博斯办公托管：办公室里的服务业

博斯办公托管：办公室里的服务业

博斯正是凭细致、周到的工作和服务质量，受到许多客户的肯定和信任。同时，博斯也得到了许多创投公司的青睐。

5月31日，在杭州香格里拉饭店举行的2009浙商与创投对接大会上，杭州博斯实业有限公司继去年获得“浙商最具投资潜力企业”后，再次获得殊荣，成为“2009浙商最具投资价值企业”。在当天下午的企业路演中，博斯办公托管受到了很多创投机构的关注。

办公托管对很多人来说都很新鲜。杭州博斯实业有限公司“办公托管”这一新的理念，是基于目前办公用品行业现状而提出的。那么传统的采购方式与“办公托管”模式有什么区别呢？

一、

杭州博斯实业有限公司董事长郭丛军解释说，传统采购方式没有完整合理的长期计划，采购成本高、易浪费，过程繁琐、浪费时间，人工成本大、人员闲置，维修、维护难以保证等等，而办公托管能够节约成本、简化程序、节约时间、优化企业人员配置，而且企业还能享受到完善的售后服务，真正做到省钱、省力、省心。

今年4月，博斯方案小组的工作人员来到了一家国内知名的家具制造企业了解情况。据了解，这家公司共计47个部门，52%的部门存在打印机闲置情况，24%的部门打印机超负荷运作，不仅加剧了打印机损耗，增加了维修成本，也易造成打印机频繁故障，打印机的综合利用率偏差过大。公司另有将近50台传真机，实际利用效率较低。

根据这些情况，博斯方案小组制订了办公托管优化方案，并分两期实施。在一期规划中，博斯工作人员根据公司现有设备配备、使用频率和损耗情况，集中作一次养护，并视成本测算和工作需要重新调整、淘汰、更换设备；并在一期规划中拟定在下沙服务点为该公司配备维修人员，一则实现定期设备检测和养护，二则实现半小时内紧急上门维修服务。在二期实施中，博斯将抽调精英人员组建托管团队，专门为公司服务。团队组建后将在该公司附近另设分点，提升服务时效。

博斯方面将指定专人与这家公司接洽，协助完成日常办公管理和分析测算。博斯专派的项目经理除初期开展和稳定托管服务外，还将定期与这家公司协谈办公费用缩减和办公效率提升的问题。

在这一系列的方案中，博斯给了一个令对方满意的价格对比及承诺(见上表)。

从表中可以看出，经过博斯办公托管后，该公司成本得到了控制，设备得到了更新、养护和合理地利用。

服务更能体现出“办公托管”的精髓，为此，博斯在供应服务、设备养护、办公管理等方面为客户作出了承诺。博斯正是凭着细致、周到的工作和服务质量，受到许多客户的肯定和信任。同时，博斯也得到了许多创投公司的青睐。

二、

位于杭州萧山区的一家大型的民营企业，在2008年引进了博斯办公托管。虽然该企业增添了一些办公设备，但整体办公费用仍比2007年有大幅度的减少，公司领导大加夸奖“博斯”为他们解除了“办公之忧”。

那么，博斯是如何赢得这些赞誉的呢？

博斯方案小组进驻该民营企业后，调查发现，该公司办公用品采购主要是询价采购，造成采购烦琐、价格与质量参差不齐、采购成本大。因为没有固定的供货商，该公司经常遇到售后服务不到位、产品质量无法保障等多种问题；再者公司对办公用品的特殊需求较多，造成采购工作量大，办公室采购人员也常为一些新设备或维修方面问题困扰；而且公司距离杭州市区较远，采购时交通、通讯等方面支出较大。

根据这些情况，博斯方案小组为这家公司量身定做了一套办公托管方案：

电脑：博斯方案小组决定，根据公司部门不同，选择了适当调整电脑硬件搭配，提高原有设备利用率，并根据电脑使用年限和硬件老化程度，选择部分升级或整机更换。

打印复印设备：博斯派专业人员定期保养原有机型，使后期成本降低，并教授办公人员对办公器材的正确使用方法，降低机器损耗，杜绝浪费。

耗材：博斯工作人员根据机器特性和使用频率以及该公司的实际需求选择国产或进口耗材，实现非重要部门耗材国产化，降低办公成本。在公司打印量比较大的时期，博斯可租借打印复印设备给该公司，以应急之需。

办公用品、日用品类：办公用品、日用品及其他一些杂类，一般数量不多，并且采购周期较长，比较烦琐，通过合理的控制措施(比如定期盘点库存、及时补充)降低成本。

通过以上方案的具体实施,博斯为这家企业共节约28359.74元。

方案确定之后，博斯马上进行人员安排——客户经理负责结合方案进行管家式服务：方案小组协助客户经理做客户季度报告，根据实施过程具体情况提供合理化建议。

售后技术支持派遣专员做专门服务、保障产品的安装调试、定期对硬件设备进行保养；物流方面，由于该企业地处郊区，心须确保充足库存，以保证其正常运行，提前备货，就地库存；信息中心受理服务投诉，相关副总经理第一时间处理，全面协调各部门人员，保障货物的及时送达和故障的及时解决。

博斯实业有限公司董事长郭丛军说，“服务”是个简单的词语，但是其内部却有着极其丰富的内容。服务不是说的，而是做出来的，服务的好坏代表着一个企业的信誉与实力，更代表着企业的文化。博斯秉承“服务是一种文化”的理念，以专业的办公托管服务切实地帮助客户节约成本，并为客户带来一种前所未有的贴心感受。

三、

位于杭州的浙江某科技实业有限公司，自2009年起成为了博斯办公托管的客户。让我们看看博斯的工作人员是如何给这家科技实业公司制订方案的。

博斯的方案小组经过对这家公司的深入调查后发现，该公司在后勤办公管理方面存在着一些不足，具体表现在： 由于维修人员的局限性，不能全面地掌握维修技能，供应商售后服务不到位，造成维修时间长，维修费用高；在设备上，使用不得当，没有及时做好保养，有些设备甚至一直带病工作，而且在耗材的使用上浪费现象严重；在采购上，供货商不固定造成产品价格偏高，办公用品、日用品及其他一些杂类,数量较多,使用不合理，浪费情况严重。

针对该公司这样的情况，博斯工作人员做出了以下解决方案。

首先，在维修上，博斯派遣专业售后服务工程师到实地做专门服务，并承诺：一般故障当天修好，重大故障维修周期不超过3天；其次，在设备上，保障产品的安装调试并定期对硬件设备进行保养，使后期成本降低。由博斯公司专业人员教授办公器材的正确使用方法；再者，根据机器特性和使用频率选择合适产品。

在采购上，由博斯提供一站式采购解决方案，并确保充足、必要的库存，提前备货，就地库存。提供品种繁多，质量上乘的办公用品和设备，工作人员将在3小时内送达。

最后，博斯将结合方案提供管家式的托管服务，做好各项数据的整理与总结，提出合理化建议，为客户提供最优质的办公服务。

经财务数据显示，通过此方案可降低成本率高达60.68%。浙江某科技实业有限公司2009年办公成本较2008年将呈明显下降趋势，下降额为251320元。这令该公司负责人大加赞赏。(具体见上表)

据博斯方案小组工作人员介绍，虽然这家公司对设备维修和耗材的需求量非常大,同时在办公日杂方面的支出相当高，但博斯公司依然会满足客户所需,提供个性化的服务和全方面的解决方案。看似普通的服务背后蕴含着极其深厚的知识与内涵，如何将服务与承诺相结合进行有效实施是服务中的关键。

服务的好坏不仅代表着一个企业的信誉与实力，更代表着企业的文化。博斯秉承着“服务是一种文化”的理念，始终坚持“专心做专业”，以“用心、专心、尽心”作为自己的服务宗旨，秉承“服务第一，品质第一”的目标，以忠诚、守信、负责、创新的经营理念和实际行动服务于广大消费者。

四、

杭州博斯实业有限公司创立独特的“办公托管”模式，受到了许多企业的关注。越来越多的企业选择与博斯合作，在合作中，企业降低了成本，而博斯也赢得了利润和声誉。

位于杭州市笕丁路的某集团公司，就是博斯实业有限公司办公托管项目的一个受益企业。

按照旧有的采购模式，该集团公司的采购供应科，要对该公司办公用品的日常消耗进行补给，大到打印机复印机，小到铅笔等，事无巨细。这些工作虽然不复杂，却非常琐碎。有的时候，只为了采购办公用品，就要绕大半个杭州城区，再加上地理位置的关系，往往一出门就是一天。这一路上的交通费、餐饮费，长年累月下来，就是一笔不小的数目。而且很多时候还未必能达到公司的要求，或者在规格型号上出现偏差。自从同博斯合作以来，该集团公司的这些难题都迎刃而解了。

在采购上，该集团公司只需要一个电话，博斯就会为该公司提供专业、详细的产品信息，然后送货上门。此举不但免去了采购奔波之苦，也节省了企业的人力、物力和财力。

博斯公司还成立了由专业的客户经理、办公顾问、技术人员以及项目策划人员组成的专案小组，对该集团公司的办公用品消耗情况以及办公设备使用情况进行详细的分析和调研，最后为其量身定做办公解决方案；并详细记录从采购到送货，以及派遣专业人员进行设备维护、修理的一系列过程。

到方案具体实施时，博斯公司会定期派遣办公顾问对该集团公司的办公设备进行免费的检测和保养，及时地发现并解决软硬件问题，保证办公秩序的正常运行；并对公司的办公用品消耗进行记录和估算，对消耗比较突然或者消耗量比较大的产品进行适时的报备、储存，以应对突发的办公耗材紧缺事件。

博斯承诺，在客户下达采购意向以后三小时内送货上门。为了更好地完成这项承诺，博斯公司还决定在几个客户比较集中的地段开设门店分部，作为仓储和送货的中转枢纽。届时，博斯送货的时间将大大缩短。

在后续服务上，根据实际情况，博斯还对该公司进行无纸化办公管理；定期对该公司具体使用人员进行免费的培训，并接受他们的信息咨询，以提高办公化的效率。

至此，博斯公司为该集团公司解决了办公用品采购繁琐、企业支出不透明、废旧办公耗材处理不当等等问题。

杭州博斯实业有限公司董事长郭丛军说：“博斯提供的是一种‘管家式服务’，就是要成为客户专门的办公服务顾问。记得有一家韩资企业，用的软件都是韩文，我们就高薪聘请了懂韩文的技术人员；像医院、银行等使用不同的系统软件，博斯都配备了专业的人才上门服务。”

为了保证服务的质量，博斯规定，一个办公顾问最多只管理4家客户。办公顾问除了全面满足客户的正常需求以外，还为客户提供每季度一次定期保养硬件设备、提供软硬件的使用咨询等服务。

五、

从客户角度出发，专业、详尽、客观地分析其办公托管情况是赢得客户信赖的前提。

 一家省级园林公司在引进了“博斯办公托管”后，办公费用比2008年上涨35.17%，却仍然乐意与杭州博斯实业有限公司(简称博斯)合作，这是怎么回事呢？

今年年初，博斯方案小组进驻该园林公司。博斯小组人员还对这家公司的办公供应、设备养护现状进行分析，发现这家公司主要存在自行采购、询价和找供应商方面浪费了一些时间，而且因没有固定供货商而造成价格偏高、质量没有保证；耗材的选择与使用方面没有达到最优化，而且浪费现象严重；供应商提供耗材和维修的服务时效较慢；公司为了节省成本，部分耗材过度重复利用，加剧了设备损耗等问题。

在设备养护方面，这家公司在设备的运行过程中，缺乏定期的检测和养护，导致突发性故障较多。同时各部门使用人员缺乏统一的使用和保养培训，存在一些不当使用的情况，在人力成本上也造成了一定的浪费。

博斯通过对该园林公司调研、沟通和测算后，出具了初步的办公托管优化方案：

布局设备

根据现有设备配备的使用频率和损耗情况，集中做一次养护，并视成本测算和工作需要重新调整、淘汰、更换设备，并实现定期设备检测和养护。在有需要的情况下，提供3小时内紧急上门维修服务。

对于该公司老牌复印机购买年限长、出现故障的次数多、利用率低且返修率高的情况，博斯公司技术团队接手后透析该设备的实际问题，建议放到用量较小的部门使用。这样既保证了设备的有效使用，又延长了复印机的使用寿命。

控制成本

博斯在与供应办公设备、耗材、办公用品和常规日用品等商品的浙江省总代理有长期合作关系，获得区域代理的采购价格，能为这家园林公司提供优质和实惠的产品系列。

保障供应

根据这家公司办公用品的预备清单，博斯会做好后期筹备工作，保障6小时内到货的服务。

管理办公

双方度过磨合期后，博斯方面将指定专业人员与该园林公司接洽，协助完成日常办公管理和分析测算，并对有关办公设备使用人员进行专业的使用方法和简单维修方面的培训。

经过博斯办公托管后，这家公司的办公费用与2008年实际发生费用有很大的不同，详见上表：

上表显示，该公司2009年办公耗材费用较2008年增长了20535.9元，但此金额更加接近于实际办公成本；仅以设备维修费一项来核算，原来的数据存在一定的偏差。

杭州博斯实业有限公司董事长郭丛军说：“之所以这家公司的办公费用比实行办公托管前价格更高仍然愿意与我们合作，是因为我们的工作人员对该公司进行了深入的了解，想客户所需，设置合理的办公托管项目。从客户角度出发，专业、详尽、客观地分析其办公托管情况是赢得客户信赖的前提。”

目前，这家园林公司与博期合作非常默契。