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主菜单界面上面的File等菜单，我会逐一介绍，下面一行需要注意的是pdf的图标和问号左边的下拉菜单。Pdf图标是选中某个文献打开link它的pdf文件的快捷方式。而那个下拉菜单是迅速选择输出文档的杂志类型，styles。其中下拉菜单的内容是由此菜单里的"select another
styles"来生成的。下面的主窗口显示是一行一行的文献，每个文献都只显示为一行，显示条目的列数是8，显示条目如何更改看edit菜单中的preferences功能。最下方是输出格式的预览，也就是在文档中插入了文献，文档某位出显示文献的样式预览。还可以用来看阅读文献后写的总结和 评论等内容，此功能在edit菜单output styles里有详细介绍。 File菜单 此菜单主要功能是对文献库的操作。当您第一次使用Endnote，可以new一个文献库来管理一个文献库。当您已经建立了一个文献库，那么此菜单中其他功能都是对于文献库的操作。您可以save，save as和save a copy来保存文献库，如果文献库过大，可以使用send to→Compressed Library压缩文献库。这里惟一需要注意的是。如果您建立了一个myLib的文献库，那么除了myLib.enl文件外，会产生一个同名的文件夹myLib。此文件夹会有两个目录：rdb和pdf文件夹。前者是文献库设置参数，后者保存了所有已经链接的pdf文档，并且每个文档都存在于pdf文件夹下的" title"文件夹下，这个title文件夹的名字和您所链接的pdf文件名一致。那么Compressed Library这个命令将压缩上述提到的文件和文件夹，形成单一的myLib.enlx文件。Export和import是导出和导入文献库。导出只能有两种格式：文本和网页。导入则可以通过"filter"导入文献库，RIS 格式文件和其他任何您得到的有文献相关资料的文件。Endnote提供了丰富的"filter"，因此极大方便了文献的导入。"Filter"在下面详细介绍。 Edit菜单 这里的命令分三个部分 第一部分是基本复制粘贴命令，现在介绍"copy formatted"，此命令是在某条文献被选中时，复制此文献的输出样本。文献的输出格式是指文献在文章中最末尾时的显示格式。这个是由"style"控制的，在Edit菜单的第三部分我们会详细介绍。这一部分的"cha
nge text"是搜索本文献库并替换某个条目下的文字。 第二部分，只有当双击打开某个文献时才可以使用。控制条目下内容文字的字型字体和尺寸。 第三部分是非常重要的部分，这里控制文献在文章中被引用的显示格式;导入文献的"filter"也就是包含Author，Title等条目的文献格式有不同，这些不同格式如果要导入就需要相应的"filter"才能够正确识别并导入。Endnote提供了非常丰富的"filter"然而对应于您专业不同的网上 文献数据库事实上只有几类，并不是每种都会用到。比如Elseview全文数据库上提供"Export Citation"的格式是RIS和refwork的格式。对应的"filter"就使用RIS－filter。当点中import filter命令时，右方会出现new，edit filter和filter manager。这里主要介绍edit filter命令。 首先我们必须了解一个要导入的文献文件的结构。我们以RIS格式举例。用记事本打开一个RIS文件。内容如下： TY - JOUR JF - Glass and Ceramics T1 - Testing a battery of hydrocyclones for kaolin enrichment at the Glukhovets kaolin combine VL - 21 IS - 4 SP - 210 EP - 212 PY - 1964/04/01/ UR - http://dx./10.1007/BF00690058 M3 - 10.1007/BF00690058 AU - V. A. Meitina ER - 我们可以看到每一行都有个双字节的标志，第一行是TY表示此文献属于的类型，是书籍还是杂志，或者其他。从第二行开始就是文献的内容。JF是指杂志名称，T1是标题，VL是卷标等等。了解了这些，我们现在edit filter －RIS，点选此菜单的import filter选择右方菜单的filter manager。找到Refman RIS勾选前面的方框，选择右下方的edit。这样就开始编辑Refman RIS的filter了。左方选择templates右方界面上是Reference types，这里可以选择很多类型。上面提到RIS第一行TY标志是说明此文献所属类型，后方的Jour就是指Reference types是Journal类型。所以右方选择journal article。看下方的标志和内容，我们发现RIS格式事实上就是标志（比如VL）和内容（21）的数据。所以如果我们新建一个filter，关键就是把标志（VL）和对应的文献类型的条目（volume）一一对应起来。因为文献文件是使用标志（VL）来表示相应内容是属于什么条目，而Endnote是使用条目全称（Volume）来找对应的内容。是否能将内容（比如Volume是21）放入到对应的条目里，依据的就是templates里提供的对应关系。 Output Styles，这个功能是Endnote最重要的功能之一，就是在文档中插入文献。插入的格式每个杂志要求不一样（比如有的杂志要求引用文献要有题目，有的则不需要），因此这里提供了丰富的杂志类型。比如JACS，Advan. 等等，甚至你可以到Endnote官方网站上去下载最新的Styles和filters。如果你要发表到某个杂志Endnote提供了格式，那么恭喜你，这个功能你并不需要。但此功能非常有用。如果有耐心我介绍一下，也许有你需要的方面。 Endnote并没有某个杂志格式，特别是中文的，那么编辑一个好了。这里需要注意的是，我们不需要重新建立一个style，这样做非常费力。试想如果我们仅仅是从某个相似杂志来改动一下是不是就非常容易了。好，我们选择Out Styles里的New style（不是我出尔反尔，我实在是因为懒得去找存放styles的目录）会打开一个菜单，随便在里面改几项，然后点右上角的关闭，问我是否保存，是，好了我偷懒的目的达到了，因为出现的对话框就是styles所在目录，这里有很多的杂志，ok，如果我们需要建立的杂志引用格式非常象JACS，那么找到JACS，是全拼不是缩写。然后复制它粘贴它，在后面找到这个复制的JACS，现在你把这个改成你要发的杂志名比如Preview。现在以JACS格式存在的文件一个是JACS（不是缩写哈）文件，一个是Preview文件。现在这个对话框的按钮选择取消。（我本来就不是要New，而是要复制更改，现在相信我了吧），好了，下面来编辑这个preview吧，我们另起一个章节。 Preview的编辑 到edit－output styles里找到open style manager，执行，会出现manager的菜单。好的，去里面找到Preview，然后勾选。有个技巧，随便选一个然后按"p"，当然最好先点一下这一列，让它先排序。另外一个就是点左下角的find，搜索。勾选，记得把选中的兰条放在preview上，然后点击右下方的edit。勾选的目的不是为了edit，而是为了你能在主菜单那个问号的图标左方的下拉菜单里快速找到他。进入edit界面，只需要更改几个内容即可。起名Preview，我是有目的的。因为我希望看到这个文献的时候，能看到我对他的描述，总结和评价，这些内容我都写到了"custo m 2"这个条目里，关于这个条目的介绍请看下面Preferences部分。简单的说，我希望在主菜单的正下方的preview框架里看到我写过的关于这个文献的介绍。由于Endnote并没有更好的考虑到这个文献阅读笔记的问题。而且我大多数文献都已经link到了相应的pdf文件上，所以link到文献阅读笔记并不是个好主意。而我对阅读笔记的解决方式，就是新建一个Preview的output style，那么下方本来是为插入到文档中的格式做预览的功能而成为我浏览阅读笔记的地方。下面介绍edit style中的功能和作用。简单的我就不多介绍了，只介绍重要的部分。 （1）Page Numbers，文档末尾文献如果需要出现页码，你希望是什么形式，首页码，还是首页－末页。每个选项都有样式给你看，应该好选。 （2）Journal Names，这里选择是杂志名称显示为什么，全称，还是缩写1，或者缩写2等等。有些杂志是要缩写的，但你从网上"export citation"的时候，人家给你的是全称，导入也是，怎么办。那么这里你选择缩写1吧，也就是第二个选项。具体处理这个问题的办法，需要用到Tools 里面的Define term lists的功能。 （3）Citation，有6个选项。Citation是指在文档中插入的部分的样式。比如"[1-3]"，templates选项是指显示的样式，这里一般都是默认的"[Bibliography Number]"下面的多文献分割号也是默认的","。如果你需要显示其他内容则可以使用上方的insert field功能。Ambigous citation是指同一作者多个文献如何显示的问题，一般默认。Numbering这里需要注意的是，当文档中一处引较多文献的时候，你希望显示的样式"1－4"还是"1，2，3，4"选中第一项是前者。而第二个框选则表示多个文献也仅用一个号码表示，而文档末尾把多个文献写在一个里面，默认用 ";"分开。看杂志规定了。其他功能对于Citation并不重要，默认即可。 （4） bibliography，有8个选项。Templates表示在文档末尾文献的样式，这里有许多行，对应的是不同的文献格式，是杂志还是书籍等等，一般用journal。其他不需要更改，除非你要出书，那就把book这一项改成你想要的格式。然后到插入的word文档中上面有Endnote的formatting图标 ，把他里面的也改成book输出类型就行了。在我们的Preview里，我们最需要的是让他在主菜单的预览框里显示阅读笔记，而我把阅读笔记放到了"Custom 2"这个条目里面了，并且把"custom 2"这个条目名称也改为"NOTE"。详见preferences里面的display fields。那么在第一行"Journal Article"右上方的"insert fields"按钮上点击，加入我们已经编辑好的"NOTE"。Ok，关于Preview预览的目的就此达到了。你想改成什么都可以试一试，insert fields里面还有些控制符也可以加入，比如换行什么的。Author list关于是否全部作者都列出来，他们之间用什么符号分开等 等功能。Author Name，这个比较重要，是姓和名字的显示问题。杂志要求不一样，所以你可以找一篇你要发表到的那个杂志文章，然后仿照他的引用格式更改。我是名在前，姓在后。最后一项是"A. B."。Editor Name也同上，事实上用的非常少。Layout是文档末尾文献号的显示方式，同样默认即可。或者"[Bibliography Number] "，记得后面有个tab键，从insert field找到插入即可。Sort，排序问题。最好选第一项，和出现顺序一致。最后一个是关于题目的格式问题。 再后面的选项用处比较少，不介绍了。 Edit菜单第三部分还有一个Connection Files，是用于网络链接各大图书馆的配置问题。你上HK等图书馆搜索的时候会出现配置。由于这个功能用处不多，也不介绍了（谁有免费权限上这些图书馆啊，而且书籍对于我来讲用处不大，我们是管理文献而不是找书，电子资源丰富不丰富还是看高校是不是买了国外数据库的使用权的。） 第四部分 Preferences。这个相当于任一一个软件的选项功能。这里有许多的功能，我们一项一项来说明。点选后会出现Endnote Preferences的菜单，左方有15个选项。最左下角是可以恢复缺省选项的，特别需要注意的是，当你打开其中任意一条时，恢复缺省是指只恢复你打开的那个条目为缺省。Revert Panel则相当于Undo。
Libraries。当Endnote打开是立即进入您所提供的数据库，如果要使用这个功能，那么这里你需要去加入所要打开的文献库文件，比如myLib.enl。add开头的按钮是加入文献库，右边remove开头的按钮是删除。下方则有个框选，是否在Endnote窗口显示打开的文献库文件名。 Default Font，在Endnote里显示的内容的字体。应该都能理解。 Reference Types，这里是指您文献库中的文献属于哪种类型，并相应显示那些条目。右方有下拉菜单来显示这些类型，一般都是"journal article"而下方的按钮"modify References Types"就是编辑这些条目，是否显示这些条目，并显示为什么名称。点击这个按钮，出现这些条目和对应的显示名。右方为空白的表示这个条目不显示。这里可以更改条目名称，比如"custum 2"我们把他更改为"NOTE"。目的是在这个条目里写下自己的读后感，或者其他说明。之所以使用custum 2这个条目是因为一般的文献导入时，都不会占用这个条目。如果你把Author这个条目改成Note你可以想像这样做会有什么样的结果。这里需要注意的是如果你希望在编辑一个文献的时候某些条目显示出来即使这个条目是空的，那么在这里条目右方名称不能为空。 Templates，这个设置是关于在文档中（比如word文档）引用文献的那处，所显示的内容。这个内容显示是暂时性的。因为你最终需要的格式事实上是"[1]"这样的样式，而这里设置的并非这个最终格式，而是在你编辑word文档插入的文献描述性的临时语句。默认下显示的将是"作者名，年代“。 record Number"record Number是文献库中文献的标志号，是按照你导入文献的顺序来定义的，并不能人为更改，在同一文献库内这个标志号是惟一的，每个文献不会一样。这样做的目的是为了让你清楚的知道在word文档中你引用的文献是谁在哪一年你文献库中的第几篇文献所提供的。你可以按照喜好来设置，并不很关键。
Sorting，是指文献库中文献排序的方式。如果你的文献库中显示为Title等条目，比如Title为"An enhance ····"你并不希望此文献排序到A的系列而是希望排序到E系列里面。那么这里你可以在Title field里面填写"an"忽略掉"an"。默认是忽略的，应该是国外有这样的习惯。反而我们更希望还是排序到A系列比较习惯。删掉就可以了。（理论上如此，事实上删掉以后仍然会发生排在E系列里的情况） Change Case，如果你不希望某些词汇自动更改（Endnote有拼写检查的功能）或者人为更改的时候也不要更改某些词汇。那么你可以加入到这个里面，以避免误改。 Formatting，第一个框选，是否当你写文档的时候建议你使用Endnote格式化你的文档。第二个框选，当你从插入处删除引用的时候，是否删除文档末尾的相应文献。第三个框选，在文档中格式化的时候重复文献是否删除。 Display Fields，这个是文献管理过程中非常重要的一项。这里设置的是你打开文献库时，在主菜单页面所显示的文献的条目。Endnote支持每个文献在主页面显示8个条目。左边是从上到下8个fields，决定了显示那些条目。右边相应的是显示条目的名称是什么。这里建议Record Number是必选，还有上面我提到的custom 2。我们知道Record Number对于一个文献来讲是索引号，更重要的是这个条目还将显示到你word文档引用处。如果你想看到那个引用时能轻松的到Endnote里找到这个文献，那么就选上他。至于custom 2，是考虑阅读文献的需要。当你需要对文献总结的
时候，总结的语句写到这里。显示出这个条目将帮助你迅速回忆起你做出的总结。很可惜这8列的宽度是有限的，因而当title或者Custom 2里有太长内容的时候只能显示出部分，因为Endnote里每个文献只占有一行，而不会根据内容自动变为多行。这个问题可以通过编辑Style来解决。我们在上面edit菜单中output Style里有详细讲解。把这个custom 2右方的显示名称改为NOTE。 Duplicates，判断是否为重复文献的依据在这里设置，默认是前三项相同就认为是重复文献。挺容易懂。 Online，这个功能用处不多，web浏览器，log文件，ISC的网址。Endnote有上网搜索的功能，不过作为国人来讲同一的文献共享模式并不成熟，最多都是各建各的数据库。所以用处不大。 Term Lists 这个功能最重要的部分不在这里，而是在tools菜单里的define term lists。其主要功能我们放在那里讲。这里第一个框选是指按照定义的term lists来建议你的词汇。第二个框选是当导入或者粘贴文字的时候自动使用term lists功能。第三个框选是说当文字被更改时也使用term lists的功能。 Spell Check是指拼写检查。 openUrl/Pdf 第二个框选很重要，我们上面讲过，如果你建立了myLib的文献库会生成myLib的文件夹，其中有个pdf文件夹用来储存你链接过的文献。而这个框选就是问你是否把你链接的文献放到这个目录下并建立相对的链接。如果不选，那么文献即使被链接也不会放到这个目录下，那就 意味着当你把这个文献库拷贝到别的电脑上的时候链接会找不到pdf文件。因为你的文献建立链接的原始pdf文件未必就在新的电脑上存在也未必放到了相同的位置。如果你勾选了，那就意味着你从此再也不用分类管理你的文献了。因为只要你链接过了，你就不用再关心这个文件在哪里。 虽然Endnote也并没有文献分类的功能，但建立不同的文献库，或者搜索等方式也能很好的管理文献。 References菜单 New Reference，新建一个文献，所有项目都是空白的，如果就此关掉，那么不会保存。如果随便写点什么，那么关闭时也不会提示，并且自动保存。回到主菜单的时候这个被保存的文献是蓝色，表示正在被选中。（如果你的terms lists里Author里面有大量词汇，那么你可以尝试在Au thor打一个字母，会自动补完剩余词汇。这个是Term lists的一个功能，并且需要在preference里面的term lists勾选相关选项） Edit Reference，当选中一个文献时，会有这个功能。事实上，双击你选中的文献就能直接进入编辑页面。进入后，右上方有个"hide empty fields"，什么意思？？嗯，试一试就知道了。这里需要介绍的是Reference菜单里面的"go to"功能在这个编辑菜单下才可以使用。事实上就是搜索你填入的词汇并把所在条目显示在当前。目的是为了让你在n多条目中很快找到需要的东西。注意，它不能搜索条目的名称，只能搜索其内容部分的词汇。 Search Reference，就是查找，功能强大，并且可以把这次搜索的规则存盘。这个变相的可以达到文献分类的目的。如果找不到存盘的按钮，看看左下角是不是有个"more"，点击它。 Show，Hide，Sort Reference，知道有这个功能就好了。因为Endnote默认导入文献的时候，会把其他文献都hide，这意味着当你导入一个文献的时候，其他文献都看不见，是隐藏了，而不是丟了（第一次导入的时候吓我一大跳，^_^）。 Change and Move fields，这个功能是指，你可以把某个条目更改或者移动。比如把所有文献的Author前面加个前缀"国外"或者后缀，或者把Author里的内容全部放到"Custom 2"里面，或者在所有文献的"Custom 2"里填充"Note："或者"阅读笔记"等等。这里有必要提醒大家。如果你看到上面我提到的输出类型"Preview"用于预览阅读笔记的话，那么有必要在Custom 2里面，也就是NOTE（如何改名看preference的display type）里面都写点东西。原因是在编辑文献写入阅读笔记的时候找到Custom 2，或者NOTE是一件费眼的事情。如果你在这条目里面加入了"xxx"，那么使 用"hide empty field"这个按钮也能很快显示出这个条目来，或者go to也行，总比你从数十个条目里慢慢找好吧。 Find duplicates，找到重复的，关于重复的规则在preference里规定。URL，一般的，从elseview数据库下载的RIS格式都会提供这个link。也就是说，当你open link某个选中的文献的时候，会打开ie自动链接到这个文献的全文网页。很不错的功能，前提是下载这个文献的网站给你提供全文网页的服务。 Pdf，同上的功能，网页换成pdf而已。如果preference里面的pdf选项你选择了，那么这里最常用的，就只有link这个功能了。至于open pdf，忘上看，看没看到上面一行有个pdf的图标，好了，只要你link过了，点上面那个岂不是更快。 Tools菜单 最后一个重要菜单。
Spell check，只有在编辑一个文献时才用的到。意思大家都应该明了。 CWYW，这里面有很多功能，并且这些功能当安装的时候都嵌入到了word的菜单里。能从意思看得懂的我就不介绍了。Format bibliography，点选后会切换到你刚使用的word文档，如果你没有打开word文档，那么这些功能都不可以使用。执行后会出现菜单，instant formatting，是指当插入一个文献是显示为｛smith，1932，#32｝这样的临时格式，（此格式可以在preference里面的temprary citation中更改。）还是直接转成输出格式所规定的"[1]"样式（在output style中更改citation的temprary）。我建议在写文章的过程中disable。当你已经调整好效果以后就可以di sable掉。因为disable之前的临时格式给你了更多的信息去调整你的文献。这里我最遗憾的是Endnote并不支持彩色。否则我可以把这个临时格式显示为红色等，好提醒自己，唉唉。Layout是指你文章末尾的格式问题，比如你可以在其中的bibliography下方的空白里敲入"Reference"并黑体居中。那么确定之后，在文档末尾所有文献之上会出现"Reference"的字样。一般杂志都这么做。这里还有个重要的选项就是Format bibliography，看到"with output"右方的下拉菜单了没。这里是规定你按照什么杂志来格式化你的文章。下拉菜单里能够选择的是你在endnote里那个下 拉菜单里设置的部分，而右方的browse，则是你所有杂志的格式。 Subject bibliography，是对文献库做统计用的。比如你想知道每年你收录的文献各有几篇，那么点这个功能，在出现菜单，选中year，然后点击右下方的ok。 Format Paper，如果你已经整理好了一个文档，仅仅是没有format，那么你用这个就行，不需要再打开word后，点word里面的format了。 Manuscript Templates, Endnote提供了各大杂志的模板，对就是word的模板，扩展名为dot的模板，相信大家都知道是干嘛的了吧。按照wizard一步一步走就可以了，第一次需要写作者信息，只要写一次以后就都可以用了。 Open 和Define term lists打开的是同一个选项框。里面分别有两个选项框"terms""lists"，后者默认有三项Authors，Journals和Keywords，而terms选项框分别是其中的内容。对于这三项所对应的文献条目都具有提示功能。比如点选Lists的Authors，然后点选terms选项框，如果里面是空的，那么加入"Smith"。好了，随便编辑一个文献，在Authors这个条目下另起一行，打"S"是不是整个Smith都显示出来了。其他两个lists都有这个自动提示的功能。这里需要区别对待的list是Journals。我们选中这个list，然后点上方的terms选项框，大家看到里面的内容了吗，从左到右分别是"Full journal"，"abbreviation 1"……。大家还记得在edit output style的journal name里让大家选择abbreviation 1这个选项了吧。我们知道当网络export citation的时候，RIS里的杂志名称是全称而不是缩写，导入后当然也是全称。但有些杂志规定交稿的文献里杂志用缩写。这里的abbreviation 1就是为了这个功能。只要我们把每个杂志的全称，在abbreviation 1里填入他的缩写，那就就成功了。如果有的杂志不需要缩写而是全称，那么这个杂志的edit ouput style的journal name里面你就选择全称好了。只要写好缩写，那么以后就方便了。呵呵， 上千的杂志的缩写该怎么一个一个填写？？？哦哦哦，no，不是让你一个一个改，看到lists选项框右下方的import list 按钮了吧。如果不清楚journal list的格式，那就随便填个缩写然后export list，用记事本打开观察一下。很简单，这个import list的格式需要的仅仅是两列文本，左边是全称，右边是缩写，中间用tab隔开。这种全称和缩写的对照文本很好找也很好做吧。实在不行，那你给我邮件吧。[email]Ylwang禁止邮件索求edu.cn[/email]. 好了好了，重要的几个功能就介绍完毕，其他的大家多试一试吧。 我最最遗憾的是Endnote没有色彩这个功能，否则在word里插入的citation的temprary用绿色很好辨认。 如果第一次使用endnote，那么建个文献库，然后加入几个文献，打开word，插入文献试一试。Endnote两大功能，写文章时对文献部分的组织功能，还有就是所有看过的文献的管理功能。前者是必须尽快入手的，后者则是积累。所以建议大家先尽快学会在word里插入和按照现有的某些杂志的输出格式格式化你的文档，学会了这个然后再来看本教程。 |
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