广告费用控制管理规定

第1章  总则

第1条  目的

为合理控制公司广告费用的支出，特制定本规定。

第2条  适用范围

本规定适用于公司广告企划部、各区域销售分支机构。

第2章  管理职责

第3条  广告企划部

1．负责对各项广告费用的计划、申报、分配和下达。

2．负责对广告费用执行情况的审核、跟踪、监控和指导。

3．负责对广告费用计划的统筹、汇总和台账管理。

4．负责对各阶段广告费用的已付和未付款情况进行跟踪统计。

5．负责定期编制费用使用情况的分析报告。

6．负责组织对相关部门广告费用的使用情况进行不定期检查。

7．根据不同时期的要求，及时向营销中心上报专项广告费用计划和物料需求计划。

8．负责随时跟踪各区域资源使用情况的合理性，一旦发现问题及时指导并予纠正。

9．负责对专项费用执行情况的审核、跟踪、监控和指导。

第4条  财务部

1．负责对广告费用所发生的结算单据进行审核把关。

2．负责对广告费用进行控制和核销。

3．负责组织对相关部门广告费用的使用情况进行不定期检查。

第5条  各区域销售分支机构

1．严格按审核好的费用指标执行，定期上报各阶段各项费用的使用情况，建立详细的费用台账并定期上报。

2．严格按有关规定收集、整理和汇总已发生广告费用的结算资料，及时将资料寄回费用对口部门进行审核及报销。

第6条  采购部

1．严格按营销中心企划部已审批下来的项目费用指标采购物料、赠品和礼品.

2．定期上报各阶段各项目的使用情况，建立费用台账并上报营销中心企划部。

第3章  费用控制措施

第7条  广告费用使用范围

1．各区域销售分支机构日常广告费的使用范围包括媒体费用、场外促销活动、户外广告、终端广告制作、改善、物料制作及其他费用等。

2．广告企划部费用的使用范围包括各终端建设费用（如形象端架、店招制作或改造等）、各类物料、市场支持专项促销费用等，以及公司品牌形象宣传费用、在地方或中央级媒体的发布费用、公司各产品统一活动推广费用等。

第8条  费用计划的制订与下达

1．费用项目分类（如表7-12所示）

表7-12   费用项目一览表

类别	费用项目
广告类	央视广告、地方影视广告、电台广告、杂志硬广告、报纸硬广告、户外广告、展览展示、创意设计和广告公司代理费等
公关类	商超采购接待费、记者劳务费、新闻发布会、新闻稿酬、报纸软文、杂志软文、电视节目制作费、赞助费、网络维护费、各种记者采访接待费用等
促销赠品类	终端采购的赠品、礼品等
终端建设类	终端展示展具、专柜费、店招费、卖场及促销物料等
其他	不在以上之列的项目

2．广告企划部每月25日前将次月整体广告费用计划向销售总监、总经理提出申报，销售总监、总经理于30日前批示费用计划并下发至广告企划部。

3．根据各区域每月销售回款额的实际完成情况，企划部分别计核各区域的固定广告费用，并确认上月各区域的变动广告费用，于每月5日前下发至各区域销售分支机构的销售部经理、主管处。

第9条  费用申报和使用流程

1．费用申报

（1）企划部费用，广告企划部提出申请，销售总监审核，总经理批准。

（2）营销中心各区域广告的费用，先向营销中心企划部提出申请，销售总监审核，总经理批准。

2．费用使用流程

广告企划部起草及申报合同，销售总监审批，财务部备案，总经理签字并盖合同章后安排制作。

第10条  费用报销规定

1．费用报销应严格按公司的相关规定执行，报销时《合同审批表》上必须附有综合管理部统一编制的合同编号，同时准备好正式的发票、合同、送货单、验收单和照片等单据。

2．各区域销售分支机构在各项广告业务执行完毕后应立即收齐相关手续，务必于15天内将资料寄回总部核销。如未在规定的期限内执行，总部有权视其为作废，费用由区域人员自行承担。

3．费用报销的周期原则为发票入账后一个月内付款，对于一些特殊费用可按合同相关协议付款。

第11条  费用控制与检核

1．各区域必须严格按费用台账格式要求，将当月广告费用发生情况详细填报和控制，并在每月5日前分别上报广告企划部，凡不在台账范围内的费用一律不予报销。

2．总部将对各区域进行不定期抽查，发现不如实申报或制造虚假费用者，将给予经办人及相关人员相应处罚通报，情况严重直至免职。

3．广告企划部每月负责将终端广告费用使用情况及付款执行情况进行汇总分析，并上报相关领导。

第4章  检查与考核

第12条  每季度对广告费用的使用情况考核一次，费用虚报部分与各区域相关人员薪酬挂钩。区域经理是广告费用控制的主要责任人，将视情况对区域经理、主任进行经济处罚。

第13条  对未经审核上报的台账和不符合规定或随意提出修改的，将对各区域经理和相关责任人进行通报，且对修改意见不予确认，发生额均以第一次上报的为准，由此产生的后果，一律由各区域销售分支机构经理和销售人员全部承担。

第14条  对已交回的结算资料因把关不力、不符合结算要求，总部需要退回的，如核销金额达2 000元以上，每次扣罚各区域销售分支机构经理及相关责任人50元。

第15条  对于不能按时上报费用使用情况的责任部门，广告企划部有权拒绝下月的场外促销活动、终端广告费用等的呈报。

第16条  对于不实申报或虚报费用等情况，一经发现，视其影响程度，给予行政处分，直至开除。

第17条  对一年内出现三次违规行为的，应提报人力资源部等相关部门进行处理。

第5章  附则

第18条  本规定由企划部负责解释、补充及修订。

    第19条  本规定自          年      月      日起实施。