档案数字化建设的几点思考

全省档案馆馆藏管理工作座谈会交流材料

档案数字化建设的几点思考

刘兢兢

（2010年12月21日）

　　档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音以及其它各种载体形式记载的原始记录。国家各级档案馆利用档案信息资源服务于社会各阶层广大用户，是我国科学文化事业的重要组成部分。

　　档案馆以传统的纸质档案存储形式最为普遍，在我国纸质档案使用近两千年，对人类社会，特别是我们具有悠久历史文化传统的文明古国影响更加久远、根深蒂固，既有实物的真实感，又有历史印证的沧桑感。这种存储形式直观明了，深得人们喜爱。纸质档案作为事件记录的原始载体，具有唯一性，是不可复制、不可涂改的。由于其直观性的特点，纸质档案更真实、更可靠，档案的鉴定也比较简单，这一点是数字化档案无法替代的，但是纸质档案在保存中对外界条件要求较高，档案寿命的长短与档案保管环境及保护技术有着极密切的关系，档案信息的利用率也会低于数字化档案。

　　一、  档案数字化建设的必要性及现状

　　由于计算机网络的发展及广泛运用，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。档案数字化是利用智能信息处理技术,将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用各种存储管理技术将他们存贮于各种介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速检索出所需要的档案资料。凭借网络互联技术，建立计算机网络平台，逐步建立起全省乃至全国性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，以供需要者查询、搜索，人们将更多地从网络中获取档案信息,从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制，数字化的档案具有资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用方便化等优点。

　　档案数字化是大势所趋，档案从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性，同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性，这样利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。一方面，档案信息数字化将使得许多的利用者不需要直接到档案馆，任何电脑都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息；另一方面，网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。例如：档案人员可利用已数字化的档案信息，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。然而,一直以来,诸多原因使得计算机技术在档案工作中并没有充分发挥它应有的作用和价值,档案的保密性和社会大众的利用需求二者之间的矛盾，使档案在信息化方面的发展远远落后于社会信息化的发展，落后于社会利用的需求。例如：有学者从统计数据中揭示：馆藏档案的利用和大多数社会公众的关系不密切（该情况多属于省级以上国家综合性档案馆，应该说县区级综合性档案馆还是比较贴近民生的）、档案利用需求和馆藏档案不一致。档案信息利用的困境，既取决于档案信息本身的特点,也取决于档案利用的方式、权限的等诸多制约因素，还不可避免地受到档案信息提供者、管理者、服务者以及利用档案用户意识和行为的多重影响。档案数字化建设的目标就应该使利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息。

　　二、档案数字化建设面临的问题及思考

　　随着现代信息技术的迅猛发展，档案数字化建设成为我国档案界关注的热点。数字档案具有存储、检索便捷，传输快速，信息共享等优点，是传统纸质档案望尘莫及的。但是由于数字档案本身的特性，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，我们只有清醒地认识到这些问题，才能理解数字档案馆的建设还有诸多难题亟待我们深入研究解决，否则将给未来的档案事业留下很多缺憾。笔者以为主要的问题及应对的思考有以下几方面：

　　（一）数字档案的安全性问题。数字化档案离开了计算机及相应的软件，就无法生成、传递、识别。数字化档案依赖于数字化设备而存在，因此，数字化档案具有不稳定性。主要表现在数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的有效利用造成一定影响，因此我们提议：首先，可实行档案保管的“双套制”，即同一内容但不同载体的两种档案的双套保存（即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案双套保存）。双套制正好融合了纸质档案和数字化档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。因此，双套制应有其存在的必要性和合理性，而双套制的存在，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。其次，我们还可以采用“异地备份”的存储方式。数字档案是脆弱的，许多人为与自然因素都有可能损坏数据。专家认为档案数据可能遭遇的灾难风险可以分为人为灾难和物理灾难，这其中气象和地质灾难对档案的破坏往往是毁灭性的。我们档案工作的核心是保护档案和提供利用。一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，方便管理和利用，但是安全性不够。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要，如遇到大地震等自然灾害，档案馆就有可能遭受重创，一些受损严重的档案是无法修复的。因此国家档案局要求：各级国家档案馆应建立异地备份库，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，即“双套制”，如：海南省档案馆与江西省档案馆已实施重要档案异地备份，成都档案馆与沈阳档案馆结对，实施重要档案异地备份。

　　（二）档案数字建设中常见的业务问题。纸质档案在进行数字化操作的过程中，会遇到一系列的业务问题。一般来说，在原档案进行数字化之前要进行鉴定工作，以确定数字化的范围、操作顺序等等。例如，有些单位在界定数字化扫描范围时，将正本、定稿、草稿等不同版本的档案定为：只扫描正本,如果没有正本的,扫描定稿,无正本无定稿的,扫描草稿。笔者认为这种界定的优点是节省成本，经济实用，但如果是研究档案历史形成过程的学者，就可能人为地割裂了档案前后的形成关系，人为造成档案数据的不完整，也不符合文书立卷标准。又如：档案数字化过程中的拆卷(件)与装订问题，国家档案局曾于2001年1月1日开始实施立卷改革,推行文件级整理,免去立卷、装订案卷等复杂环节，但2001年以前立档的文件大都是案卷，这些档案在数字化扫描时必然涉及到拆卷、装卷问题，这已是当前纸质档案数字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。在数字化扫描进行前还要不要拆件?扫描完成后,拆件还要不要装订?成为大家争议的热点。笔者认为：档案案卷(件)的拆装应视情况而定,基本原则是能不拆的不拆,能不装订的不装订。装订费时费力，既然档案已经变成电子数据，以后检索阅览在计算机上进行即可，档案案卷及原件无需装订,只要按顺序摆放在原卷皮或案卷盒里即可；另外，采取整卷(件)装订,不利于档案的保护,如果案卷中有一份或一页档案出现字迹退化或纸张老化破损或仿真复制等其他问题需要利用原件，只要取出一份档案即可,来回拆装有损档案寿命；再者，整卷提取也不便于保密。

　　（三）数字档案的凭证价值问题。档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要。虽然数字化档案具有参考价值这一点是没有疑义，然而由于认识上、技术上、管理制度上等诸多问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力，这无疑使数字档案的作用大打折扣。档案数字化的生命线在于其能够保持档案原貌。然而首先，数字档案必须依赖特定的计算机设备加以解读，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑，毕竟数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。其次，数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题；它具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。第三，就目前的工作水平还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务，档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如：档案扫描时或打印时顺序出错，或存储出错，或建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真；在进行数字档案的迁移或提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。第四，数字档案不再具有特定的字迹，人们无法用传统的字迹鉴定技术分辨数字档案的原始性。第五，档案数字化建设及数字档案馆建设都还没有一套非常规范的、行之有效的程序化管理方案，缺乏严格而具有科学性的标准体系和业务管理制度。因此，要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正接受数字化档案，确认其凭证价值，可能还需付出更多的努力。

　　（四）档案数字化建设的诸多技术问题。档案数字化建设乃至数字档案馆建设完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有档案数字化建设，更没有数字档案馆，然而也正是高新技术给数字档案馆带来了致命的弱点。档案数字化建设技术密集，诸多技术问题成为制约的难点。例如：技术过时问题，虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出，“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息；刻录档案数据载体的选择问题，为保证数据的安全，光盘等载体是作为备份的载体之一，载体质量的好坏直接影响到档案数据能否长期保存和使用；运行条件问题，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求一直是较难协调的矛盾体；档案数字化建设的标准化问题，档案数字化建设的目的是建成数字档案馆，要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国档案数字化建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题，另外，数字档案建设中还有经济问题如：数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题；人才问题，事业的发展，人才是关键，要培养一支既精通档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才队伍，才能真正推动档案信息化建设。

　　（五）、档案数字化建设中法规方面的问题。档案数字化建设中会涉及到许多法律问题，而这些问题又是亟待解决而又难以一时解决的问题。如：著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在档案数字后，原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式已无法提供，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战；身份认证问题，对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支，而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。而我们实现档案数字化的初衷就是实现档案信息的社会共享。因此，完善档案法规，合情合理的兼顾到方方面面，还是有相当的难度；数字档案的法律效用问题，是档案数字化建设中一个不能回避的难题，要想得到法律的认可，恐怕还需要各方面的努力。但是，如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字化档案也就削弱了他的利用价值。

　　总之，档案数字化是信息化时代对档案部门的挑战，也是给档案部门带来的机遇，档案信息化并不能取代传统的档案管理方式。除了档案内容外，档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分，这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验，而数字化档案还没有经历百年以上的考验。因此，目前数字化的档案只有和传统的档案信息保存方法相结合，才能确保档案事业的发展及更好地服务于社会。