|
由于工作角色开始从执行者向管理者转变，单纯的数据图形研究已不是我主要的工作内容，但这几年对可视化图形的关注使我明白管理工作中也有大量图形的应用，此前的博文中也零散的介绍过一些图形，比如组织结构图，甘特图等，不过当时还没有系统的讨论过，网上也没有找到过集中阐述的贴子，于是便有了研究的兴趣。 最近在一个论坛中，第一次听到“管理图形”这个概念，有人也研究了很久，不过我对管理图形的定义、使用对象、分类及应用却有不用的理解，总的说来，一切以工作为成发点。 1.定义 图形，信息的高度集成，直观反映信息的变化规律及相应结果，是沟通最有效的表达方式之一，比文字更有优势； 管理，是一对多或多对一的信息沟通过程，对沟通效率有着更为严格的要求； 管理+图形意味着企业在以提高利润，减少运营成本的前提下，把图形运用于运营的各项流程中，以提高管理的有效性和决策的判断能力。 2.对象 目前国内大部分的企业组织结构为金字塔形或矩阵形，越往上层，在职人员需要了解和掌握的信息就越多。以文字记录为主、口头描述为补充的沟通方式在很多企业中还继续存在，不仅效率较低，而且有可能传递错误的信号，对信息处理者来说可不是个好消息，尤其在信息高度发达，竞争异常激烈的社会中，决策者需要又快又准确的接收信息并做出决断，任何差错都会对企业运营造成不可估量的影响。 面对越来越膨胀的企业组织，企业管理者不断在尝试多种组织形态，如扁平化、网络化和团队化，期望找到最佳的管理方式，但无论怎么变化，管理还继续存在，信息传递也不会消失，而且传递的路径会更多，频率会更快，对信息提供者的要求也会越高，因此，掌握高效的信息传递方法是广大基层职员和管理者适应企业发展的必然选择，也是个人竞争力的一种体现，还在埋头打字的朋友们，该转换一下思路啦，开始尝试画图给别人看吧。 3.分类 管理图形的类型纷繁复杂，可以根据两种基本方法来划分， 一是按部门职能分类，不同职能部门的主要工作都有其特点，比如财务部，除了财务报表编制的固定要求外，预算、分析及现金流监控需要大量的数据分析，部门管理图形主要以数据图形为主；人事部负责职员的评测、培训等工作，部门管理图形主要以文字图形和表格为主，依此类推，主要职能部门都可以对号入座。 图1
二是按管理层级分类，不管企业是哪种及格类型，信息提供者都需要满足信息需求者多元化的需求，信息内容的详细程度、图形的多样性，可以反映出提供者和需求者之间的管理关系。基层人员是信息传递的源泉，他们需要掌握充分、详实的信息，以保证基层管理人员的处理质量，得出一些大概的推论和结果，提供给更上一层的管理者，因此基层人员的图形内容较为简单，但形式较多，比如销售数据既要比较不同时期，又要比较不同产品，还要比较不同销售人员，目的是为了让管理者从不同方面了解销售的整体情况；基层管理者则要在此基础上制作销售核心指标图形，让更上一层管理者既掌控整体销售情况，又满足考核的需要。越往上层，图形需越精炼，包含的信息也越简单。 图2
4.应用 管理图形的应用非常广泛，日常工作所需要的图形都可以归为此类。不管是何种情况，我们都可以根据自己的角色和信息传递对象来选择合适的图形，有时还需考虑对象的偏好，这点有时更需要仔细琢磨：比如你的上司是位完美主义者，则写实的文字说明和丰富的图表缺一不可；如果TA是拿来主义，只需把图表奉上，加上简要说明即可；如果还没有要求的，恭喜你，让上级刮目相看的时候来了。 有了好的想法，没有合适的工具也无法实现，不用担心，大家手头的Office软件就可以办到，其中以Excel和Visio为主，Excel擅长数据图形制作，Visio则可以胜任除此之外的大部分任务，两个是绝佳的工作拍档。此外PPT做为画图和演示工具，是很好补充，特别是里面的Smart图形，是制作管理图形很好的参考对象。 图3
对于专业制图的各位大虾来说，上述这些工具再普通不过了，数据处理方面有spss、水晶易表，图形处理也有PS，但秉持简单、实用的原则，熟习就是最好，我还是坚持用上手的工具来完成，国内也在office方面制图的高手，如Excelpro的图表博客、博客大巴等，他们把Excel和PPT的功能发挥到了极致，是新学者的偶像（我也一样） 到这里关于管理图形的讨论告一段落，其主要目的是为以后工作中的应用作好准备，不会迷失方向，同时也对前面几年的实践进行总结，打破思维的局限性。总之，要想把工作做到精益求精，需要不断的学习和总结，积累适合自己的工作方法和风格，为事业发展打下坚实的基础。 |
|
|
