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浅谈公文核稿中的几点体会 核稿是指公文在送交机关或单位负责人最后核准签发之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿进行全面审核检查的工作。它是公文处理工作的重要组织部分，从一定意义上说，它是修改工作的延续，是确保文件质量，节省领导用于审阅批改文件时间和精力的重要步骤。通过几年分管办公室工作和公文核稿，我个人对做好公文核稿工作有以下四点体会。 二要核查文稿内容的政策性。重点审查是否符合国家的法律法规，对新制定的政策和规定，要按照局部政策规定服从国家政策规定、过去政策规定服从现行政策规定、下级政策规定服从上级政策规定的原则进行审查，不符合这一原则的要认真组织修改。 三要注意政策、规定的连续性和衔接性。政策的衔接是保证政策稳定性的重要步骤，如果政策缺乏稳定性，导致工作人员担心会不会变，干什么都是短期行为，既影响工作效果，也影响工作秩序。同时各股室之间政策规定有冲突的，必须通过协调或请示上级部门答复后才能发文。防止个别股室提出一些片面性的或与其它股室政策有冲突的政策规定，给执行过程中带来一些困难或造成不必要的麻烦。 四要审核文稿中提出的措施和办法是否切实可行，便于操作。如果不切合实际、措施不明、可操作性差，公文只能成为一纸空文，甚至会事与愿违。这时核稿人员应主动向拟稿股室提出修改意见，制定出切实可行的措施和办法。 首先要看公文的内容是否言之有物。如果内容空洞、言之无物，即使文字写得天花乱坠，也起不到好的效果，反而会适得其反。在实际工作中，我们经常遇到一些股室在贯彻上级文件时，只是把上级文件换个文头就发下去，没有结合本县实际提出具体贯彻落实意见和要求，既解决不了具体问题，又增加了基层的负担，也是一种浪费。 其次要看主题是否鲜明。主题是公文所要表达的中心思想，是公文内容的核心。对主题不鲜明、目的不明确、说理不清楚、章法混乱的公文，要提出具体的修改意见，送还拟稿股室进行修改，直到公文主题明确为止。同时，要注意材料的真实性和内容的完整性，核实引用的材料、数字是否准确无误。核实内容的完整性，通常从行文目的和内容上去把握，以便做到题文相符、内容完整。 结构是公文的骨架，调整结构主要是修改文稿的写作方式。 一要重点核查文稿的组成部分、内在联系以及开头、结尾有无缺项。例如修改一篇请示公文，首先要核查请示正文的基本组成部分请示原由、事项、结语等是否完整。 二要注意结构的严谨性。主要核查段落安排是否合理、结构是否混乱、层次是否清晰、过渡与照应是否恰当等。 三要注意各部分的篇幅是否合理、长短是否恰当等。如果不合理、不恰当，就要进行补充或调整，各部分篇幅长短要服从内容的需要。内容所必需的，能长则长，能短则短。值得注意的是，在修改文稿时往往需要删掉多余段落，增补某些材料，订正某些观点，或者增加某些引文，这样就会引起结构变动，不能顾此失彼，造成新的结构不合理。 三、把好主题和观点关，做到中心突出、事实准确。 每篇公文都应主题(主要指标题)突出、观点鲜明、材料充分，用主题和观点统帅材料，用材料说明主题和观点，以求得主题、观点和材料的统一。如果主题、观点、材料配合不当，要么就会造成主题和观点大、材料少，显得空洞、干瘪，说服力不强；要么就会出现事例的罗列，材料淹没观点。所以，要恰如其分地确立主题，使之成为公文的核心，用正确的观点和材料围绕主题开展论述。同时要注意文稿的基本观点是否提出，已提出的是否正确。如果文稿的基本观点没有提出或提得不够明确，就要从材料中提炼观点，使之成为公文的骨架，使受文者看过观点后就能知道公文的主要内容。如果基本观点不正确或不切合实际，就应进行修改订正，使之正确、鲜明。三要删减与主题和观点无直接联系的材料，避免材料过于繁杂，同时根据需要补充一些新的具有典型性、代表性的材料，以增强主题和观点的说服力。 公文法定的权威性和严肃性，决定了公文内容必须准确，事实必须真实可靠，数字必须准确无误，结论必须符合政策法规和实际情况，不可夸大也不可缩小，不可拔高也不可压低。把好公文事实关，就要认真核查文稿内容是否添枝加叶、浮夸拔高；是否有张冠李戴或以点代面、夸大其词；是否有弄虚作假的痕迹等。只有这样，才能在实事求是的基础上观察问题、认识问题，有针对性地提出解决问题的方法，指导和促进工作的开展。 四、把好语言文字和公文的体式关，保证公文的严肃性。 公文的语言文字表述如何，直接关系到公文的质量，影响公文的贯彻执行。公文的结构条理清晰、层次分明，才能明了地表达发文意图和思想，便于受文单位读懂弄通、贯彻执行。因此，核稿时要重点对公文框架、布局、部分之间的关联以及叙述的层次性等进行细致分析，使公文的结构合理严谨。同时要认真审核文稿语言文字的使用是否正确，有无错字、别字；用词是否恰如其分、搭配正确、通俗易懂；句子成份是否正确，有无病句；标点符号运用是否准确，是否会产生歧义；人名、地名、时间、数字、引文是否准确无误；文风是否纯正，等等。 总之，公文核稿是一项费心费脑的细致工作，核稿人员既要有很强的法律法规和政策性，又要有扎实的语言文字功底和一定的书写能力，更要熟练掌握本机关的全面工作。只有这样，才能较好地做好公文核稿工作。 http://qy./pub/gsqygsj/gswh/2009/10/26/1256526561749.html刘选 延 最近，省分行办公室在审核公文文稿和对下级行来文进行抽查时发现，公文质量尤其是基础文稿质量亟待提高。为此，省分行办公室专门在省分行机关组织了一次公文实务培训。根据会议安排，我们又从上次培训的例文中精选了十余份有代表性的公文进行重点演示。这些公文有的是已发文件，有的是部门报送办公室审核的文件，有的是基层行上报的文件。有的文件较长，本次只选取了部分内容进行重点演示。需要指出的是，这次培训演示不是标准答案，有些地方还缺乏更仔细的推敲，但从大的方面基本可以揭示公文基础文稿中存在的问题，仅供大家参考。同时，我们还结合这些例文对最近的审稿工作进行了归纳，向大家提示公文草拟和修改时应注意的问题。 公文是应用文的一种，具有直接性、真实性、规范性特征。公文又是一种特殊应用文，表现为强制使用白话文并兼用议论、说明、叙述三种表达方式。公文一般由三部分组成：文头、正文和文尾。文头就是通常所说的文件头，由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度和密级等组成；正文由标题、主送单位、正文、发送机关、成文时间、印章、附件、抄送机关等组成；文尾由主题词、发送栏、印发机关及印发日期、共印份数等组成。现在的公文构成要素大多都有程式化、规范化的要求，把它做规范应该没有大的问题，也容易控制。公文中的大多数问题实际出现在正文的表达上。归纳起来，有12个方面问题要引起拟文者和把关者注意。 第一，标题贵在简洁、规范。拟定标题，最重要的是要简洁明了，主干清晰，符合规范。容易犯的错误是：过多地加进一些定语、非主干内容或在转发文时过多地引用上级发文内容，导致标题过长（如企业授信数据），主题不突出。再就是一些习惯性的但却是错误的标题格式一直被引用，如“关于对……”、“关于申请……请示”之类。这类标题由于中介词影响较大，加之主干部分构成因素比较复杂，容易形成病句，这里不可能一一举出，但有一点需要牢记，就是用最简单的话、把最重要的事情说出来就行了。举两个例子。“关于对某某同志拟任职务进行公示的通知”，这样的标题经常出现，显然不规范，但用了很多年，就是没人说。其实可以很简单，因为“公示”本身就是一个文体，只需说“关于某某同志任职的公示”就可以了。再比如：“关于对某某……公司授信某某亿元及贷款某某亿元的请示（或批复）”，公司名称很长，而且把几乎所有相关信息都放在了标题里，显然不合适，有必要进行约简处理。“某某公司”名称如果太长，可以使用简称，改成“关于某某公司授信及贷款的请示（或批复）”就可以了。大家回去以后可以多参考上级行和政府文件进行理解和把握，相信会有所帮助。 第二，抬头（主送机关）并不简单。这里说抬头并不简单主要有两层意思，一是新的组织架构越来越复杂，行文是否规范与准确使用抬头有很大关系。对大多数文稿来说，无特别指代，抬头一般都是格式化的，很简单，如“省分行营业部，各二级分行，各直管市支行”等等，抬头依据行文内容要求的主要对象而定。但也有一些特殊情况下的行文抬头需要特殊把握，如在处理机关内部的党务工作、特定的业务工作以及在处理与政府部门、监管部门的关系需要行文时，都可能出现一些特殊要求，应符合公文规范。二是抬头一经确定，客观上就给出并限制了正文的表达方式或范围，也就是说，抬头一经确定，一般情况下，在正文中就没有必要再出现抬头已经指代明确的对象，如“各行要……”、“各行必须……”、“全行……”之类的提示。我们注意到，在不少行的工作报告如行长报告中也存在类似的问题。如行长报告，本来就是讲给下级行听的，如无对特别对象的要求，没有必要重复指代或提示。当然，有些时候，这种提示可能是必须的，如：政策要求向下延伸或对管理部门有要求时，要提示“各级行要……”、“各部门要……”。还有一种情况就是对某一项特别重要的政策需要强调时，可以进行加重提示，但要尽量少用。这是做到行文简洁一个很重要的方面。 第三，导语应该是让人心情愉快的开场白。公文一般有三要件：“为什么”、“是什么”、“干什么（怎么办）”。“是什么”回答文件要解决的主要问题，“干什么”是文件的主体，就是讲政策，导语则是要回答“为什么”。导语中容易出现的问题是：戴大帽子或废话较多、游离主题、轻重不明，让人看到以后别扭且无从下手修改。我们提倡：导语一定要直截了当、直奔主题。发文依据实际上很简单，不要人为地弄复杂了；发文依据还要分清主次，不能把上级行的文件依据排在了次要位置。也有这样的情况，为引导或便于下文分析，导语部分需要对有些情况进行简要分析，但这种分析一定要简洁，不要把一些无关紧要的事儿都放在里面说一说。不少行办公室和省分行机关一些职能部门的同志都有这样的习惯，什么事都想从根上说起，这样很不好。还有一个问题也需要引起注意，就是在正文部分的一些标题下面，又出现一些引导性或说理性的语言，看似要引出下文，实际上没有必要。我们认为除非特别重要的政策出台时，或后面分层次表达需要一个总的要求进行归纳性阐述，一般情况下没有必要再进行引导性的表达。导语是让人心情愉快的开场白，开场白过后就要谈正事，自然也就没有必要在谈正事的时候，又把自己介绍一番。 第四，小标题要认真提炼。一般情况下，小标题都要进行提炼，而且，经过提炼的小标题的表达方式要尽可能统一起来。有时候比较简单的、普通的事务性、技术性方面的工作安排可以用平铺的方式，就是直接讲出来而不使用小标题，但最好别出现平铺与经过提炼的小标题在一个大的部分混用的情况。小标题的提炼关键是要把握两点：一是上合主题。小标题不能脱离公文主题而存在，否则，这一部分的表述可能整体都不需要或只需要在引言部分点到为止。二是下盖所要表达的内容，也就是做到文要对题。如果出现小标题后面的文字表达是必需的但已拟定的小标题又不能覆盖，这说明小标题还需要重新提炼。同时，小标题体现的是政策要求，一定要严谨，不能用容易产生歧义的词语；如果小标题代表着比较重要的政策出台，一定要与上级行的“母文件”在提法上保持一致，不要轻易地改变上级行表达政策的词性。同时，还要注意分清主次，哪些先讲，哪些后说，相互之间有没有可能出现交叉，以及不同层次的小标题之间的关系等等，这些问题拟文者和公文把关者一定要心中有数。 第五，正文表达要从基础做起。正文一般回答“干什么”，当然也包括“怎么干”的问题。这里面反映的问题比较多。容易出现的是：把“为什么”又放在这儿讲一通；政策不严谨；主次不明了，“干什么”和“怎么干”交织在一起，层次不清楚，看不清政策的着力点；兼顾不周全以及拼凑一些政策要求等问题；还有很多涉及写作基本功方面的问题，集中表现为文体语体不清和行文不流畅。正文表达反映的是拟文者的文字基本功。我们注意到，现在两级分行机关调整充实的年轻人较多，大多没有经过规范的公文基础知识培训，他们跟着前人走，学生气还没有退掉，又染上了不少坏毛病。问题虽然很多，但只要我们注意把握两点，其它问题就能够慢慢地解决好。一是尽量用短句直截了当讲政策，也就是“干什么”要一清二白。讲政策的时候不需要铺垫，一定要用词严谨，简单明了。二是分清层次讲如何落实这些政策，把“怎么干”的具体要求有层次地展开。讲落实政策要求时，要注意尺度和力度。尺度反映的是政策边界，在行文时要注意与上级行的要求和领导指示精神保持一致，不能出现任何偏差；力度要阐述的是落实的具体要求，要用准确的词性进行表达。这是体现公文色彩的一个很重要的方面。这两条讲清楚了，每个小标题下面的正文表达就差不多了。 第六，行文逻辑一定要严谨。主要有两个方面的问题。一是公文的结构逻辑问题。常用公文一般都有比较规范的结构模式，通常情况下还是按照既定的公文结构组织文稿较好，但也不是不能突破，但公文格式上的突破要根据领导对一些问题的关注度、行文主题某一方面政策要求的重要程度、工作的指导深度等方面因素进行把握，把“为什么”、“是什么”和“干什么”说清楚就行了。因公文结构变化而影响到行文逻辑的，以不损伤主题和需要加重的政策关注度的表达为前提。要做好这一点，需要拟文者在工作实践中慢慢体会和把握。二是具体行文过程中的小逻辑。这方面出现的问题比较多，可以说几乎大多数文搞都有类似的问题。文稿中的小逻辑问题更多地表现为文字工作技巧问题，是影响正文表达质量的重要因素。这是一项基本功，办公室搞文字工作的同志一定要好好练习。比如：哪些该在前面处理，哪些该放在后处理，哪些可能出现交集等等，要分清楚，处理要得当，不要给人前言不达后语、主次轻重不分、后赘不断特别是叠床架屋的感觉。只用一个标准就可以检验行文逻辑：读一下，看看流畅不流畅，如果感到别扭就再梳理一下。大家可以结合今天讲的这些例文在工作中慢慢体会。 第七，政策依据贵在做实。这次例文讲解基本没有涉及这方面的问题，但确实非常重要，办公室文稿方面的事故往往因此而生。首先，我们的公文起草和核稿人员一定要全面掌握专业政策和全行的大政方针，这是草拟或修改文稿的前提之一。不然的话，我们很容易讲老话、用老词，甚至可能说与新政策相左的话，说与全行工作中心和对专业工作总体要求不合拍的话，说其它方面的错话或反话，或在修改文稿时看不出这些毛病。只有熟悉政策，在拟文或核稿时才能够用得方便，用得准确。再就是要督促职能部门在组织文稿时一定要把政策研究透，看一看：总行的政策依据是不是最新的，有没有“新瓶装旧酒”的问题？总行的政策依据在本地化时有没有出现偏差，是不是符合全行年初工作会议对专业工作提出的总体要求？我们注意到，省分行机关有的职能部门在引述全行年初工作会议主要精神时，会出现词性不准导致政策尺度和力度不精确的问题。这样的问题会不会出现在上级政策本地化方面，目前还很难检验，但需要引起各级行办公室和职能部门的重视。这些问题虽然不是信息披露方面的重要内容，但一旦出现法律问题而被外部取证，就可能出现不利的后果。最后是政策依据的把关问题。现在，省分行机关有不少部门经理提笔就签文件，把审稿的责任都推到办公室，要不得。政策把关办公室也有责任，但主责任人还是在专业部门负责人和分管行长，这一点一定要明确。 第八，词性把握贵在细心。词性是反映公文质量的一个很重要的方面，它表达的是对事件性质的判断和政策力度；机关层次越高，这个问题就越重要。词性把握不准是这次例文讲解中比较突出的问题之一。问题集中在程度副词的使用上，主要表现是爱说重话，爱说狠话，爱说满话，爱说大话，这样不好。如“必须怎样”、“一定要怎样”、“坚决要怎样”以及“从严从重”等等。为了增强政策的严肃性，适当加重语气是可以的，但千万不要用多了！我们提倡重话狠话越少越好，满话大话最好别说，要用以机制为主导的有效的政策来解决经营管理中出现的问题，也就是要把公文写作的注意力集中到政策的有效性上来。当然，词性把握上还存在语言不丰富、缺乏政策依据、对相同事件在判断上词性差异较大以及表达不完整等问题。说到词性把握，给文稿把关者提两条原则，注意在实际工作活学活用。一是不能不改。有些问题是显而易见的，如错用数字单位、标准词句和习惯用语等，一看就知道用错了，这些错误很明显，不能不改。二是尽量不改。受专业知识的局限，经常会有一些新的词汇出现在文稿中，文稿把关者常常不知道，感到有点别扭但又不能确定。这时候就不要凭经验判断拿来就改。只要进行一下确认，问题就解决了。 第九，一定要养成好的习惯。机关公文绝大部分都是常规性的。过去，老同志留下不少范文，但这不一定都是财富。希望办公室的同志特别是年轻同志从现在开始，在公文写作和把关时要从严要求自己。过去的东西要扬弃，有的甚至要抛弃。比如，现在两级分行机关专业工作行文量很大，像前台业务部门以及信贷、计财部门等都有大量的专业文稿，不少文稿都是程式化的，如授信、贷款以及一些财务项目请示批复等，模式化很强，老师怎么教，后来人就怎么做；有些是明显错误，后来人已经感觉到了，也改了过来，但老师现在是部门老总了，审稿时又给改了回去，让人哭笑不得；有的请示材料报上来一大堆，废话连篇，不知道把关的人在干什么。这样的问题在机关还很普遍，要引起重视。再就是有不少同志都有一些自己的习惯但不规范的句式和用语，要按照公文行文规范的要求进行全面纠正。公文的句式（多为议论、说明、叙述的方式）和语言表达有自己的特性，不能把其它文体语言都搬到公文上；但规范决不等于死板，还是要在熟练运用公文规范句式和语言的基础上，不断丰富表达方式和能力。这是一项基本功，一定要下功夫。当然，也有一些公文过去有规范的格式可以引用，如授权书、专业工作批复以及法律文件等，应在有所尊重的前提下进一步规范，满足新要求。 第十，小处着眼才能见功夫。数字、数量单位、标点符号以及引文等看起来不重要，但切不要小看。我们注意到，这些小问题在拟文和审稿时很少有人注意。比如：统一小数点使用方法、特殊计量单位的使用等，存在不少问题。引用数字要切题，有选择地使用，次要的数字该舍去的不能留；要注意数字分节表达；小数点后面保留的数字要规范，一位或两位，在同一公文中要统一起来，并根据阅文对象的需要进行选择处理；数据引用不要太多，能说明问题就可以了；数字也不要太长，通过数量单位的变化进行控制，但专业工作有特殊要求的除外。16种标点符号各有作用（包括七种点号，其中句末点号和句内点号：句号、问号、感情号和逗号、顿号、分号、冒号，九种标号：引号、括号、省略号、破折号、连接号、间隔号、书名号、着重号、专名号等）。点号运用要防止一逗到底、乱用引号、错用分号以及其它标号不规范等问题。引文要准确、规范。在审稿中我们注意到，业务部门文稿中大多数的数字使用不规范，有相当数量的文稿如对上的客户贷款请示报告，数字使用过多，重点不突出。可能有专业工作的技术要求，但也不尽然，不排除有师徒传承不严谨、不规范的问题。再就是标点符号使用不规范的问题也非常普遍。办公室的同志和职能部门从事文稿起草工作的同志，要加强这方面的基本功。 第十一，要准确把握领导意图。公文事项的发起和公文的形成与领导意图有很大关系。除了一些常规性公文以及转发上级公文外，我们有相当数量的公文是根据全行年初工作安排或行领导和部门领导临时动议发起的。这里面可能面临三个问题：一是临时动议是否经过充分研究了？政策研讨是否充分？二是领导口头阐述的观点能否完整体现他真实意思，政策依据怎样？部门工作要求与大政方针有没有冲突等等？三是领导动议可能就是一条核心政策，我们如何围绕这一核心展开和细化，全面回答“干什么”和“怎么干”的问题。办公室修改文稿的同志经常遇到与处室同志意见不一致的情况，拟文同志的回答常常是“这是处长说的或改的”，怎么办？还是要按照公文规范要求进行处理。我们的意见是：如前面所讲的，政策要求以部门意见为主，办公室把关的同志一定要尊重，只要表达准确就可以了；但对公文规范进行严格要求，办公室的权威不能动摇。当然，也有一个沟通的问题。一些重要的内容修改，如词性使用等影响政策力度的修改等，办公室的同志要主动与部门的同志进行沟通，讲明原因，争取理解。 第十二，在什么的情况下都要尽职处理。现在，机关公文量很大，办公室的审稿难度很大。但不管在什么样的情况下，都要按照尽职要求进行处理，不能“萝卜快了不洗泥”。把握好两点，有助于大家更好的审核公文，减少差错，控制事故。一是要重点审查公文规范性要求。机关公文处理规范，各方面的要求很多。国务院2000年有个国发23号文，总行2001年有个行发77号，省分行2001年也有个行发39号文，讲得很详细。希望系统办公室的同志、机关部门文稿起草人员和各个层次的文稿审核人员，都再好好学习一下；如有必要，把这些文件放在手边，得闲的时候翻翻看看，对写好公文、正确处理公文很有帮助。二是要注意摸索规律，提高效率。审核公文基础文稿时有一些结点要重点把握，比如：文稿的标题及小标题、导语、比较集中的政策性建议等，这些方面要进行重点审查。同时，我们建议经常拟文的同志注意收集一些权威部门的公文范本，学一学，看一看，对提高公文写作质量会有很大帮助。 公文是一个机关的脸面，反映着行文机构的工作水平，也记录着拟文者的成长历程。让我们秉承认真、规范、服务、效率的宗旨，各施其职，共同努力，提高办文质量。 高校办公室公文核稿工作刍议 公文核稿是指文稿送交领导人签发之前，核稿人员对文稿所做的全面检查和修正工作，它是文件制发过程中的重要环节，对提高公文的质量、维护公文的权威性和保持公文的严肃性具有重要意义。作为高校办公室的一项重要工作，核稿人员对该项工作重要性的认识是做好工作的前提，知道从哪些方面入手是做好工作的关键，了解在核稿工作中应注意的方面是提高工作效率的有效途径。本文将就以上几点谈谈个人工作的体会。 2.公文核稿工作的内容 参考文献： |
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