电子文档相关基础知识问答电子文档相关基础知识问答(一)
电子文件基础知识 顾名思义，电子文件就是“电子”加“文件”，或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子文件的功能属性，“数字化”是电子文件的技术属性。 我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）（以下简称《规范》）将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。” 这个概念有两方面含义： 首先，电子文件具有文件的一般属性，即都是组织或个人在各项活动中形成的历史记录。它具备文件的一般作用，即都是社会活动的真实纪录和事务处理的基本工具。 第二，电子文件与传统文件的最大区别在于，其信息以“0”和“1”两种数码组成，必须依赖特定的计算机技术进行制作、存储、传输、处理、阅读，这不但有别于纸质文件，也有别于其他以模拟信号存储的机读信息，如缩微片等。 其实，电子文件是存放在计算机存储器中所有数据的基本组织形式。本质上它是有关某事物的相关数据的有序集合。因此，存储在计算机中的一篇文章、一曲音乐、一张照片、一段录像都属于电子文件。由此可见，电子文件的范围较传统纸质文件要宽泛得多。 电子文件是一把双刃剑 电子文件的应用给当代人的学习、工作、生活带来巨大便利，对社会发展产生深远影响，以至于人们较少考虑电子文件给人类带来的风险。其实由数字化派生出电子文件的一系列特点，如信息存储的密集性，载体的不确定性，信息结构的二重性，对信息技术的依赖性，内容的易改性等，都是一把把“双刃剑”： 一方面，它给信息的存储、处理、传播、利用带来质的飞跃，使电子文件倍受人们青睐。如在我国的抗震救灾斗争中，各种媒体通过大量的数码照片和影视片，在第一时间传递了灾情和救灾的英勇事迹，使广大群众对抗震救灾斗争产生强烈的视觉和心灵上的震撼，其影响力是过去文字描述和信息传递方式所无法比拟的。 另一方面，电子文件在真实、完整、有效、安全等方面正面临严重的威胁，特别是它的“原始凭证性”正遭遇前所未有的挑战。管理电子文件远比管理纸质文件来得复杂，并且充满风险。如2007年11月22日《解放日报》报道：“英国皇家税务及海关总署工作人员在邮寄过程中丢失两张重要数据光盘，其中包括约2500万人的个人资料和银行信息。这意味着英国6000万人口中，有近一半人面临受欺诈的危险。” 该消息一经公布，英国政界及民众对此表示不解和愤怒。为此，英国皇家海关及税务总署署长保罗?格雷宣布引咎辞职，首相布朗也为事件公开道歉。英银行系统立即提高了警戒级别，防止相关数据遭窃取。一个普通工作人员的小小疏忽能给社会带来如此巨大的风险，从某种角度上说这就是数字化惹的祸。 全面地认识电子文件的特点，有利于在管理和使用电子文件时从实际出发，尽量趋利避害，即最大限度地发挥其优势，规避其风险，使电子文件真正承担起社会记忆的历史使命。 1．什么是文件、电子文件、电子档案 文件——国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 电子文件——能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 电子档案——具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 2．大量电子文件产生于哪里 办公自动化：电子公文、上报信息 计算机辅助设计（CAD）：电子图纸 互联网上信息传递：电子邮件 电子商务：电子协议合同、电子货币 3．与档案行业相关的部门电子化进展 图书馆：数字化图书馆──不受时空限制，利用互联网有组织的大规模的知识中心。 科技情报所：国际性的科技情报数据信息库 各单位的信息中心：现行文件、资料信息库 4．电子文件管理方法的发展： 文件整理原则——不组卷，按件保管 集中保管原则——逻辑归档、物理归档（档案室） 开放、保密原则——虚拟用户、虚拟档案 5 国家基本对策 《全国档案工作“十五”规划》把电子文件管理作为档案信息化建设重点，组织研究，开展试点，制订标准，加强管理。 6．电子文件的基本特征 ⑴ 数字化信息形态 ⑵对设备及标准的依赖性 ⑶载体的非直读性 ⑷信息与载体的可分离性 ⑸物理结构与逻辑结构的复杂性 ⑹信息共享性及不安全性 ⑺易修改性 ⑻逻辑归档的可能性 7．电子文件的好处： 接收方便，归档及时齐全； 存储空间小，可统一管理； 共享性，利用快捷； 减轻档案员手工劳动，效率提高； 8．需要解决的问题： 理论基础问题 管理标准规范（名词术语、归档方法、保管期限表…） 技术保障（原始凭证技术、归档管理技术、远程利用技术、科学保管技术…） 电子文档相关基础知识问答(二) 电子文件管理的基本方法 1 如何保证电子文件、电子档案的原始性、真实性 （1）鉴定标准：以信息内容的原始性、真实性为鉴定标准 （2）技术保障：网络安全技术、加密技术、签名技术、防火墙技术、身 份验证技术等 （3）建立并执行严格的管理制度： 电子文件全过程管理、电子文件制 作制度 （4）建立电子文件管理记录系统：电子文件生命周期表、实时跟踪记录 2 我国目前在电子文件归档和电子档案管理工作中采取的主要策略有： （1）文档一体化管理原则 必须将电子文件、电子档案管理纳入整个单位办公自动化总格局中。 （2）管理职能分工 文件形成部门负责电子文件的收集、积累和整理，档案部门负责监督和指 导；电子档案由档案部门归口管理。 如CAD电子文件从申请立项开始收集积累，并指定专人负责、档案部门负责监督和指导。 （3）实施“全过程管理”理念 “电子文件全过程管理”：即档案部门应当在电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档、归档电子文件保管、利用的全过程发挥作用。这是保证电子文件原始性、真实性的一项管理制度，已经在我国有关技术标准中规定了下来。 归档电子文件的管理不仅注重每个阶段的结果，也重视每一项工作的具体过程。并把这些过程—一记录下来，形成一张与电子文件紧密相连的电子文件生命周期表。 （4）电子、纸质文件双轨制管理原则 对电子文件与纸质文件是否一并归档保存，我国档案界存在不同的观点。①除对本单位关系重大的文件材料如法规性的电子文件必须拷贝到纸上保 存外，一般性的电子文件下一定非要输出纸质文件保存不可。 ②由于归档电子文件的法律地位问题还没有解决，必须同时保存电子、纸质 文件。 我国目前的基本政策是，在电子文件归档保存时将相同内容的纸质文件一并保存，这样既可以保存反映历史真实面目的可靠记录的纸质档案，又可以发挥电子文件在检索、利用、传输、存储等方面的忧越性。即电子文件与纸质文件一并归档的所谓“双轨制”的过渡期。 （5）电子文件归档时限要求 CAD电子文件的归档时限有明确要求。CAD电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3个月内完成归档。 科研课题中的电子文件则在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。办公自动化过程中形成的电子文件的归档，目前提出实时在线逻辑归档和定 期物理归档的概念，还没有其他规定。现有电子文件随办随归、电子文件按照纸质文件归档期限规定同时归档等方法。 （6）归档电子文件统一数据格式标准 对归档的CAD电子文件光盘存储格式，要求符合GB／T17825.2国家标准。 OA电子文件尚未标准。现在一般采取2种方法解决问题： ——制定通用的电子文件、电子档案数据格式标准（即将出台），把归档电子文件用转换软件转换到通用的数据库平台上。 ——对于较为特殊的归档电子文件，保存归档电子文件的相关支持软硬件。 3．基本方法介绍 环境：办公自动化 硬件：网络，档案管理员终端，打印机、刻录机等设备 软件系统：参与设计、提出业务要求 电子文件运行阶段要求 电子文件整理归档阶段要求 电子文件保管阶段要求 电子文件利用阶段要求 制定并执行管理、操作制度 不能用纸质档案管理制度来套用电子档案管理 4．目前需要做的准备工作 电子文件、电子档案管理是对档案管理的理论、管理、技术等全方位变革。 （1）更新观念，积极参与 （2）软、硬件基础设施建设 （3）统筹规划，分步实施量力而行 （4）统一标准，加强管理 |
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