SAP FICO 应收账款和应付账款

应收账款和应付账款
    和总账模块有所不同，应收账款和应付账款模块除了对相关业务进行记录，核算，分析外，更突出了管理的职能。对于一个企业来说，顺畅的资金流是生存的首要条件，然后才是利润。应收账款模块管理着资金的流入，应付账款模块则监控着资金的流出，这两个模块对于管理企业的资金流转是至关重要的。在介绍应收账款模块和应付账款模块的基本功能之前，我们先从应付账款模块的一个业务场景－自动付款出发，了解一下系统是如何高效合理安排付款，理顺资金，规避风险的。

第1节 自动付款和内部控制点
    一、自动付款流程
    假设H公司的付款业务种类繁多，数量庞大，其中有原料供应商，设备供应商，备品备件供应商，易耗品供应商，杂费，内部员工报销等等。针对这种情况，我们建议H公司使用SAP系统中排队自动付款的功能，来规范付款流程和加速业务处理。但是付款作为一个比较敏感的流程，如果采取自动支付的方式，关键控制点的设置就非常重要了。
我们首先介绍一下自动付款的流程。自动付款是SAP应付账款模块中的一个基本功能。整体流程如图4-1所示：
首先，在自动付款执行的时候，系统根据操作员（如应付账会计）输入的选择性条件，比如会计员，供应商类别，日期，付款方式等，从系统中检索符合条件的供应商的付款信息。付款信息是在建立供应商主记录时维护的。它包括付款条款（如30天到期 2％现金折扣或60天净到期等等）、付款方式（如支票、汇票等）、开户银行（供应商和本公司的开户银行），是否冻结付款等内容。在获取供应商付款信息的同时，系统会自动检查所有符合选择条件的供应商的未清项，如未清的发票等。系统还会检索发票中的付款条款、付款方式、开户银行等信息。如果发票中的付款信息和供应商主记录中的付款信息不一致，一般以发票中的付款信息为准。
取得上述数据后，SAP系统会将供应商的未清发票和主记录中的付款信息进行匹配核对后生成一条付款建议。在付款建议中包含了与付款有关的所有信息，如供应商、付款方式、开户银行、对方开户行、币别、金额等。付款建议并不会直接引发付款。操作员根据实际情况考虑各种因素后，决定是否需要编辑修改付款建议。当付款建议被最终核准确认后，就进入自动付款程序。
    自动付款程序一方面会自动更新供应商明细账和总账，生成相应的会计分录（借：应付账款 贷：银行存款－未达）。另一方面付款数据将被送入付款媒介程序，进行实际支付。在系统中支付方式主要有以下几种：传统方式是打印付款单据，比如说套打电汇通知单或支票；有些企业打印出付款清单，由出纳人员直接填写付款单据；另外，还可以将SAP中的付款程序与电子银行的客户端直接相连，通过系统接口将SAP的付款指令直接发给电子银行的客户端，客户端收到指令后连接到银行的主机进行付款。例如厦门翔鹭石化就是采用SAP与电子银行接口的方式来进行付款的。

二、内部控制点
    在企业运营中，付款流程涉及企业资金的向外支付，属于一个较敏感的流程。对于这样的流程，风险控制显得尤为重要。那么，我们又该如何设立有效的控制点呢？

    通常，首先会想到的风险控制点是对支付凭证的控制（图4-1中黄色粗箭头1）。在企业中，支票等支付凭证是有专人管理的。如果付款单据是套打的，则打印机应安放在专门的房间。支付凭证填制或打印完毕，还要经过审批，盖章才能真正支付。
    另一个控制点是对付款清单的审核批准（图4-1中黄色箭头2）。应付账会计编辑完付款建议后，是需要经过上一层管理人员审核批准的。
    完成上述两个控制点的设置后，让我们来想象一下企业的实际情况。对于一些大型企业，每次运行系统后生成的付款建议中，可能包括成百上千项的自动付款内容。这种情况下，这两个控制点审核的作用是很有限的，原因在于大量的业务都自动化了。假设有这样一种情况：一个财务人员既能更新供应商的主记录又同时能输入发票。如果他创建一个虚有的供应商并手工输入发票，那么很有可能在后续的自动化的流程中，在成百上千的付款项中，这笔款项未被察觉就被轻易地支付出去了。为了防止这种情况的发生，在设立前两个控制点后，还应该将风险控制点提前（图4-1中黄色粗箭头3）。新增的风险控制点是将维护供应商主记录的权限与输入供应商发票的权限分开，分配给不同的员工。
再考虑另一种情况：如果维护供应商主记录的人员更改了供应商的一些关键数据，比如供应商的开户银行、账户和户名等。那么支付给该供应商的款项就有可能被支付到其他银行账户中去。因此风险控制点应该更进一步提前（图4-1中黄色粗箭头4）。对这个风险的控制在SAP系统中被称为“敏感字段的控制”。指的是供应商主数据中的敏感字段如供应商的账号、开户银行等如需更改，必须经过其他系统用户的确认，更改才能在系统中正式成立。敏感字段在SAP系统中是可以由企业根据自己的需要来定义的。
    从自动付款流程及其内部控制点的设置上，我们可以看出SAP应付账款模块的管理，在提高效率的同时，还有效地控制了风险。

第2节 应收账款
    一、客户主记录
在SAP系统中，总账模块维护的是会计科目的主记录；应收账款模块，则维护的是客户的主记录。如图4-2，与会计科目类似，客户的主记录也是分层维护的。客户主记录共有三个层面：集团层，公司代码层和销售范围层。

集团层面上维护的信息，是集团下每个分支机构都能共用的信息，如客户的编码、名称、地址、纳税登记号以及银行账户等信息。而对每个公司代码来说，也需要维护一些对于该客户的独有信息，公司代码层面的控制就满足了这些要求。如图4-2，在公司代码层的付款条件中，我们假设对于同一个客户美罗百货公司来说，电视机公司的等离子电视很受欢迎，所以要求现款现付。空调公司的家用空调，市场反应不错，销售比较稳定，因而要求30天内收款，但是给予客户2％的现金折扣。而对于电脑公司生产的台式电脑，由于市场竞争激烈，因而给予客户60天的账期，但不再给予现金折扣。同样的道理，客户的统驭科目，利息计算控制，催款控制，对账控制等控制信息也是在公司代码层次维护的。
和会计科目不同的是，客户信息的维护还有一个层面－销售范围层。对于客户的定单币别，价格组，交货方式等和销售相关的信息都是维护在销售范围层面的。销售范围是指销售组织、分销渠道和产品组的一个组合，比如“江苏省销售部/批发/手机”的组合就是一个销售范围。这里我们不再展开。

    二、客户编号和自动记账
    在应收账款模块中，我们可以根据需要对客户进行分类，同一类的客户为一个客户账户组。如可以按地点和性质把客户分为国内客户，国外客户，合作伙伴，一次性客户四个账户组；也可以按销售的性质将客户分为零售客户，批发客户等账户组。账户组的分类规则是可以自由定义的。
每个账户组都有特定的编号规则，编号区间和屏幕格式。账户组里的客户既可以由系统按建立的先后顺序自动编号，也可以由外部统一编号。但每个客户的编号必须符合其所属账户组的编号区间。在应收账款模块里，每个客户的编号都是唯一的。
    在应收账款模块中，一些主要的业务如开票，信用检查，催款等都是系统自动完成的。如在销售和分销模块执行对销售定单发货后，系统会根据开票清单自动生成会计凭证。
需要指出的是，SAP系统在自动生成开票凭证时，其分录并不是 借：应收账款 贷：主营业务收入。系统生成的凭证是 借：美罗百货公司 贷：主营业务收入。这是因为在销售上是对客户进行发货的。同样，在财务上也是对此客户进行开票。发货和开票业务都是通过客户编号来选择客户的。在自动生成上述凭证的同时，系统会根据美罗百货公司主记录中的统驭科目号，实时更新总账科目，从而使客户明细账和应收账款总账金额完全相符。我们在显示凭证时可以清楚的看到这个过程。
    当我们点击凭证借方一行时（即美罗百货公司行），屏幕上会显示发生开票业务时美罗百货公司对应的总账科目号码，也就是应收账款科目的号码。由此，系统完成了：根据销售定单上的客户编号，对客户开票－>根据开票清单, 自动生成 借：客户明细 贷：主营业务收入的凭证－> 更新客户对应的统驭科目金额的全过程。这里，为了方便读者理解，我们将自动生成会计凭证的过程分解为三步。但在系统里，它们是同时自动完成的。
上文我们提到，自动生成开票凭证时，是通过客户主记录中的统驭科目号，来更新它所对应的总账科目的。但是，由于业务不同，发生在同一个客户上的不同业务的总账科目是应该是完全不同的：如开票时，是应收账款。但如果我们预收了客户一笔款项，很显然，这时的总账科目就应该是预收账款，而不再是应收账款。在应收账款模块里，我们用统驭科目和特别总账标志两个元素的互相交叉来完成上述功能。

三、统驭科目和特别总账标志
    如图4-2，可以看到，统驭科目是在客户主记录的公司代码层面维护的。同一个客户在不同的公司代码下，它的统驭科目既可以是一样的，也可以是不一样的。
统驭科目(reconciliation account)是用来将明细分类账附加到总分类账的一种总账科目。统驭科目和明细分类账在过账业务时同步更新－即行项目明细保持在明细分类账中，汇总信息则保留在统驭科目中。统驭科目是不能直接过账的。
在系统中，我们一般把某个客户最经常发生的业务对应的总账科目设为它的统驭科目。比如美罗百货公司的统驭科目是“应收账款”，如非特别说明该客户的业务都会自动计入“应收账款”科目中去。而一旦一个总账科目被设为“统驭科目”，它就只能接收来自明细账的数据，进行汇总，它本身不再能直接录入数据。也就是说，在系统中，我们是不可能直接输入 借：应收账款 贷：主营业务收入 这样的分录的。而对于客户可能发生的其他的业务，比如预收账款，应收票据等业务，我们定义了“特别总账标志”(special G/L indicator)来进行划分。
    如图4-3 中，客户1360 美罗百货公司的统驭科目是应收账款，除了最经常的开票业务外，它还涉及预收账款，应收票据，预收款请求，担保四项其他业务。这里我们用“A、B、C、D” 四个特别总账标志将此四项业务区别开来。当发生开票业务时，我们不需要使用特别总账标志，系统会自动将发生额更新到应收账款中去。当发生应收票据业务时，我们在业务输入是需指明此笔业务是特别总账标志B，则系统会更新应收票据账户的金额。如果我们忘了指明特别总账标志或错误的输入特别总账标志A时，系统会相应更新应收账款或预收账款的余额。

特别总账标志还可以用来核算表外业务，比如“预收款请求”是要求该客户预付账款的请求单，不是复式记账的分录，是一笔单边的凭证，它会在客户预付货款时被清账。再比如“担保”等表外业务也可以用特殊总账标志来核算。总之
应收账款模块和总账模块的集成，统驭科目和特别总账标志的设置，保证了数据最少的输入量以及总账和明细账的高度一致。

四、信用控制范围
    在应收账款模块中，我们使用“信用控制范围”来进行客户信用控制。在集团内，有些公司之间虽然在会计核算上是分开的，但对于客户信用的管理却是统一的。而另一些公司则在信用管理上也是完全不同的。因此，我们可以将不同的公司代码分配给相同或不同的信用控制范围。业务和客户相似的公司代码可以使用统一的信用管理。
例如在图4-4中我们把集团总公司分配给“集团信用控制范围”。家电类的企业，如电视机公司和空调公司等分散在各地的家电制造企业都属于 “家电信用控制范围”。通讯类和信息类的制造企业则属于“IT及通讯控制范围”。从这张图中我们可以看出，同一个客户处于不同的信用范围时，它的与信用相关的信息和控制数据可以是不相同的。
如图4-4，美罗百货公司在信用范围“集团信用控制范围”中，信用限额为400,000，已使用的信用限额为29％，风险类别低。它的信用代表组为001（指信用控制员的分组），DSO（应收账款回收周期）为8天。而它在其他信用控制范围（如“家电信用范围”、“IT及通信信用范围”）中所显示的相关数据是不同的。

    在图4-4中，我们还可以看到如下这些信用限额：
    （1） 总信用限额
总信用限额是指某一个客户在集团内被允许的最高信用额度。同一个客户在所有信用控制范围里的信用限额合计数不能超过总信用限额。 在图中美罗百货公司的总信用限额是4,000,000元。
    （2） 单个信用范围最高限额
单个信用范围最高限额指同一个客户在单个信用控制范围中的信用限额的上限, 如图中美罗百货公司的单个信用范围最高限额是1,800,000元。
    （3） 已分配限额
已分配限额指同一个客户在所有信用控制范围中信用限额的总额。已分配限额是不能超过总信用限额的。如图中，美罗百货公司的已分配限额是3,600,000元，低于总信用限额。
    （4） 本范围信用限额
本范围信用限额指一个客户在某个信用控制范围里的信用限额。本范围信用限额是不能超过单个信用范围最高限额的。如图中美罗百货公司的本范围信用限额分别是1,600,000元, 1,200,000元和800,000元。
    （5） 已使用限额
已使用限额即某个客户在某个信用控制范围中未清的发票、销售定单等占用的信用额合计。

五、客户信用检查
    在对每个客户维护了信用控制范围以后，结合销售和分销模块，SAP系统可以实现各种各样的静态和动态的信用检查。
    1、静态信用额度检查
    如图4-5，假设电视机公司的客户美罗百货公司的信贷限额为350,000 元。但该客户已经有两张未清定单＃227（120,000 元）和＃253（80,000 元），总计为应收账款200,000元。如果销售人员要追加一张170,000元的定单＃329，那么未清定单和这张销售定单的总额将为370,000元，超过了信贷限额350,000元。此时系统会自动冻结这张新建立的销售定单，不会批准销售员发货的请求。只有当美罗百货公司对上两张定单付款后，使总的信用额度小于350,000元时，系统才会自动解冻329定单，转入发货的流程。

如果销售员基于某些因素考虑，一定要对这张定单发货时，系统允许经过特殊的审批流程来解冻329定单，并对这张定单发货。这样的特殊流程可能包括风险管理部和高级管理者的例外审批，这是根据电视机公司的管理制度设定的。
   2、最早未清项检查
最早未清项检查是一种动态的信用额度检查。它检查的是，是否有超过还款期限还未收到的款项，而不是目前的信用占用是否已经超过了信用额度。当企业选用最早未清项来检查客户信用时，只要这个客户有一笔款项超过了还款期限，其今后所有的定单都将被冻结。
   3、未清项目检查
未清项目检查是一种结合静态和动态的信用检查。，假设通讯器材公司对美罗百货公司设定的还款期为30天，逾期最大未清项目的百分比为25％。当前日期是2004年9月13日，埃普通讯公司的应收账款清单如图4-6。
截止9月13日，美罗百货公司的应收账款余额为424,000元，无预收账款等其他项目余额。
应收账款共由五笔交易构成，其中有两笔的还款期限已经超过30天，分别为7月12日的66,000元和8月9日的86,000元，此两笔的金额共为152,000元。由于逾期未清项目的总额为152,000元，占全部应收账款金额（424,000元）的36％，已经超过规定的25％，所以对于美罗百货公司9月13日以后的定单，系统将自动冻结。

静态信用额度检查，最早未清项检查和未清项目检查是SAP系统对客户进行信用检查的三种不同方法。我们既可以使用其中的某一种方法来对客户进行管理，也可以将其中的某两种方法或三种方法组合起来，对客户进行信用管理。

六、催款和自动信函往来
    催款和自动信函往来是应收账款模块的一个非常重要的业务功能。 催款是指在客户有逾期账款的情况时，通过运行催款程序，系统自动选择客户和逾期账项，打印催款函，并更新客户主记录。催款函的格式可以自由定义，系统可以从客户的主记录，业务运行等各个环节动态的获取相关信息，包括地址、未清项目、负责人等。此外，还可以根据不同的情况设立不同的催款等级：比如对于逾期不久的客户，催款函中的措辞较为温和；而对于逾期时间较长，已经催款数次无效的客户，催款函中的措辞将比较强硬，甚至直接通知内部法律部门，进入法律程序。
除了催款以外，SAP系统中还可以灵活定义和客户之间的各种信函往来，比如定期的对账函，余额确认函等等。信函往来通过“信函往来类型”来进行配置和管理。

七、利息计算及其他功能
    在应收账款模块中，我们还可以对客户灵活地计算利息。利息可能是对于逾期账款的罚息，也可能是配合企业的收款和资金政策的融资手段。比如有些公司为了加快资金流转，降低应收账款的风险，要求客户预付部分甚至全部账款，而作为补偿，给客户结算利息。
以上我们讲述了应收账款模块的一些主要功能。除此之外，应收账款模块还有很多其他的功能。比如账龄分析，自动计提坏账准备，重分类调整，汇兑损益等等。所有这些功能，使企业可以对客户进行详尽的管理，最大程度地控制坏账的风险。

第3节 应付账款
    我们在前文详细讲述了应收账款模块的一些主要功能。我们知道，应收账款模块是对客户进行管理，而应付账款则是对供应商进行管理。因而，在应付账款模块里，我们可以发现一些和应收账款模块完全相似的功能。比如供应商主记录的建立（类似于客户主记录的建立），供应商编号和自动记账功能，统驭科目和特别总账标志，催款和自动信函往来，利息计算，账龄分析等等。对于这些功能，我们就不再详细讲述了。

一、供应商主记录
    与客户主记录类似，供应商的主记录也是分三个层面维护的：集团层，公司代码层和采购组织层。
如图4-7，集团层面上维护的供应商信息，如每一个供应商的编码、名称、地址、语言、电话等信息，对于集团里的每一个子公司来说都是统一的。在公司代码层面，各个公司可以根据与供应商的业务往来单独定义供应商信息：比如付款条件，付款方式，开户银行，利息计算，统驭科目等信息。和客户主记录不同的是，供应商主记录里不再有销售范围层，而代之以采购组织层。采购组织层维护的是采购组，工厂，发货点等和采购相关的信息。

    二、员工费用核算
    员工费用的核算，包括差旅费的管理，在SAP系统中可以用差旅管理模块来实现。差旅管理模块管理的是员工从差旅申请，订票订房到审批，结算，分析的全过程。如果我们仅需要对员工进行费用的核算，发放和分析，就可以使用应付账款模块来管理。
    和客户一样，我们也可以按供应商的性质设立不同的供应商账户组。如我们可以设立原材料供应商账户组，媒体广告供应商账户组，办公支出供应商账户组等。员工供应商账户组便是其中的一个常见组别。
我们在建立员工供应商账户组后，会为这个账户组设立一个编号区间。然后我们会为公司里的每个员工建立一个编号。如图4-8，电视机公司的员工供应商账户组的编号范围是C0000-C9999。其中员工李明的编号是C0102。C是每个员工编号的首字母，102则是李明在电视机公司的员工号。当我们核算员工的出差备用金、代垫费用和应付款项（费用报销）时，我们通过选取员工的编号来对该员工进行业务操作。在设立员工供应商账户组后，我们不仅能对员工进行费用的核算，应付账款模块中的所有功能都可以用来对员工进行管理，如账龄分析、内部催款、信用卡自动付款等等。