张家港市第八中学档案管理制度

 

一、 总   则

    1、为了加强本校档案工作，全面提高学校档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》等有关规定精神，特制定本制度。

2、档案工作是一项专业性较强的工作，是学校各项工作的组成部分，是提高学校工作效率和质量的必要条件，是维护学校工作历史面貌的一项重要工作。

3、本校在工作活动中形成的全部档案均由本校档案室集中统一管理。

4、本制度适用于本校各部门。

二、档案管理体制

    1、学校档案应由一名领导直接分管，并列入领导的议事日程。

2、建立与本单位适应的档案机构，并形成科学的档案管理网络。

3、配备适应本校档案工作需要的专、兼职档案人员。

4、档案人员具有大专以上文化水平，经过档案专业培训，能胜任本职工作。

三、文书工作制度

(一)、收发文登记制度

    1、统一收拆：凡收到文、电、函件，一律由文书人员收拆。当日信件当日拆，做到不误时，不误点。

2、统一登记：凡各级来文以及由个人带回的（包括参加会议）文件和重要材料，均需交文书人员办理登记手续。

3、统一编号：凡本校发文，均需领导签发，由办公室统一核稿，文书人员统一编号登记。未核稿、登记、签发不得直接交文书人员印发。

(二)、文件办理、签发、传阅和借阅制度

    1、来文批办：文、函件登记后，送领导阅批再根据阅批意见，分发办理。

2、文件传阅：凡领导批示传阅的文件应及时传阅，各科室传阅后承办者在传阅栏内签名，然后直接退回文书人员，不得横传。

3、秘密以上文件：做到当天传阅完毕，直接退回文书。

4、文件借阅：因工作需要，各部门或有关人员借阅文件，必须办理借阅手续。

(三)、平时收集、归档制度

1、平时收集：文书人员对办理完毕、属于归档范围的文件材料，应做到按月度定期收集。对于一些临时性的大型活动，跨部门举办的会议、展览等，应指定专人随时收集应归档的文件。

2、严格检查：对收集来的各种文件材料，应逐件检查是否齐全完整；字迹、用纸是否符合要求；同一事由的文件是否办理完毕并集中在一起。

3、随办随归：对于定期收集来检查确定无误后，应按整理工作的具体要求，在3HMIS档案管理软件系统的辅助下，由专职档案人员，对办毕文件进行整理，使收集来的文件系统化。整理过后，要配合专用的文件柜和文件夹（盒），将归档文件分门别类妥善管理起来。

四、归档制度

    学校文书部门和业务部门，将处理完毕的文件定期移交给档案室集中保存，就形成了归档制度，其中包括归档范围、归档时间、归档要求。

1、归档范围

⑴、本校各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均属于归档范围。

⑵、本校制定的法规政策性的文件，处理问题形成的文件，召开会议形成的文件材料以及人事管理开成的文件材料，有关问题的请示、报告、总结、统计报表等文件材料。

⑶、上级学校颁发的属于本校主管业务并要贯彻执行的文件材料和非直属学校针对本校主管业务并要贯彻执行的文件材料。

⑷、归档文件除了文件的正件外，还应包括它的附件，如条例、会议纪要、图表、计划、总结、登记表、名单等文件材料。

⑸、除了经过登记的文件外，还应包括未经收发文登记的文件材料，如会议文件、调查报告、合同及从其它学校直接带回来的文件材料等。

⑹、本校的会议记录、规章制度、各种统计报表、重要文件的修改稿以及本校领导人进行重要活动的其它材料。

2、归档时间

(1)文书档案：文书人员对办理完毕、属于归档范围的文件材料，应做到按月度（或季度）定期进行收集。对于一些临时性的大型活动，跨部门举办的会议、展览等，应指定专人随时收集应归档的文件。对收集来的各种文件材料，应逐件检查.检查确定无误后，应按整理工作的具体要求，在3HMIS档案管理软件系统的辅助下，由专职档案人员或指定的兼职档案员，对办毕文件进行整理，使收集来的文件系统化。整理过后，要配合专用的文件柜和文件夹（盒），将归档文件分门别类妥善管理起来。

⑵、会计档案当年立卷，由会计部门保管一年后，向综合档案室移交。

3、文件整理要求

（一）、总原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）、整理方法：

（1）件的确定。归档文件以“件”为整理单位，“件”也是编目的基本单位。

（2）装订。归档文件应按件装订。装订方式采用不锈钢订书钉在文件左侧装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。

（3）分类。文书档案采用“年度----问题----保管期限”进行归档文件整理；会计档案按“年度---形式”进行分类整理；声像档案按“形式—问题---年度”进行分类。

（4）排列

归档文件的排列方法：在分类方案的最低一级类目内，按事由原则排列。同一事由内：按重要程度—时间顺序排列。不同事由内：按先综合、后具体；先重要，后一般；及时间顺序排列。

（5）编制归档号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。编号项目包括：全宗号、年度、保管期限、问题、室编件号、馆编件号

归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。

（6）编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制的归档文件目录。归档文件目录内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。

归档文件目录要装订成册并编制封面。归档文件目录每年区分保管期限装订成三本。封面设置全宗名称、年度、保管期限。内页加目录以区分问题。

7）装盒：将归档文件按照件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。装盒的要求：

档案盒采用无酸卷盒．封面用全称或规范化的简称标注立档单位的名称，下加双横线。盒脊设置以下项目：年度、保管期限、问题、起止件号。其中起止件号填写盒内第1件文件和最后1个文件的件号，中间用—连接。

（8）排架

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法采用“年度---问题---保管期限”的分类次序上架排列。

 

五、档案工作岗位责任制

(一)、分管领导职责

    1、负责法律法规及规章在本单位的贯彻执行，提高本单位各级领导对档案工作重要性的认识，将档案工作纳入单位发展规划和目标管理内容，列入有关部门、有关人员责任制考核内容。

2、定期组织召开档案工作专题会议，经常听取档案工作情况汇报，检查工作进度，及时解决档案工作中遇到的重大问题，确保工作任务的完成。

3、负责批准带有密级档案的借阅、复制。

(二)、档案室主任责任制

    1、负责组织学校档案室人员学习有关档案业务建设方面的知识，不断提高自身和档案人员的政治思想水平和专业业务能力。

    2、负责组织安排学校档案室的分工协作和档案网络建设，使各项工作均能达到上级规定的目标和要求。

    (三)、各部门兼职档案员责任制

    1、在学校档案室和文书处理部门的指导下，开展本部门的档案业务工作。

    2、负责本部门文件材料的收集、归档，确保文件的系统完整。

    3、负责在每年一季度把去年应归档的文件材料全部收集完毕，保证材料收集齐全、内容完整、符合质量要求，并将此列入工作考核标准。

4、负责把本部门在文件收集、归档中存在的问题及时向部门领导和档案部门汇报，提出解决问题的办法。

六、档案保管制度

1、学校根据保存档案的数量，添置必要的档案专用库房和柜橱。库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案室要有专人负责管理，档案室内不得堆放杂物。

2、要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14—24⁰C之间，湿度保持在45—65%之间。

3、库房中的档案柜等装具，应该排列有序，统一编号。不同规格，不同式样的档案装具，应该分开排列，尽量做到整齐统一。

4、档案室内应根据工作需要添置温湿度计、复印机、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机。

5、案卷多柜存放的应绘制案卷存放的示意图。

6、档案室内应按照《全宗卷规范》建立全宗卷。

7、定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。

8、学校档案管理现代化，应纳入学校办公自动化系统，同步发展。根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化，以提高档案的科学管理水平和服务效率。

9、对录像带等磁性载体档案采取特制的装置进行保管，每半年倒带一次，保证磁性载体档案的妥善保管。

 

七、档案保密制度

    (一)、认真学习《保密法》、《档案法》，增强保密观念，严格保守党和国家机密。

(二)、不得将档案秘密内容泄露给无关人员。

(三)、无关人员不得随意出入文印室、档案室。

(四)、所查阅的文件、档案，由文书人员提供，借阅者不得随便翻阅无关内容。

(五)、杜绝绝密文件和数据报表内容外泄。

(六)、工作出差不得携带机密、秘密级文件。

(七)、办公室不得外借档案实物，如特殊需要，经有关领导批准，在办理借阅手续后，可借复制件，办毕注销。

(八)、凡清理出的文件、数据报表应集体销毁，不得随意抛弃或以废纸出卖。

八、档案安全制度

    1、本校档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。

2、对本校规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为已有，也不得擅自销毁。

3、综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本校及上级学校使用，不属于开放范围，对外提供利用需严格按照本校制订的《档案借阅利用制度》执行。

4、综合档案室库房做到办公、阅览、库房三分开。

5、库房内设有专用铁柜，配备了空调、去湿机、消防器等设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。

6、工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。

7、逢“五一”、国庆、春节等重大节日前，应配合办公室做好安全保卫工作。

8、对重要的档案，根据需要尽可能编制一些切实可行的资料，以保证档案的安全和方便利用。

 

九、档案利用制度

1、学校档案工作人员应熟悉室藏档案的情况，并主动了解学校各项工作对利用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。

2、学校档案室应编制《归档文件目录》、除文书档案外，其它门类、载体的档案要编制《案卷目录》等多种检索工具和汇编资料，满足利用档案的需要。

3、利用档案资料，需按规定办理登记手续，查阅档案时，严禁在档案文件上圈划、批注、涂改、污损、剪裁及拆散档案。

4、本校各部门因工作需要查阅档案时，应办理登记手续，不得擅自将案卷带出或转借他人。

5、外单位人员查阅档案，需出具证明，按规定查阅。

6、学校档案室档案一般不外借，确需外借时，须经分管领导批准，并办理登记手续，定期归还，查阅机密文件需经分管领导批准，在指定地点阅档。

7、凡经批准查阅的有关档案，如需摘抄复制（印），须经档案人员同意审核，确认无误后加盖证明章方能有效。

8、利用者利用档案后，需填写《档案利用效果登记表》交学校档案室存查。

十、档案的统计、鉴定和移交

1、 档案的统计

⑴、学校档案应建立档案统计制度，及时地对档案的收进、移出、保管、利用、存毁和档案人员等情况进行准确的统计。

⑵、定期进行室藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，准确编制档案工作情况统计年报，按规定及时上报有关部门。

2、档案的鉴定

⑴、学校应建立档案鉴定工作制度，制订本校各种档案的保管期限表（参照《文书档案保管期限表》和有关其他档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。

⑵、本校档案的鉴定工作，在学校分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，直接对档案进行鉴定。

⑶、销毁失去保存价值的档案须有鉴定小组提出意见，登记造册，经上级部门批准后，由三人在指定地点监毁，防止档案遗失和泄密，并在销毁清册上签字。

3、档案的移交

⑴、学校按国家、省、市关于档案馆接收档案的范围和年限的规定，将永久、长期保存的档案有计划、有步骤的连同案卷目录、机读目录和有关资料一并向市档案馆移交。

⑵、凡属进馆的档案均应按照要求进行收集、整理、鉴定。进馆档案一律移交原件，对于不同门类、载体的档案，按有关规定执行。

⑶、进馆档案应办理交接手续，交接双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应归入学校全宗卷内保存。

⑷、档案管理人员工作变动，应在离职前办好交接手续。

十一、会计档案管理办法

    1、根据财政部国家档案局《会计档案管理办法》，为了加强我学校会计档案的管理，更好地为社会主义经济事业服务，特制定本管理办法。

2

会计档案是指本校财会部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算办法材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。

3、会计档案是本校的重要档案之一，应由学校档案室集中统一管理。

4、本校财务部门应指定专人收集、整理会计档案，把归档工作列入本部门的职责范围，明确专人负责。

5、会计档案当年立卷，由会计部门保管一年后，向综合档案室移交。

6、档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。

8、档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报学校经理室批准，但不得拆散原卷册，限期归还。

9、会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经本校领导批准后销毁。

10、在销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门共同派员监销，监销人在销毁会计档案时严格把关，并认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。

 

十二、声像档案收集暂行办法

为积累和妥善管理本校的专门档案，充分发挥其依据作用、史料作用，保证我学校档案的完整性、连续性，现根据本校的具体情况，参照有关规定，制定本办法：

1、照片收集的基本对象：反映本校基本面貌、发展情况、重要活动、会议、外事活动，上级领导视察本校等。收集方法：由有关部门的经办人员，在相片冲冼完毕后，将一张相片和底片放入相片档案本内，并注明：拍摄者、内容、时间、地点、人物、背景等要素。

2、各类活动形成的录音、录像资料，均由主办部门的经办人负责整理、收集，向档案室提供一套完整的录音带或录像带。同时填写：承办者、时间、地点、内容等要素。</P< p>