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第四十条 企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：
（一）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务；
（二）由企业信息系统自动生成；
（三）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；
（四）企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制；
（五）企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。
解读：第四十、四十一条是此工作规范中最具突破性的条款，这两条都是关于会计资料无纸化的。
这两条规定的产生背景：信息技术的发展已经使电子资料能够代替纸面资料，然而受过去文件规定以及习惯和观念的束缚，企业不得不将电子会计资料输出为纸面文件，这样，第一，造成纸张、设备、能源、人力、储存空间等资源的浪费，不符合目前社会主义生态文明建设的精神。第二，没有体现信息化的价值与优势；第三，企业间交易摆脱不了纸面文件的传递，整个经济体系交易环节的信息化发展也受到制约，从而阻碍社会产品和服务模式的创新。
工作规范第四十条、四十一条的规定有两层含义：一是会计资料可以无纸化管理；二是只有在保证会计事项可追述、可证明的条件下，才能对会计资料进行无纸化管理。
两条规定的区别在于：第四十条是关于内部生成会计资料，而第四十一条是关于外部获取会计资料。
1．什么会计资料可以无纸化？
内部生成的原始凭证和记账凭证，会计账簿包括总账、明细账和日记账，而辅助性会计资料则含义宽泛，包括固定资产卡片、项目辅助账、银行存款余额调节表等各种会计资料。
2．什么条件下会计资料才能无纸化？
（1）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务，因为这些业务耗费的资源最多，最应该受到重视。
这里的“重复发生”是指在一年内反复发生。这里的“日常”是指在企业的经营循环中可以预期将会发生的事项。
满足此条件的业务：购销业务、固定资产折旧、货币资金收付，这些业务比较明显属于重复发生的日常业务，相关的会计资料，如凭证、分类账、日记账、固定资产卡片、银行存款余额调节表，都属于满足该项条件的会计资料。企业每月结账，相关记账凭证同样满足这里的“重复发生的日常业务”条件。
不满足此条件的业务：利润分配一般是每年进行一次，每次的发生的内容不完全相同，也不能预期一定会发生，因此不满足该项条件。债务重组、企业并购等事项，尽管有可能在一年内重复发生，但这种重复并不是企业经营循环中必然发生的事项，不可能预期。
需要判断的业务：一项会计业务同时涉及到多种会计资料，则应当分别判断各种会计资料是否满足该项条件。例如，债务重组是非日常业务，其原始凭证和记账凭证中记载的内容不属于“重复发生的日常业务”。但有关记账凭证的内容需要登记分类账，可能涉及到财务费用总账和明细账。财务费用的发生对于分类账来说，则应当属于“重复发生的日常业务”。
（2）由企业信息系统自动生成
会计资料分为两种：
原生----由系统自动产生----无纸化；转换----手工录入----保留原纸面资料
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会计账簿（总账、明细账、日记账、各种辅助账、各种报表） |
记账凭证 |
原始凭证 |
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原生 |
原生：由系统自动产生
转换：手工输入 |
原生：直接录入到计算机
转换：纸面形式存在 |
（3）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出
A．及时性
想看，就可以像纸质资料那样可以看到。在数据存在的情况下，什么情况会不能及时查询，最大的可能就是会计软件不存在了，这种情况出现的原因就是更换了会计软件。所以，企业在更换会计软件时，一定要注意这个问题，否则，会计资料就不能无纸化了。
B．人类可读形式
在企业正常使用的软件中，一定可以看到可读、可理解的会计资料，而不是一堆杂乱无章的乱码，而且，这种会计资料一定是按约定俗成的内容和格式呈现的。如果企业会计软件更换了，原来的软件不能运行了，这一点就不能保证了。
（4）防篡改机制
A．软件设计：数据库的加密、功能权限和数据权限、是否有各种可逆操作（反结账、反记账、反审核）、日志功能等。
B．制度：密码管理制度、机房的管理制度等
因此，实施会计资料无纸化管理，企业首先要对其会计软件进行评估，只有满足本项规定条件的才能进行。
企业选择会计软件时，也要主要这一点。
（5）建立了电子备份制度
建立电子会计资料的备份制度，是保证会计资料安全的基本要求，会计资料无纸化后，更要电子资料的安全，所以，对备份制度的要求就更高。
该项提出的“有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”，对企业的要求是比较高的。例如，要防止人为破坏，需要建立对会计资料存储设备的物理保护措施，防止无关人员对设备的接触。对于小微企业来说，这些条件一般是达不到的。小微企业要实行会计资料的无纸化管理，可以采用大型会计软件厂商提供的会计软件云服务，以满足上述要求。大型会计软件厂商具有较强的实力和规模优势，一般具备完善的数据库备份体系。具备一定规模的会计代理记账机构也可能具备上述条件。
（6）建立索引
建立会计资料索引体系，目的是保证会计资料的线索性和相互关联性。会计资料的量达到一定程度，可检索性就成为与安全性、真实性同等重要的一个问题。无法检索的资料，和没有资料没什么区别。所谓信息垃圾，就是这个意思。
建立索引体系的要求，有三层含义：一是每类会计资料要有系统的编码措施，通过编码形成各类会计资料间的交叉索引，即通过一类资料可以向前向后追溯其他相关资料，保证线索不断。二是通过索引能够找到会计资料。对于纸面资料，索引必须包含资料的物理空间位置信息。对于电子资料，信息系统应能通过索引（编码）访问到资料数据。三是对电子资料和纸面资料要建立统一的索引体系。尽管储存方式不同，电子资料和纸面资料内在是有机联系的整体。在电子资料中，应当含有相关纸面资料的索引信息，在纸面资料索引中，也应当包含相关电子资料的索引信息，从而实现电子资料和纸面资料的互查。企业应当制定会计资料索引体系的总体检索规则，明确哪些资料是纸面存储，应当如何检索，哪些资料是电子存储，应当通过信息系统的何种功能路径访问。
第四十一条 企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：
（一）会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名；
（二）电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证；
（三）满足第四十条第（一）项、第（三）项、第（五）项和第（六）项规定的条件。
解读：1、什么是外部会计资料？
外部获取会计资料是指所记载内容需要企业外部人员或者机构认可的会计资料。这类资料的范围比较广，主要是原始凭证，如发票、银行回单等。此外，还包括银行对账单、购销合同等其他外部获取资料。需要注意的是，外部获取资料不等于外部制作的资料，一份会计资料由本企业制作，但经过了外部认可，也属于这里所说的外部获取会计资料。例如，产品订购单，一般来说其格式和项目是由本企业设计，但如果需要客户的签章确认，就属于外部获取会计资料。
外部会计资料满足什么条件才能无纸化？
（1）会计资料附有外部单位或者个人的、具有符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名
A、什么是电子签名？
根据我国《电子签名法》第二条，电子签名“是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据”。该法第十四条还规定，“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。
简单地理解，电子签名就是电子文件上的签章。由于其效力得到法律的确认，电子签名使需要相关方认可的电子文件能够代替纸面文件成为证据使用。这正是外部获取会计资料无纸化的法律依据。
B、电子签名与纸面签章的比较
电子签名不仅可以达到纸面签章的效果，而且其可靠性是纸面签章以及任何纸面防伪技术不可比的。电子签名技术能确保经签名的电子数据一旦被篡改即能被发现，从而保证电子数据的真实性和完整性。这也是第四十一条未引用第四十条第（四）项条件的原因。
C、电子签名目前在我国实施的效果
《电子签名法》施行后，电子签名在国内电子金融、电子政务和电子商务领域得到广泛应用。支持会计资料无纸化的成熟技术和市场环境已经形成。
电子商业汇票是人民银行主导的一项电子签名应用。目前，相当一部分商业汇票从出票、承兑、背书到兑付全程都已实现电子化，整个汇票生命周期没有任何纸质文件生成。截止2012年10月底，接入电子商业汇票系统的机构共有338家，2009年10月28日至2012年10月31日，电子商业汇票系统处理电子商业汇票业务总数为2,183,090笔，金额61,449.44亿。这充分说明了电子签名技术的高可靠性。同时，电子汇票的案例也说明，目前在一些领域实务中，纸面凭证已不复存在。
电子签名在政务领域也有多项成功应用。例如，北京、海南、广西、甘肃等多地国家税务局和地方税务局将电子签名用于无纸化税务申报工作。这些地区企业向税务局的纳税申报完全通过网络进行，不再报送纸面材料。部分地方还将此项工作进一步延伸，实现了网上实时缴税。
在商务和其他社会应用方面，电子签名也大显身手，在很多领域实现了无纸化。联想等一批公司将电子签名应用于销售订货业务中，实现销售订单管理无纸化。不少医院利用电子签名实现了病历档案管理的完全无纸化。一些保险公司利用电子签名，通过移动电子设备实现保单销售无纸化，提高保单销售处理的速度和销量。
D、电子签名由谁认可？
电子签名应当是对会计资料进行认可的外部个人或者机构的，而不是企业自身的。
E、什么是可靠的电子签名？
根据《电子签名法》第十三条，可靠的电子签名必须同时符合以下条件：“（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现”
（2）电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证
所谓第三方认证，是指用于电子签名的数字证书（即《电子签名法》中所说的“电子签名制作数据”）由独立于交易双方的第三方中介机构签发，所生成的电子签名真实性由该第三方进行鉴定的机制。提出第三方认证要求，是为进一步提高电子会计资料的公信力。例如，目前银行普遍开展电子银行服务，客户通过互联网发出转账、付款等各项指令，就附有电子签名。其中，有的银行使用的是第三方认证，有的银行是自己认证。对于自己认证的情况，如果银行与客户之间就某笔业务存在争议，则银行依据自己的认证结论为自己提供证据就显得公信力不足。对于电子银行业务来说，如果采用第三方认证，则银行和客户企业双方所得到的交易凭据数据的公信力都能得到保证。
（3）满足第四十条规定
A、所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务；
B、可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；
C、企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
D、企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。
(4)会计资料无纸化的相关问题
A、会计监督与无纸化
符合条件的企业对会计资料进行无纸化管理，意味着对企业开展会计监督，包括注册会计师审计和政府监管机构的检查，都不能要求企业提供全套纸面会计资料。但是，企业应当对会计监督工作提供必要的帮助和支持，对于监督人员需要查阅和输出的电子资料，包括需要作为证据带走的电子会计资料，企业仍应当根据要求查询、打印，必要时进行签章确认。
B、电子会计资料的格式
工作规范所称的电子会计资料，并未限定其格式。无论其是以数据库、XBRL等结构化形式存在，还是以HTML、PDF、Excel、Word等非结构化形式存在，无论其由会计信息系统管理、还是由专门的档案系统管理，只要符合工作规范规定的条件，都可以不输出纸面资料。
例如，一张自动生成的记账凭证，最初以数据库形式存放于会计信息系统中，后来按照企业档案管理统一要求转换为PDF文件存放于企业档案管理系统中并能通过该系统随时查询的打印，则可以视为满足第四十条第（三）项规定的条件。
C、与会计档案管理规定的衔接
应当指出的是，会计资料和会计档案是不同的概念。会计资料的范围比会计档案更广，会计档案是会计资料，但不是所有会计资料都是会计档案，只有具有长期保存价值并归档保存的会计资料属于会计档案。工作规范第四十条、第四十一条规定的是会计资料无纸化条件，而对于哪些会计资料属于会计档案，何时归档，归档应当采取何种形式，则应当按照工作规范第四十二条，“遵循国家有关会计档案管理的规定”。
这里的“会计档案管理的规定”，是指财政部和国家档案局制定的《会计档案管理办法》。目前，该办法正在修订中，对于会计档案的电子化管理问题，将采取与工作规范一致的原则。按照现行《会计档案管理办法》第六条规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，一年之后再归档。因此，企业对于电子会计资料归档管理的时点问题，可暂按上述规定执行，归档前，电子会计资料的管理遵循工作规范的规定。
第四十二条 企业会计资料的归档管理，遵循国家有关会计档案管理的规定。
解读：遵循由财政部和国家档案局制定的《会计档案管理办法》。同时，电子会计资料归档过程中的有关要求可参照国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/18894-2002）；元数据项的要求参见档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）；归档时电子会计资料的封装格式可参见档案行业标准《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）。为使归档后的电子会计档案长期可读，电子会计资料归档时的存储格式应选择有利于长期保存的格式，具体要求可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）。
第四十三条 实施企业会计准则通用分类标准的企业，应当按照有关要求向财政部报送XBRL财务报告。
解读：2012、2013年，财政部分别颁布了《关于做好2014、2013年企业会计准则通用分类标准实施工作的通知》，通知中规定了哪些企业在要什么时间向财政部报送XBRL格式的财务报告，及其工作机制、实施方式及软件选择等问题。
第四章 监督
一、有关背景
取消会计软件评审后，客观上使得对会计软件功能的规范缺乏保障机制，从而产生一些会计软件功能设计违反国家统一会计制度要求的情况。例如，有的会计软件允许企业随意删除、插入、修改会计凭证。随着国外会计软件进入国内市场，也带来了一些新问题：由于国外会计实务和会计软件设计理念与国内的差异，一些国外会计软件不能完全按照我国会计制度规定以及会计行业约定俗成的内容和格式输出会计资料，使会计监督人员难以开展检查并做出判断。这些会计软件需要规范，并加以重点监督。
二、条文解读
工作规范第四章“监督”明确了监督的重点及处罚措施。下面逐条予以解读：
第四十四条 企业使用会计软件不符合本规范要求的，由财政部门责令限期改正。限期不改的，财政部门应当予以公示，并将有关情况通报同级相关部门或其派出机构。
解读：这一条是对企业使用会计软件不符合本规范要求提出的处罚及处罚措施。
第四十五条 财政部采取组织同行评议，向用户企业征求意见等方式对软件供应商提供的会计软件遵循本规范的情况进行检查。
省、自治区、直辖市人民政府财政部门发现会计软件不符合本规范规定的，应当将有关情况报财政部。
任何单位和个人发现会计软件不符合本规范要求的，有权向所在地省、自治区、直辖市人民政府财政部门反映，财政部门应当根据反映开展调查，并按本条第二款规定处理。
解读：这一条是对对会计软件供应商监督的二个渠道及反馈意见渠道的规定
1、财政部采取组织同行评议，向用户企业征求意见等方式
2、任何使用会计软件单位和个人
这是监督的重点。
第四十六条 软件供应商提供的会计软件不符合本规范要求的，财政部可以约谈该供应商主要负责人，责令限期改正。限期内未改正的，由财政部予以公示，并将有关情况通报相关部门。
解读：这一条是对提供不符合本规范要求的会计软件供应商的处罚措施。
对于软件修改的责任人，拟遵循“谁开发、谁修改”原则，并考虑两种例外情况：一是软件供应商对售出已超 5 年、且客户不再支付维护费的会计软件不承担修改义务。二是对工作规范新规定的会计软件必备功能（如生成可扩展商业报告语言财务报告），软件供应商不承担免费为客户提供软件更新的义务。
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