|
档案的整理，是档案管理工作中的一个相对独立的工作环节。有些档案来源复杂， 形式多样，往往是零散杂乱，规格不一，并且常常因材料的增减要进行重新整理。档案经过整理进行保存，整理保存档案的目的就是要充分利用档案，向社会提供档案的利用价值。档案鉴定工作是贯穿档案工作始终的一个特殊环节,也是目前档案工作中最不完善 的一个环节。档案鉴定不仅是优化馆藏,实 现档案管理现代化的需要;也是有效开发档 案信息资源保证社会主义经济建设、文化建设、科学技术健康发展的需要;同时也是为后代利用档案可持续发展的需要。 一、做好档案整理工作，是提高档案质量和效率的关键 1. 保持文件之间有机的历史联系。档案是各项社会活动的真实记录。虽然活动不同，又都有自己的工作任务和对象，但彼此之间是有联系的，或是直接联系，或是间接联系。活动后所留下的历史记录，也必然会反映出这种联系。文件之间的历史联系，指的是社会活动之间的必然联系。文件的形成规律，是社会活动的规律在文件形成时的反映，两种规律是一致的。 在档案整理过段中，为什么需要提出遵循文件的形成规律，最大限度地保持文件之间的历史联系呢？因为单一的一份文件，有时不能反映出某一活动的全过程，把一组彼此有联系的文件放到一起，按照形成的前后顺序排列起来，就比较完整而客观地反映出了某一活动的实际情况。所以遵循文件的形成规律，保持文件之间的历史联系，是对整理工作的基本要求之一，它直接关系到档案的利用效果。 2. 档案的整理要便于保管和利用。保持文件之间的历史联系，不是整理档案的目的。便于保管和利用，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。所谓“便于保管和利用”，是指对档案的整理，既要便于档案在库房的排序、存储和管理，又要便于保管人员对档案的提取和送还。整理档案是一项复杂而细致的工作。如果保持文件之间的历史联系同便于保管利用处理得不好，就可能产生矛盾。所以，不能机械地强调文件之间的联系，要充分考虑对档案的保管和利用。例 □ 中国石油抚顺石化公司 吴晓南 如，密级程度和保管价值不同的档案，应根据情况分别整理，在相应的范围内保持文件之间的联系。 3. 档案的整理应充分利用原有基础。充分利用原有的基础整理档案，是档案部门多年来积累的经验，这样做，既有利于保持文件的历史联系，又可以提高整理质量和速度，尤其是保存数量较多的档案部门，更要慎重处理此事。利用原有基础主要有两个方面的含义：第一，对原来整理过的档案，如果不是杂乱无章，无法查找。而是有规可循，有据可查，就不要打乱重来，要尽可能在原来整理的基础上，对不合理的部分进行调整、补救。第二，对原来整理中出现的不合理部分要进行研究，在真正弄清原来整理不合理的原因之后，再进行调整，因为不同时期对档案整理的要求不尽相同，历史上出现的问题，也许是另有原因的，原因并不清楚，就着手整理，可能会出现“走回头路”的现象。 档案的整理工作，在一般情况下，主要 由机关文件处理部门与档案室共同完成，其大部分工作由文件处理部门或有关业务部门来完成，作为综合性的档案室只负责对有关具体工作的指导和业务检查以及进行局部的加工处理工作，有时档案室也接收和征集到一些比较零散的文件，这就需要开展全过程的整理工作。如果档案不经过整理，档案就显的杂乱无章，没有连续性，缺乏档案的价值，档案保管部门无法进行有效的保管，更无法进行有效利用，通过档案的整理， 可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，对档案的收集工作有一定的促进作用， 档案通过系统整理，才能便于档案管理部门的有效管理和提供社会服务，发挥档案服务的功能作用。 4. 注重档案整理的系统性、完整性、是发挥档案资源利用的保证。整理档案的过程也就是鉴选档案的过程，只有把有保存价值的档案集中在档案馆和档案室，就能为开发利用档案信息资源奠定一个良好的基础，档案质量高，材料收集齐全，才能丰富档案资源，提高档案工作的质量，更好地为社会经济提供优质服务。在做好档案整理工作的同时，档案的正确分类管理是资源利用高低的体现，档案的分类要根据档案的数量、内容、 分类层次，实际工作的需要，档案管理的原基础等情况进行比较，综合分析，客观公正的选择符合实际情况的最佳分类标准。 二、做好鉴定工作才能不断提高档案的质量 档案鉴定,就是根据档案文件的用途和作用,研究和确定档案文件的价值,从而决定是交给档案馆（室）永久保存,还是保留一定时期后销毁。强化业务学习是档案鉴定工作的前提?从档案的形成,即文件在文书部门经过文书人员的整理归档,到档案的销毁,即档案被送进销毁炉直至“灭亡”的整个过程中,鉴定工作都贯穿始终。档案是十分重要的信息资源，而且是任何资源都不可替代的，是不可再生的，也是一个社会进步发展的原动力和精神原材料。只有抓好档案的整理和档案的鉴定工作，才能充分发挥档案这种特殊的知识产品服务经济建设，服务政务建设，服务文化建设，服务社会建设。 社会的不断发展，促进了档案数量的增长。一个单位、部门、企业要进行正常的工作、生产等等活动，这一切都会形成大量的文件档案。它们的发展每时每刻都在产生或形成档案，单位、部门、企业的扩大，人员的增加、设备的更新换代、职能的扩大都在形成大量的档案，档案的剧增给档案鉴定工作提出了新要求，一部分档案将成为永久保管，一部分档案则没有可存的价值，这就要求档案工作人员要根据档案有关规定，进行全面地鉴定，档案鉴定的正确与否，关系至关重要，档案工作者要不断强化业务学习， 掌握有关知识政策，不断提高鉴别能力，使真正有价值的东西成为档案，为经济社会发展提供服务，对于无价值的档案进行及时销毁，以便减轻档案馆(室)库存压力。 总之，档案的整理及档案的鉴定工作是 档案管理业务工作中的重要环节，是档案管理的重要内容，也是档案事业的基础来源。要从人们不同的需要及需要的不同程度出发，综合的辨别档案的价值，判断档案的社会价值和社会作用，要用发展的眼光，既要看到档案对当前的作用，也要看到将来对档案的需要，要运用历史唯物主义和辩证唯物主义的观点和方法，预测档案对现在和未来的深远意义。 |
|
|
