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论高校档案馆属性与功能
王
北京建筑工程学院档案室
摘要：教育部27号令《高等学校档案管理办法》的颁布，对于市属高校档案馆的建设起到了一定的推动作用，符合条件的院校开始着手成立档案馆。笔者通过对10所市属院校进行调研，对高校档案馆室建制、属性以及功能定位等问题进行了论述，正确把握档案馆的属性与功能，有助于增强档案工作的主动性与科学性，发挥自身优势，持续健康发展。
关键词：高校档案馆；建设；目标定位
关于高校档案机构设置、以及档案机构的功能定位等问题，一直没有统一标准，这一点与高校图书馆的设置与定位大不相同，各高校根据自身条件的差异对于档案机构的设置持不同观点，就此问题，笔者调研了北京市近10所市属高校，目前，除北京工业大学于2005年1月已经成立了档案馆外，其他市属院校档案机构均为档案室建制，隶属于学校办公室。北京工商大学和北京联合大学正在筹备申请成立档案馆，建馆依据是教育部于 2008年9月1日正式发布实施的第27号令《高等学校档案管理办法》（简称《新办法》）。
对照1989年10月10日颁布实施的国家教委六号令《普通高等学校档案管理办法》（简称《旧办法》），《新办法》在档案馆的建馆条件上有所放宽。《新办法》中第六条规定：“具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：一是建校历史在五十年以上；二是全日制在校生规模在一万人以上；三是已集中保管的档案、资料在3万卷以上。”此办法一经颁布，各符合条件的高校档案室纷纷酝酿成立档案馆，这一举措对于提升档案工作在高等教育工作中的地位，推进高校档案工作的健康持续发展势必会起到积极作用。 在档案学理论中，将档案室定义为“各组织（包括机关、团体学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本单位档案的内部机构，是整个机关的组成部分，属于单位管理和研究咨询性质的专业机构”①。而档案馆则是“党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”②。档案室与档案馆之间，看似一字之差，但性质却存在较大差异。笔者认为高校档案机构无论是档案馆还是档案室，都需要脚踏实地，根据自身条件，在正确认识高校档案馆室的属性、功能以及未来档案馆的发展方向等方面的基础上对档案馆的发展进行合理定位，充分发挥档案馆室在高等教育发展中的作用。
一、高校档案机构区别于其他档案馆的属性
就一般意义上的档案馆而言，社会性、服务性、文化性、政治性、行政性、知识性、教育性和学术性是档案馆的基本属性。通过收集、管理和利用对本地区或国家具有长期和永久价值的档案，为当今和未来的社会各项事业提供服务，是档案馆的本质属性。研究和正确把握档案馆的本质属性，有助于我们在档案工作中增强主动性和科学性，抓住主要矛盾，突出特点，发挥优势，更好地履行职责。
由于档案馆是个复杂多样的事物，它也存在属性上的多重性。多重性体现在：收藏性和利用性统一、行政性和学术性并重、政治性和文化性共存、开放性和封闭性结合、现实性和潜在性同在。分析、把握档案馆属性上的多重性，有利于提高我们辩证、全面地看待档案馆工作。 而高校档案馆室的性质是一个较为复杂的问题。在《旧办法》第六条中对高校档案馆的属性做了如下规定：“高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作职能部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构”。?从这个表述上来说，“高校档案馆实质上是机关档案室的性质”。对其性质的认定决定了高校档案馆的功能定位，如果高校档案馆是永久保存和提供利用高校档案的科学文化事业机构，就必须向全校乃至社会各界开放；如果高校档案馆的性质界定为机关档案室，那么它们就无需承担向社会开放档案的义务。 从理论上推敲档案室的地位和作用主要表现在两方面：一方面，档案室是单位内部具有参谋和咨询作用的部门，它是单位工作的助手，为领导工作和单位内各部门的工作提供参考和依据的档案材料，为单位工作和生产活动服务。所以档案室工作是单位工作的组成部分。另一方面，单位档案室是国家全部档案的不断补充的源泉，整个国家档案完整程度和连续积累首先决定于档案室，档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构”。④
高校档案馆作为高校的内部机构，无论在财务、人员编制还是其他方面都隶属于各高校。从这一点上说，高校档案馆无疑具有档案室的属性。但《旧办法》第二十五条规定：“高校档案原则上由各校档案部门永久保管”。这样一来，高校档案馆不再具有过渡性，与一般意义上的机关档案室存在差别。如果说高校档案馆属于档案馆理由似乎也不够充分，因为独立性姑且不论，高校档案馆很难面向社会提供服务，难以成为真正的科学文化事业机构。因此，高校档案馆与真正意义上的档案馆尚存在一定距离。
高校档案馆既不完全等同于机关档案室，又够不上真正意义上的档案馆。应当说高校档案馆的性质介于两者之间。换言之，目前各高校建设的所谓档案馆实际上是一种具有档案室属性的档案馆。它既有保存本单位档案、为本单位各项工作服务的职能；也有提供档案利用、传承高校档案历史文化财富的使命。明确高校档案馆的性质是建设高校档案馆的指导思想之一，只有清晰地界定了高校档案馆的性质，才能明确高校档案馆的服务对象和工作范围。
笔者认为，应当辩证地界定。从现实情况来看，目前适宜把高校档案馆界定为具有档案馆性质的档案室，这意味着立足点放在“档案室”上，高校档案馆的服务对象主要是本校师生，尚不必承担向社会开放档案、为社会各界提供档案利用服务的义务。目前大多数高校档案馆被视为学校内部的档案保管部门，强调为学校工作服务是其首要任务。从某种意义上说，这种观点是比较符合当前现实的，因为普遍而言高校档案馆的规模不大、工作人员数量不多、馆藏档案的文化价值和社会影响也参差不齐，因此它们把自己定位在档案室作为本单位的组成部分是顺理成章的。但笔者主张，从更长远的眼光来看，可以把高校档案馆界定为兼具档案室性质的档案馆，这意味着立足点放在“档案馆”上，高校档案馆的服务对象可以从本单位向社会扩展，承担起向社会开放档案、为社会各界服务的职责。这种定性的目的在于推动高校档案馆更好地树立服务意识，实现其从单纯的高校内部机构向科学文化事业机构的转变，使其与高校的文化属性更为贴近。⑤
性质的界定是高校档案馆功能定位的前提，既然高校档案馆的性质可以辩证地看待。那么其功能定位也需要客观、合理地把握，诸如高校档案馆可以根据现实条件、学校的规模和影响、馆藏档案的社会价值、自身管理水平等等来确定档案馆功能的侧重点。也许大多数高校档案馆只需要偏重于档案室的定位，完成为本学校服务的职责即可，将来有了现实需要或条件成熟之时，也可以向档案馆的定位转变。
二、高校档案馆的功能定位
档案馆的功能分为自然功能和社会功能。收集、管理和提供利用档案信息资源是档案馆的自然功能。它是由档案馆的基本属性决定的，并跟随社会的发展变化而发生质的变化。正确把握档案馆的自然功能，有助于我们在档案馆工作中坚持有所为，有所不为。
档案馆的社会功能与自然功能是相互连结、不可分离的。自然功能是社会功能的基础和前提，社会功能是自然功能的延伸和在一定社会环境下的外在实现形式。笔者认为现代档案馆的社会功能主要包括：保存人类文化遗产功能、维护历史真实面貌功能、资治襄政功能、繁荣科研功能、发展经济功能、推进民主功能、社会教育功能和休闲消遣功能。正确认识档案馆的社会功能，有助于我们科学把握档案馆的性质和工作原则，也有助于避免档案馆功能开发上的单打一，从而完整、全面地发挥出档案馆的作用。 与之相对应，高校档案馆的功能可以概括为四个方面，即收集和保管高等教育史料、组织档案信息交流与传递、储备和传输科学知识、开展社会精神文明教育。
高校档案是在高校的教学、科研、党政管理等各项实践活动中形成的历史记录，真实地反映了高校的基本职能和工作状况，全面记录了高等教育在不同历史时期、不同社会背景下的实践活动，是人们深入了解和认识高等教育历史的重要渠道。因此，收集和保管高校档案是实现高校档案馆社会功能的前提和基础，对于保持社会文化的连续性和完整性具有重要意义。
社会对档案信息需求的变化拓展了档案工作的运作空间，使得高校档案馆不再是一个单纯的实体保管机构，档案馆通过整理、编目、保管和提供利用等一系列工作内容来保证和促进档案信息的传递、交流与共享，因而具有参与档案信息社会化的信息服务机构的功能。特别是档案信息网络平台的建立更加速了档案信息的传递和交流，为实现档案信息资源的社会共享提供了有效保障。
培养人才、科学研究、服务社会是现代高校的基本职能，高校在教学、科学研究活动中形成的教学档案、科研档案为教育教学成果的传播和实际利用提供原始记录和参考依据，高校档案馆因此成为储备和传输科学知识的基地。
高校档案馆的社会教育功能特指高校档案馆以档案为教材，以借阅、咨询、陈列展览、出版公布档案史料等多种方式、多种手段并举，以爱国主义、历史知识教育为主题，面向国民开展精神文明教育，高校档案馆社会教育工作的基本任务就是利用馆藏档案宣扬文明，引导民众树立健康、正确的思想意识。
正确把握高校档案馆室的属性与功能定位有助于增强服务意识，提高工作效率。目前，有些院校借成立档案馆的机会，将学校教职工的人事档案与学生档案都合并到档案馆，认为这样做就符合档案集中统一管理的原则，其实这种看法是片面的，在笔者调研的10所院校中，多数院校对此类做法持否定态度。有些档案馆把人事档案或学生档案合并过来后发现在管理上存在诸多问题，又将其退会到原档案所属部门管理，部分院校还对《新办法》中涉及到的在高校档案归档范围中将学生档案纳入归档范围的部分提出了不同看法，他们普遍认为学生档案流动性大，不宜合并到档案馆保存。因此，笔者认为高校档案机构设置应因地制宜、科学论证，不能只重规模不重实效地追求大而全，盲目跟风的做法将不利于高校档案工作健康有序的发展。
参考文献：
①②④陈兆祦 和宝荣 王英玮主编 《档案管理学基础》 第二版
中国人民大学出版社2005年 第58、61、58-59、64 页
《普通高校档案管理办法》
⑤黄霄宇赵传玉《论高校档案馆建设的指导思想》《档案与建设》2006年第1期 |
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