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现代知识的载体越来越多地体现在电脑文件中，因此，知识管理工作更多地体现在对文件的管理和查询。
如今是一个知识爆炸的年代，获取有用知识的途径和渠道非常广泛，方法和工具也多种多样，基本不是什么问题。但是，对于所获知识如何有效地进行管理，如何在需要时能够快速找到，是提高学习和工作效率所应该研究的方法。现代知识的载体越来越多地体现在电脑文件中，因此，知识管理工作更多地体现在对文件的管理和查询。 1. 资源管理器 用好也贴心 最简单的知识管理方法就是用Windows自带的资源管理器来管理，顾名思义，“资源管理器”本来的职能就是用来管理资源的，所以不能让它“屈才”，我们要尽可能好好利用它，还它本来的职能。 使用资源管理器可将各种渠道获得的资料直接以文件的形式保存在本地，结合自身的搜索功能或搜索软件来管理和查询。这就要求首先做好文件夹和文件结构的规划，不能随便找个目录存放。文件夹可按资料类别建立，可分层建立，文件夹名称要能反映资料类别的大体内容，内容可以逐级递进，而文件名要更加具体地反映文件内容。例如：在规划连续剧资料的文件结构体系时，建立第一级文件夹“连续剧”，第二级文件夹“韩剧”、“日剧”、“美剧”等，文件名则命令为类似“连续剧-韩剧-大长今”的结构。这样，当需要搜索时，无论从文件夹名称，还是从文件名出发，都能很快定位到所需的文件。 小技巧： 用Windows资源管理器建立资料管理的成批目录，可采用记事本来进行。在要创建资料库的驱动器中建立一个扩展名为BAT的文本文件，其中输入形如“MD 文件夹1 文件夹2 文件夹3 ……”的命令，即可创建一个成批建立多个文件夹的批处理程序。一个文件中可有多行这样的命令，用“CD 文件夹名”命令进入某文件夹，配合上面的MD命令可快速建立更多级别的文件夹。
（图1：用批处理一次建立多级别文件夹） 用如上方法建立文件结构体系后，由于文件夹和文件名实现了规范化命名，因此，我们只需使用系统自身的搜索功能，就可以随时方便地搜索到所需的文件。以Windows 8.1为例，只需在资源管理器窗口右上角的搜索框中输入关键字或关键字组合，系统马上会轻松过滤出符合条件的文件。但要注意的是，文件资料要先纳入到系统“库”与文件索引的范围内。
（图2：系统按关键词自动过滤符合条件的文件） 2. 擅用好工具 高效管资源 快速搜索资料，一是依赖于资料文件本身的文件名，二是依赖于搜索软件索引功能的强弱。善于将二者结合起来使用，文件搜索效率必将会有很大提高。由于系统自带的搜索功能只限于对建立了索引的库中的内容进行搜索，搜索效率也不是很高。所以为了提高效率，往往会使用第三方工具软件进行文件快速搜索。 火速链接： 有关第三方搜索工具的具体情况，请参阅本刊2014年第10期特别话题文章《寻找好用的第三方搜索工具》。 此外，对于日常记录写作或部分复制而收集的内容，我们还可以用专门的知识管理工具来管理。传统的知识管理软件有许多，然而最近发展比较好的莫过于带有云存储功能的笔记类软件。这里向大家推介使用云笔记类软件“有道云笔记”、“印象笔记”等，这些都可作为日常的知识管理软件。 使用云笔记软件，不但可以将资料在本地系统化地管理和存储，利用云笔记软件对不同设备和平台的支持，利用各种平台上的相应客户端，可将资料通过云端同步到不同的设备上，随时随地调用。云笔记还可以实现在软件内对所管理的资料进行按关键字快速搜索，无论是管理资料还是查询资料都非常方便。
（图3：用有道云笔记实现资料管理和搜索） 小技巧： 如果在看杂志、报纸或书籍时发现一些有用的消息或资料，可将它们用手机拍摄下来，作为图片甚至可转换为文字保存在云笔记中。本刊在2014年第8期APP生活汇上曾介绍过的涂书笔记APP，就能实现将图片中的文字数字化的功能。 |
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