为加强卫生行政执法文书（以下简称文书）的管理，维护文书的严肃性，保证卫生监督执法工作的顺利进行，根据卫生部发布的《卫生行政执法文书规范》（卫生部第34号令）及有关规定，结合我局实际，制定本制度。
1、卫生行政执法文书是卫生监督工作过程中使用的具有法律效力的文书，必须加强管理，严格使用范围。具体由市卫生监督所办公室统一印制、稽查科专人负责管理，市卫生监督所各执法科室根据工作需要领取。为提高工作效率，可采取提前加盖印章，编号管理等方式。
2、文书管理分四个环节：订购、发放、使用、回收。
2.1文书的订购。文书的订购工作由办公室承担。文书的全年订购由办公室于每年12月前根据稽查科的预算，购次年文书。文书的补充订购由稽查科根据所需文书的种类和用量不定期报办公室补充订购。
2.2文书的发放:
(1)时间：稽查科于每年12月下旬将次年文书发放给各执法科室。
(2)种类：具体发放种类包括除《强制执行申请书》、《行政处罚听证通知书》、《听证笔录》、《听证意见书》、《行政处罚决定书》外的无需盖章的文书。
(3)手续：各执法科室应指定专人负责文书的管理工作。凡加盖市卫生局公章的文书，必须经稽查科同意或登记后领取。
3、文书的使用:
3.1文书的类别。有文号的文书，文号的形式为“地区简称+卫+执法类别+执法性质+[年份]+序号”，其中执法类别分别是：食品卫生为“食”，医疗市场为“医”，传染病卫生为“传或消”，公共场所为“公”等。文号按先后时间顺序统一编写登记，不得重号。有编号的文书，编号的形式为“年份+序号”，各执法科室分别采用流水号，不得交叉。凡设定“文号”或“编号”的文书都必须加盖市卫生局的公章。
3.2关于文书的审批。根据市卫生局规范卫生行政执法文书的要求，在执法过程中的案件受理记录、立案报告、案件调查终结报告、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、行政处罚告知书、行政处罚决定书、结案报告等应报市卫生局分管领导审批。所有的报批工作由市卫生监督所稽查科负责。
3.3关于未发放的文书。未发放的文书包括：《强制执行申请书》、《行政处罚听证通知书》、《听证笔录》、《听证意见书》和《行政处罚决定书》。前四种文书因涉及到强制执行和听证程序，需稽查科配合开展工作，这四种文书的使用由稽查科操作。
3.4文书的回收。每年年终，各执法科室应将本年度已编号未使用的文书交稽查科回收。设有存根的文书，存根应于结案后及时送交稽查科备查。如文书丢失，应及时报告科室负责人做补救处理，重要文书丢失应同时报告所领导。市卫生监督所对在制作文书过程中产生的作废文书，应统一销毁。
3.5凡须使用带有行政强制措施的执法文书，应由使用科室先请示所领导同意。
4、文书制作
卫生监督员应严格按《卫生行政执法文书规范》要求制作文书，项目填写齐全，正文书写严谨；写清楚每一部分的必备要素，准确引用所依据的法律条文，作出符合法律规定的结论；使用公文语体，语言庄重、严肃、科学、完整，文理结构有逻辑性。
5、制作文书需注意的时限问题
①3日。在日常监督中发现有违法案件，因情况特殊需要先行调查取证的，可先不制作立案报告，但须在3日内补办立案报告手续。《行政处罚听证告知书》中，告知当事人提出听证要求的期限为3日。《行政处罚事先告知书》中，告知当事人进行陈述申辩的期限可比照听证告知的期限，即3日。
②7日。对符合受理条件的案件应当在7日内立案。收集证据时需要先行登记保存的，应当在7日内作出处理决定，法律、法规另有规定的除外。行政处罚决定书应当在7日内依照民事诉讼法的有关规定送达当事人。
③15日。《食品卫生监督程序》规定对食品的卫生行政控制期限为15天。《中华人民共和国食品卫生法》规定当事人对行政处罚决定不服的，可在接到处罚通知之日起15日内直接向人民法院起诉。
④60日。《中华人民共和国行政复议法》规定当事人认为具体行政行为侵犯其合法权益的，可自知道该具体行政行为之日起60日内提出行政复议申请；但法律规定的申请期限超过60日的除外。
⑤3个月。卫生行政机关一般应当自立案之日起3个月内作出行政处罚决定。
⑥2年。违法行为在2年内未被发现的，一般不再给予行政处罚，法律另有规定的除外。
6、查处卫生违法案件所形成的案卷材料应按一案一卷形式进行装订，每卷顺序按有关材料形成的时间先后顺序排列，并严格按照《全国卫生监督机构工作规范》有关规定中“卫生监督档案管理”要求执行。市卫生监督所建立卫生监督档案，制定相应的管理制度并指定专人管理。
7、为了规范，文书逐步统一用电脑打印制作。
8、本制度自****年**月**日起实施。
