有哪些鲜为人知的效率提高法则？

有哪些鲜为人知的效率提高法则？

答主：Justin Rosenstein，Asana公司的联合创始人，专做提高团队生产力的软件

编译：橙子 & 豆璟

长期以来，我一直苦苦思索如何提高效率。

以下是我认为有益于创造性产出的三个小建议：优化工作环境、优化思维和优化流程。

优化环境

关闭所有干扰物。“多任务处理”听上去很有效率，但是研究表明，这使得人们的生产力下降。我们总是忍不住去查邮件，但频繁的干扰让人变得更笨，而且要花比预计花上更多的时间才能回到原任务。当你应该集中注意力的时候：

• 将手机调至“请勿打扰”模式。iPhone用户小技巧：从屏幕低端滑动到月牙图标，就能打开勿扰模式。
  

• 关闭所有与手头任务无关的浏览器页面。

• 如果你的工作涉及到写邮件，写的过程中不要看到收件箱里的新邮件。Gmail邮箱的Gmail (filtered to show nothing)书签可以实现这一点。

• 关闭电脑上的邮件弹出提醒。

• 退出聊天登录。

掌握心流时间。如果你的时间在一天当中一次次地被会议打断，那你就很难进入心流状态，着手完成复杂的工作。

• 在工作日程表上安排只有你一个人参加的三小时“会议”，无干扰地完成工作。同事们只能在其他时间给你安排会议。
  

• 如果有可能的话，在整个公司达成共识，一周的特定一天都不安排会议。在Asana公司，我们有“无会议周三”。
  

• 追踪完成某项工作最适合的时间段，在高效的“超人时间”里做最困难的工作。比如我的“超人时间”就是早上10点到中午。
  

掌握工具。假如你一天都要用电脑，每一次拿鼠标都会浪费一点时间，打乱了时间流。你应该以最适合你的节奏用电脑，掌握最常用电脑软件的快捷键。

• 每次用鼠标的时候，想想能不能用快捷键代替。通常它们都在菜单按钮的右边，或者在将光标放在一个按钮上时自动出现。

优化思维

定期休息。常识告诉我们，花在工作上的时间越多，完成的工作就越多。但实际上不是这样：人类不是机器人，大脑也需要充电。研究表明，每工作90分钟休息15分钟是最佳之策，少即是多。

照顾好你的身体

• 多喝水。每天早上，我都会放5大杯水在桌子上，晚上之前喝完，看杯子我就知道自己喝了多少水。
  

• 规律饮食。午餐摄入过多碳氢化合物会让你下午犯困。

• 运动。每周至少两次有氧运动有助于提高效率。

• 禁食，频率在一周到一个月一次。

• 总而言之，要确保工作以外的时间过得充实，这样才能在工作中有精力全力以赴。

走出舒适圈，克服拖延症。我拖延的原因并不是懒，而是因为要完成最重要的任务，让我多多少少感到不安。我的建议是：

• 坦诚面对你的不安感。为什么这让你感到糟糕？直截了当地写下这一感觉的源头，或者和朋友分享。

• 找到简单的下一步。
  

• 如果你现在没有精力面对恐惧，至少去做任务单中第二重要的事情，而不是点开脸谱网。斯坦福大学的约翰佩里教授将此称作“结构性拖延”（ http://www./）

（橙子开个脑洞：罗辑思维有一期节目叫做“大家都有拖延症”，里面也提到了结构性拖延。拖延症人皆有之，归根结底是人和自己的生物本能之间的斗争。面对棘手任务心生焦虑却干不下去，不如去做让你少焦虑一点的事情，这样不至于在焦虑的时间里一无所获。）

优化过程

清晰计划。很多时候，生产力低下是因为你没有对计划的优先性进行排序，你不清楚完成目标要做些什么。

• 在你完全清楚下一步计划，而且团队成员也一致同意之前，不要妄自开始。
  

• 先想一想：你们的目标是什么？为什么要完成这一目标？为了完成目标要采取哪些行动？谁负责每一步？每一步的完成顺序是怎么样？
  

团队合作。有些人喜欢单枪匹马，但是在处理复杂的任务时，我认为一个人很难完成，而且容易分心。

• 找一个喜欢通力合作的队友。有些任务一个人要做2天，和正确的搭档一起2个小时就能完成。在软件工程中，合作编程很常见，不过这在其他领域也适用。
  

• 还有另一个选择，你可以和自己搭伙，问问自己重要的问题是什么，把答案写在文档编辑器或者日记本里。我和自己的电脑进行过战略性的长对话，把问题写下来，让思维自由流动，这一方法卓有成效。

  
  

把任务的截止日期告诉别人，利用同伴压力帮助你完成。如果一项重要的任务没有准确的截止日期，我会充满信心地告诉别人：“我会在周五之前发给你一份副本。”当然我不想在队友面前出丑，所以最后我会保证自己在周五前完成。

利用软件追踪工作。工作软件能帮助你追踪未完成任务，管理整个团队的工作流，保持工作过程的沟通。你不再需要开无数的工作会议，也不需要一直在邮件中查找需要的信息。

花点时间反思。每天花几分钟的时间来想一想，哪些工作做得好？哪些还有待调高？下一次工作还有什么可以提高的吗？每天做到效率提高1%，一年下来工作效率就能提高15倍。