会计档案鉴定销毁的实践与思考

会计档案鉴定销毁的实践与思考

 

王新霞

 

 

中原油田积极探索开展期满会计档案鉴定销毁工作，于2013年9月圆满完成了对1993年以前会计档案的鉴定销毁任务。累计完成46个全宗173323卷会计档案的鉴定工作，鉴于部分期满会计档案形成的历史原因，此次实际销毁30个全宗，共计12万卷会计凭证档案，腾出凭证柜752套。有效缓解了档案库存空间紧张的压力，规范了会计档案管理，优化了库藏结构。

1期满会计档案鉴定销毁工作的实践

中原油田会计档案分散集中保管在档案处下设的28个基层档案室，档案数量多、地域跨度大，档案人员少，为使鉴定销毁工作顺利开展，在充分调研的基础上，主要做了以下几项工作：

1.1成立鉴定领导小组，提供组织保障

为了确保鉴定销毁工作顺利开展，成立了由油田财务工作分管领导及财务、审计、法律、纪委、档案管理等部门领导组成的鉴定领导小组，各档案形成单位成立由一名财务科科长、财务人员、档案人员组成的会计档案鉴定小组。各鉴定小组负责人与油田签订工作责任承诺书，明确职责，落实任务。 

1.2 清点馆（室）藏档案，准确划定鉴定范围

一是调查统计库藏已满保管期限会计档案的数量、保管和利用等情况，掌握待鉴定销毁会计档案概况。二是对所涉及各全宗的具体情况分别进行调查，调查的内容包括：该单位的主要职能、全宗档案的完整情况、起止年度、整理基础、存放地点等。在全面清库、调研和掌握馆（室）藏情况的基础上，确定会计档案鉴定销毁工作的重点。根据会计档案形成的历史成因分析决定，以1994年中原油田体制改革之年为界，对1993年以前油田所形成的全部档案开展鉴定销毁。

1.3制定实施规划，建立标准规范体系

领导小组研究制定了《中原油田会计档案鉴定销毁办法（试行）》《关于鉴定销毁1993年前会计档案的实施意见》和《中原石油勘探局会计档案电子化实施方案》，在油田所属各单位广泛征求意见，并以正式公文印发。《办法》明确了会计档案鉴定销毁的组织分工、原则、程序、标准、工作内容、处罚规定等内容；《实施意见》明确了鉴定销毁工作的责任分工、时间安排和工作要求等内容；《电子化实施方案》明确了会计档案数字化的工作内容、质量标准、拍摄方法及效果要求等内容，文件的下发为鉴定销毁工作的开展提供了可靠依据。

1.4 组织专题培训，提升鉴定人员的素质

针对会计档案鉴定销毁工作的内容，对油田所属单位的会计人员、档案人员进行集中培训，使鉴定人员从思想上重视、理论上掌握鉴定的原则和方法；同时，定期召开释疑会、经验交流会，加强单位之间、鉴定人员之间的交流与联系，实现信息共享，最大限度实现鉴定工作的科学性及鉴定结果的准确性。

1.5 鉴定过程数字化，提高档案管理水平

鉴定人员依据鉴定销毁的原则和标准，明确涉及以下事项的要留存：“①未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证；②正在项目建设期间的建设单位的会计档案；③征地及相关补偿、房产购置的原始凭证；④合资企业出资各方的股权认证原始凭证；⑤含有员工工资发放表、工伤赔偿等与个人利益相关的支付凭证；⑥各单位产生的第一卷会计凭证；⑦各类会计账薄、财务报告”。并要求对照会计账簿、年度财务报告，在进行逐卷、逐件、逐页进行价值甄别的同时，对会计档案进行拍摄转换成电子文件，拍摄文件格式统一为.JPG。

1.6 规范案卷整理，编制销毁清册

对需要留存的会计凭证单独抽出，按会计凭证整理规范重新组卷，并在销毁清册和保管清册中逐一列明新组卷内容。在完成所有期满会计档案鉴定工作后，由鉴定人员编制销毁清册，主要列明应销毁会计档案的档号、题名、起止日期、册数、应保管期限、已保管期限等内容。销毁清册一式三份保存，档案形成单位财务部门负责人、财务工作分管领导分别在销毁清册上签署意见。

1.7 送审销毁清册，严格审批程序

各单位鉴定小组将《会计档案销毁清册》报送油田鉴定领导小组，进行现场验收，验收合格后，鉴定领导小组成员签署同意销毁意见。凡未经鉴定领导小组批准的会计档案形成单位、档案管理机构不得进行销毁。审核完毕的会计档案销毁清册，分别由档案管理处、档案形成单位、会计档案保管单位（各档案室）保存。 

1.8全程跟踪实体销毁，确保档案安全与保密

实体销毁工作由企业档案管理部门和档案形成单位财务部门共同实施，做到装车、运输、销毁全程跟踪。销毁前，档案室和档案形成单位财务部门按批准的会计档案销毁清册，进行认真核对清点，将待销毁案卷抽出封存。销毁时，油田财务处、档案管理处共同派人员监销，监销人按照销毁清册所列内容清点核对确保无误。使用专车将拟销毁的会计档案押运至造纸厂，监销人现场监督销毁人将会计档案倒入化浆池中，直到所有应销毁的会计档案全部粉碎化成纸浆，方可离开。销毁后，监销人、销毁人在销毁清册上签名盖章。

1.9 共享数字化成果，创新档案服务方式

鉴定过程中，档案人员利用中原油田数字档案馆系统，将拍摄转换的会计档案电子文件与目录逐条对应录入中原油田数字档案馆系统，通过单个原文挂接或批量导入的方式，建立各个全宗的会计档案目录数据库，形成会计档案全文数据库，实现会计档案全文信息资源的网上共享。 

1.10 做好后续处理工作，完善检索利用体系

鉴定销毁工作结束后，鉴定小组人员对留存的会计凭证，编制会计档案移交目录，与档案室办理交接手续。档案人员对移交的有关会计档案鉴定销毁的目录、明细表和电子档案光盘进行认真核对清点，做到内容完整、签章齐全、账物相符。将鉴定销毁过程中形成的销毁清册、留存档案移交目录、鉴定销毁明细表等材料组成鉴定工作卷，归档永久保存。重新调整库房档案排架顺序，调整档案管理系统会计档案数据库目录，在原会计档案纸质目录中注明销毁时间及“已销毁”字样。在会计档案统计台帐中注明销毁数量、米数，并从总数中减去，原会计档案编号不变。

2对加强会计档案鉴定销毁工作的几点思考

2.1提高企业对期满会计档案鉴定销毁的重视程度，做到依法治档

期满会计档案鉴定销毁工作的顺利开展，需要企业档案管理部门和会计档案形成单位的共同重视。依据《会计档案管理办法》及时对期满会计档案进行甄别鉴定，是企业档案管理节本增效，更好发挥档案利用价值的一项重要举措。因此，企业档案部门应提高《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》的宣传力度，纠正企业把会计档案鉴定销毁看作是“日后事、无关紧要”的思想观念，使企业主管部门领导、财务人员和档案人员充分认识到期满会计档案鉴定销毁工作的重要性，正确处理好档案的完整与精炼的关系，积极开展期满会计档案鉴定销毁工作。

2.2建立健全档案管理制度，把期满会计档案鉴定销毁纳入年度管理

企业期满会计档案鉴定销毁是一项难度很大的工作。只有把鉴定销毁纳入档案工作的必要环节，实行年度化管理，纳入企业档案管理考核范围和档案管理年度工作计划，每年开展一次鉴定销毁工作，问题才会由难而易，“迎刃而解”。 

2.3在坚持“以人为本”原则的基础上，制订体现档案多重价值的鉴定标准

结合企业实际，修改补充现行档案鉴定销毁制度中有关会计档案鉴定销毁标准的内容。例如增加土地征用、青苗赔偿、房屋租售、工伤补偿和工资表等与企业和员工利益密切相关的原始凭证予以保留，体现以人为本的档案价值观念。注意会计档案对文书档案的补充完善功能，如留在各单位形成的第一本会计凭证，将其作为历史文物用于档案陈列展览，发挥档案的宣传教育功能。从研究企业会计、经济发展的历史角度考虑，按企业行业性质，完整留存具有典型意义的单位形成的保管期满的全部会计档案。

2.4积极采用信息化技术手段，为鉴定销毁工作的开展提供有利条件

长期以来，企业档案部门不开展档案鉴定销毁工作，即使已经确定为“备毁”的会计档案也迟迟不敢销毁，其原因之一就是担心一旦销毁，将来“万一”有人利用，无法承担“失误”的责任。而利用现代化的技术手段，将保管期满的会计档案转化成电子文件刻盘保存，用电子文件的形式代替销毁的会计档案原本，既能节省大量档案库存空间，也能有效防止销毁后再利用的风险，使会计档案鉴定销毁工作开展免除“后顾之忧”。

2.5企业档案部门应强化监督指导职能，维护档案的安全与完整

会计档案的鉴定工作需要企业档案部门与会计档案形成单位财务部门密切配合、协同合作共同完成。在加强协作的同时，企业档案人员在鉴定过程中要认真履行业务指导、监督和检查的职能。因为会计档案所包含的内容信息丰富，属于企业保密文件材料。因此，必须要求鉴定人员遵守档案管理的有关规定，严格履行会计档案借阅登记及出入库手续，不翻阅与鉴定范围无关的档案，采取有效保护措施，不损坏档案原件，在完成鉴定工作任务的同时，确保档案的完整与安全。

总之，企业期满会计档案鉴定工作是一项政策性、专业性极强的工作，开展此项工作必须依照国家法规和、企业规定，打破固有的会计档案管理模式，把鉴定销毁工作纳入会计档案日常管理之中，才能使会计档案鉴定销毁工作有原则、有步骤、有方法、有目的、有侧重地持续进行。