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《浅谈建筑企业施工文件的收集管理》 上海市第五建筑有限公司王薇撰文指出，建筑工程施工文件是工程施工档案的重要构成，是建筑工程进行竣工验收和竣工核定的必备条件。收集工作是档案工作的基础，做好施工文件的收集工作，对确保施工档案的完整、准确、系统，具有十分重要的意义。本文以上海市第五建筑有限公司（以下简称“公司”）为例，就如何加强建筑企业施工文件的收集管理，谈了一些个人的认识。 作者认为，从工作实践看，当前影响施工文件收集质量的因素主要有以下几个方面： （一）施工文件归档制度不够完善 （二）公司档案人员对在建工程不够了解 （三）项目资料员收集目标不够明确 （四）项目资料员缺乏上岗培训 作者提出提高施工文件收集质量的途径有： （一）完善施工文件归档制度 档案工作的实践已证明，归档制度是档案工作的一项基本制度，没有健全的归档制度，就没有健全的档案工作。为此建议公司参照有关档案法规、标准和行业规定，及时修订公司的文件归档制度，为文件收集工作有序进行提供制度保障。公司在修订企业施工文件归档制度时，一是对于公司档案人员、分公司资料员和项目资料员的职责应进一步明确，并规定在工程开工后，分公司应及时上报项目资料员的名单和联系方式，便于公司档案人员加强日常指导和管理；应明确施工文件收集应与施工阶段同步进行，并且要以原件归档为主，进一步规范施工文件的收集管理。二是对于外地施工工程文件的收集，应明确文件归档管理的依据，是按上海标准或外地标准进行收集；应具体分公司资料员监管外地工程项目上文件收集的管理办法，保证归档文件的及时、完整。三是应把归档制度纳入到企业的施工、科研、管理等制度中去，使文件归档工作与企业管理制度实行更紧密的结合，从而增强归档制度的约束力。 （二）充分发挥公司档案人员的沟通作用 致使目前公司在文件归档管理上存在的诸多问题，其原因是多方面的。我们在工作实践中体会到，解决问题的一个重要途径应是充分发挥公司档案人员的沟通作用。以往公司档案人员对在建工程和工程竣工的节点了解不及时，与各部门的沟通不足，因而造成业务指导没及时跟进，使文件材料的收集工作没有得到有效控制。在发挥公司档案人员的沟通作用上，其一应加强同公司内部各职能部门的沟通。公司档案人员要改变以往的工作习惯，主动与施工生产部、质量部、安全部等部门加强沟通，及时了解工程的进度，督促项目资料员按照工程施工的节点同步收集施工文件；在工程正式竣工结束前，对施工文件进行预验收时，应重视施工文件的齐全完整。其二应加强与分公司资料员的沟通。公司的在建项目很多，公司档案人员不可能对每个项目都管理到位，这就需要加强与分公司资料员的沟通，督促他们管理好项目文件的收集工作。其三随着外地工程的不断展开，公司档案人员要了解外地对工程文件归档的要求，熟悉其归档范围及依据，充分利用网路加强与在外地施工工程项目资料员的沟通。要求项目资料员将应归档的施工文件输入公司的档案管理系统内，并上传电子附件，以便分公司资料员和公司档案人员及时查看文件内容和填写是否规范，通过网络沟通的方式，及时发现和解决问题，关注并指导外地施工文件的收集。总之，充分发挥公司档案人员的沟通作用，对保证施工文件归档的及时性和完整性至关重要。 （三）加大施工文件归档的审核力度 在收集施工文件的过程中，应根据施工进度按工序同步积累，从部分到整体按检验批次、分项、分部、单位工程积累。项目文件管理上应确保施工文件由专人保管、专门存放，资料员离职时要办理好交接手续。对于建设周期较长的工程，可以采用分阶段归档的办法。公司在施工管理中应明确施工文件收集要求，对分公司及项目部的各类归档文件进行审核和考核；待工程结束后，应组织对施工文件的验收和考核，保证归档材料的及时、完整。对文件归档较好的项目，可以实行一定的奖励，以提高资料员的工作积极性，增强其收集工作的自主性和主动性。公司档案人员和分公司资料员应定期或不定期对在建工程的施工文件，在收集管理、文件质量等方面进行日常指导和抽查。 （四）加强对项目资料员的业务培训 开展对资料员上岗培训的工作是规范施工文件收集管理的重要条件。日前集团已经为加强施工文件的收集管理工作而举办了一期培训，力求通过培训使项目资料员明确自己的工作职责、施工文件的收集范围与管理要求等。在培训中除讲授理论知识外，还可以组织一些有工作经验的同志传授经验，用亲身经历传授如何与相关部门打好交道、在编制文件过程中哪些地方要特别注意、如何有预见性地多编制多套资料以应不时之需等。例如我公司一些有经验的资料员会在工程开工后列一张表格，将常用的施工文件名称和责任人（比如技术员、测量员、质量员、材料员等）罗列出来，工程施工到某个节点，就按照这张表格去向有关责任人收集相关材料，当一个单位工程验收时，就已将应收集的施工文件全部整理好了，这一经验就很值得继承。 综上所述，档案管理工作是企业重要的基础工作之一，施工文件收集工作是施工档案管理工作的首要环节，直接关系到施工档案的数量与质量，只有把前期的收集工作做好，才能充分发挥施工档案的利用价值。 |
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