人力资源与法务工作标准化操作指南|子非鱼说劳动法

李律师小屋 2015-08-21

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作者：郑新战联系方式如下：QQ：734010436 微信：wisden01

深圳市银宝山新压铸科技有限公司综合管理部经理

在这里谈及的人力资源与法务工作标准化，涉及的范围主要是针对当前人力资源管理现实状况中大部分都是从事人事行政类事务性工作的HR及劳动法领域的法务工作者，对于人力资源管理六大模块的专业性技术与规划、策划方面不在本文论述范围。接下来本人结合自身10余年来在的工作经验、社会阅历及研究劳动法的心得谈一谈如何进行人事行政事务类工作与法务工作的标准化问题，通过工作标准化后就可以让自身工作效率化、质量化与效能化，让自己成为一个高效的人。

一、人事行政事务与法务工作标准化总体策划问题

人事行政事务性工作涉及面广，非常繁杂，占用大量HR的时间并且不会产生什么效益，这里不在逐一举例，行业不同、公司性质与规模不同、岗位职责与分工不同均会导致工作内容与工作量上的差异，对此建议标准化做法如下：

1. 梳理盘点自身岗位工作内容，制作《工作明细表》将工作中所有的工作内容全部体现在工作明细中，为后期优化检讨提供依据。

参考格式如下：

*工作明细表*
NO	工作事项	细项展开	注意事项	工作时机	频次	备注

2. 针对工作明细表内容进行工作饱和度分析，并根据工作结果与影响性进行分类：一般性、较重要、非常重要，工作饱和度在85%以上的就是合适的。具体如何调整工作饱和度问题这里不再累述。

3. 利用IE（工业工程）、ISO90001知识与技巧，优化当前的工作内容、工作流程与具体的办事方法、技巧与方式，促使工作明细表的内容与实际做法一致并确保合理性、科学性与可执行性.

5月份工作明细表评价
评比项目姓名	合理性	完整性	可行性	版面	一致性	提交及时性	错误率	合计得分	本月排名	备注
XXX
XXX
XXX
XXX
评分标准：每个项目总分为3分，0分：差，1分：一般，2分：较好 3分：优秀工作明细表每月10号前通过邮件方式提交

4. 建立人事、行政、法务智库系统：在电脑里面建立一个总文件夹，然后针对自身工作情况建立不同的工作模块，将日常工作中已经使用或即将使用到的相关信息整理到相应的资料夹中，建立资料的分类、归档、检索系统，有条件的企业可以使用云端办公系统、OA系统、内网平台等工具。

举例：

5. 建立通讯录：建立公司级定期更新的通讯录、相关方的网址、联系人、电话、邮箱、QQ、微信号等等，人事行政类事务性工作的重点就是沟通，你是人事解决的就是人事儿，有任何事情可以快速找到对的人，解决对的事。

相关方列表（举例无法全部列举）
1	自身所处部门内部及公司其他部门
2	政府部门：如劳动保障监察部门、仲裁委、法院、派出所、就业保障中心、人力资源与社会保障局、工会、派出所、法律援助部门、法律事务所、安监部门、海关、税务局、意外险公司、工伤与医疗医院、社保局、所处辖区管理站/居委会、公积金中心、营业执照/组织机构代码等证照年审对应部门、出入境管理局(港澳通行证/护照)、人才市场、经济服务局、环保局、计生委、残联、邮局、银行、司法鉴定/工伤鉴定/职业病鉴定机构等等.
3	公司供应商与客户
4	公司股东
5	其它（各行业各公司各地区依据实际情况差异较大）

6. 建立信息搜集渠道：建立与自己工作息息相关的官网、QQ群、微信群。

6.1常见的网址链接需建立在浏览器收藏夹中，使用频次高的就直接建立网址快捷方式在电脑桌面上。6.2手机版QQ、微信与电脑版QQ、微信需兼顾使用，功能与效果不一样。

6.3搜集建立的QQ群、微信群一般都是选择自己所处市、省、国家、行业内较为知名会有影响力的，不然知识传播的权威性、合理性、科学性、易懂性都会有影响。适合自己的就可以。

6.4购买相关专业书籍或书刊、报纸来阅读，电子版、纸张书籍都可以。

6.5建立自己所处行业内人士交际圈，多参加圈内的活动，如各类培训、交流会、聚会、其它集体活动等，现代人把人际关系叫人脉，人脉广了信息与资源就广了，平台也就大了。

二、人事行政事务类工作标准化工作开展

1. 工作明细表不定时维护更新、持续优化到一定阶段后工作效率与工作质量自然得到提升，工作节余时间就多出来了，快到增值阶段了。

2. 依据工作明细表进一步细项展开，将较为常见重复的工作流程使用word、PPt、视频、图片、视频方式进行规范，制作作业指导书，建立新旧员工的传、帮、带机制，可以实现工作的快速交接及公司企业文化建设、工作岗位知识、经验与技能技巧的不断积累传递，减少人员流动导致的失真率。

举例：知识架构演示（此处因微信演示效果问题只能使用文字+表格方式替代图片与视频演示方式，还望见谅）

01-工作标准化（电脑文件夹）	01-公积金工作优化（电脑文件夹）	电脑文件档案： 1. 公积金操作流程ppt档 2. 公积金常见问题汇总word档 3. 住房公积金知识介绍ppt档	依照业务正常操作习惯、顺序建立的视频教程： 1.公积金开户操作流程 2.个人账户设立 3.个人账户调入 4.个人账户封存（单个） 5.个人账户设立（批量） 6.扣费明细查询 7.制卡明细查询
01-工作标准化（电脑文件夹）	02-社保工作标准化（电脑文件夹）	电脑文件档案： 4. 社保操作流程ppt档 5. 社保常见问题汇总word档 6. 社保知识介绍ppt档	依照业务正常操作习惯、顺序建立的视频教程： 1.公司社保开户操作流程 3.社保新增 4.社保调入 5.社保停交 6.社保扣费明细查询
02-文件标准化（电脑文件夹）	01-《奖罚管理办法》 02-《试用期考核管理作业办法》等
03-工伤处理指南	《工伤处理指南》word档

3. 建立事务性工作处理快捷方式：将自身工作中常见的问题进行表格化与Excel自动化或搜集网页版计算器

举例：

3.1 社会保险：可以自动测算各员工不同缴纳基数下的社保费用（深圳版http://ji./）

3.2计算类与表格类举例：

01	《2015深圳市工伤赔偿标准》速算表（2015.7.1-2016.6.30） excel档
02	《工伤保险待遇一览表》20150731 excel档
03	《工伤保险浮动费率计算测算表》（2015版）excel档
04	《深圳市生育保险待遇计算标准》（2015版）excel档
05	《深圳市失业保险待遇计算标准》（2015版）excel版
06	《社会保险退休金（估值）计算器》excel版或网页版
07	《深圳市参保人或退休人员因病或者非因工死亡待遇速算表》（2015版） excel版
08	《太平洋团体意外险赔付标准》、《中国人寿雇主责任险赔付标准》excel版
09	《残疾人保障金测算表》excel版
10	《带薪年休假天数自动测算表》（2015版）excel版
11	《非法用工单位伤亡人员一次性赔偿计算标准》excel版
12	《交通事故赔偿计算表》excel版

4. 资讯系统：有条件的企业可以购买人事、考勤、薪资核算一体化系统软件、IBM的Notes邮箱/知识管理、工作流程与进度管理系统等效果会更好，没条件的企业结合自身情况选择适合自己的方式即可，按照以上介绍的传统方法进行优化与操作依然可以达到事半功倍的效果。

5. 通过工作标准化，HR工作效率、工作质量就可以提升，HR的剩余时间就可以增加，此时就可以利用节余时间研究人力资源管理师涉及的专业知识，为快速突破转化HR定位做好准备。

举例：人力资源HR工作者扮演角色定位

三、人力资源法务工作标准化

1. 建立法律信息搜集与检索系统：目前较为常见且比较齐全的法律法规检索平台应属北大法宝、威科先行、北大法意了，当前有条件的企业、仲裁委、法院、检察院、律所等机构很多也使用这些第三方检索平台，其次就是政府官网了，但官网不全，需要从各个渠道获取，通常需从当地人民政府、人力资源与社保保障局、法院、仲裁委、省级的人力资源与社会保障厅、人力资源与社会保障部、全国人大、国务院、最高人民法院等官网获取相关法律法规信息。

举例：各位可结合自身情况进行调整搜集

1.1 无讼阅读 APP手机版

1.2 OpenLaw 裁判文书（http://www./）

1.3 无讼·案例（http://www./）

1.4 中国法律法规检索系统（http://law.npc.gov.cn:87/home/begin1.cbs）

1.5 国务院法制办公室法律法规全文检索系统（http://search./search2.html）

1.6 中国人大网（http://www.npc.gov.cn/）

1.7 广东省地方性法规查询系统：

http://210.76.65.92:9099/was40/search?channelid=26039&searchword=CHNLNAME=%E5%B9%BF%E4%B8%9C%E7%9C%81%E4%BA%BA%E5%A4%A7%E5%8F%8A%E5%85%B6%E5%B8%B8%E5%A7%94%E4%BC%9A%20and%20EFFSTATUS=1%20and%20PUBLICDATE%3E=2009

1.8中国裁判文书网（http://www.court.gov.cn/zgcpwsw/）

1.9法律图书馆（http://www./）

1.10中国政府网－法律法规（http://www.gov.cn/flfg/）

1.11东方法眼网（http://www./faguixiazai/）

1.12中国劳动咨询网（法规罗盘）（http://law./index.aspx）

1.13中华人民共和国中央人民政府门户网站（http://www.gov.cn/）

1.14深圳政府在线（http://www.sz.gov.cn/cn/）

1.15中国法院网（http://www.chinacourt.org/law.shtml）

1.16深圳法院网上诉讼服务平台(http://ssfw./szcourt/home)

1.17深圳市人力资源和社保保障局(http://www./xxgk/zcfgjjd/ldgx/)

2.根据人力资源法务工作者自身实际需求情况灵活建立的其它方式检索系统（电脑文件夹分类存储方式）

如：

法律法规（电脑文件夹）主目录	子目录： 01-《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》	子目录
	02-HR法规汇编目录
	03-案例库
	04-法条解读
	05-高温津贴
	06-工伤、职业病与非因工负伤
	07-工时制度、工资福利规定
	08-国家、广东省各部门关于规章清理与现行有效规章目录
	09-婚姻法
	10-假期篇
	11-交通法规
	12-劳动法规
	13- 劳动关系、劳务关系、雇佣关系、承揽关系之区分
	14-劳动合同法相关事务处理作业指导书
	15-统计数据	01- 深圳市最低工资标准与非全日制小时工资标准（2008-2015） 02- 02-深圳历年社平工资 03- 03-国民经济和社会发展统计公报
	16-司法解释法律规定
	17-特殊工种提前退休及退休规定
	18-综合类
	19-人事档案篇
	20-已作废、失效法律法规
	21-合同法篇
	22-医事法篇
	23-司法鉴定
	24-劳动法培训课件
	25-劳动法电子版资料集锦
	26-刑事案件篇
	27-职业资格
	28-法务篇
	29-亲属、年龄、年限篇
	30-人力资源法务网络化
	31-人力资源合规性管理
	32-其它

3.建立常用政府统计数据的搜集与汇总：

2. 法务工作相关方方面：建立劳动监察、仲裁、诉讼、法律援助等相关作业流程、注意事项、操作指引等。

举例：

42-劳动人事争议仲裁与诉讼（电脑文件夹）	01-劳动保障监察
	02-劳动人事争议仲裁	01- 法律法规 02- 仲裁申请与流程 03- 劳动人事争议仲裁常用表格（2014版） 04- 龙华新区劳动人事争议仲裁委员会 05-其它
	03-劳动人事争议诉讼	01- 民事案件诉讼指南 02- 执行案件诉讼指南 03- 格式文书（深圳法院网上诉讼服务平台） 04- 要件审判九分法 05-其它
	04-法律援助
	05-联系方式
	06-举证指引
	07-律师&法务篇
	08-律师工具
	09-劳动关系协调师培训
	10-其它篇

3. 常见问题表格化、Excel自动计算化：

3.1信息系统模式：如第三方的离职宝（http://www./）或自身企业开发的其它辅助信息系统，可以用来计算劳动争议纠纷中涉及的经济补偿金等数据。

3.2 Excel辅助模式,如《未签劳动合同两倍工资差额时效自动核算表》（Excel版）

4. 建立劳动法常见问题分类研究与实务汇整：

如：电脑文件夹归类与检索

01-【专题】劳动法专题研究	02-不能胜任工作、调岗调薪调整工作地点篇	03-车辆挂靠驾驶员劳动关系问题	04-关联公司篇	05-规章制度与经济处罚篇	06-经济补偿金与赔偿金篇	07-经济性裁员问题篇	08-竞业限制篇
09-劳动关系篇	10-劳动合同篇	11-劳动合同预告解除与即时解除竞合问题	12-劳动纠纷三十六计	13-劳务派遣与劳务外包	14-离职、解雇篇	15-李迎春专题研讨会议纪要	16-录用条件问题
17-末位淘汰问题	18-年终奖篇	19-女职工“三期”问题篇	20-欺诈问题篇	21-企业高管人员管理	22-企业印章管理篇	23-入职环节劳动者如实说明义务	24-商业秘密篇
25-试用期管理篇	26-未签劳动合同双倍工资问题篇	27-员工自离问题篇	28-实习用工篇	39-职业培训与专项培训服务期	30-仲裁时效篇	31-仲裁与诉讼实务篇	32-“客观情况发生重大变化”理解篇
33-破产、解散篇	34-劳动法领域相关计算问题	35-缔约过失责任篇	36-劳动法一张图系列	37-建筑业劳动法问题	38-企业刑事法务问题	39-劳动争议地域管辖权问题	40-兼职问题
41-招聘环节的法律风险	42-劳动法领域协议、离职证明篇	43-工龄问题	44-言论自由与忠诚义务	45-劳动争议证据篇	46-杂项

5.建立劳动法领域疑难问题讨论与沟通渠道：不断获取最新资讯及业内经验交流。如QQ群/微信群/网站论坛/朋友圈/现场培训等。

6.劳动合同与规章制度管理：规章制度属于企业内部的法律是上位法，劳动合同、员工手册、通知/通告等属于下位法，需注意层级，所以首先需要完善的就是企业内部的规章制度，制定的程序、公示告知程序等需合法合规。

举例：

劳动合同管理	01-合同文本	01- 劳动合同文本 02-实习协议书文本 03-退休人员劳务合同文本 04-员工计划生育合同书	01- 标准合同 02-集体合同	01- 主合同 02- 劳动合同附件 03-劳动合同补充协议（职业危害岗位）
	02-劳动合同订立	01- 签订劳动合同通知书 02- 劳动合同签收备案表终止劳动管理通知书
	03-劳动合同变更
	04-劳动合同续签
	05-劳动合同中止
	06-劳动合同解除	01- 解除劳动合同通知书（适用于在试用期间被证明不符合录用条件的情况） 02- 劳动合同解除通知书（适用于旷工自离） 03- 解除劳动合同通知书（适用于严重失职，营私舞弊，对用人单位利益造成重大损害的情况） 04- 劳动者被迫解除劳动合同通知书（被迫解除） 05- 劳动合同解除通知书（劳动者预告解除） 06-离职申请书（适用于由劳动者提出协商解除）
	07-劳动合同终止
	085-劳动合同顺延

规章制度与员工手册	01-规章制度	01-试用期考核管理作业办法（QP-002)	附件： 01- 解除劳动合同通知书（适用于在试用期间被证明不符合录用条件的情况） 02- 试用期“不符合录用条件”告知书 03- 03-试用期转正考核表 04- 员工入职签收资料备案表 05- 试用期考核结果面谈表 06- 解除劳动合同通知工会函 07- 企业制度民主程序之解除劳动合同征求意见协商记录表 08- 企业规章制度讨论会议签到表 09- 企业规章制度讨论会议纪要
	02-员工手册
	03-民主制定程序	01- 企业规章制度讨论会议签到表 02- 企业规章制度讨论会议纪要企业制度民主程序之解除劳动合同征求意见协商记录表
	04-公示或告知程序	1. 员工手册发放（要有员工签领确认） 2. 内部培训法（注意一定要有记录培训时间、地点、参会人员、培训内容、与会人员签到等书面材料）； 3、劳动合同约定法（合同条款注明“劳动者已经详细阅知企业所有的规章制度并自愿受其约束”）； 4、考试法（开卷或闭卷考试的试卷）； 5、传阅法（传阅者签字确认）； 6、入职登记表声明条款； 7、意见征询法等。
	05-违纪解除劳动合同	1、劳动者对违纪事实的自认（如检讨书）； 2、当事人、在场旁观人员的笔录； 3、监控录像、现场照片； 4、用人单位曾对劳动者轻微违纪或一般违纪行为作出的处理决定； 5、考勤记录等。
	06-公示或告知方式欠妥之方式	1、口头宣布； 2、网站公布； 3、电子邮件告知； 4、公告栏、宣传栏张贴等。