【原】铁路隧道项目施工财务基础工作小议

磻溪 2014-08-24

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我们究竟应当怎样看待财务基础工作，项目管理其他方面的工作搞好了财务基础工作是不是就可以放松？如果我们真的这样认为那么不但会使项目的整体的财务工作搞不上去，还会因财务基础管理工作滞后而影响他工作。所有艺术名家都是基本功的名家，名家水平的高低就体现在对基本功的追求上。因而，不管过去、现在还是未来，要强化企业管理就必须重视强化财务管理，要不断提高财务管理水平就必须在财务基础工作上下工夫。

会计基础工作的规定文件由上级的财务部门制定和下发，而许多基础资料如计量、实验、收集、编制、出具、成文等是由那些基础的计划员、技术员、调度、材料员、实验员、办公室等部门来综合完成的。而因时间拖得太长，等这些资料都报到财务部门，已经是生米煮成熟饭了。这时再让财务人员去更换不完善的原始单据，既费时又费力甚至还会影响整体工作。所以说财务基础工作的强弱反映的不只是财务一个部门的事，是反映了整个项目的管理水平。因此，财务工作成果的好坏绝大部分不在财务部门内部而是在财务部门之外。强化财务基础工作就是要从原始证据的收集下手。下面我想借此机会与我们财务部门的原始证据制造者、收集者们交流一下，在实际工作中应当特别注意的几个方面。

合同管理是财务基础工作的一项重要内容。

合同文本中涉及质量、安全、付款期限、违约责任、质保金支付、工程量的计量、税金由谁承担等方面的规定要明确，合同起草部门要将合同中质量、单价、小型材料、油料、电费、安全事件各方的权力义务给各个部门说明讲透，各部门都要汇签，。不能一各部门签完交给财务一份了事。特别要提一下在税金方面的约定，签订合同时为了赶工期、图方便往往忽视税金由谁承担，税票由谁提供，看起来单价低了，但千万不要忘记，我们施工的高铁项目是要经过国家审计的，国家审计署在竣工审计时是决不会允许任何偷漏税。到那时不仅要补交税款还要从滞纳税款之日起，按日加收滞纳税款万分之五的滞纳金或者依法采取从其存款中扣缴税款，扣押查封拍卖变卖等强制执行措施，另外还可以处以不缴或者少缴的税款百分之五十以上，五倍以下的罚款。因此，不管我们企业的那一级管理者都应当对法律有一个最基本的了解。

内部控制程序的坚持。

没有规矩，不成方圆。一个好的项目，应当是按照良性秩序运转的项目。没有合同不能进场施工，没有技术、安质部门质量的签认不能计价，没有计价不能付款；没有现场收验、实验室的质量抽检材料不能点验出入库；点验手续不完备不能付款。没有技术员签认的领料单不能领料；没有月末各项材料领用的汇总及现场材料盘点核对不能编制材料消耗报表；没有审核过的材料消耗报表财务不能计列成本。这是项目质量、成本管理的正常程序。为了图方便省事，往往省略其中一个环节，或者明白这些程序的重要性而不执行必然导致成本不实、材料质量不过关、项目管理无序、第一管理者疲于应付各种讨债人。因此，财务核算的基础工作既不规范也不标准。

以上是财务基础工作以外的内部基础控制程序。作为财务工作自身也有一个内部控制程序执行的问题。

习惯成自然，次数多了容易麻痹大意。许多战争的胜负不是战法、武器、兵力决定的，而是出于自己或者是敌人的麻痹，这就是所谓的出其不意。财务基础工作每天面临细小的数字，长期下来容易丧失对数据的敏感性。复核制度不执行，从程序审计上来说就不能合理证明数据的准确性。印鉴分管制度的不执行就不可能切实保证资金的安全，而有些财务人员只求方便快捷，将所有印鉴交由出纳一个人保管，不出问题还好，一旦出事那就是大事。资金上一旦出事也是大事，在经济领域这方面的教训并不少，没有挂账的单位会计人员不能在付款单上签字，没有会计人员签字，领导就不签付款单。

坚持内控制度程序就是要将工程项目的纷乱复杂的经济业务秩序化，规范化。只有这样才能做到“求是”。

材料的入库及限额发出

我们知道，材料费占隧道工程造价的比例高达60%以上。材料在入场前就要做好必要的基础工作，材料采购人员凭材料采购计划单采购时不能直接给对方出具计划单让其照单采购，即便是中标单位也要货比三家，心中有数。现场核对好数量、抽查完质量后方可装车。清单的数量、单价、合价、合计都要材料采购人员复核并大写金额签名，不能只签名就将金额的合计让他人填写，并将自己的那份清单带走。财务人员收到物资部门传递来的购入凭证后要核对检验合格报告、点验单、对方出具的销售清单及事先经过审批的材料采购计划单等，还要进一步审查报账的及时性。对取得的发票通过税务官方网站核查税票的要件是否票网一致。点验单上要有我方两名以上收料人员对材料数量、质量、规格、型号、金额及收货时间登的进行确认及签名，不能只签一个名，更不能事后补签。对方遗失的原始入库单据在没有调查清楚前任何人不能补开，若真需要补开必须以书面报告的形式报主管领导审批。

如果对现场材料失去控制，整个项目的管理将以失败告终。而我们的库房管理员经常以“现场要材料，我不能不给”为借口，放松对工程实体材料用量的控制，造成现场材料大量浪费而找不到原因。因为他们对于现场的施工进度不了解，对每道工序的材料用量不清楚，也不愿意与技术人员交流与沟通，更不愿意动脑筋去思考如何才能既保证施工进度又能控制材料用量的问题。这样的材料库房管理员无论从业时间有多长，业务上也不会有任何大的进步。

以上问题的出现，从制度制定、业务指导、内部督导上不能说没有问题。如果仔细地查一下物资发放的基础工作就不难发现，在材料的使用部位上没有人知道，材料原始消耗单上无技术员签字，或技术员签字的程序不规范。领料人图方便随便签上自己的名字，至于领什么材料、领了多少，都由材料库管员随便填写。如果我们对这样一种工作程序不检查、不批评、不指导，放任自流，那么我们的相关成本管理者就是严重失职。

另一方面，第一管理者要对材料限额发料提供最基本的保障。小料库房上锁，专人看管一般都能做到。但是对于一些体积大的材料如工字钢、防水板、土工布、砂石料等就很难建立一个统一规范的库房，或者领料程序，抓了芝麻，漏了西瓜。

只有限额发料制度完善，财务部门反映的材料成本才可能真实。没有这些基础工作的完备，60%的财务基础工作就不可能搞好。

资金支付基础工作

铁路客运专线工程对工程资金的支付实行严格的三方监管制度。这就要求我们在编制每月的资金计划时要按照项目现场的施工实际需要，合理分配资金计划，当月不需支付的项目资金计划中就不能涉及。否则，就会占用其他项目的资金额度。到那时即便账户上有资金，在银行分项资金计划中没有额度，资金也无法支付。

日常款项的支付要坚持“三票统一”，即合同签订人、发票出具人和款项实收人，而款项实收人必须是同一个人。作为资金支付的最后一名后卫，出纳人员要认真仔细核对相关内容。大额资金（30万元以上）的支付要严格按铁道部的要求，联合签名才能算数。最后一笔资金（一般占合同金额或计价金额的5%）的支付要特别慎重，付出去的钱如泼出去的水，很难再收回。预付款的支付要严格按照合同执行，每月末科目余额表上反映的应付账款的借方余额是要引起高度重视的项目。发票未到出现借方余额的单位，财务要停止下笔资金的支付，同时督促相关部门尽快完善手续。其他查不出原因的借方余额要尽快查明原因，及时处理。资金支付必须要有计划，计划编制的原则是必须先保证现场施工、关注重点材料，重点要关注工资和奖金发放，避免出现被起诉事件。

资金支付时另一个要点要考虑的是供应商的信誉和生产成本

租赁机械设备，如果出租方以银行按揭方式购买，这样的出租方宁可尽早解除合同。否则，一旦出现资金紧张情况，他们会将银行强制执行的压力转嫁给我们。如果必须与这样的出租方合作的话，就要在每月按揭款到期日前准备相应资金。

合作方的成本是必须拿回的，如果资金的支付不能满足其成本及借款利息的补偿，有可能会发生极端事件。如若剩余的只是利润部分，那么适当拖欠问题不大。无论出于那种情况，讲明实际情况、态度谦虚诚恳是必须要做到的。

工资打卡签认、“五金二费”扣缴、日常奖罚的兑现，是财务基础工作的要点

近年来国家对农民工工资清欠的规定是越来越严格的。而铁道部和银行也特别规定，农民工的工资必须打卡发放并且兑现要及时。这样做的目的一是为了减少现金的提取量；二是为了保证工资切实发放到每个农民工手中。这就需要我们从事基础财务工作时建立以下制度：一是劳务用工上场备案登记制度，将农民工的身份、健康、技能等信息进行备案登记。二是银行卡领取制度，农民工在领卡时，必须由本人签名，严禁代为领取；三是工资领取时不仅工资表后要附银行打卡回单，同时要让本人在工资表上签名确认。由于现场施工人员人数众多且变化频繁，同名同姓的情况时有发生，签名确认虽然繁琐，但为了谨慎起见，一定要严格履行签名确认程序；四是退场人员销号制度，规定退场人员要填写退场报告，并经各个相关部门签字注明应扣费用，同时还要给财务出具代领剩余工资的委托书。不建议一次性将工资结清，如果要结清，基层的考勤人员一定要将其原考勤删除后，再出具新的单独考勤表。

由于隧道前期的辅助导坑施工基本是负债经营，造成资金高度紧张，工资拖欠一两个月在所难免。人员又变化频繁，养老金、医疗保险金等“五金二费”如果不及时扣缴，会造成应上交的养老金已经上报但是无法扣回的情况。如果每月扣缴，会导致人为地增加业务量。建议每季度扣缴一次并做好台账登记。上缴后的三金电汇单及明细要及时公布，公布时注意不要泄露公司的相关账户信息。养老金、住房公积金目前可以网上查询，要鼓励大家上网核对自己的已缴纳基金，有问题及时反馈，这方面涉及职工的长远利益不可不认真细致。

王守仁主张赏罚要及时，否则起不到应有的效果。施工中的奖罚兑现也应当及时。但要注意该履行的程序必须到位，该公示的公示，必须做到有理有据，赏罚得当。否则，容易造成冤假错案。

伙食费基础管理

为什么要将伙食的核算及基础管理工作单独提出来讨论呢？因为隧道施工项目常常地处偏远，加之时间紧迫任务繁重、安全风险大。参建员工的伙食管理看是小事，而实际上对员工的情绪影响很大。现在施工单位一般采取的方法是伙食全额补助或部分补助。由于采购农产品一般不会取得发票，加之该部分原始票据大小不一，填写不规范、票据繁多，建议将该原始单据另设凭证保存。每次副食蔬菜采购回来，由财务人员或不相关第三人单独过磅清点复核，并将当月中每次购买清单复印件附于员工实际补贴签名表之后。再将伙食补贴签名表及购菜清单报领导审批后记入应付职工薪酬----福利费，同时冲减副食蔬菜采购人员借款。同时每月末要对食堂库存进行盘点，由员工对伙食的满意度进行打分，以打分结果确定食堂相关人员的工资。

成本核算单元前期的规划

成本核算单元的划分涉及物资、计划、技术、财务、综合办等许多相关部门。成本核算单元一经确定，各部门都要严格执行，不得随意变更。

隧道施工工作面比较单一，一般成本核算单元可划分为正洞、辅助导坑（斜井、竖井、平导）、泄水洞、辅助生产（拌和站、机械队）、安全生产经费、科研经费。辅助生产的成本、费用应按照投资比例或其他指标分摊到正洞、辅助导坑的成本核算单元中去。成本核算单元设定的原则，应当与投标书或项目上场评估书中设置的核算单元相互配比。现场的管理模式改变财务需要根据实际情况设置相应的会计科目。而新会计科目的设置应保证会计核算的连续性和统一性。

台账是一种非常有效的财务基础管理手段

开始建立台账时会感到复杂一些麻烦一些，但这不要紧，现在电脑中的EXCEL程序会帮助我们解决计算、筛选中的很多难题。财务软件不可能为每个具体的项目制定出一套可用的台账设置程序，但是工资及固定资产台账模块是有的，应尽量使用该模块。那样可以很方便为我们提供出成本核算所需要的相关数据。合同、工资、固定资产、计价、小型机具等都是必须建立台账的。这些台账日常的登记复核对于工程项目的数据提取、成本分析、重要资产的管理可以做到一目了然，条理清晰。而日常台账的登记业务量不会很大，可以随时掌握工程项目在某一方面的进展情况。如果日常的台账登记工作不做或做的不完善，一旦需要相关资料时就会手忙脚乱、数据失真、造成工作的被动。

数据的复核、对账

要将数据的复核与对账作为一项长期的、持续不断的工作来抓。要如同测量工作一样，坚持换手复测，数据闭合。一旦数据有误就会差之毫厘谬以千里，造成资金超付。与计划部门的定期对账以确保人工费、机械费计入成本的准确性及外欠款的真实性；与物资设备部门定期对账以确保消耗材料的真实性。将物资消耗报表中单项材料的发生额与该项材料的消耗台账核对以确保发料手续的完备。将材料报表月末余额与实际库存盘点核对以发现材料消耗管理中的漏洞。将固定资产台账与实际盘点核对以发现闲置的或可另做它用的固定资产。核对账面小型机具如水泵和实际小型机具数量，可以发现施工过程中小型机具使用中的弊端。为了规避诉讼风险，对外对账不可出具书面数据。对内对账不仅要求核对余额，更要核对累计发生额。

呆账的处理不护短

每月要定期清理呆账，按财务制度要求，两年以上无法支付的外债要冲减成本。长期挂账的预付款要查明原因，尽快处理。不能拖，拖延只会增加成本，激化矛盾，丧失时机。由于自身原因引起的问题绝不能护短，要及时面对，由于历史原因引起的呆账要在施工过程中尽快消化掉。财务账面上不可能无缘无故出现一个数字，更不可能无缘无故消失一个数字，数字非常诚实，不会欺骗任何人，只有人会自己欺骗自己，我们经常以忙为理由而漠视一些问题的存在。

会计电算化

会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。其目的是提高工程项目部财会管理水平和工作效益，从而实现会计工作的现代化。无论是手工记账还是电算化记账，最终目标都是为了加强财务管理，提供会计信息，进行经济预测，参与经营决策，提高经济效益，手工记账或电算化记账要达到系统目标，都必须经过数据的收集、加工、处理和传输，从价值方面入手来控制经济活动。基础的会计电算化工作要注意以下几点：1．明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指点专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件 2．预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等数据未经审核而登记机内帐簿。3．操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。4．及时对会计软件记录的内容进行书面复核，坚决避免只在软件内审核。5．健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性 6．健全必要的防治计算机病毒的措施。7．数据备份非常重要，包括计算机软件、加密狗、补丁软件的妥善保管。每年度的账套信息除了单独硬盘保存外，最好打印出纸质版。

预算管理

财务预算体系是工程项目部日常经营运作的重要工具，是工程项目部管理支持流程之一。与其它管理支持流程相互作用，共同支持工程项目部的业务流程(营销管理、计划管理、采购与生产管理、库存管理等)。通过实施全面预算管理，可以明确并量化工程项目部的生产目标、规范工程项目部的管理控制、落实各责任中心的责任、明确各级责权、考核依据，为工程项目部的运作提供了保证。存在的问题: 1、将预算与计划相混淆。只有年度综合计划，没有根据计划量化到月份或季度的预算，不足以作为管理与考核的依据。2、财务部门在对支出审批上不能起到有效的监督作用。没有预算作为依据，支出审批时不能区分正常和例外的支出，财务部门在对支出审批上不能起到有效的监督作用。3、缺乏相应的预算考核制度。缺乏相应的预算考核制度，造成工程项目部预算的编制与执行相脱离，重编制、轻执行。预算不能成为工程项目部管理的“硬约束”，使预算失去其应有的权威性和严肃性。4、缺乏对预算差异的深入分析。在分析预算执行情况时，仅将预算值与执行情况进行简单的比例计算，而没有对预算差异进行深入的定量分析，难以确定预算差异产生的原因，无法把预算执行情况与工程项目部生产经营状况有机的联系在一起。

档案管理的财务基础工作

票据的传递，复印、出借要手续完备，原始票据的传递涉及现金业务的要本人亲自办理。相互移交时要有必要的签字手续。人是多健忘的，这也是财务工作存在的一个必要条件。会计档案对于某些人来说是纸张，但对财务人员来说那就是金钱、是机密，而在法官面前就是证据。我们的证据要给我们所编制的会计分录强有力地支持，没有原始证据支持的会计分录是老师在课堂上讲的习题。

有一些人内心会认为会计凭证、财务账簿、财务报表、财务资料的外表无所谓，只有票据真实、核算准确、要件齐全、科目使用规范、数据反映及时就可以了。殊不知会计凭证不是只给自己看，税务、审计、银行、法院、上级内审部门、会计师事务所、其他相关人员都要看。管理学认为，优先效应和近因效应是客观存在的。有些财务专家认为第一印象对财务人员水平的评价要占到50%以上，而且一旦形成很难更改。原始凭证的取得、粘贴、审核、汇总、装订要做到整洁、规范、美观，装订成册像书本一样，不平的要压平，不整齐的要贴整齐，这不仅仅是外表问题，更反映出一名高水平财务人员的敬业精神。要耐得住财务手续的繁琐，耐得住黏贴凭证时的寂寞。就我们工区目前的业务来看，再细小繁多的票据也没有一万八千张。

规避税务、诉讼、审计风险的财务基础工作

铁路施工项目部的税金一般由业主代扣代缴，在营业税、城建税、教育费附加方面没有税务风险，所得税由上级部门汇算清缴也不存在税务风险。这里要讲的税务基础工作，主要有以下几个方面，一是上场之初的外出经营纳税申报。此事虽小但必须要及时到当地地税局去备案。二是国税税票的取得。税票的真伪除了销货方有责任外，作为购货方的财务人员也必须确保收到发票的真实，虚假的发票就等于白条。现在除了增值税专用发票可以凭借经验判定外，其他国税发票凭会计人员的经验判定其真伪是不容易的。好在国税部门开通了网上查询系统，通过登录当地国税官方网站大部分国税发票的真伪都可以快速查清楚。建议将查询记录打印出来附在税票之后，便于税务部门随时抽查。三是一些外购材料不仅要提供地税发票而且还要同时提供国税发票。地税发票应当是工程所在地的地税局开出，如水泥、砂子、碎石等，以其原材料价格出具国税发票，以其运费价格提供地税发票。四是个人所得税的代扣代缴。个税法是人大立法，是由国家强制力保障实施的。个人的工资薪金所得，指的是个人当月全部薪金所得包括工资、奖金、津贴、补贴，我们的高原补贴也应按个税法规定缴纳所得税。但是工资中所含的按照国家规定个人缴纳的养老保险金、住房公积金、医疗保险金等不计入应纳税所得额，个税的起征点现行为3500元。五是印花税。印花税虽然税率很低（建筑业为合同金额的万分之三），但不缴纳外出经营证无法开出，也同样属于违法。每个账簿贴票5元，执行“三自”原则，我们常常忘记最后一个“自”即自行划销。

诉讼风险的规避，对铁路隧道项目尤其重要。众所周知，铁路项目今后若干年建设资金的投入仍然不会充足，加之隧道施工的特点是前期投入大，但是辅助导坑每延米的单价低，这样势必造成前期的外欠款金额巨大。为避免诉讼风险，首先要选择长期合作信誉好的合格供应商和劳务队伍。其次是要严格执行招标程序及合同签订程序，该上报的合同要上报，该请法律顾问审查的要审查。再者就是避免上有些专门以收集证据提起诉讼人员的当，不能出具任何书面证明，这方面不只是财务、物资部门也要注意，各个持公章的单位更要引起高度重视。第四就是各级领导签字时要慎重签工程合格、优良等文字。整个工程在没有最终经相关单位质量验收前，我们不能给任何单位及个人出具工程质量合格的报告。

审计风险对于必须经过国家审计的铁路客专项目必须时刻牢记，入账票据必须依法合规，会计人员必须严格把关。项目上有些人法制观念淡薄、随意性大，要让财务基础工作人员明白这不仅仅是为自己负责，更是对当事人的保护。会计人员必须坚持财经纪律，不怕得罪人。但要注意方式方法，应耐心细致地做好解释工作。从事财经工作的人员不可能自己证明自己的清白，要证明的部门是审计部门。从事财经工作的人员应主动避嫌，能公开的信息尽量公开，能两个人以上办理的业务尽量多人办理。所附证据必须充分完整，让人看了就能一目了然。该分权的就要分权、该接受监督的要主动接受监督，不能有抵触情绪和不满心理。

财务基础管理与“用人”

本文虽将此议题放在最后讨论，并不代表“用人”对财务基础管理工作意义不大，而恰恰相反要搞好财务基础工作首先是“用人”，任何一项管理都离不开举贤任能，财务基础工作同样要十分重视人才的选用。财务工作的特殊性要求从业人员要有最基本的职业操守，首先是廉洁，其次是敬业，第三是勤勉、细致。这是德，从事基础财务工作的德重于才。上级对从事财务基础工作人员的基本要求是：1．敬业爱岗。2．熟悉法规。3．依法办事。4．客观公正。5．搞好服务。即会计人员应当熟悉本单位的生产经营和业务管理情况，运用掌握的会计信息和会计方法，为改善单位内部管理、提高经济效益服务。6．保守秘密。即会计人员应当保守本单位的商业秘密，除法律规定和单位领导人同意外，不能私自向外界提供或者泄露单位的会计信息。