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一、干部人事档案管理工作制度 （一）干部人事档案材料收集制度 1．严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作； 2．档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料； 3．干部人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档； 4．档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理； 5．对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。 （二）干部人事档案材料鉴别、归档制度 1．严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核； 2．归档材料必须是办理完毕的正式材料； 3．归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案； 4．残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档； 5．干部人事档案材料应统一使用16开纸（19×26.5厘米），材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名； 6．凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。 （三）干部人事档案查（借）阅制度 1．查（借）阅干部人事档案必须是中共党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查（借）阅； 2．任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案； 3．查（借）阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记； 4．查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容； 5．查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容； 6．查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案；违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理； 7．档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。 （四）干部人事档案转递制度 1．转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全； 2．干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位； 3．转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出； 4．转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封； 5．干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带； 6．转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失； 7．收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。 （五）干部人事档案检查核对统计制度 1．建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决； 2．提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库； 3．干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料； 4．整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。 （六）干部人事档案的保管、保密制度 1．严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的保管保密工作； 2．非档案工作人员一律不得进入库房； 3．档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人： 4．认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作； 5．严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度14℃—24℃、相对湿度为45% —65%）； 6．坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全； 7．坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源； 8．严禁个人私自保存任何人的档案材料； 9．档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续； 10．对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。 （七）人事档案管理人员职责 1．热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料； 2．建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料，及时报送省管干部档案材料； 3．严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查（借）阅和转递； 4．及时登记教职工职务、工资变动情况； 5．为学校及有关部门提供教职工情况； 6．维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作； 7．调查研究全校人事档案工作情况，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导； 8．完成领导交办的其他事项。 （八）送交人事档案材料归档制度 1．人事档案材料的形成部门应指定一名档案联系人，负责收集送交本部门的人事档案材料； 2．人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，由档案联系人将材料主动送交校档案馆人事档案室归档； 3．人事档案工作人员应与档案联系人保持密切联系，主动地了解档案收集情况，保证收集材料的渠道畅通； 4．任何部门与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料； 5．档案人员对未能按时送交档案材料的部门，应及时催要，发现不符合归档要求的，应及时通知补送或补办。
二、干部人事档案整理工作程序 （一）鉴别 1．查姓名是否一致，防止张冠李戴、同名异人； 2．判断材料是否属人事档案、是否属本人材料；
4．查材料是否手续完备；写的材料、填的表格有无自己签名，组织上有无盖章，有无形成日期；凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。 （二）分类 第一类：履历材料 （1）干部、职工、教师、军人、学生等各类人员履历表、登记表、简历表，转业干部服预备役登记表； （2）个人参加革命活动简历材料； （3）更改姓名材料（包括个人报告、组织批复、旁证材料）； （4）其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格； （5）履历表、简历表中有组织鉴定的，以履历为主的归第一类（含履历），以鉴定为主的归第三类（含鉴定）； （6）后备干部登记表（提拔使用后）。 第二类：自传材料 （1）干部本人在各个时期所写的自传； （2）带有自传内容的材料（由本人写的叙述经历、家庭情况、社会关系）； （3）业务自传归第四类； （4）入党申请书中有自传性质的材料归二类，在备注栏中注明“代自传”。 第三类：鉴定、考察、考核材料 （1）个人鉴定； （2）干部、教师、党团员、学生各类人员的鉴定材料； （3）毕业、结业、出国、出境、调动、劳动鉴定及其他组织正式出具的鉴定性质的材料； （4）党团员民主评议表、民主评议干部的综合材料； （5）干部任职考察综合材料、教职工学年度考核表、年度考核表、领导干部任职期满考核表； （6）离任审计考核材料（干部个人的审计报告或审计意见材料）； （7）高校招生政治思想品德考查表。 第四类：学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料 （1）中专以上学校的报考表； （2）中专以上学校选拔、保送学生登记表； （3）各种毕业生登记表； （4）学习成绩表、记分册（包括自学考试、业务培训进修、学位考试成绩单）； （5）教育部门出具的学历证明材料； （6）学位评定书（决议书），学位申请书（审批表）； （7）博士后进站审批表、工作期满出站登记表； （8）专业技术职务任职资格申报表、评审表、确认表、套改和晋升专业技术职务（职称）审批表、专业技术资格考试成绩合格登记表； （9）聘任、解聘专业技术职务（称）审批表、登记表； （10）干部创造发明、科研成果、著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文及有重大影响的论文目录等； （11）反映干部学历才识、专业技术方面情况的其他材料。 第五类：政审材料 （1）有关干部本人历史上重要关节问题的审查材料：包括调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料、主要证明材料；敞口材料（即悬而未决的材料）要向有关部门提出，待做出结论后再归档； （2）党籍、入党时间、参加革命工作时间的审查材料：包括个人申请、组织审查报告及所依据的材料、上级批复等； （3）更改民族、出生日期、国籍、家庭出身、本人成份等形成的有关材料：包括个人申请、调查报告、审查结论及所依据的证明材料，上级批复等材料； （4）家庭成员及主要社会关系的证明材料、平反通知（决定）或复查意见等； （5）带有组织上政治历史审查意见的登记表、调查表、审查表，应征公民政治情况登记表； （6）干部爱人情况登记表； （7）入伍时间批注、入伍时间证明； （8）政治历史问题与违纪错误混同一起的结论、调查报告、处分决定等材料，归第八类，凡未给予处分的，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。 第六类：参加中国共产党、共青团及民主党派的材料 （1）入团志愿书、入团申请书、团员登记表，退团材料如退团申请及上级团组织批复、离团登记表； （2）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养对象考察表； （3）中国共产党党员登记表、党员重新登记表； （4）党员暂缓登记表、认为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据和组织审批材料； （5）取消预备党员资格的材料：如果预备党员被取消资格时，没有单独形成处理意见、处分决定等材料，只在“入党志愿书”中注明取消预备党员资格的，经有关党委批准盖章后，其“入党志愿书”归入干部档案，并在干部档案目录上注明已取消预备党员资格，以备查考。凡是单行材料中已明确取消预备党员资格的，只收集单行材料归档，不再收集“入党志愿书”归档； （6）整党工作中不予登记的决定、组织意见； （7）退党材料：包括本人退党申请、组织批复； （8）加入民主党派的材料：如加入民主党派的呈报表或登记表。 第七类：奖励材料（包括科技和业务奖励） （1）正式命名授予各种荣誉称号的审批表和事迹材料：如劳动模范、五一劳动奖章、战斗英雄、三八红旗手、新长征突击手、优秀党员等；
（2）各类表彰先进的审批表和事迹材料：如表彰先进工作者、先进教育工作者、嘉庚奖教金获得者； （3）立功受勋、嘉奖材料； （4）创造发明事迹奖励材料；各种业务、技术奖励材料； （5）授予各系统若干年荣誉证书登记表：如教师荣誉证书登记表等； （6）有突出贡献专家呈报表、享受专家特殊津贴呈报表等。 第八类：处分材料（主要是违犯党纪、政纪、国法等材料） （1）处分决定，免予处分的意见，上级批复、核实（调查）报告，本人对处分的意见和检查交待材料； （2）清查“文革”中的“三种人”的审查结论、综合报告、处分决定、上级批复，本人对审查结论、处分的意见及检查材料； （3）“文革”中犯有一般性错误的上级批复、决定、报告、主要证明材料； （4）行政处分材料：如记过、记大过、开除等材料； （5）通报批评材料； （6）法院的刑事判决书、劳动教养审批材料； （7）撤消处分材料； （8）虽不作处分，但错误比较严重，如道德品质、生活作风、经济等问题，并经组织查实，本人也有交代材料。 第九类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料 （1）工资 ①工资级别登记表（若有历年工资审批表进档，此表可不归档）；调资套改（工资改革）审批表； ②见习期、试用期、定级、晋级、升级、职务（称）变动等各种工资变动审批表、登记表； ③工龄、教龄、护龄等津贴审批表或年限说明； ④提职晋级和奖励工资审批表、登记表。 （2）任免 ①录用、招聘（聘用）、选举、提拔、转干等登记表、审批表（包括有关附件）； ②聘用干部、工人审批表和合同书、续聘、解聘、辞职、解除合同审批表等，公务员过渡登记表； ③干部任免（包括所附的考察、表现情况材料）、调动、辞退、退职、离休、退休审批表； ④解决各种待遇问题审批表、批复材料； ⑤兵役（入伍）登记表，入伍、退伍审批表；上山下乡人员登记表（指有批准上山下乡时间） ⑥授予（晋升）军（警）衔登记表、审批表； ⑦军队转业干部审批表，退出现役登记表。 （3）出国（出境）审批工作中形成的有关材料 ①出国（出境）人员审批表、备案表。 （4）其他 ①出席县团或相当县团级以上单位的党代会、人代会、政协会议和工会、妇联、共青团代表会议及民主党派会议中形成的有关代表登记表。 第十类：其他可供组织上参考的材料 （1）有残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级材料； （2）民事纠纷调解书、判决书，结、离婚材料； （3）工会会员及各种协会会员、理事登记表； （4）领取《独生子女证》登记表； （5）历次运动中普遍写的思想总结、思想检查（有组织鉴定的归第三类）； （6）教职工逝世后报纸报道的消息及讣告、悼词或生平； （7）非正常死亡的调查报告及记载有关情况的遗书等； （8）专业技术干部的农村家属迁往城镇申请表； （9）其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。 三、排序： 1．按时序：按档案材料形成时间由远到近排序，有第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类； 2．按系统：按档案材料内容的主次关系进行排序，有第五类、第六类、第八类； 第五类排序： 1．上级批复、结论或处分的决定； 2．本人对结论的意见； 3．调查报告； 4．有关问题证明材料； 5．本人检查交待； 6．关于其父×××的证明材料； 7．关于其母×××的证明材料； 8．其他人关材料。 第六类排序： 1．入团志愿书； 2．入团申请书； 3．退团材料； 4．入党志愿书； 5．入党申请书； 6．转正申请书； 7．入党积极分子培养考察表； 8．预备党员考察登记表； 9．中国共产党党员登记表； 10．民主党派材料。 第八类排序 1．上级批复、处分决定； 2．本人对处分决定的意见； 3．调查报告； 4．本人的检查或交待。 第九类排序 1．工资：按时序； 2．任免：按时序； 3．出国（境）：按时序； 4．其他（各种代表大会登记表）：按时序。 （四）复制与技术加工： 1．复制：对字迹容易变色、褪色及破损的档案进行复制，如电传件等。复制可采用修复、复印、抄写、打印等方法，凡抄写、打印的材料，必须认真细致，检查核对无误后，注明复制日期和加盖复制单位公章。 2．技术加工：首先拆除档案材料中的金属物，如订书钉、大头针、曲别针等，然后对不符合规格的档案材料（档案材料要求长26.5厘米，宽19厘米），在不影响材料完整和不损伤字迹的情况下，酌情进行包边、加边、剪裁、裱糊或折叠。 （五）编制填写类别号、页码、贴类角： 1．类别：编在右上角； 2．页码：图书编码法：从材料实际内容开始编，扉页不编，双面有字双面编，只有单面字一面编，在右下角编写； 3．贴类角：用三角标识贴在每类第一张右上角。并用铅笔在其余的每份档案材料的右上角注明每类序号。 （六）填写“两表”及登记目录 1．填写《干部职务变动登记表》； 2．填写《工资变动登记表》； 3．登记目录：每类目录填写后要留有适当的空格，为以后新增材料时填补。 （七）排列 1．封皮； 2．两表《干部职务变动登记表》、《工资变动登记表》； 3．目录； 4．干部档案材料； 5．备考表。 （八）复核、装订 1．复核： 认真细致进行复核，检查是否分类有误，排序、页码有错，装订方向是否正确、目录与材料是否一致等； 2．装订： 把全卷材料理齐，条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以左边和下边两面为齐。案卷左侧竖直设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8.3厘米；线眼中心距左侧边沿1.5厘米，上、下线眼中心距上、下边沿为5.4厘米。 （九）案卷皮的书写 档案卷皮的须书写档案人的姓名，书写姓名应写现名，不得用同音字或不规范的简化字。 （十）验收 装订后，再进行认真细致的检查，经检查验收无误后方可入库。 三、本细则自发布之日起施行，由档案馆负责解释。 |
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