工程文件的归档范围及质量要求

工程文件的归档范围及质量要求

    一、工程文件的归档范围 

工程项目档案内容：建设单位，设计单位，监理单位，施工单位。

工程项目档案是以竣工图为核心，在工程建设和工程对象的使用、维护活动中形成的基建档案。它的基本内容包括：

     1、工程准备阶段文件。立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；建设、施工、监理机构及负责人。

    2、监理文件。监理规划；监理月报中的有关质量问题；监理会议记要中的有关质量问题；进度控制；质量控制；造价控制；分包资质；监理通知；合同与其它事项管理；监理工作总结。

    3、施工文件。

建筑安装工程包括：土建（建筑与结构）工程；电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程；室外工程。
市政基础设施工程包括：施工技术报告；施工现场准备；设计变更、洽谈记录；原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告；施工试验记录；施工记录；预检记录；隐蔽工程检查（验收）记录；工程质量检查评定记录；功能性试验记录；质量事故及处理记录；竣工测量资料。
    4、竣工图

（1）建筑安装工程竣工图包括：综合竣工图、专业竣工图。

（2）市政基础设施工程竣工图。

    5、竣工验收文件

（1）工程竣工总结。

（2）竣工验收记录。

财务文件。
   （4）声像、缩微、电子档案（详细内容见归档范围表）。补7页合同范围

    二、归档文件的质量要求

工程档案质量要求

完整性

准确性

系统性

安全性

    （一）工程档案质量要求。指对工程档案完整、准确、系统和安全的基本要求。

     1、工程档案的完整，要求工程档案要齐全成套，并且种类也应完备。一方面，就单项工程建设活动形成的工程档案而言，应包括该活动全过程中形成的所有具有保存价值的施工文件，符合成套性的要求；另一方面，就一定的库藏范围而言，工程项目应按系统科学排列档案，使工程项目档案从个体到整体的构成更加合理，维护工程档案的不可分散性。

     2、工程档案的准确，要求工程档案必须是真实的历史记录，并且在内容上始终与所反映的实际施工相一致。首先要求工程档案是其工程施工活动同期形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反映工程建设的历史面貌；其次要求工程档案能够动态地反映工程文件归档后其科技对象发展变化的基本情况，使科技档案为历史研究和现实使用提供可靠的依据和凭证。

     3、工程档案的系统，要求保持工程档案之间的有机联系，不得任意肢解与组合，并且实现库藏工程档案排列的有序化。

     4、工程档案的安全，要求保证工程档案实体的安全，尽可能延长其自然寿命；同时还要求保护工程档案信息的安全，保守科技机密，保护知识产权。

    5、工程档案的规范性

  （1）归档的文件应为原件。

  （2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

  （3）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

  （4）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

  （5）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

   （二）建设单位对工程档案质量的落实措施

控  制  手  段

经济手段/签定合同时设有档案整编专/工程资料归档后予以结算/档案工作与工程建设同步进行

制度落实做到“三纳入、”四参加“ 系统性上以设计总目录为纲/完整性上做到账、账，账物相符/技术管理/准确性上做到坚持四级审查制度/规范性上严格按照几家行业标准进行整编
 

    1、从制度和经济手段上控制

   （1）严格执行国家标准GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》，项目法人在招标、投标和与勘察、设计、监理、施工等单位签定合同、协议时，设立专门条款，明确规定有关工程文件、图纸（含竣工图纸）及其它特殊载体（声像、光盘、磁盘）等文件的整编归档内容及各方应承担的责任，包括套数、质量、费用、移交时间等。

    （2）严格执行国家计委、建设部、国家档案局对重点工程项目管理规定，完整、准确、系统的工程档案是进行工程竣工验收的重要条件，工程文件的收集、整理、归档和移交应与工程的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

    （3）保证工程档案的完整、齐全、准确，应做到“三纳入”，即档案工作纳入公司管理工作计划；纳入各项管理工作程序；纳入管理责任制。做到“四参加”，即产品定型投产档案人员要参加；基建工程竣工验收档案人员要参加；设备开箱档案人员要参加；科研成果档案人员要参加。做到“严把四关”，即严把合同签定关，运用法律手段超前控制；严把责任关，运用经济手段超前控制；严把不时督导关，运用职能手段超前控制；严把重点建设项目档案的登记关、验收关，运用行政手段超前控制。

    2、从技术管理上控制

   （1）工程项目档案的系统性。建设单位在复杂的水电工程项目档案管理中，坚持做到以设计总目录为纲，以工程项目竣工验收分部分项资料编目大纲为目，进行系统地排列，使工程项目竣工资料完整、系统地进行收集、整编。

   （2）工程项目档案的完整性。建设单位要坚持做到设计总目录、工程项目竣工验收分部分项编目大纲，工程项目竣工资料移交目录实现帐帐相符，帐物相符的目标，确保工程资料的完整与安全归档。

    （3）工程项目档案的准确性要认真执行国家颁发的《建设工程文件归档整理规范》，同时建设、施工、监理单位要坚持工程档案四级审查制度，即：各参建单位根据项目的编目大纲和归档范围进行分类、组卷、整编，装订前由项目负责人审查确认；整编完成后由监理单位对资料的质量进行审签；移交归档前建设单位技术负责人对勘察、设计、施工、监理等单位的工程资料真实、完整进行复审；档案部门对工程资料的规范性进行审查。

    3、建设单位、竣工办、档案部门跟踪指导、检查、监督、协助工程项目文件形成、积累、归档。

    （1）竣工办、档案部门参与制定工程项目文件形成、积累的质量指标和管理办法，制定工程项目档案的归档范围、分类、整编、移交、保管、利用等制度和方法。

   （2）深入各部室、参建单位，具体检查和协助技术人员做好工程技术文件的形成和积累工作，确保工程技术文件质量和安全。

   （3）宣传工程项目档案的作用和工程项目档案工作的意义，贯彻执行《档案法》和有关工程项目档案工作的方针政策与规章制度，提高工程技术人员对工程项目档案工作和工程项目文件完整形成、积累的认识。

   （4）为工程技术人员形成、积累工程技术资料，提供业务指导、服务。