EXCEL在审计中需要我们掌握哪些技能？(听会律哥讲审计故事学EXCEL！给初学者！)
在我谈论审计理论及其实务之前，我想谈一个很重要的东西，工具性的东西，那就是EXCEL，这个东西只要读过大学的人都学过，但是都是半桶水，准确的说我们99%的人连半桶水都不是，我们实际中还没有用到EXCEL的2%的功能！即使在这2%里面很多人都还在黑暗中探索，谈EXCEL色变！！包括我自己要不是提前去实习了，毕业的时候可能跟大多数人一样，连最基本的操作都不会。总结下应该有两个原因，一是，曾经学过，但是用的比较少，慢慢的就忘记，大学里的考试也就那么回事，要挂科的东西都不着急，更不要说，考试过了的EXCEL了，二是，可能很多人没有自己的电脑，这个就用起来很不方便。
以前的都过去了，那么从现在开始，这个东西你就得学了，EXCEL是做会计和审计的一个重要的工具，非常重要，（即使现在做审计、会计用了软件，但是他的作用没有丝毫减轻）就像你要用筷子吃饭一样，我还没有发现一个比较全的特别是注重会计、审计实务相结合的函数运用的介绍，有些就是一把在里面这里贴一点那里贴点，有些根本就用不着，多了你现在记了也没有用，不怕EXC伤害你的自尊心就拿一本书做枕头开始记吧，看能学会几个。我记得刚去事务所实习的时候，有个银行账号让我输入，输着输着就傻了，里面全是变成科学计数法了。我纳闷了半天，没有搞定还是问了同事，为了减少这种尴尬，我决定把我做审计过程中，比较常用的函数和技巧总结下来（OFFICE2003版为例,套07版就很简单了），但是现在可能不是很完整，我会陆续完善，每一个都将以案例的形式出现，并且所有案例都是在会律哥本人亲自实验之后写出来的请大家放心使用：
1、'单引号的作用，这个作用就是帮你搞定我上面的那个问题，一般一个单元格里面只能输入11个数字，那么像你填写身份证号码，或者单位银行存款账号的时候，就会多出来成科学计数法，这种方式可以解决，还有就是你再填写之前，记得是填写之前，选择 “格式”-“单元格”-“数字”-“分类”里选好“文本”格式解决,填写之后再选没有用了。
2、DATEDIF的作用，测算固定资产折旧，通常，在财务软件里面可以直接输入折旧自动计算，但是如果某一年你调了折旧额，或者是录错了固定资产原值，这个改的话就比较麻烦，特别是一些制造企业，固定资产很多，你要手改很麻烦，所以通常你会自己做一个EXCEL工作表，每个月算折旧，做审计的话，就更加不要说了，测算固定资产折旧这个程序，没有其他的证据的情况下，肯定是需要审计师重新算一次的。
如果要算这个机器从购买日（假设购买日就开始使用）到你的审计截止日需要计提几个月的折旧，这个公式怎么用，好像在03版的“插入”-“函数”里面找不到，那我们就在你要计算的那个单元格里输入=DATEDIF(A1,A2,"M")，注意这里的AI是你实际使用开始日，A2是你的审计截止日（报表截止日），这里的M,（记得要打英文的引号）就是你要算的月份。需要强调的是这个公式很争气！很给力！已经帮我们考虑了本月新增使用的固定资产，本月不计提折旧这个因素，所以你直接用就可以。
好，现在对这个公式进行一下变形，那我如果要求天数呢？比如我测算借款利息的时候，我可不可以用这个函数呢？可以！变形为=DATEDIF(A1,A2,"D")，那要求年数呢？可以！变形为=DATEDIF(A1,A2,"Y")，大家应该看出道理来了，其实就是变的后面的“”里的字母，他们分别是年月日的英文首写。
特殊情况，有的时候我们很无聊，就是算下，历史上的事件到今天总共多少天了，比如2001年7月13日，到今天，你又忘记今天是多少号了，怎么办？用 =DATEDIF(A1,today（）,"D")，即A2你就用today（）替换，today（）就是表示今天的意思，可以在电子表格里输入=today（）感受一下！
特别特别特别强调：这个世界上的人都是痛并快乐着的，这个公式也不例外，有他快乐的一面，也有他的痛的一面，通常我们的审计截止日（财务报表日）不全是12月31日，有可能是月报，季度报，半年报，他痛的一面就展现出来了。
大家可以在EXC里做这么一个实验，用DATEDIF公式算，2010-12-31，到2011-3-31，答案是几？计算2010-12-31到2011-6-30，答案是几？到2011-9-30,2011-12-31呢？你会发现一个有意思的东西，在计算到2011-6-30,2011-9-30的时候用DATEDIF算的时候，少了一个月，道理就是在与：6-30,9-30，日期数30都比12-31里的31小，正式因为这个原因的存在DATEDIF这个函数变的不完美，但是我们很庆幸的这只能算是一个瑕疵，实际上，月末最后一天入账固定资产的可能性很小，一般的企业，28号以前就要关账，有的报表都要出了。但是做审计，或者做财务的时候，如果你的报表截止日不是以31号结尾的，那么你就要看看，固定资产明台帐里面有没有是带31号日期入账的，比如7-31,8-31，等等都是有影响的，万一有这样子的情况，没有关系，在EXC表的右边加一个备注列，比如有31号入账的后面标注为1，然后筛选出来，月份数后面加1个月就可以了，也不麻烦。
3、求和函数（SUM,SUMIF,SUMPRODUCT）
求和的公式在EXCEL中是用的最多的，主要有以上三种，为了便于三者的举例子，以银行借款为例说明，在以下EXCEL表中，基础数据列示如下：（单位：万元）
序号 A B C
1 光大银行 长期借款 100
2 工商银行 短期借款 50
3 光大银行 短期借款 40
4 工商银行 长期借款 50
5 光大银行 短期借款 60
6 C6
如果求该公司期末短期借款余额合计，很简单，在C6里输入=SUM(C1：C5)就可以了，记得中间是冒号，不是逗号，如果是=SUM(C1，C5）那么就变成C1+C5，不是C1至C5的合计数了。
如果要你求光大银行的期末借款余额是多少？上面只举5个银行账号，光大只有3个账号，我见过的最多的银行账号有97个的，那要是手动是相当麻烦的，5个你可以手动算，那么97个呢？当然你可以用筛选的方式做，把名字都统一起来，也可以，一个个的筛选，如果它公司有20家银行你要筛选20次，如果发现最后总数不对，你又得重新筛一次，很麻烦，效果也不好。
这时就可以用SUMIF 这个函数，SUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和，那你可以在C6单元格里面输入 =SUMIF(A1：A5，"光大银行"， C1：C5)，简单解释下就是，你要把A1到A5中，含光大银行的特征值选择出来，然后对其在C1至C5的系列中求和。这个公式中依次为提供逻辑判断依据的单元格区域，区域中的特征值，实际求和的单元格区域。
知道这个公式的用法后，其实它还可以运用在：比如职工薪酬的分配上，管理人员薪酬，在建工程人员薪酬，销售人员的薪酬，薪酬的分配；还有就是累计折旧的摊销，可能有很多很多固定资产，摊销后进入不同的成本费用，要你计算出折旧计提到管理费用的金额，这个公式也是很友好的，用的最多的就是，我们在做审计调整的时候，可能会对同一个会计科目，借、贷方调整很多次，特别是未达账项的时候，或者在做试算平衡表的时候，如果没有这个公式，你用手动是很吃亏的。
最难的就是第三个求和公式了，要你求光大银行短期借款的期末余额合计数，实际上现在就有两个特征值了，这个时候就可以输入 =SUMPRODUCT((A1:A5="光大银行")*(B1:B5="短期借款")*C1:C5)这个公式实际上是基于 ＝SUMPRODUCT((条件1)*(条件2)* (条件3) *…(条件n)*某区域)这个语法，里面你随便加条件，我们的这里只有两个条件，就是A1:A5="光大银行"，B1:B5="短期借款"，如果以后碰见有多条件的了，只要按照这个套就是，注意：英文的双引号，外面的那个大括号不要忘记，最后的那个“某区域”不要单独用括号括起来。
4、if函数
if函数是个判断的函数，比如，翻译出来就是“（如果是这么样，那么怎么样，否则呢”）比如
在上列中，我随便输入=if（C1>C2，"1"，"O"）,这个公式翻译过来就是（如果C1>C2，那么显示为1，否则显示0），这个函数的一个很大运用可以做很多判断，比如我们做报表的时候经常要碰见的负值重分类，这时候就可以用了，“（如果是>=0，那么是1，0）”，然后你把等于0的筛选出来，就是要重分类的科目余额了。
5、LEFT、RIGHT函数，
这个两个函数一般的是用的很少，它主要是用来取数字的，但是在审计中运用的比较多，比如，有一家企业的业务员很多，经常借支差旅费，财务人员又没有在其他应收款的帐套下设置到个人的明细科目，如：其他应收款-李某，其他应收款-张某，但是在摘要里注明了是谁谁借了钱，比如记录“李某借支差旅费”，“张某某借支业务招待费”，那如果到月末了，领导要你说出李某、张某在公司借了多少钱，这个时候你应该怎么办？显然如果业务量大的话经常借支，你不可能一笔笔的算，这个时候LEFT函数就可以帮你忙了。你首先从财务软件中，导出其他应收款的序时账，并在EXC中整理如下：在D列输入公式
A B C D 备注
比如 摘要 借方 贷方
1 张某借支招待费 1000 =left（A1,2） 显示出张某的名字
2 李某某借支招待费 200 =left（A2,2） 显示出李某的名字
3 张某还借支 400 =left（A3,2） 显示出张某的名字
4 张某借支差旅费 500 =left（A4,2） 显示出张某的名字
然后你再刷选出张某，如果没有期初数，你借方合计减去贷方合计，就可以了，如果有期初数，你在把上期的账倒出来，再这么算一次，直到算到张某最开始借的那笔钱。要注意的是，括号里面的2是取的两个字节，我们D2单元格里实际上没有把“李某某”的名字显示完整，只显示两个字节，“李某”，如果你要把所有人的名字都显示出来，那么一开始的时候你用公式=left（A1,3），这样子名字中是3个字都出来了，但是三个字以下的多了一个字，这时你把不多的人筛选开，对多的那些人，再做一次取数，这时取左边两位就可以了。
right的道理也是跟left一样，只是right从右边取而已，你需要的东西是在右边。比如中华人民共和国北京市、中华人民共和国上海市，你只要后面那三位就可以用right函数！
6、VLOOKUP函数，
VLOOKUP函数是一个非常重要的查询函数，在审计中运用的非常广泛！它的语法是
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
解释下：
| 参数 | 简单说明 | 输入数据类型 |
| lookup_value | 要查找的值 | 数值、引用或文本字符串 |
| table_array | 要查找的区域 | 数据表区域 |
| col_index_num | 返回数据在区域的第几列数 | 正整数 |
| range_lookup | 精确匹配 | TRUE（或不填） /FALSE |
这个函数的运用，我举个例子，比如每个月给公司的员工发工资的时候，我们要做一张工资表，假如公司的员工的薪酬由基本工资和奖金构成，问题就出来了，通常奖金和基本工资不是一个人做的，做在了两张表里了，一张是基本工资表，一张是奖金表，并且这两张表里面的员工的顺序全部对不上，也就是说你不能从奖金表里直接贴数据来加在基本工资里面构成应发工资总额。如果一个企业上万员工，你手动几乎不可能！这个时候VLOOKUP伸出了援助之手！ lookup_value 你可以设置你要找的特征值，像如果没有同名的部门就可以以名字作为特征值，那么企业你最好以员工号，反正要是唯一的特征！table_array你就填写你奖金表里有数字的那个区域，col_index_num 返回数据在区域的第几列数，就是填你奖金那张表里，奖金金额所在的列数，这个时候要注意，这个是相对列数，不是绝对列数，比如，你的奖金表里，B列是员工名称 C列是金额，那你只能填相对列数2，不能填绝对列数3，不然的话，VLOOKUP找不到，range_lookup为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 查找时是精确匹配，还是近似匹配，一般你填个1就可以。
VLOOKUP实际上运用的最广泛的地方，是算账龄，比如你做审计对于应收款项的期初余额进行审计时，或者做财务，清理往来款项时，要一直往前面追，通常我们的帐套是按年度的，每一年都有一个应收款项明细表，这个时候就要运用这个函数把他们归集在一张表上，你才可能对其计算账龄，测算坏账。
7、数据透视表和数据透视图的作用，
它是一个非常强大的工具，特别是对于我们财务人员来说，比如我上面列举的例子3，求光大银行的短期借款合计，那么要你求所有银行的短期借款合计呢？例5里只要是求出张某的借支余额，那么要你求出所有的员工的借支余额呢？相当于分类求和的，但是数量特别多，用简单的分类汇总无法有效实现的时候，那么可以在数据-数据透视表和数据透视图中完成，在布局里面设置你要求内容，比如求和，求个数，等等。那么这个数据透视表和数据透视图，主要运用于往来科目的汇总，比如在实务中，应付账款科目下面可能有两个二级科目，分别是应付账款-暂估，应付账款-来票，然后下面再设置三级子目，到某某单位，那么企业之所以这样分，主要是出于对进项税的考虑，很清楚的就可以看到某一个单位，比如A单位，我要应付A单位多少钱，其中来票了的要付多少，暂估的要付多少，这样的核算，便于对每一个供应商的管理，但是不便于从编制报表的角度去做，比如这么多单位，你要编制一张科目余额表，特别是做审计的时候要你对一些供应商往来发函，怎么办？每一个单位都在两个二级子目下有往来款，这时你不可能一个个单位在两个明细中加总，如果是一个制造企业，零件采购非常大，供应商过万，所以这个时候你就要用到数据透视表盒数据透视图，这里要注意一家单位在两个子目下，名称要完全一致，不然也是加不完整的，但是总数不会错。
8、COUNT、COUNTIF、MAX、MIN 、LEN 、AND、 INT、 ROUND 、 AVERAGE很简单，用的相对比较少，会用SUM函数的话，这些基本上都会用，就不展开了！至于一些小技巧需要在实践中多摸索，用的多了就会了。
以上只是目前记住的，会律哥会不断完善！尽可能的以最简单的实务案例的形式给大家展示出来。学一个就要得一个，要知道他怎么用，也要知道他在什么地方用，欢迎各位朋友在下方增加您在学习、工作过程中的小技巧，供大家分享。
