   档案管理在整个企业运营中承担着“后勤”角色，虽不在前“冲锋陷阵”，但以其殷实厚重的信息资源支撑企业日常经营运转。随着企业发展的不断壮大，企业档案已然成为企业发展的重要资源。 企业档案是指将企业有价值的资料进行归档、整理，即与企业发展活动相关的所有文字以及任何媒体形式的资料。 如：图纸、技术标准、规程、规范、科技档案、文书档案、财务档案、工程项目档案、设备档案等所有企业和领导认为重要的凭据和原始资料、数据等。  作为上市公司的档案管理工作，证券部门起着至关重要的作用，除了需要将公司日常经营和生产相关资料归档，还必须把信息披露、投关活动记录、内幕信息登记等文件资料归档。 监管法规对上市公司文件资料存档也有规定，可见档案管理工作并非小事，事无巨细，必须谨慎对待哦~~ 第七十三条：召集人应当保证会议记录内容真实、准确和完整。出席会议的董事、监事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名。会议记录应当与现场出席股东的签名册及代理出席的委托书、网络及其他方式表决情况的有效资料一并保存，保存期限不少于10年。 第一百二十二条：董事会会议记录作为公司档案保存，保存期限不少于 10年。 第一百四十七条：监事会应当将所议事项的决定做成会议记录，出席会议的监事应当在会议记录上签名。监事有权要求在记录上对其在会议上的发言作出某种说明性记载。监事会会议记录作为公司档案至少保存 10 年。 第三十七条上市公司应当制定信息披露事务管理制度。其中第（九）项信息披露相关文件、资料的档案管理。 第四十七条 董事会会议记录应完整、真实。董事会秘书对会议所议事项要认真组织记录和整理。出席会议的董事、董事会秘书和记录人应在会议记录上签名。董事会会议记录应作为公司重要档案妥善保存，以作为日后明确董事责任的重要依据。 第六十八条 监事会会议应有记录，出席会议的监事和记录人应当在会议记录上签字。监事有权要求在记录上对其在会议上的发言作出某种说明性记载。监事会会议记录应作为公司重要档案妥善保存。 有很多小伙伴会认为档案管理无非就是把日常生产经营、信息披露等资料通过纸质、电子各存档一份咯，简直so easy！如果你真这样认为，小编只能翻个白眼儿给你的工作评个入门级。 证券部档案管理类别有哪些？ 除了上述列举的监管法规所要求的档案归档文件以外，实际上需要归档保存的资料非常之多。 例如：人力资源部的员工劳动合同、绩效考核，财务部的会计报表、审计报告，工程部的设计图纸、工程合同等，毫不夸张地说，一个规范的公司档案管理等于公司的备份。 作为董办人，也应将各项工作涉及的资料进行归档。小编归纳了以下几类文档管理的类型~~ 三会资料是上市公司一项重要的档案管理项目，建议将三会进行分类归档，例如：董事会、监事会、股东大会、董事会专业委员会。再按照会议召开的年份、届次进行细分归档，通过电子文件创建文件清单，按照会议通知、议案文件、签到册、表决票、会议记录、会议决议、签字扫描页等顺序整理归档。记载会议表决投反对、弃权票的说明文件一定要保存。 信披文件主要包括定期报告、临时公告以及非公告上网文件。 定期报告需要按时间顺序将年报、半年报、季报全文及摘要归档，为了将来更快速便捷查阅历史文件，建议将审议通过该次定期报告的股东大会、董事会、监事会决议，以及董事、高管书面确认书一并归档。 临时公告按照公告编号的顺序归档，公告正文以及上传交易所的相关文件都需要一并归档。 此外，非公告上网文件包括单独披露的各类报告、中介机构核查意见等也要存档保留。 小编认为这一项的资料归非常需要综合性管理，重大事项通常是一个完整的项目，绝非一份单一的文件资料管理，例如重组、发债、股权变更、非公开发行、股权激励计划等重大事项需按照项目推进的时间轴，从立项、筹划、招标、审批、停复牌、审计、三会审议、监管备案、资本交割、工商变更等各节点涉及的文件资料要形成一个完整的项目资料链进行完整保存。 当然，也不限于以上所归纳的事项，上市公司还需要将拟发行期的档案进行存档保存，包括首次报备、辅导备案、改制辅导等相关资料。 对于投资者来访交流问答、证券研究机构调研、投资者交流会、业绩说明会、路演等相关文件要及时归档。 上市公司进行收购、重大资产重组、发行证券、合并、分立、回购股份等重大事项，除了填写上市公司内幕信息知情人档案外，还应当制作重大事项进程备忘录，内容包括但不限于筹划决策过程中各个关键时点的时间、参与筹划决策人员名单、筹划决策方式等。上市公司应当督促备忘录涉及的相关人员在备忘录上签名确认。建议归档时按照年份、事件类型标注登记的内容关键词，方便查找。 说到监管部门的发文、发函，会有小伙伴问，难道这些文件还要存档啊？事无巨细，必须得认真存档，以备后查。建议可以按照发文部门进行归档，例如按照证监会、证监局、交易所、中登公司、信息公司、证券协会等部门进行分类管理，并将所有相关的问询函答复文件一并归档保存。 董监高人员档案管理也是一项重要工作，包括：人员简历、任职资格证书、持股信息、荣誉证书等，以及董监高人员参加履职培训等活动记录资料都需要妥善保管，今后换届选举、后续相关资料填报、年报董监高信息填报时会比较方便哦，当然，小编提示各位，董监高人员信息不是一成不变的，要记得及时更新哦，对于离任董监高资料也要继续归档留存。 公司产品、董监高等获得的各项荣誉都可以作为实物证明存档哦~~ 档案管理你真的做好了吗？ 小编也曾简单地认为档案管理无非就是把所有日常事务的电子档案、纸质文档保留备查，可实际上在与很多证券部小伙伴们接触之后发现档案管理并非一件简单的小事，会出现各式各样的小问题呢~~ 1、碎片化存储，备份不及时，缺乏统一管理 证券部通常将三会管理、信息披露、投资者关系等工作进行专人分工负责，大家各司其职，积累的海量的文件文档材料散落在员工的电脑上，或者随着项目完结，有些文件文档没有及时保存留档，造成文档查找使用不便，或者出现因人为误操作，重要资料损坏。 2、归档拖延，纸质文档与电子存档不一致 说起这个问题要吐槽一些爱拖延的童鞋，领导想马上调阅某次股东大会的会议资料，ta居然傻眼了，归档不完整，电子档与纸质文件内容不一致，到底以哪个为准嘞？ 3、权限管理不明，威胁文件安全 很多企业没有明确部门各人员的相应权限，很容易导致发生所需文件找不到、重要文件被任意修改删除等尴尬情况，甚至出现核心数据遭篡改，重要的未披露信息文件被外泄等安全事故，给企业带来不可挽回的破坏与损失。 4、不可控因素造成文件资料丢失 文件资料的存储分散还没来得及进行集中统一归档呢，就遇到电脑坏了……人员坏了……有木有？若是遇上监管部门来检查那可就更惨咯~~加班加点也得补补补…… 当然，以上只是小编列举的几个很常见情况，每家企业实际情况也各有不同，总之，证券部的工作无小事，每个细节都不能忽略哦~~ 如何加强档案信息化管理？ 吧啦吧啦说了这么多，熟悉牛牛小编撰文风格的童鞋一定知道接下来我们会给大家出点子~~ 没错！我超能力还有很多，不只是超可爱喔，赶紧准备纸笔认真总结，学习使人进步嘛。 1、细化分工，专人专管。 档案材料实行承办处归档制度，做到谁承办谁归档，事结卷成。通常证券部门对各项工作有细化分工，三会、信披、投关工作专人专管，所以不管是谁负责，事件承办人员应从受理实践开始，注意收集事件全过程形成的材料，事件结束后及时整理，并对整个事件材料进行补充完善。总之一句话，插手了某项工作，就得负责到底！ 2、及时归档不拖延 有拖延症的童鞋一定要努力克服一下，归档这事必须得勤快！勤快！勤快！重要的事项说三遍！证券事务繁杂，每日需要处理大量的文件资料，要及时归档、整理、补充完善各项文件资料，在归档过程中发现不合规文件，例如：缺少人员签字、某个文件没盖章或缺页、文件内容编辑有误等，要立即补充完善。若是拖延几天，没来得及补充呢又会被其他的海量文件覆盖，将来弥补起来也很不方便。 明日复明日，明日何其多，所以童鞋们现在开始马上行动，赶快行动起来~ 3、电子与纸质文件对应一致 为了提高文件检索的效率，纸质与电子文件需各存一份，建议大家编制一份资料目录表，可按照年份、业务类型等科目进行编号存储，科学有效的档案管理方式会让将来的工作事半功倍。 需要注意的是，电子文件修改之后一定要记得及时更新纸质文档的内容。 4、打造文档统一安全存储平台 信息化办公已逐渐植入各行各业，电子化存储比纸质资料检索查阅更方便，打造文档统一安全存储平台将分散的文件资料全面收集存储，实现统一管理。 如果你还没有很好的档案管理方法，可以借助一些专业服务的平台实现科学高效的文件数据管理。
同步上传：通过平台创建的事务性工作文件自动同步保存在【文档管理】，一键联动修改，即时更新保存，确保文件数据安全，提升文件共享效率。 目录分类：按照业务类型进行文件夹目录结构归档。存储加密：采取加密存储，防止文件外泄与非法扩散，保障信息披露数据安全。 安全备份：数据库、文件备份还原，预防物理设备损坏危机数据与文件安全。 权限管理：权限分配，各尽其责，分为可见、创建文件、修改、下载、删除权限类型，保障重要文件数据安全存储。 总之，将现代信息技术融入企业的档案管理工作中，不仅可以提高档案管理工作的效率，同时也可以极大地简化档案管理工作内容，提高档案资料的保密性。 可爱的你还有什么优秀的档案管理方法，记得也分享给我们噢~~ END |
|
|
