护工作表”，也是可以编辑的。同理，如果没有改变单元格默认的非隐藏状态，即使设定了“保护工作表”，这些单元格内的函数公式仍然是可见的，只是不能编辑、修改。

    明白以上道理，就可以对工作表或某些单元格进行保护设定了。

    1.保护整个工作表：将光标移动到工具栏中的“工具”，点击鼠标左键，再将光标移动到“保护”——“保护工作表”，点击左键，输入保护密码两次，点“确定”，即可。取消保护方法同上。

    注意：设定“保护单元格时”，有两个选项默认打"√"，其作用是，工作表被保护之后，鼠标仍然可以点击这些单元格。如果将"√"取消，则鼠标点击这些单元格时毫无反应。尤其那些取消了“锁定”，没有设定为受保护，因而可以编辑的单元格，如果将“选定未锁定的单元格”的"√"取消,这些单元格则成为不可编辑的单元格,因而也就不能进行复制,粘贴操作,如同被保护了一样。

    2.仅允许某些单元格可以编辑：首先一次性选定这些单元格，如果这些单元格不是连续的，可以按住Ctrl键不放，再依次用鼠标点选这些单元格。然后松开Ctrl键和鼠标左键，将光标移到“格式”→“单元格”上，点鼠标左键，再点选“保护”，再将“锁定”选项的"√"去掉，点“确定”。下一步按保护整个工作表的方法进行。但注意不要取消“选定未锁定的单元格”这一选项的"√"。

3.仅保护某些单元格：首先选定整个工作表，将所有单元格的“锁定”取消。然后再逐个点选这些需要保护的单元格，将其重新设置为“锁定”，再按保护整个工作表的方法对工作表设定保护。

四、excel的页面设置、分页预览与重复打印表头

    Excel的页面设置都是规格纸张，没有像word那样的自定义纸张选项，而39cm×27cm的试卷纸需要自定义页面，解决的办法是选择42cm×29.7cm的A3页面，并通过增加A3页面的页边距来适合39cm×27cm的试卷纸页面打印。对于纵向宽度超过36cm的纸张应将打印页面设置为横向。一般试卷纸要求的边距为：（1）39cm横向：上边距2.7cm至3cm；（2）27cm纵向：2cm至2.5cm。

(一)利用42cm×29.7cm的A3页面设置成满足39cm×27cm的试卷纸打印的方法(横向打印)。

   1.计算A3纸与试卷纸页面之差：长42cm-39cm=3cm；宽29.7cm-27cm=2.7cm；因而满足打印试卷纸要求的页边距为：

    （1）横向42cm：左边距2.7cm厘米；右边距增加A3纸比试卷纸多出的3厘米，即2.7cm＋3cm＝5.7cm。

    （2）纵向29.7cm：上边距增加A3纸比试卷纸多出的2.7cm，即2cm＋2.7cm＝4.7cm；下边距2cm。

   2.设置页面：鼠标左键点击“文件/页面设置/页面/横向/A3/页边距(左2.7；右5.7；上4.7；下2）/确定”。

    除去边框后的可编辑打印幅面：宽为 42-(2.7+5.7)=33.6(cm)    高为 29.7cm-(4.7+2)=23(cm)

    3.关于最大可编辑打印范围：工作表显示出除去所设边距后剩下的可编辑、打印区域虚线框。其实这还不是真正的剩余区域，真正的剩余区域往往还要大一些。原因是，如果将右虚线外的列宽加到虚线框内的话，则超过了33.6(cm),如果将右虚线外的列宽缩小到一定宽度，则可能右虚线会将这多出的一列包括进去，这时才是真正所剩的最大可编辑打印范围。然后将右虚线外列宽缩小的量加到虚线内的其它需要加宽的列，达到横向最大可编辑打印范围。下虚线框的情况与此同理。

    (二)分页预览。一般我们在打印前，会点击“打印预览”，但仅能看到打印页面的情况，不能编辑。而使用“分页预览”既可看到打印页面的情况，又能编辑。方法：点击“视图”→“分页预览”，并将“分页预览”的显示比例调整为百分之百)。

(三)设置重复打印表头。鼠标左键依次点击“文件/页面设置/工作表/打印标题-顶端标题行”选框，当选框内有光标闪烁时，再移动鼠标到工作表上，在需要重复打印的行号上一次性选定这些行，这些行就会作为设置条件自动录入选框，最后点“确定”既可。

五、冻结工作表窗格与拆分工作表窗口

   (一)冻结工作表窗格。目的是使标题行和条目列不随窗口右边和下边的两条滑块拉动而移动，始终停留在窗口的可视位置，从而便于分清所浏览的行内或列内的数据属于标题行中的哪一项或条目列中的哪一条。这对于列项目和行条目特别多，超出了视窗范围的工作表来说，是十分必要的。其设定方法非常简单：

   1.只冻结标题行。鼠标左键点击选中紧靠需要冻结的标题行下边的那个标题行号所在的行，如行2。然后移动鼠标到工具栏的“窗口”并点击，再点击其下拉菜单中的“冻结窗格”即可。取消“冻结窗格”时，直接点击“窗口”“取消冻结窗格”即可。

   2.只冻结条目列。鼠标左键点击选中紧靠需要冻结的条目列右边的那个列号所在的列，如列C。然后移动鼠标到工具栏的“窗口”并点击，再点击下拉菜单中的“冻结窗格”。

    3.同时冻结标题行和条目列。方法同上所述。只是鼠标点击选中的不是行2,也不是列C，而是行2与列C相交的右下单元格C2。这样，行1及列A列B被冻结，而不随滚动条的滚动而移动。

(二)拆分工作表窗口。假设Sheet1是全年级的期中考试数据表。如果要在本窗口中同时查看两个班学生的考试成绩，就要用到拆分窗口。拆分窗口实际上相当于将Sheet1复制到同一个窗口，使一个窗口内有两个完全相同而又相互独立、可分别查看的表Sheet1。设置方法同样非常简单。将鼠标移动到工具栏的“窗口”并点击，再点击其下拉菜单中的“拆分”即可。拆分后，可拖动两个表之间的分界线至合适的位置。取消拆分的方法相同。需要说明的是：冻结窗格和拆分窗口只能取其一。

六、在单元格中添加批注

     在单元格中添加批注，相当于word文件属性中的“摘要—备注”。批注框属于纯文本编辑框，编辑框可以根据需要拖大和拖小。凡是键盘能输入的文字或符号都可以输入或插入批注框内，在批注框内点击右键，再点击选单中的“设置批注格式”，可以对批注框内的文本进行字体、字号、字体颜色等的设置。

     在单元格内添加批注的方法很简单：

     用鼠标右键点击该单元格，再点击选单中的“插入批注”，即可出现批注编辑框。然后在批注编辑框内输入文本内容即可。

     批注框文本编辑完毕后，再点击任意单元格，即可关闭编辑框，然后点文件修改保存。

     再次对该批注进行修改时，同样右键点击该单元格，再点击“编辑批注”即可。也可以点击“删除批注”。

有批注的单元格右上角会有一个红色小三角形。当鼠标停留在有批注的单元格上时，批注即自动显现，鼠标离开，批注自动隐藏。要使批注一直显现，只需鼠标右键单击该单元格，再点“显示/隐藏批注”即可一直显现。这时如果要隐藏批注，需要右键再单击该单元格，然后点“隐藏批注”。

还可以将只能输入文字的批注框变为同时可以插入图片的自选图形框，方法如下：

首先确认excel的绘图工具已经显示在页面最底下(或上面的)工具栏中，然后，第一步，点击“显示/隐藏批注”,使批注框一直显示。第二步，将鼠标移到批注框内，再按住Ctrl键后，鼠标的光标由"Ⅰ"形变为箭头形，右边还带有一个小加号，这时点击批注框，批注框进入选中编辑状态。松开Ctrl键，移动鼠标到“绘图”工具，按下面的图示操作，批注框便成了既可以输入文字，又可以插入图片的自选图形框。然后双击批注框的外边框，打开“设置批注格式”对话框。选择“线条与颜色/填充/填充效果/图片/选择图片/确定/确定”。

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    【请点击阅看“Excel基本操作（二）”】

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