项目档案的汇总移交及编目(2009-07-06 11:10:56)项目档案的汇总移交及编目 一、项目档案汇总移交 设计、施工、监理单位在完成各自案卷的编制工作后，应把各自整理的档案连同案卷目录、移交清单向建设单位移交。工程分包的，由分包单位向总包单位移交，再由总包单位汇总整理后向建设单位移交。由于公路建设项目参与单位多，为了便于建设单位汇总和移交，项目各参建单位在完成项目档案的编制工作后，可用铅笔编写临时档案号。如果在能把档案号固定下来的情况下也可编正式档案号。 例子：临时档号编制规则； 第一字母表示合同段编号； 第二个字母为大类代号：1—综合性文件，2—设计文件，3—监理文件，4—竣工图表，5—施工文件，6—科研文件，?—设备文件； 第三个字母表示流水序号。 例如某项目是由A、B、C若干个单位分包工的，A、B、C等分别把各自编制完毕的施工文件、竣工图向总包单位移交。其编号模式：A．5—l(A表示第一合同段；5表示施工文件：1施工文件的第一卷)。总包单位应按照项目档案整理的有关要求，把A、B、C若干单位形成的施工文件按单项、单位工程理顺其排列顺序，归入施工阶段形成的文件内；把A、B、C三单位分别编制的竣工图，按设计图纸的排列顺序理顺，归入竣工图表中。 根据工程项目档案形成特点，需要建设单位在接收施工、设计、监理单位移交的项目档案后，进行案卷的汇总整理。汇总整理的要求： 1、把各单位移交的文件按阶段理顺； 2、把各施工单位移交的档案按单项、单位工程理顺特别是建设项目竣工图，要进行全线竣工图的汇总； 3、根据本单位的分类编号方案，给已理顺分类排列顺序的项目档案逐卷编制档案号。 使用了计算机打印的应同时向建设单位移交一份电子文件(电子文件的移目录交见电子文件的归档管理)。 二、项目档案的编目 应同时向建设单位移交一份电子文件(电子文件的移 l、编页号 编页号的目的是为了巩固卷内文件的顺序和确切地统计案卷内文件材料的数量，确保其完整性。装订的案卷一律依序编制页号，顺序均从“1”开始，一页一号。正面在右下角编号，反面在左下角编号。每一卷(册)一个序号，均从1开始(不能若干本一个序号)。有些技术说明书，如果已经是装订成册的出版物并拥有序号，可以不重新编页号，只需在备考表中说明此卷号的总页数。案卷采取不装订形式时，案卷内的文件材料要按卷内目录的次序依次编号。散件文字材料和A2图纸一般应装订成册。 2、编写卷内目录 卷内目录是对案卷内的每一份文件、图纸有关事项确切登记的表格，其内容包括： 序号、文件编号、责任者(形成文件单位，合同是二个单位形成的，应写签章单位)、文件材料题名、日期、页次、备注。如果文件形成时对工程名称填写不准确的，编制卷内目录时要纠正：若会议纪要、变更通知单中每一份文件没有题名的要拟卷内题名，揭示会议主题、修改内容等。 某些图纸原来已有图纸目录的，就保留其目录，目录与卷内文件一致的可不再另编制卷内目录。如果图纸目录与图纸内容不相一臻时，应当保留原图纸目录。并重新予以仿制卷内目录。原图纸目录作为一份文件。在其首页加盖档号章。 3、编制案卷目录 建设项目档案案卷目录是案卷的名册和提交利用档案的工具。它是以案卷为对象进行编写的，内容包括：档号、题名、立卷单位、起止日期、页(份)数、期限、备注。起着固定整理的成果 4、编制备考表 备考表是说明案卷内文件状况表格，填写分两部分，上半部分在归档时由整理人员填写，说明卷内文件材料的数量、完整、准确的程度；下半部分在归档后填写，填写管理中需说明的情况。对于项目法人而言有关工程投入使用后的变化情况，也应在这部分有所反映。 5、编制案卷封面 编制案卷封面直接揭示案卷文件材料的内容与成分卷题名、立卷单位、立卷日期、保管期限、密级等。 内容主要包括：档案号、 案卷题名是对案卷内文件材料内容的概括，应包括项目名称(按批准文件中的准确的项目名称的全称)卷内文件的针对内容。重大的项目档案数量多时，案卷题名层次可包括：项目名称+单位+分部(项)工程名称和文件材料名称等工程具体内容。例如：《虎门大桥二2号墩4号桩丛施工记录、质量检验评定》、《京珠高速公路（广东段)K8+900—K8+960土方路基90区填筑检查、实验、施工记录》。拟写时既要符合工程术语，同时又不违背档案用语。 拟写案卷题名要注意问题的专指性，避免拟写过简或雷同的题名，要在充分了解案卷内容的基础上，通过拟写案卷题名，准确揭示出案卷的特定内容。例如某大桥的沉降位移观察记录按观察部位、观察时间分类组卷后，在案卷题名上应反映出项目名称、观察部位、观察时间及文件材料的名称。如果相同内容有数卷时，不能以XXX之一、之二字样出现，应以里程、桩号加以区别)。例如：《海湾大桥（1-5#）桩基础沉移观测记录》、《虎门大桥2号墩4号桩（-20-10米）基础施工记录、质量检验评定》。 起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止闩期(不是整理日期)。 保管期限：填写其划定的保管期限，一般分为：永久、长期、短期。 密级：依据保密规定填写，无密级的不用填。 6、编制档案号 建设项目档案号由分类号和案卷顺序号构成。可采用汉语拼音和阿拉伯数字混合组成或全部采用阿拉伯数字作为代号两和形式。分类号应根据接收单位的分类编号方案填写，案卷顺序号是分类号最后一个层次的流水号。 (1)建设单位生产设施项目档案编号参考(重大项目) 例：B 1．1．2．1—1 案卷顺序号 专业代号() 阶段代号() 项目代号() 生产设施类代号() 档案代号(基建类) (2)建设单位生活设施项目档案编号参与 例：B 2．1—1 案卷顺序号 项目代号 生活设施类代号 档案代号(基建类) (3)建设单位项目档案编号参考(一般项目) 例：B 1．1—1 案卷顺序号 项目代号 生产设施类代号 档案代号(基建类) 7、编制档案索 档案索引的编制是为查找整套档案提供方便，其编排内容、顺序为：档案编制说明、档案验收证书、档案移交接收单、案卷目录、卷内目录。为方便查找，整套卷内目录的右上角应标明第几卷。索引目录的大小尺寸也应和案卷大小一样，封面上标明XXX工程项目档案索引。索引不编案卷号。 三、电子文件的归档整理 归档的电子文件应经过整理和著录编辑才能有效利用。整理工作一般由文件形成部门负责，在介质归档时对电子文件的载体简单整理，并在载体或其包装盒表面贴上标签、注明编号、项目名称、题名、密级、保管期限、软硬件环境等。整理完毕后填写统一的《归档电子文件登记表》。其内容包括电子文件形成单位、硬件环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。归档的电子登记表可以电子表格、可由系统根据归档电子文件的机读目录或著录信息自动填写。归档时应将电子文件及其机读目录、登记表同时移交给档案部门，数字形式的归档电子文件登记表，还应赋有纸张打印功能。 |
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